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如何高效工作
作者:痞子 日期:2009-12-29
最容易不过的，是忙碌地工作；最难的，是有成效地工作。
--周志刚
每天，小蚂蚁很早来上工，并且一来就开始做事；她的生产力很高，并且工作愉快。
身为老板的狮子，非常惊奇蚂蚁能自行工作而不需监督。他认为在没有监督下的蚂蚁生产力是如此的好，如果有人监督的话她的生产力应该会更好才对!因此他招募了有丰富经验的蟑螂作为监督员。
蟑螂以擅长撰写优良报告而闻名。蟑螂的第一个决定是设立了打卡计时系统，他也需要一个秘书帮助他编写和录入报告，他招募了蜘蛛，负责管理档案和监管所有电话。
狮子对蟑螂的报告非常高兴并要求他用图表描述生产率和分析趋势变化，因而他能在董事会上用这些资料来报告。因此蟑螂必须买一台新的电脑和激光打印机……并招募苍蝇来管理信息部门。
曾经是很有生产力和轻松的蚂蚁，恨透了这些耗尽她大多数时间的过多文书作业和会议。
狮子得出结论：这是提名蚂蚁所在部门负责人的时候了。
这个位置被赋予给了蝉。蝉的第一个决定是为他的办公室买一张地毯和一把符合人体工学的椅子。同时他也需要一部电脑和一位从他原先部门带来的个人助理，来帮助他准备工作和预算控制策略优化计划……
蚂蚁工作的部门现在是一个哀伤的地方，不再有人会笑，而且大家变得抓狂……
就是那时蝉说服狮子上司，强调进行组织气氛调查的绝对必要性。
在审查了蚂蚁的部门运作费用后，狮子发现生产力比以前大幅减少。所以他招募了猫头鹰，一位有名望和显耀的顾问来执行稽核工作并建议解决之道。猫头鹰在部门待了三个月并且产生了一份有数册之多的巨大的报告，结论是：部门成员人数过多……
猜猜狮子首先解雇谁？
当然，是蚂蚁。因为她发现--蚂蚁缺乏做事的动机并且态度消极。
我们总觉得自己每天都很忙，但总是事倍功半；感觉付出了很多，却得不到领导的褒奖；没有一刻空闲，到总结时却说不出有多少成果……凡此种种，可能是因为你没有掌握提高工作效率的方法，从而使工作显得低效。
每个人的可用时间是固定的，一天如此，一生也是如此，我们只要合理统筹，找到一些可遵循的规律，那么，就可以在固定的工作时间内做出更好、更多的工作成果。当我们培养了高效工作的习惯、掌握了高效工作的方法，而与此同时又有一个高效的工作环境保证其实现，你会发现自己的工作效率将有惊人的提高。
一、培养高效工作习惯
习惯对我们的生活有非常大的影响，因为它是一贯的。在不知不觉中，习惯经年累月地影响着我们的品德，暴露出我们的本性，左右着我们的成败。一个人成功的欲望再强烈，也会被不利于成功的习惯所撕碎，而溶入平庸的日常生活中。因此，要想高效能地工作，必须培养高效的工作习惯。
1、做要事，而不是做急事
依据时间管理四象限法则，我们可以把所有的事情按两种属性排列，第一种是重要性；第二种是紧迫性。那么由这两个目标可以划分四个象限，而我们工作中所见的事情都可以被分为这四种情况：又重要又紧急的；重要但不紧急的；不重要但是非常紧急的；既不重要也不紧急的。
可能很多人在工作中都面临这样的问题，那就是经常要花很多时间处理紧急的事情，不论这些事情重要与否。然而事实上，很多紧急的工作都是从不紧急的状态转化而来的，因此我们工作的重点应该是放在重要但不紧急的事情上。重要但不紧急的事情做得越多，重要又紧急的事情就会发生得越少。
【高效秘笈】
（1）把重要事情放在第一位。
（2）用最充沛的精力做最重要的事。
（3）正确把握关键的少数和琐碎的多数：依据20/80法则，可能我们工作中80％都是琐碎的不重要的事，20%是重要且能创造较大成果的事；那么这20％对于我们来说就是最重要的事情，需要我们花80%的时间去处理，用剩下的20%时间去处理那些琐碎的大多数事情。
2、一件一件地开始做
许多人在工作中把自己弄得疲惫不堪，而且效率低下，很大程度上在于他们没有掌握好这个简单的工作方法："一次只能解决一件事情"。他总试图让自己每项工作都能同时兼顾，结果却适得其反，每件事都成了半拉子工程。
【高效秘笈】
（1）在太多的领域内都付出努力，我们难免就会分散精力，阻碍进步，最后一事无成；一次做好一件事比同时涉猎多个领域要好的多。
（2）充沛的精力会让人有能力克服艰难险阻，完成单调乏味的工作，忍受其中琐碎而又枯燥的环节。
3、立即行动
我们每个人在自己的工作中，也常常有各种各样的想法、计划与理想，如果我们能够将这一切的想法、计划、理想，迅速地加以落实，那么我们在事业上的成就会是很大的。然而，我们往往是有了好的计划后，却不去迅速地执行，而是一味的拖延，以至于让一开始充满激情的设想一点点降了温，最后使计划成为了泡影。我们应该在工作中牢记这样一句话：想到就做，绝对没错！
【高效秘笈】
（1）做正确的事
（2）正确地做事
（3）第一时间完成
二、掌握高效工作方法
成功的人往往不是最忙碌的人，而是在方法上与众不同的聪明者。如果只是一味地忙碌，却不去思考少花时间和精力的方法，就会只出蛮力不出活。一身的劳累，又哪里能体会到工作的快乐呢?
努力工作也要讲究方法和策略。很多人都把"努力"、"勤奋"当作自己的座右铭，因而整天忙忙碌碌，常年忍受着劳累，但我们必须意识到，在工作中，光靠苦干是不够的，做事还要动脑子。
1、学会思考
工作没有做好，效率低下，往往不是因为没有认真去做，而是因为没有动脑。优秀员工，他们都养成了勤于思考的习惯，用脑子去工作；善于琢磨并发现工作中的问题，及时解决，不让问题成为工作的隐患。可以说，任何一个有意义的构想和计划都出自思考，而且思考得越痛苦，收益就会越大。一个不善于思考的员工，是没有办法提高自己的工作效率的，工作业绩也不会很理想。
2、解决"忙症"要动脑
我们的"忙"是由自己制造出来的。忙什么呢？我们往往是忙着在改错，而在改错过程中又很容易忙出新的错误，让恶性循环的死结越缠越深，在"忙"的深渊中越陷越深。更可怕的是，这些错误往往不仅让自己忙，还会放大到让很多人跟着忙，造成巨大的人力和物力损失。
【案例】
一位员工在发布的广告中弄错了一个电话号码，而错误的号码是一户居民电话，结果一些求购的电话都打入了居民家中，给居民带来了不必要的麻烦，也给公司带来了不必要的损失。导致失误的主要原因是时间比较紧，在审核广告公司回传的样稿时不仔细，没有发现电话号码被他们打错了一个数字，从而导致了一系列的麻烦。
为了弥补这个错误，这位员工忙了大半天才把问题弄清楚，耽搁的其他工作不得不靠加班来弥补。与此同时，还让上司与其他部门的数位同事一起忙了好几天。
在忙到心力交瘁的时候，我们是否考虑过这种"忙"的必要性和有效性呢？假如这名员工在审核样稿的时候稍微认真一点，还会这么糟糕吗？工作失误了，我们会说："我太忙了，没有时间做得这么细致。"结果不得不再一次手忙脚乱地修改，浪费大量的时间和精力，弄得忙上加忙。
盲目的"忙"没有价值。在工作中，我们必须将脑子用进去，再忙，也要在必要的时候停下来思考一下，用脑子使巧劲解决问题，而不是盲目地凭体力交差。第一次就把事情做好，把该做的事情做到位。
【高效秘笈】
（1）有效地分析工作：省去不必要的工作；使工作顺序合理，干起来得心应手；两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做；尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化；预先订好一项工作的程序；增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确率。
（2）洞察事物的本质：面对各种复杂、混乱的情况，不能浅尝辄止，应透过事物的现象洞察到本质，以探寻到解决问题最直接最快捷的方法。
（3）锻炼解决问题的思考力：在遇到问题时，应该在思考各种现象之后找出问题产生的真正原因，而非在列举了众多现象之后就停止思考；先见之明与直觉都来自逻辑思考力。
三、营造高效工作环境
当员工培养了高效工作习惯、掌握了高效工作方法后，管理者要思考的是，如何营造一个高效的工作环境来保证团队的高效运转。
在一个团队中，有六大因素会影响到团队的士气：1、嘴高手低，只知其理、不善其行；2、不善始善终、虎头蛇尾、无结果、无利润；3、敷衍、拖沓、松散、马虎；4、无事生非、做负效劳动；5、做事不到位、总是欠缺一点；6、"三胡"现象：胡说、胡弄、胡干。
管理者在管理过程中应该尽量杜绝这六类现象发生，以免影响整个团队的工作效率。
【高效秘笈】
（1）提高组织士气，使具有高效能力和高效方法的员工真正在组织中发挥自己的作用。
（2）不要安排形式化的工作给员工，也不要让部门接手一些浮于表面的工作，我们审核工作的标准是看其是否解决了核心的问题。
（3）让每一位员工享受到高效工作的快乐：管理者必须意识到，并不是每一个员工都高效，对于不同的员工应采用分配不同工作任务的方法使其感受到高效工作的成就感，并在此基础上不断提高。
（4）管理者可以鞭打快牛，但是请给快牛安排关键的工作，而不是因为其好用，就什么工作都安排快牛去做。
（5）将绩效考核的重点放在"高效能"上，而不仅仅是"奖勤罚懒"。只是"奖勤"将鼓励本部门员工都忙碌起来，但是否忙对了方向呢？我们奖励"高效能"，将会使本部门员工既追求工作效率，同时也注重工作绩效。
（6）做别人的尾灯：在一个组织中，管理者要做员工的尾灯，对员工的行为具有指引作用，只有管理者正确地指引员工如何高效能开展工作，才有员工高效能地执行力。
（7）有备而战：现在已不是单打独斗的时代，在竞争中，只有建立高效组织，整个组织以高效的方式行动，有备而战，才能在竞争中处于优势。
改变来自觉醒！
只有觉醒，才能排除一切负面的能量，形成美好的和一致的能量。
只有觉醒，才愿意改变！
（作者系集团技术管理委员会物流总顾问）
--周志刚
每天，小蚂蚁很早来上工，并且一来就开始做事；她的生产力很高，并且工作愉快。
身为老板的狮子，非常惊奇蚂蚁能自行工作而不需监督。他认为在没有监督下的蚂蚁生产力是如此的好，如果有人监督的话她的生产力应该会更好才对!因此他招募了有丰富经验的蟑螂作为监督员。
蟑螂以擅长撰写优良报告而闻名。蟑螂的第一个决定是设立了打卡计时系统，他也需要一个秘书帮助他编写和录入报告，他招募了蜘蛛，负责管理档案和监管所有电话。
狮子对蟑螂的报告非常高兴并要求他用图表描述生产率和分析趋势变化，因而他能在董事会上用这些资料来报告。因此蟑螂必须买一台新的电脑和激光打印机……并招募苍蝇来管理信息部门。
曾经是很有生产力和轻松的蚂蚁，恨透了这些耗尽她大多数时间的过多文书作业和会议。
狮子得出结论：这是提名蚂蚁所在部门负责人的时候了。
这个位置被赋予给了蝉。蝉的第一个决定是为他的办公室买一张地毯和一把符合人体工学的椅子。同时他也需要一部电脑和一位从他原先部门带来的个人助理，来帮助他准备工作和预算控制策略优化计划……
蚂蚁工作的部门现在是一个哀伤的地方，不再有人会笑，而且大家变得抓狂……
就是那时蝉说服狮子上司，强调进行组织气氛调查的绝对必要性。
在审查了蚂蚁的部门运作费用后，狮子发现生产力比以前大幅减少。所以他招募了猫头鹰，一位有名望和显耀的顾问来执行稽核工作并建议解决之道。猫头鹰在部门待了三个月并且产生了一份有数册之多的巨大的报告，结论是：部门成员人数过多……
猜猜狮子首先解雇谁？
当然，是蚂蚁。因为她发现--蚂蚁缺乏做事的动机并且态度消极。
我们总觉得自己每天都很忙，但总是事倍功半；感觉付出了很多，却得不到领导的褒奖；没有一刻空闲，到总结时却说不出有多少成果……凡此种种，可能是因为你没有掌握提高工作效率的方法，从而使工作显得低效。
每个人的可用时间是固定的，一天如此，一生也是如此，我们只要合理统筹，找到一些可遵循的规律，那么，就可以在固定的工作时间内做出更好、更多的工作成果。当我们培养了高效工作的习惯、掌握了高效工作的方法，而与此同时又有一个高效的工作环境保证其实现，你会发现自己的工作效率将有惊人的提高。
一、培养高效工作习惯
习惯对我们的生活有非常大的影响，因为它是一贯的。在不知不觉中，习惯经年累月地影响着我们的品德，暴露出我们的本性，左右着我们的成败。一个人成功的欲望再强烈，也会被不利于成功的习惯所撕碎，而溶入平庸的日常生活中。因此，要想高效能地工作，必须培养高效的工作习惯。
1、做要事，而不是做急事
依据时间管理四象限法则，我们可以把所有的事情按两种属性排列，第一种是重要性；第二种是紧迫性。那么由这两个目标可以划分四个象限，而我们工作中所见的事情都可以被分为这四种情况：又重要又紧急的；重要但不紧急的；不重要但是非常紧急的；既不重要也不紧急的。
可能很多人在工作中都面临这样的问题，那就是经常要花很多时间处理紧急的事情，不论这些事情重要与否。然而事实上，很多紧急的工作都是从不紧急的状态转化而来的，因此我们工作的重点应该是放在重要但不紧急的事情上。重要但不紧急的事情做得越多，重要又紧急的事情就会发生得越少。
【高效秘笈】
（1）把重要事情放在第一位。
（2）用最充沛的精力做最重要的事。
（3）正确把握关键的少数和琐碎的多数：依据20/80法则，可能我们工作中80％都是琐碎的不重要的事，20%是重要且能创造较大成果的事；那么这20％对于我们来说就是最重要的事情，需要我们花80%的时间去处理，用剩下的20%时间去处理那些琐碎的大多数事情。
2、一件一件地开始做
许多人在工作中把自己弄得疲惫不堪，而且效率低下，很大程度上在于他们没有掌握好这个简单的工作方法："一次只能解决一件事情"。他总试图让自己每项工作都能同时兼顾，结果却适得其反，每件事都成了半拉子工程。
【高效秘笈】
（1）在太多的领域内都付出努力，我们难免就会分散精力，阻碍进步，最后一事无成；一次做好一件事比同时涉猎多个领域要好的多。
（2）充沛的精力会让人有能力克服艰难险阻，完成单调乏味的工作，忍受其中琐碎而又枯燥的环节。
3、立即行动
我们每个人在自己的工作中，也常常有各种各样的想法、计划与理想，如果我们能够将这一切的想法、计划、理想，迅速地加以落实，那么我们在事业上的成就会是很大的。然而，我们往往是有了好的计划后，却不去迅速地执行，而是一味的拖延，以至于让一开始充满激情的设想一点点降了温，最后使计划成为了泡影。我们应该在工作中牢记这样一句话：想到就做，绝对没错！
【高效秘笈】
（1）做正确的事
（2）正确地做事
（3）第一时间完成
二、掌握高效工作方法
成功的人往往不是最忙碌的人，而是在方法上与众不同的聪明者。如果只是一味地忙碌，却不去思考少花时间和精力的方法，就会只出蛮力不出活。一身的劳累，又哪里能体会到工作的快乐呢?
努力工作也要讲究方法和策略。很多人都把"努力"、"勤奋"当作自己的座右铭，因而整天忙忙碌碌，常年忍受着劳累，但我们必须意识到，在工作中，光靠苦干是不够的，做事还要动脑子。
1、学会思考
工作没有做好，效率低下，往往不是因为没有认真去做，而是因为没有动脑。优秀员工，他们都养成了勤于思考的习惯，用脑子去工作；善于琢磨并发现工作中的问题，及时解决，不让问题成为工作的隐患。可以说，任何一个有意义的构想和计划都出自思考，而且思考得越痛苦，收益就会越大。一个不善于思考的员工，是没有办法提高自己的工作效率的，工作业绩也不会很理想。
2、解决"忙症"要动脑
我们的"忙"是由自己制造出来的。忙什么呢？我们往往是忙着在改错，而在改错过程中又很容易忙出新的错误，让恶性循环的死结越缠越深，在"忙"的深渊中越陷越深。更可怕的是，这些错误往往不仅让自己忙，还会放大到让很多人跟着忙，造成巨大的人力和物力损失。
【案例】
一位员工在发布的广告中弄错了一个电话号码，而错误的号码是一户居民电话，结果一些求购的电话都打入了居民家中，给居民带来了不必要的麻烦，也给公司带来了不必要的损失。导致失误的主要原因是时间比较紧，在审核广告公司回传的样稿时不仔细，没有发现电话号码被他们打错了一个数字，从而导致了一系列的麻烦。
为了弥补这个错误，这位员工忙了大半天才把问题弄清楚，耽搁的其他工作不得不靠加班来弥补。与此同时，还让上司与其他部门的数位同事一起忙了好几天。
在忙到心力交瘁的时候，我们是否考虑过这种"忙"的必要性和有效性呢？假如这名员工在审核样稿的时候稍微认真一点，还会这么糟糕吗？工作失误了，我们会说："我太忙了，没有时间做得这么细致。"结果不得不再一次手忙脚乱地修改，浪费大量的时间和精力，弄得忙上加忙。
盲目的"忙"没有价值。在工作中，我们必须将脑子用进去，再忙，也要在必要的时候停下来思考一下，用脑子使巧劲解决问题，而不是盲目地凭体力交差。第一次就把事情做好，把该做的事情做到位。
【高效秘笈】
（1）有效地分析工作：省去不必要的工作；使工作顺序合理，干起来得心应手；两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做；尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化；预先订好一项工作的程序；增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确率。
（2）洞察事物的本质：面对各种复杂、混乱的情况，不能浅尝辄止，应透过事物的现象洞察到本质，以探寻到解决问题最直接最快捷的方法。
（3）锻炼解决问题的思考力：在遇到问题时，应该在思考各种现象之后找出问题产生的真正原因，而非在列举了众多现象之后就停止思考；先见之明与直觉都来自逻辑思考力。
三、营造高效工作环境
当员工培养了高效工作习惯、掌握了高效工作方法后，管理者要思考的是，如何营造一个高效的工作环境来保证团队的高效运转。
在一个团队中，有六大因素会影响到团队的士气：1、嘴高手低，只知其理、不善其行；2、不善始善终、虎头蛇尾、无结果、无利润；3、敷衍、拖沓、松散、马虎；4、无事生非、做负效劳动；5、做事不到位、总是欠缺一点；6、"三胡"现象：胡说、胡弄、胡干。
管理者在管理过程中应该尽量杜绝这六类现象发生，以免影响整个团队的工作效率。
【高效秘笈】
（1）提高组织士气，使具有高效能力和高效方法的员工真正在组织中发挥自己的作用。
（2）不要安排形式化的工作给员工，也不要让部门接手一些浮于表面的工作，我们审核工作的标准是看其是否解决了核心的问题。
（3）让每一位员工享受到高效工作的快乐：管理者必须意识到，并不是每一个员工都高效，对于不同的员工应采用分配不同工作任务的方法使其感受到高效工作的成就感，并在此基础上不断提高。
（4）管理者可以鞭打快牛，但是请给快牛安排关键的工作，而不是因为其好用，就什么工作都安排快牛去做。
（5）将绩效考核的重点放在"高效能"上，而不仅仅是"奖勤罚懒"。只是"奖勤"将鼓励本部门员工都忙碌起来，但是否忙对了方向呢？我们奖励"高效能"，将会使本部门员工既追求工作效率，同时也注重工作绩效。
（6）做别人的尾灯：在一个组织中，管理者要做员工的尾灯，对员工的行为具有指引作用，只有管理者正确地指引员工如何高效能开展工作，才有员工高效能地执行力。
（7）有备而战：现在已不是单打独斗的时代，在竞争中，只有建立高效组织，整个组织以高效的方式行动，有备而战，才能在竞争中处于优势。
改变来自觉醒！
只有觉醒，才能排除一切负面的能量，形成美好的和一致的能量。
只有觉醒，才愿意改变！
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