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摘要：

企業檔案是企業的重要資產和信息資源，做好檔案管理工作，有助于企業提升自身的管理水平，維護自身合法權益，規避市場風險等，對企業發展具有重要作用。本文從溫州規模以上民營企業中隨機選擇多家企業進行深入研究，以幫助相關企業得到更好的發展，并提出相應的對策措施。

關鍵詞：

規模民企；檔案管理；建議

1引言

企業檔案是指企業在研發、生產、經營管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件[1]，它是企業的重要資產和信息資源，做好檔案管理工作，對提升企業自身的管理水平、維護自身合法權益、規避市場風險、提高經濟效益、促進企業發展具有重要作用。2003年初，溫州紅蜻蜓集團公司贏取臺灣紅蜻蜓侵權案；2007年通領科技集團打贏國際官司，拿到了中美知識產權官司中，中國企業的第一份勝訴判決書；同年9月，正泰集團贏取“中國標的最大的知識產權侵權案——正泰訴施耐德侵權案”，獲賠3.3億元。以上靠的都是檔案提供的詳實可靠的證據，可見檔案對企業發展的重要意義，正像正泰集團董事長南存輝說的“：企業檔案是企業管理的一項基礎性工作，也是企業持續健康發展的重要保證。它是文化的積淀，也是促進社會發展的重要資源之一。[2]”溫州是民營經濟最為發達的地區之一，民營企業在溫州地區經濟發展中占據著舉足輕重的地位，關注溫州的企業檔案工作狀況，首先不能不了解民營企業的檔案工作狀況。溫州民營企業的檔案管理工作總體狀況如何呢？從報刊上看，似乎一片大好，發表于2008年3月5日《溫州日報》上的《信譽檔案能增值產權檔案能作證信息檔案能共享——溫州民企熱衷修“家譜”》一文，敘述了溫州民企重視檔案工作，積極做好檔案工作，從檔案工作中嘗到了甜頭的情況，文中提及的企業主要有通領科技、德力西、正泰、森馬、紅蜻蜓、美特斯邦威共6家[3]。發表于同年《中國檔案報》上的《民營經濟發祥地企業建檔涌熱潮——溫州市檔案局民營企業檔案管理工作創新之路》[4]，以及2013年《中國檔案報》上的《從“要我建檔”到“我要建檔”——溫州市民營企業檔案管理工作成效顯著》兩文，內容大同小異，提及的企業也基本為以上6家。為了更全面地了解溫州民營企業的檔案工作狀況以及它們所存在的問題，以便能根據實際情況提出相應的對策措施，幫助相關企業做好該項工作，我們從溫州規模以上民營企業中隨機抽取了多家企業，深入企業內部，找到相關負責人以及一線檔案工作者，以座談會、訪談、問卷法等形式展開實地調研。

2溫州“規上”民營企業檔案管理工作現狀

2.1檔案管理人員以兼職為主，基本沒受過檔案工作相關培訓調查發現，這幾家在溫州頗有名氣的“規上”民營企業，其檔案管理人員都是兼職的，其具體人數從1人至5到6人不等，根據其檔案管理的集中程度而定。這些管理人員沒有一個是檔案管理或相關專業科班出身，并且基本沒接受過相關培訓；年齡偏小，多為剛進公司的20多歲的新員工，學歷以大專居多。比較典型的是曾為溫州市十強企業，躋身中國民營企業500強的某建設集團有限公司，該公司管理檔案的是位年近60歲的女性，初中是否畢業尚有疑問，完全沒學過檔案管理相關知識，從沒接受過相關培訓。她同時還兼做文印、辦公用品發放等工作。

2.2檔案室基本都已建立，但管理尚不夠規范走訪的幾家企業中，除一家企業只開辟了一間不到5平方的小房間權作檔案室存放了些辦公室項目、合同資料和牌匾、獎狀之類的實物檔案外，其他幾家企業都已建立了較為專業的檔案室，小的有二三十平方米，大的有100多平方米，在經濟開發區新建廠房的甚至達到200多平方米，并多數都配置了檔案柜、密集架、防紫外線窗簾、空調、滅火器等基礎設施，為達到檔案保管的防火、防塵、防高溫等要求奠定了基本物質基礎。但不容樂觀的是，由于管理人員知識、能力、精力等方面皆不足，檔案室的管理尚不夠規范，主要存在以下問題。

2.2.1檔案室有時兼作儲藏室，人員進出較為隨意前文提及的某建筑集團公司雖然建立了檔案室，但這檔案室同時兼作儲藏室，在幾列檔案柜邊上，隨意堆放了一些復印紙、垃圾桶、拖把等雜物，有些檔案柜里放的也不是檔案，而是復印紙、文具之類的辦公用品。同時人員可以較隨意進出，很難保證檔案的安全保管。另外幾家公司也有相類似的情況。

2.2.2檔案資料收集不全，保管較混亂檔案室面積越大，并不意味著收集的檔案資料就越齊全，實際上，面積越大，往往也就是空置的架子越多，其中檔案室面積最大的那家，其空置的密集架在50%以上。大量的文件資料分散于各部門不同人員手里，一個工作人員的離職往往就意味著相關資料的流失。從收集的檔案資料來看，基本以文書、科技、會計和實物檔案居多，較為齊全，人事檔案在人力資源管理部門，會計檔案有時在財會部門，有時這些檔案會分別在相關部門，各部門分建檔案室，分別管理。

2.3檔案管理制度已經建立，但落實上尚待加強走訪的企業都已經至少制定并頒布了一個公司檔案管理制度，個別企業較為簡單，只規定了公司檔案的職責部門和歸檔程序等內容，有的較為詳細，規定了檔案歸檔的范圍、形式、環節、分類方案和檔案管理機構、人員及其職責。另外，個別歷史較為悠久的企業還建立了檔案庫房管理制度、檔案保密制度、檔案管理人員職責等相關制度。制度都已經建立，但當被問及落實情況如何時，各公司檔案管理人員的答復都是“基本落實”，可見在落實上還有待于加強，最典型的還是那家建筑集團，其檔案管理人員直接就說，感覺自己像個收垃圾的，別人把“廢紙”往她這里一扔，她一張張地撿起來，放到架子上。因此，該集團檔案室許多檔案資料信息不全，常有員工找不到自己所需要的檔案資料；有的員工借了檔案室的檔案長期不歸還。

3溫州民營企業檔案工作滯后的原因

3.1本土永嘉文化的影響溫州地區三面環山、一面臨海，對外交通不便“，山高皇帝遠”一語就出自于溫州民謠，它自古以來就與中原地區文化存在差異，它受傳統儒家文化的影響不深，主要受的是本土永嘉文化的影響。永嘉學派，它孕育于溫州這個特殊的地方，又對溫州地方文化產生了極為深遠的影響。它又稱“事功學派”“、功利學派”等，是南宋時期在浙東永嘉(今溫州)地區形成的一個儒家學派，它的精髓是反對空談理性，講究實效。與傳統的義利不可兼得的孔孟之道不同，它主張義利并舉“，既無功利，則道義乃無用之虛語耳”，表示應“以利和義”，而不是“以義抑利”。在這種思想的影響之下，歷史上溫州的商品經濟一直比較活躍。正是這種思想和精神使溫州人腦子里充斥著“無利不起早”“、冒險半生為萬貫”等樸素的市場觀和價值觀；也正是這種思想和精神使得20世紀70年代末80年代初改革開放的號角吹響后，溫州人人爭當老板，創建了聞名全國的“溫州模式”，支撐了溫州經濟的快速發展。但是，這種思想、精神同時也孕育了溫州民營企業的唯功利性特征，他們看重的是能直接給它們帶來經濟效益的生產、經營管理和產品銷售，檔案管理既要消耗財力物力，又很難直接給他們帶來真金白銀，自然不被看重。

3.2民營企業特性的支配民營企業是以賺取利潤為目的的經濟組織，它具有私有性、排他性、逐利性等顯著特點。而且，一方面受“永嘉學派”事功文化的影響；另一方面是因為溫州早期物質資源嚴重不足，人們生活貧困，企業家們創辦企業的直接目的就是為了賺錢，有一條活路，加之這些企業家文化素質普遍不高，使得溫州民營企業對經濟效益的追求尤為熱切，這往往導致他們缺少高尚的精神追求，缺少人文精神，沒有做大做強的雄心，忽視企業的社會責任和企業倫理，形成唯功利性企業文化，對檔案工作缺乏熱情，除非發現它實在是企業盈利之必需，就像前文提及的某建筑集團，檔案工作起步早，成系統，這恐怕只是因為對建筑公司而言，建筑檔案是建筑物通過國家驗收、實現企業盈利的必要組成部分。這也可以解釋為什么該公司曾作為中國民營企業500強之一，資金雄厚，檔案室卻如此“寒磣”。當然，也有一些企業資本積累發展到一個階段后，認識到唯功利性企業文化不利于企業進一步發展壯大。企業要真正成為大型企業，就需樹立企業良好的形象，創建一個具有自身特色的企業文化，而獨具特色的企業文化的創建離不開檔案，于是它們開始重視企業檔案工作。正泰、德力西、奧康、紅蜻蜓等集團就是在企業發展壯大到一定程度之后開始重視檔案工作的。

3.3企業生存壓力的制約溫州歷來人多地少，資源利用和交通條件差。改革開放初期，溫州人憑借著敢為人先、吃苦耐勞的精神，創造出了馳名中外的以民營經濟為主體的“溫州模式”，創造了一個又一個的經濟發展奇跡。據2009年第5期《發展中國》數據顯示“：從1978年到2007年，溫州市國民生產總值從13.2億元增加到2157億元，按可比價計算翻了近6番，年均遞增15.1%。其中2001年～2007年，年增長速度均在12%以上。”溫州經濟的發展就是民營經濟的發展。然而，近年來，作為中國體制轉型期，受各方面的影響，溫州經濟的增長速度開始放緩甚至出現倒退的跡象。2008年爆發的國際性金融危機對溫州經濟可謂是當頭一棒，不少中小企業生存和發展面臨困境，據溫州相關部門2008年12月底對溫州全市25227家工業企業調查顯示：開工不足的企業7347家，占調查數的29.1%；停工停產2388家、倒閉138家，合計2526家，占調查數的10%，兩項相加停工半停工企業達39.1%。2008年，溫州全市實現生產總值2424.3億元，增長率為8.5%，2007年的增率是14%，增速明顯下滑，改革開放30年來，溫州的GDP增長率第一次低于全國、全省平均水平[5]。到2011～2012年，問題更加嚴重，面臨融資難、民間借貸資本居高不下、企業資金鏈短缺等諸多問題，一大批優秀的中小民營企業紛紛倒閉，溫州老板跑路甚至自殺一時成為全國人民的熱門話題。這兩年，受歐債危機影響，外貿需求疲軟，訂單量下降，中國對外出口普遍下降，這對溫州以出口貿易為主的制造業更是雪上加霜，使其開工明顯不足。在走訪企業過程中，企業相關負責人說得最多的一句話就是“：現在生意不好做啊。”可見面臨困境之大。檔案工作是企業文化建設工作，它的效用往往體現在未來而不是現在“，倉廩實而知禮節，衣食足而知榮辱”，在企業生存尚面臨考驗之時，讓企業主動追求更高遠的目標的確強人所難。但終究不能只為當下而生存，做好檔案管理工作，勢在必行。

4改進溫州民營企業檔案工作的建議

4.1多加宣傳民營企業往往認識不到檔案管理工作的重要性，檔案行政管理部門應多加宣傳，讓他們認識到做好檔案工作的重要性。例如正泰、德力西、奧康、紅蜻蜓等集團的檔案工作做得較好，檔案行政部門可以把他們樹為典型，多宣傳他們的做法以及獲益。2007年，通領科技集團利用完備的知識產權檔案據理力爭，讓企業在關鍵時刻贏得了一場世紀官司，拿到了中美知識產權官司中，中國企業第一份勝訴判決書，為公司挽回每年一百多萬的經濟損失。對于這樣的案例，檔案行政管理部門應大力宣傳。

4.2積極引導有些民營企業即使認識到了檔案管理工作的重要性，一時也不知道從何處下手，因此，在不干涉民營企業自主權的情況下，檔案行政管理部門應積極對它們進行引導，在制定、推廣檔案管理標準、規范的同時，定期到一些企業里去考察、指導工作。甚至可以成立民營企業檔案管理科，專門研究、調查、指導本地區的民營企業檔案工作，為民營企業開展檔案人才培訓服務。

4.3加強監管有些企業即使明白檔案工作是重要的，但總覺得與收入相比，它的投入更大，經濟效益上不合算，所以不愿意去做。檔案行政管理部門可加強法律監管，根據國家及地方有關法律法規的要求，對民營企業的檔案工作機制、檔案管理基本條件、檔案安全狀況、檔案利用服務等定期進行執法檢查。對于未達到相應要求的民營企業，視情況作出不同處理。如制定責令改正通知書，提出限期整改意見；未在整改期限內改正的，給予通報批評；依據檔案法律法規規定給予檔案行政處罰等。

參考文獻

[1]覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范[M].上海:世界圖書出版公司,2014.

[2]母椿田,等.從“要我建檔”到“我要建檔”——溫州市民營企業檔案管理工作成效顯著[J].浙江檔案,2012(10).

[3]張佳瑋.信譽檔案能增值產權檔案能作證信息檔案能共享——溫州民企熱衷修“家譜”[N].溫州日報,2008-3-5(6).

[4]李東晟,母椿田.民營經濟發祥地企業建檔涌熱潮[N].中國檔案報,2008-10-6(4).

[5]虞晶穎.新形勢下溫州民營企業面臨的困境與轉型發展研究[D].舟山:浙江海洋學院,2014.

作者：陶祝婉 潘成峰 單位：溫州職業技術學院人文傳播系 溫州城市大學教務一處