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一、情景語境特征

商務英語信函多用于國際貿易交往中，是英語文化中的一種特殊的語篇。根據情景語境的三個變項,商務英語信函的情景語境可以描述為：

話語范圍：涉及外貿交易的各個環節，如下訂單、跟進業務、付運、存貨、付款等等。

話語基調：正式的，商務信函具有合同性質，是雙方經過多次交往而達成的交易。

話語方式：用于閱讀的書面語，具有較強的語境獨立性，屬于信函。

商務英語信函情景語境的這三個變項制約著語言的選擇，使得語篇表現出特定的語域特征。

二、語言特征

1.詞匯特征

(1)措辭明了、禮貌

商務信函在其詞匯選擇上，遵循“明了(clarity)”與“禮貌(courtesy)”的原則。要準確傳達商務交流的內容，應該盡量選擇簡短或詞義相對單一而穩定的詞，例如用“use”取代“utilization”，用“try”取代“endeavor”等。在詞義色彩方面，商務英語信函用詞正式，禮貌用語頗多。收到對方的詢盤、報盤、或訂貨等，不管能否接受，都要以禮貌的語言來表示誠摯的謝意，例如使用以下詞匯：appreciate,please,thanks等。

(2)縮略語使用較多

商務英語信函中多使用一些約定俗成的縮略語，這些縮略語定義準確，在商務信函中的使用相當的廣泛,涉及到貿易價格術語、運輸、支付與結算等。例如常用的縮略語有:FOB(FreeonBoard)“裝運港船上交貨”，CIF(Cost,InsuranceandFreight)“到岸價”，L/C(LetterofCredit)“信用證”，D/P(DocumentsagainstPayment)“付款交單”等。

2.句式特征

商務英語信函的語篇主要是提供信息的,陳述句使用得最多，它廣泛運用于敘述、解釋或說明外貿交往業務的各個方面，用來說明事實。由于外貿交往遵循禮貌原則，因而商務信函的寫作也要遵循禮貌原則。而商務英語信函中，禮貌原則在句法方面主要體現在虛擬句的廣泛使用。虛擬句使得語氣委婉客氣，在商務英語信函中使用較多。

三、銜接手段特征

銜接作為一種語義關系,在具體的語篇中主要體現為語法銜接手段（包括指稱、省略、替代、連接等）和詞匯銜接手段（包括重現、搭配等）。

商務英語信函常用語法銜接手段中的一些連接詞組來使得上下文連貫。例如,表示次序的連接詞組有first,second,then,next,after,finally;表示原因的有：since,because,as,for;表示結果或后果的有：therefore,asaresult,hence,accordingly,consequently;表示轉折的有：but,yet,however,onthecontrary等。

例如:InourmessageofOctober31,wesaidthatwewouldsendapurchaseorderbytheendofNovember.However,asnegotiationswiththecustomersarestillcontinuing,weareunabletoplaceacompleteorderatthistime.Enclosed,instead,isaparticularorder(No.00501-55)forhalfofthemerchandiselistedintheprovisionalorder.ThesecondhalfoftheorderwillbecoveredbyP.O.No.00501-61,whichwewillissuebyDecember6.

在這個商函語篇中，表示轉折關系連接詞如however與instead的使用使得語篇的邏輯關系清晰。而“apurchaseorder”,“acompleteorder”,“apartialorder”這幾個詞組中“order”一詞的重復出現所形成的重述關系則是采用一種詞匯銜接的手段使得語篇達到連貫。然而從另一方面來講，order一詞反復出現而文中始終未使用代詞it來代替order，這主要是為了避免誤解，使得意義表達更準確。商務信函中通常為了使行文準確，對指稱、省略和替代這些銜接手段的使用比較少，所選擇的盡量都是避免意義上有誤解的詞語或句子。

四、語篇結構特征

商務英語的語境構型決定了商務英語信函的語篇有著固定的模式。商務英語信函往往強調一事一信,內容多圍繞一根主線展開,因此在信函中可以通過“事由(subjectline)”以突出內容主旨，使對方一目了然。商務英語信函的正文一般包括三個部分(內容較短的可以是三個自然段)，即起始、主體和結尾。其中每個部分都有其默認的功能和作用：第一部分(即首段)抓住讀者的注意力、需求或者興趣；第二部分處理業務；第三部分呼應前文提出己方的希望或者祝愿。

五、結語

商務英語信函由于產生于特殊的情景語境中，具有其獨特的語篇特點。我們在商務英語信函的寫作中必須注意這些特點，從語篇的層面把握商務英語信函的特征，從而根據具體的語境構建出合適的商務英語信函語篇，寫出符合語境的意義連貫的商務英語信函，真正實現商務英語信函在商務交流中的交際功能。