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摘要：闡述機要文件的檔案管理要求，創新管理機制與管理方法，確保機要文件檔案的安全與功用。結合管理實踐，探討疾控中心機要文書的檔案管理策略。

關鍵詞：信息管理，疾控中心，機要文書，檔案管理

0引言

疾控中心隸屬社會醫療事業，是疾病預防控制、衛生檢測檢驗、健康教育、預防醫學科研、預防技術咨詢與服務的中心，也是疾病控制機構的業務領導、技術考核和專業人員培訓中心。如今，受工業化、城市化和全球化等多種因素影響，包括傳染病、慢性病等多種疾病的防控形勢越來越嚴峻，各類突發公共衛生事件呈現多發趨勢，這都要求各級疾控中心立足自身職能職責，充分發揮積極成效，為積極維護人民身體健康做出更大貢獻。機要文書作為疾控中心的重要檔案，是實施疾病預防與控制的重要依據，理應給予重點關注與管理，從中挖掘出更多價值，切實維護人民群眾的公共健康。

1機要文書檔案管理的基本原則

機要文書屬于極其重要的信息載體，根據疾控中心的工作職責和特點，疾控中心的機要文書檔案一般主要包含工作秘密和國家秘密兩類，所涉及的內容與信息至關重要，需要滿足在一定范圍內傳播要求的同時，需要切實做好保密工作。因此，機要文書檔案管理應區別于普通檔案，增強其特殊性與規范性。在機要文書檔案管理中應竭力遵循如下原則：（1）規范與保密統一，機要文書檔案管理應基于制度之下，注重對各類管理要求的落實，遵循機要文書檔案保密管理特點，既要符合安全和保密要求，也要發揮其實用性，做到管理的規范和保密。（2）職責與權益兼顧，機要文書檔案管理中，應注重對管理職權的明確，確定管理的責任與義務，建立必要的安全追責機制，對管理紕漏嚴肅追責。（3）靜態與動態結合，機要文書檔案主要以紙質為主。但隨著電子信息的進步，電子機要文書檔案也越來越多，機要文檔的電子化管理一變傳統的檔案保密形勢和要求，需要在專用的機要計算機上處理[1]。因此，要特別加強對計算機的安全檢查，強化機要文書檔案的保密工作。

2機要文書檔案管理中的問題

檔案管理重視程度略顯不足。通常而言，各級疾控中心都更側重對各類疾病防控業務的關注，而在文書檔案管理領域有所忽視，僅將其作為辦公室管理中的一項職能，極易與普通檔案管理混淆，使機要文書檔案管理發展受限。另外，機要文書檔案管理屬于長期性、系統性和保密性工程，需要在人力、物力與財力上獲得保障，在一定程度上增加了單位資金投入壓力，導致機要文書檔案管理需要配備的設施設備不足。加之檔案管理工作人員專業性不強，使機要文書檔案管理被邊緣化，無法適應在工作內容與方法上的創新要求。檔案管理制度建立不夠完善。經過長期的發展，各級疾控中心都形成了一套行之有效的檔案管理制度，但檔案管理屬于動態發展的過程，必須時刻加強檔案管理內容與模式的革新，尤其是應突出機要文書檔案的特殊性，才能夠促進機要文書檔案管理質量的升級。當前各疾控中心在檔案管理的實際工作中，雖然大多數疾控中心都制定了檔案管理相關制度，都不同程度存在著管理制度不夠完善的問題。但針對機要文書檔案管理的制度還不夠細化，保密管理制度落實不夠嚴格，未形成統一的標準與體系。檔案管理信息化水平較滯后。近年來，隨著網絡信息時代的來臨，檔案管理信息化已經成為社會共識，信息技術在檔案管理領域的融入，極大提升了檔案管理的質量和效益，逐步構建了新形勢下的檔案管理新形態。然而，各級疾控中心在檔案管理的創新發展中仍顯滯后，尤其是機要文書檔案管理趨于傳統，缺乏與時俱進的管理手段。檔案管理存在復雜泄密風險。網絡信息時代背景下，雖然給檔案管理工作帶來極大便利，但受自身技術實力的影響，極易受到外部因素的影響，造成檔案信息的泄漏。隨著社會經濟的發展，各疾控中心與上級單位及各相關業務單位的交流日趨頻繁，為提升信息交換的便捷性，各種信息通訊平臺得到廣泛應用，實現著相互之間的信息互通。而為了追求信息交流的便捷性，少數單位及個人存在著利用其傳遞敏感信息，甚至涉及機要文書信息的現象，在信息技術快速變革的當下，極易產生機要信息的泄露，造成惡劣地影響，也增加了機要文書檔案安全管理的難度。

3機要文書檔案管理的優化策略

重視機要文書檔案管理質量。新形勢下，各級疾控中心面對全新的檔案管理環境和要求，尤其是機要文書檔案管理，必須具備前瞻性和科學性，切實從各個層面增強對機要文書檔案管理的關注，提升疾控中心的綜合化發展水平。（1）轉變管理思維，從中心領導層發力，加強對機要文書的管理與監督，尤其是注重對管理質量、評價與監督的協同，適應新形勢對機要文書檔案管理的要求。（2）管理結構調整，改變傳統單一的機要文書檔案管理模式，而是應將管理要點滲透至各個部門和環節，要求中心各個業務部門加強溝通與協調，形成統一集成的機要文書檔案管理體制，確保機要文書檔案管理從接收、傳閱、使用到歸檔，均能夠處于閉環管理狀態，切實發揮出機要文書檔案管理合力。（3）增強管理質量，結合新形勢下疾控中心機要文書檔案管理特點，注重對管理資源的開發和利用，規范檔案信息分類、組卷形式劃分、編目系統調整等內容，力求實現管理方法的創新延伸。優化機要文書檔案管理制度。在疾控中心的機要文書檔案管理中，應適應當前日益復雜的管理特點，依賴對管理制度的完善提升其管理與應用的優勢功能，為疾控中心整體檔案管理質量提升奠定基礎。（1）注重對管理體系的優化，疾控中心應根據自身管理特點，注重對全新管理制度的開發和完善，從規范化、科學化、系統化的角度，制定更加多元的管理體系。如建立規范化的工作流程、管理條例、人員培養、獎懲激勵等完整體系，確保機要文書檔案納入保密籌劃，提升機要文的檔案保密和安全效能，幫助機要文書檔案管理邁上正軌。再如，利用崗位職責模式實施考核，從保密思維、保密操作等緯度，借力“以人為本”的發展思維，促進機要文書檔案管理持續發展。（2）注重對標準體系的優化，針對機要文書檔案管理的要求，制定高度統一的機要文書檔案管理管理標準，做到有法可依、保密先行。對機要文書檔案管理過程采取專人操作的方式，規范機要文書檔案的知曉范圍，形成一套行之有效的保密管理制度，避免外部因素所帶來的影響。加強現代信息技術優勢開發。基于網絡信息化時代背景，各級疾控中心機要文書檔案管理應與時俱進，正視信息化檔案管理的優勢，在條件允許的基礎上，注重信息化管理平臺的建設，尤其是注重人力、物力與財力的多重保障，形成以電子信息庫為主的檔案管理信息化體系。通過信息技術潛力的開發和利用，使機要文書檔案管理獲得“質”和“效”的雙重提升，在機要文書檔案管理過程中，依賴專網專收的管理系統，形成機要文書檔案專門的生成、傳輸、查閱和存儲渠道，既控制了機要文書檔案的收悉范圍，又能夠與信息技術時代相融合，通過便捷性與保密性的有機統一，緩解傳統機要文書檔案管理的壓力。提升檔案管理安全領域投入。疾控中心機要文書檔案管理信息化，適應了時代的發展與技術的更迭，大幅優化了管理的效能與質量。然而，面對日益復雜的網絡信息安全形勢，如果僅局限于技術優化，而忽視對信息安全的防控，勢必導致嚴重的信息安全問題。因此，一方面要加大投入力度，其中包括資金投入和技術投資，引進更為先進的管理技術，通過技防手段滿足信息安全風險防范需要，建立專門的機要文書檔案管理辦公室，設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房。另一方面要重視硬件更新，加強基礎安全設備，在檔案信息系統中采用身份認證、訪問控制、數字簽名等信息安全技術，避免檔案信息資源被非法訪問使用或惡意篡改，保障檔案信息資源安全。

4結語

疾控中心作為公共衛生服務機構，機要文書檔案管理工作顯得尤為關鍵。因此，需要不斷促進檔案管理工作創新，彌補以往工作中的缺陷與不足。針對機要文書檔案管理工作，應審時度勢、與時俱進，突顯機要文書檔案管理的政策性、業務性特征，深化和改進機要文書檔案管理質量，提高檔案管理利用水平，檔案管理規范化、科學化。

參考文獻

[1]吳娜.新形勢下機要文書檔案保密工作研究[J].蘭臺內外,2019(15):68-69.

作者:鐘群 張暢 單位:湖南省疾病預防控制中心