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1制定學生檔案目標管理制度,做好學生檔案的收集工作

實行學生檔案的目標管理,就是把學生檔案的重點轉化為目標值,提出完成目標的時間、措施、責任人,把工作落到實處。制定學生檔案管理目標是實行檔案目標管理最基礎的工作,為了使所制定的目標科學、合理、操作性強,我們在制定管理目標時,要做到檔案目標管理的要求與日常工作相結合。

(1)抓好學生檔案資料的收集工作。必須做到檔案資料收集的齊全、完整,它是學生檔案管理的基礎環節,是集中統一管理學生檔案的重要內容和首要措施,學校各職能部門要積極配合。過去,我們由于歸檔制度的不健全及其它原因,部分學生檔案資料不按照規定及時歸檔、移交而散失在個人手中,而職能部門的人員又在不斷變動,造成一部分學生檔案資料的遺失和損壞。針對這些情況,學校制定了切實可行的工作目標以及完成目標的措施并落實到人,對那些在日常工作中形成的學生檔案資料不保存、不移交的個人及職能部門與學校年終評比表彰,年度考核掛起鉤來。由于目標明確,措施得力,責任分明,各職能部門認真對待,學生檔案資料的收集工作收效顯著,確保了學生檔案資料的信息完整。

(2)認真審定收集到的檔案資料的質量。無論是紙質的還是電子的檔案資料,要嚴把檔案的書寫質量關。對移交的檔案資料看是否按要求書寫;認真檢查檔案資料的完整情況;查歸檔的資料是否缺少附件;查照片、聲像檔案是否有文字說明;查注重批示的是否有領導簽名;查各種呈報審批表是否有審批機關簽字蓋章等,杜絕把不符合要求的檔案資料歸入檔案室。

(3)切實做好檔案資料的保密工作。做到不隨意堆放,隨意亂借。只有做好了學生檔案資料的收集、整理、編研工作,才能查找方便,進一步提高檔案資料的利用率,提高工作效率,更好的為學校的學生管理工作服務,為教學工作服務。

2學生檔案整理的思路和方法

作為中職教育學校,要根據中等職業教育的特點的要求,在做好學生檔案資料收集工作的基礎上,按照一定的原則和方法,將處于零散和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列與編目,組成有序體系的過程,是檔案整理工作中的一個重要而且相對獨立的工作環節,不經過整理,任何檔案都無法進行有效的保管,更無法進行有效的利用。它還包括對檔案文件的內容真偽的鑒別,對檔案內容客觀性的考證。通過檔案的整理,可以進一步了解的檢查檔案收集工作的質量,促進檔案的收集工作;才能便于檔案的保管,便于維護檔案的完整與安全。只有把檔案組成條理化的系統,才能客觀地反映出各種活動的本來面貌,便于開發利用檔案的信息資源,發揮檔案的利用價值。

3學生檔案分類的模式

中職教育學校的特點構成了內容豐富、形式多樣、價值珍貴的學生檔案內容。現將我校的學生檔案分類作如下介紹。

3.1學籍檔案類

學生學籍檔案是學校在招生錄取工作中,經過市教育局職業教育和成人教育科、市招生委員會辦公室和湖北省教育廳職業教育與成人教育處、湖北省高等學校招生委員會辦公室審核,具有法律效力。它包括學生的姓名、性別、身份證號、出生年月、畢業學校、報名號、考試成績、學號、所學專業、學制、籍貫、入學年月等。

3.2學生基本信息檔案

學生信息檔案是指通過招生錄取工作學生入校后,按照學生在校期間管理的要求,依據招生錄取名冊上學生的信息資料,制作學生卡片并填寫相關的基本信息。除招生錄取名冊上的信息外,它還包括家長姓名、詳細通訊地址、民族、文化程度、政治面貌、所在班級、本人學習及工作經歷、家庭經濟狀況、聯系電話等。

3.3學生學習成績檔案

它包括學生在校期間的各學科專業理論學習考試成績、社會實踐及實習成績、專業實驗課成績、專業技能操作成績及年度“三好學生”、“學習標兵”、“學習積極分子”表彰的文件等。

3.4貧困生、中職生資助檔案

包括政府關于貧困生、中職生資助的有關文件,國家助學金個人申請表,身份證及戶口簿復印件,學生公示資料,公式結果匯報材料,助學金發放簽名名冊等。

3.5學生考勤管理檔案

以學校領導、中層干部行政值班記錄、學生科值班記錄、班務日志及班主任工作日志為依據,做好學生的考勤管理工作。包括學生在校期間病、事假記載,遲到、曠課記載,住讀生晚間查寢記載等。

3.6學生文體活動檔案

主要包括學校及上級主管部門組織的各項文體活動。如春季、冬季運動會紙質及聲像檔案資料,迎元旦、“五一”、“五四”、護士節、“七一”、國慶文藝活動晚會紙質及聲像檔案資料及參加社區活動、到社會福利院慰問孤寡老人文藝活動資料等。通過近幾年來對學生檔案資料的科學管理,檔案資料收集齊全、歸檔合理、使用方便,提高了學生檔案的管理水平,提高了檔案的利用率,同時也提高了工作效率,使檔案的價值得到了充分體現。