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建設工程監(jiān)督檔案是監(jiān)督工作的成果,是監(jiān)督人員工作的記錄，是建設工程的質量情況的間接反映。河南省質監(jiān)總站非常重視監(jiān)督檔案整理工作,對建設工程質量監(jiān)督站的考核中就包括監(jiān)督檔案考核，可見，監(jiān)督檔案的重要性不言而喻。由于監(jiān)督檔案整理歷時長，涉及整個建設工程全過程監(jiān)督，整理難度大。如何整理好一個完整齊全的監(jiān)督檔案，是每一個監(jiān)督員的重要任務。

一、受監(jiān)資料整理監(jiān)督機構在接到建設工程注冊監(jiān)督申請后給建設單位發(fā)放《建設工程質量監(jiān)督注冊登記表》，建設單位據(jù)此填寫此表，并提交土地證、規(guī)劃證、中標通知書及參建各方責任主體的資質證、營業(yè)執(zhí)照、人員上崗證、技術成果以及圖審報告和整改報告。合格后，監(jiān)督站成立監(jiān)督小組，制訂監(jiān)督計劃，進入工程質量監(jiān)督。注冊登記表和申報材料、監(jiān)督計劃進入監(jiān)督檔案。

二、監(jiān)督交底一個監(jiān)督工作方案，一個交底記錄。監(jiān)督工作方案要有針對性,對于特殊工程，可制定詳細的監(jiān)督方案作為補充。另外，編制日期要及時，不應超過受監(jiān)15日，要由站長或總工審批。監(jiān)督交底記錄應填寫交底時間地點、參加人員、會議議程、會議明確的主要問題、各方反映的問題及要求，還要有各方負責人簽字。

三、責任主體質量行為資料監(jiān)督檢查記錄由質監(jiān)員進入工地檢查時填寫監(jiān)督手冊,監(jiān)督手冊應如實填寫工程概況、工程規(guī)模、監(jiān)督組成員名單、監(jiān)督重點、停檢點。質監(jiān)人員在檢查時，就檢查中發(fā)現(xiàn)各方責任主體存在問題，要如實填寫，并填寫質量隱患整改通知單，限期整改。

對于行政機關要求提前介入的工程，也應及時如實填寫，提出處理意見。這樣更具真實性，且能反應出質量行為完善的過程。

四、監(jiān)督巡查記錄應有質量行為巡查情況和工程實體質量的檢查情況。

質監(jiān)員在做記錄時，往往實體質量寫得多，質量行為內(nèi)容不寫或寫得少。參建各方質量行為要檢查的內(nèi)容很多，在質量監(jiān)督手冊中已有體現(xiàn),但在監(jiān)督巡查記錄中仍要有該部分內(nèi)容。主要管理人員在崗情況及執(zhí)行法律法規(guī)情況應如實記錄。對實體質量的巡查記錄要詳細，檢查哪個部位，存在的問題要記錄清楚，以便反饋參建單位進行整改。監(jiān)督巡查記錄一式四份，各方簽字后，發(fā)放給各責任主體三份，一份存檔。在巡查記錄中已經(jīng)寫清，發(fā)放責任主體便于整改。對于問題較多或較嚴重時，下發(fā)《整改通知單》或《局部暫停通知單》。

五、質量監(jiān)督抽檢記錄建筑工程抽檢內(nèi)容有:主要材料、構配件抽檢、現(xiàn)澆混凝土強度、構件尺寸。每年制訂抽檢計劃，最低保證每一季度一次，成立專門的抽檢小組，人員必須持證上崗，必須熟悉操作規(guī)程。所有的工地都要抽檢，抽檢不流于形式，增大監(jiān)督抽檢的權威性。

六、反饋、整改、停工通知單及不良行為記錄我站《抽測通知單》簽發(fā)的問題主要來源為:①日常監(jiān)督發(fā)現(xiàn)有可疑構件或問題，簽發(fā)《抽檢通知單》；②工程質量大檢查中發(fā)現(xiàn)問題，需簽發(fā)《抽檢通知單》；③參建單位或社會反映的問題，經(jīng)核查屬實的，需簽發(fā)《抽檢通知單》。《抽檢通知單》簽發(fā)要及時，經(jīng)檢測機構檢測合格的，應把檢測報告復印件附于《抽檢通知單》后。

《整改通知單》是在日常監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)質量問題要求責任單位整改的通知，整改有時限，責任單位應在時限內(nèi)完成并回復完成報告書。完成報告應有總監(jiān)和施工項目負責人簽字并加蓋公章，監(jiān)督員接報告實地回訪。這里應注意的問題是有的質監(jiān)員認為“我發(fā)過《整改通知單》就沒有我的責任了”，不去認真地責成有關單位整改，無整改完成報告。

工程《局部停工〈暫停〉通知單》是出現(xiàn)嚴重問題，質監(jiān)員認為必須停工，向站領導匯報后，質監(jiān)站加蓋公章下發(fā)通知單。責任單位對質監(jiān)機構提出的質量問題整改后，上報《工程質量整改報告》和《工程復工申請報告》，質監(jiān)機構下達《工程復工通知書》后方可復工。這里通知單和報告環(huán)環(huán)相扣，問題處理要閉合、對應。

責任主體不良記錄是質監(jiān)機構處理較薄弱的方面，有些質監(jiān)員不作此項記錄。根據(jù)建設部建質[2003]第113號《建設工程質量責任主體和有關機構不良記錄管理辦法》對責任單位出現(xiàn)113號文規(guī)定的情況，應作不良記錄，并向站長提交材料由站長審核。填寫不良記錄后，向建設行政主管部門匯報,由建設行政主管部門做統(tǒng)計匯總及網(wǎng)上等工作。

七、主要分部、子分部及專項驗收監(jiān)督記錄主要是樁基、地基處理、基礎、主體、鋼結構、玻璃幕墻、建筑節(jié)能等比較重要的環(huán)節(jié)的監(jiān)督驗收記錄,各責任主體要報送相應驗收記錄并加蓋法人章或業(yè)務專用章作為附件。

這部分資料整理難度在于大部分工程工期較緊,主體工程完成后，就要進行主體驗收，以便進入裝飾階段。施工單位不可能等到試塊全部到齡期后再驗收。所以驗收時，因為有些質量控制資料不到期，參建單位有的不能簽字蓋章。導致驗收記錄提交滯后，有的參建單位拖拖拉拉不能及時提交,監(jiān)督員填寫監(jiān)督記錄應在提交驗收記錄后，所以使監(jiān)督記錄填寫也滯后。監(jiān)督員要及時向參建單位催要相關驗收記錄。

八、質量事故處理監(jiān)督記錄這部分記錄也是監(jiān)督人員較為忽視的,有的監(jiān)督人員認為只要下發(fā)整改或停工通知單問題已處理就行了,寫事故處理監(jiān)督記錄太麻煩，于是事故處理部分一片空白。這是不對的。質量事故發(fā)生后，應要求責任單位報送《工程質量事故報告》，初步了解事故情況、經(jīng)過、發(fā)生原因的初步分析、損失情況、臨時措施。然后進行事故調查，摸清事故情況，填寫《質量事故調查報告》，報告中提出初步處理意見，報站領導審核簽字。最后，填寫《工程質量事故處理監(jiān)督記錄》。

九、竣工驗收監(jiān)督記錄竣工前7日建設工程項目部向質監(jiān)站書面提交《工程竣工通知書》，約定時間進行工程驗收，其中《竣工驗收通知書》還有竣工驗收組成員名單、竣工驗收方案。監(jiān)督人員應認真審核竣工資料,對工程實物抽測和觀感檢查，并對驗收過程進行監(jiān)督，最后填寫竣工驗收監(jiān)督記錄。在這里應注意的問題是有的參建單位業(yè)務素質差,在竣工資料中填寫不規(guī)范、不認真，監(jiān)督員應嚴格按要求填寫。

十、建設工程質量監(jiān)督報告建設工程質量監(jiān)督報告是單位工程監(jiān)督工作的總結，是竣工備案的依據(jù)之一，是監(jiān)督檔案中最重要的資料。監(jiān)督報告應在竣工驗收合格7個工作日內(nèi)提交，這是時限要求。

監(jiān)督報告一式兩份，反映出實際的監(jiān)督工作情況，一份要放監(jiān)督檔案中，一份提交給備案機關。

工程質量監(jiān)督檔案的整理過程,即是工程質量監(jiān)督的實施過程。整理好工程質量監(jiān)督檔案，首先要有認真的態(tài)度，一絲不茍，環(huán)環(huán)緊扣，問題處理閉合。其次要及時填寫各種記錄、通知、報告，不能拖拉；參建單位未及時提交各種回復、附件時，應催要。最后最重要的一點就是高水平的監(jiān)督能力，工程質量監(jiān)督檔案反映的是監(jiān)督工作，沒有高水平的監(jiān)督能力和執(zhí)法能力，是整不出好的監(jiān)督檔案的，監(jiān)督工作是干出來的，不是寫出來的，監(jiān)督檔案是監(jiān)督工作能力的寫照。所以，對我們工程質量監(jiān)督人員，要增強責任心，提高監(jiān)督執(zhí)法能力，搞好監(jiān)督工作，整理好工程質量監(jiān)督檔案。