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一、電力企業實行檔案數字化管理的意義

（一）數字化管理是實現由傳統的管理模式向現代化管理模式轉變的最好方法。數字化管理可以通過一系列高科技手段來完成，能提高效率。檔案工作傳統的手工方式效率較低，將被淘汰。檔案工作人員不僅僅是檔案實體的保護者、調卷者，還將成為檔案信息的管理者、檔案信息產品的生產者、檔案信息利用咨詢答疑的服務者。

（二）檔案信息數字化使檔案部門能夠擺脫庫房式管理方法。檔案的排列完全虛擬化，按照設定的軟件程序進行整理排序而輸出，有利于提高信息的收集和使用效率。對于珍貴的檔案文獻或檔案原件處于易損或變質狀態時，經數字化后，可制作視讀替代品，將原件完好保存。

（三）數字化管理采用先進的數字化存儲技術。隨著社會文化、經濟、科技等的迅猛發展，檔案信息總量也以驚人的速度增長，造成檔案庫房擁擠、保管困難。而數字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，它們具有存儲密度高、使信息存儲密度高，存儲量巨大、性能可靠、易用性好、存儲成本低、多媒體融合等顯著優勢，節省儲存空間，受到了普遍歡迎。

二、電力企業檔案數字化管理方法及注意事項

（一）電力企業單位負責人重視檔案數字化建設要想在電力企業中做好檔案數字化管理工作，應當要求電力企業單位負責人重視檔案數字化建設，這是檔案數字化管理模式在電力企業得以實施運用的前提。電力企業實現檔案數字化管理是一個長期的過程，必須要電力企業單位負責人重視檔案數字化建設，為實現電力企業檔案數字化建設創造條件，這樣才能使檔案數字化建設能夠在電力企業中得以有效的實施。電力企業單位負責人應當重視企業檔案管理團隊建設，除了聘請專業的檔案管理人員外，還應當注重對企業原有檔案管理人員水平的提升，定期對電力企業中的檔案管理人員進行培訓。其次，電力企業單位負責人應當注意協調各個部門之間關系，促使各個部門協助檔案部門進行各項管理工作。除了應當配備專業的檔案管理人員外，電力企業單位負責人還應當注意協調檔案部門與各個部門之間的關系，要求各個部門支持檔案部門的工作，加快企業實現檔案管理數字化的步伐。

（二）建立電力企業檔案數據管理庫建立電力企業檔案數據管理庫對于檔案數字化管理也十分重要，建立電力企業檔案數據庫，首先就應該建立良好的電力企業檔案目錄數據庫，這樣可以根據目錄來搜索需要的檔案。建立企業檔案目錄，就是將電力企業中檔案按照不同類別，給檔案分號，以檔案名稱等逐一登入電腦中，將所有的電力企業檔案收入目錄數據庫，這樣對電力企業檔案管理時，只需對其目錄進行管理。建立電力企業檔案狀態數據庫也是非常重要的，檔案狀態數據庫的作用是將電力企業中各個新的信息進行統計整理，通過計算機網絡傳輸保存，將信息收集到這個檔案狀態數據庫。檔案狀態數據庫有利于人員信息的管理，能夠區分最新檔案和陳舊檔案，有利于有用信息的提取。同時對于電力企業檔案管理人員也有很好的促進作用，能夠使他們有充足的時間將各個檔案信息整理，并準確地分類到各個檔案庫分類中。

除了上述兩點之外，對于電力企業檔案數字化管理，還應該加強電力企業全體員工對檔案數字化意義的認識和管理意識，這一點也是十分重要的，這對于電力企業檔案數字化管理實現具有非常重要的意義。檔案管理人員要以身作則，為其他員工做出榜樣，首先提高自己對檔案數字化管理意義的認識，然后帶動電力企業其他的員工，要求他們參照管理人員的標準要求自己，從而加強全體員工檔案數字化的意識。作為電力企業中的檔案管理人員，應該嚴格要求自己，努力提升自我，改變自我的要求，提高自己檔案數字化管理的意識和檔案數字化管理的水平，只有這樣才能促使電力企業提高自身檔案數字化管理水平的不斷提高，使電力企業獲得更快更好的發展。隨著現代社會的發展，電力企業檔案必須由傳統方式轉化為數字化管理模式，這是電力企業自身企業文化的建設，也是提高自身管理水平的重要手段。

作者：姜旻單位：上海閘電燃氣輪機發電有限公司