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【摘要題】理論探討

【正文】

1檔案的結(jié)構(gòu)

馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為，事物都是以特定的結(jié)構(gòu)形式存在的。每一種事物都有其特有的結(jié)構(gòu)特征，事物若失去其自身的結(jié)構(gòu)形式，該事物也就必然失去其自身的功能和屬性。事物的結(jié)構(gòu)是由組成它的各個(gè)要素（或因素）按照一定的規(guī)則（即要素之間的相互聯(lián)系、相互作用、相互制約的內(nèi)在聯(lián)系）有秩序、分層次地結(jié)合成一定的組成形式而實(shí)現(xiàn)的。人們認(rèn)識(shí)事物，其實(shí)就是要弄清事物組成要素、結(jié)構(gòu)、功能與價(jià)值及其本質(zhì)屬性，其中結(jié)構(gòu)具有非常積極的意義。對(duì)于檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)，檔案學(xué)教材已有所涉獵，主要從檔案的實(shí)體構(gòu)成和檔案的構(gòu)成要素兩條途徑進(jìn)行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩個(gè)基本要素”[2]屬于后者。前者主要的目的在于說(shuō)明檔案館、室的檔案與單份文件的區(qū)別，強(qiáng)調(diào)檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)，可以為文件的整理和檔案館（室）藏提供理論依據(jù)。后者是對(duì)檔案或文件自身構(gòu)成要素的概括，雖然它并不說(shuō)明文件和檔案實(shí)體的館藏意義，但這一認(rèn)識(shí)對(duì)檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據(jù)，特別是電子文件的出現(xiàn)，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元?jiǎng)澐郑瑸殡娮游募恼硖峁┝藦?qiáng)有力的理論武器。

近年來(lái)，對(duì)檔案結(jié)構(gòu)已有人發(fā)表文章進(jìn)行專門(mén)的探討，一種觀點(diǎn)認(rèn)為“檔案的結(jié)構(gòu)是以知識(shí)單元的歷史聯(lián)系為依據(jù)的文件載體排列方式”。[3]劉新安等在文章《檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成》中認(rèn)為，檔案是由“文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”共同構(gòu)成。[4]本文是在過(guò)去檔案界對(duì)檔案結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)該問(wèn)題的進(jìn)一步的探討，給出數(shù)學(xué)模型的基本形式，并以此為基礎(chǔ)解釋檔案學(xué)理論和檔案工作中的相關(guān)問(wèn)題。

2檔案結(jié)構(gòu)的數(shù)學(xué)模型

檔案的結(jié)構(gòu)是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題，而且隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展日趨復(fù)雜，尤其電子文件的出現(xiàn)，使得檔案信息與載體既可合二為一，又可一分為二，因此檔案的構(gòu)成也必然要考慮到檔案的信息和載體兩個(gè)方面。我們可以將其歸納為：A=F(C+I)。

其中，A代表檔案，C代表文件的載體，I代表文件載體所承載的信息，“+”表示文件載體與文件信息之和。F是檔案工作者賦予文件載體和文件信息的整理行為，即整理的原則和方法。以上公式告訴我們，檔案是我們按照特定的原則將文件的信息和載體進(jìn)行有效組合生成的物質(zhì)。其基本含義可從以下幾方面理解和分析。

2.1任何一種文獻(xiàn)，都是由載體C和信息I而構(gòu)成的，檔案是文獻(xiàn)中的一種，是文獻(xiàn)的下位類概念，它也應(yīng)該由信息和載體構(gòu)成，充分揭示了檔案與文獻(xiàn)的從屬關(guān)系。檔案與一般文獻(xiàn)（圖書(shū)、期刊、報(bào)紙等）的主要區(qū)別在于兩點(diǎn)：其一，公式中C和I嚴(yán)格界定為文件的載體和信息，文件是人類社會(huì)活動(dòng)的伴生物，它具有原始的歷史記錄性，將文件進(jìn)行整理生成檔案以后，這種屬性不但沒(méi)有削弱，反而得到了進(jìn)一步的加強(qiáng)，這是一般文獻(xiàn)不可比擬的。其二，就一般文獻(xiàn)而言，整理過(guò)程不是構(gòu)成文獻(xiàn)的必要條件，即經(jīng)過(guò)整理的和沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理的文獻(xiàn)都是文獻(xiàn)，但就檔案而言，我們知道文件轉(zhuǎn)化為檔案必須具備三個(gè)必要條件，其中之一即是對(duì)文件的整理。正如《檔案管理學(xué)》教材所論述：“檔案的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)之一，就在于它已經(jīng)不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件的堆積，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系，它反映了各種活動(dòng)和事件的原貌。所以未經(jīng)整理的、雜亂無(wú)序的零散歷史文件，雖然也屬于檔案，但從檔案的一般特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，它并不是典型的、科學(xué)意義上的檔案。”[5]換言之，孤立和雜亂的文件經(jīng)過(guò)整理才成為具有結(jié)構(gòu)特征的檔案。

2.2A=F(C+I)中的F是文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件，依上所述，主要指對(duì)文件實(shí)體和文件信息的整理原則。在數(shù)百年的檔案實(shí)踐過(guò)程中，整理原則也隨之發(fā)生過(guò)幾次重大變化。從最早的二元主義的序列原則（即在收文和發(fā)文二元下以時(shí)間先后進(jìn)行文件排序）到事由原則，再到后來(lái)的來(lái)源原則、自由來(lái)源原則，一直到上個(gè)世紀(jì)80年代中后期，我國(guó)檔案學(xué)者何嘉蓀、馮惠珍教授提出主、客體全宗的理論，可以說(shuō)都是對(duì)檔案整理理論的探討。由此可見(jiàn)，F(xiàn)隨著檔案實(shí)踐的不斷發(fā)展和人們對(duì)檔案實(shí)踐認(rèn)識(shí)的深化而變化，使之具有新的內(nèi)涵。文件和檔案的整理是檔案實(shí)踐的核心內(nèi)容，貫穿于文件運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程（單份文件→卷→類→全宗→館藏），它使散亂的文件具備了有機(jī)的結(jié)構(gòu)特征。所以公式中的F不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，但它是搭建檔案結(jié)構(gòu)的基本原則和方法。