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一、加強職業學校民生檔案資源體系的建設

1.與教職員工相關的檔案資源建。檔案資源體系建設的首要環節是歸檔資料的收集，檔案工作人員需緊扣檔案分類方案和歸檔范圍，著重關注教職員工在聘任聘用、職稱評定、師資培訓、工資晉級、創先評優等方面的文件資料，并做好能切實反映教師業績的文件資料的歸檔工作。具體有以下方面。聘任聘用：學校領導和中層干部的聘任文件、教職員工的用人計劃審批表、關系介紹信、聘任聘用的合同、工資定級的審批表與名冊等，這些都是關系到教職員工晉級、工齡核算等個人切身利益的重要文件，是收集的重中之重。這些資料往往在數十年后仍有查詢利用的價值，檔案工作者的責任心和細致性將使檔案發揮其應用的價值，切實為查檔者提供有力依據，造福百姓。師資培訓：隨著學校辦學水平的提升，師資隊伍建設越來越受到重視，教師培訓的等級逐年增高、培訓人員也逐年遞增。職業學校教師的培訓包括國家級、省級和市級培訓，培訓課程除了文化課和專業課，有的專業課教師還需到工廠的生產第一線進行實際操作的培訓。培訓工作中產生的文件、學習小結、培訓證書等資料切實反映了學校在師資隊伍建設方面的投入，培訓產生的相關費用發票存入會計檔案，是學校在師資建設方面進行資金投入的重要證明材料。就教師個人而言，培訓小結、報告書也是見證其專業業務能力成長的佐證資料，對其申報高一級職稱、教學骨干、學科帶頭人等都將起到佐證作用。職稱評定：目前，中職學校在教師業務素質的衡量方面，最具代表性的指標仍是職務資格。職務資格的評定和逐級晉升不僅見證了一名教師的成長，關系到其切身利益，從學校的角度，也是學校師資隊伍結構的體現，從一個方面反映出學校的教育教學水平。因此，職稱評定方面文件的收集與整理是民生檔案中的重要內容。教學科研：隨著學校辦學水平的提高，衡量教師的業務素質的標準已不僅局限于課堂教學，其科研能力也是考核的重要指標之一。因此，教師承擔國家級、省市級課題越來越多，參加教學比武、開設公開課也非常踴躍。檔案工作者在材料的收集中，應注意鑒別教師在科研方面的業績資料，這對于其個人成長是至關重要的佐證文件[3]99。創先評優：學校教職員工在各自的工作崗位上創先爭優，取得了一定的成績，這些工作涉及面不同，如教學科研、學科教學、德育管理等；頒獎的部門級別不同，如國家級、省市級或校級等。檔案工作者應在平時注意積累有關資料，加以整理和歸類，使其呈現清晰的脈絡，方便查詢和利用。

2.與學生相關的檔案資源建。職業學校的辦學任務是培養社會需要的技能型人才，他們在校期間的學習與生活情況的記載是他們走上工作崗位前的重要歷史依據。學生名冊：每年的錄取新生名冊和畢業生驗印花名冊是學生檔案的重要內容，經常用于為往屆生開具在校證明、學歷證明等，而且其參考利用價值期限較長。學籍檔案：職業學校的學籍檔案是學生在學校學習、實踐活動中形成的，對學生的思想品德、學習成績、特長愛好、身心健康等方面的原始記錄，客觀反映了學生在校期間的真實面貌，對學生就業、開具出國等有關證明都發揮著憑證和依據作用。收集畢業生學籍表時，首先需確保學籍表的完整性和真實性：各項簽名是否完備、學生照片是否已粘貼、個人信息欄是否已填寫等。若干年后，當年的學生前來母校查考其在校期間的歷史記載，哪怕時過境遷、物是人非，完整齊全的檔案資料仍然能夠準確而真實地說明當時的情況。技能考核：職業學校的辦學任務是培養技能型人才，學生可通過考核獲得相應的工種等級工證書。其間產生的各工種的資格考核審批材料屬于歸檔范疇，這些資料真實反映了歷屆學生在各自專業上的實際操作水平和動手能力，不僅反映了學校的教學業績，也是學生在校期間的重要學習記錄。大賽獲獎：學生在校期間獲得的榮譽是他們的成長履痕之一。“普通學校看升學，職業學校看大賽”，近年來，國家、省市不斷突出技能大賽的重要性，學生們通過刻苦訓練，在國家級、省市級技能大賽中摘金奪銀，這不僅是學校的榮譽，更是學生個人成長的里程碑。除技能大賽之外，文明風采、創新能力等項賽事也從另一方面展現了學生在德智體能等方面的全面發展。檔案工作者應切實做好這方面材料的收集與整理，這不僅關系學生個人的前途，也反映了學校的辦學水平，對推動學校教育教學改革與創新具有重要意義。

二、加強職業學校民生檔案的利用體系建設

1.進一步做好檔案資源的整合與開發。具體而言，就是按照“以人為本”的原則，把關系廣大師生利益并利用率高的檔案優先進行整理、編目[4]55。如在學校師資培訓方面，以培訓學科和培訓級別為分類標準，篩選出相應的培訓人員和內容，按年度將相關資料加以整合，形成歷年師資培訓工作信息庫；又如在學生技能大賽獲獎方面，以參賽專業和大賽級別為分類標準，篩選出歷年獲獎學生的姓名和獲獎名次，按年度將相關文件資料加以整合，形成歷年學生參賽獲獎情況信息庫。檔案工作者的辛勤工作將原本分散的檔案資源整合成脈絡清晰的信息庫，不但使學校的辦學業績一目了然，也方便了查詢利用。

2.不斷提高檔案查詢的現代化水平。目前，利用計算機管理系統進行檔案查詢已得到普遍運用，這項工作要求檔案工作人員在平時做好檔案資源的數據庫錄入工作。傳統意義上的數據庫錄入內容包括了案卷目錄、卷內目錄和歸檔文件目錄，對檔案電子化的要求不高。近年來，隨著檔案電子化工作的深入開展，檔案實體電子化已成為一種趨勢。比如，在查詢某次大賽的獲獎資料時，檔案工作者除了錄入獲獎文件的歸檔文件目錄，還對獲獎文件和證書進行了掃描，通過電腦操作即可以調閱，大大提高了查詢利用工作的效率。

3.不斷提升檔案工作者的業務素質。檔案工作人員的業務素質和敬業水平是做好民生檔案“兩個體系”建設工作的重要因素。檔案工作人員應本著“以人為本”的宗旨，注重材料的完整性和真實性，在檔案工作的各個環節中一絲不茍，在開發資源的途徑和利用資源的方式方法上勤于思考、勇于探索，更大地發揮民生檔案的效用。多年來，職業學校的檔案工作者在檔案的收集與利用方面做了大量的工作，為學校教育教學工作的開展提供了信息支撐。民生檔案建設作為新形勢下的檔案工作要求，正逐漸成為職業學校檔案工作的重要組成部分，檔案工作者需借此契機，在實際工作中不斷探索和改進民生檔案工作的方法和途徑，最大限度地發揮檔案資源服務民生的功效。

作者：蔡光輝單位：江蘇聯合職業技術學院南通分院