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1縣級供電企業(yè)檔案管理的問題

1.1管理工作缺乏全面性，管理質(zhì)量不高從現(xiàn)狀看來，縣級供電企業(yè)對于檔案資料的收集整理工作缺乏全面性、規(guī)范性，尤其體現(xiàn)在對建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理、排列、編目、裝訂等環(huán)節(jié)中。有的建設(shè)項(xiàng)目工程竣工后，工作人員容易忽略對工程各階段檔案資料的收集和整理，待到項(xiàng)目投產(chǎn)達(dá)標(biāo)檢查時，才進(jìn)行應(yīng)付式的檔案收集和整理工作，很大程度上造成了文件資料真實(shí)性和整體性的缺失，影響了工程竣工的檔案質(zhì)量，更影響到后期對檔案資料的開發(fā)利用效率。

1.2管理者忽視檔案管理，員工缺乏管理意識檔案管理是供電企業(yè)的重要組成部分，但是管理者往往忽視檔案管理。當(dāng)前許多縣級供電企業(yè)中，管理者與員工都缺乏足夠科學(xué)的檔案意識，思想認(rèn)識較為落后，對檔案管理工作的作用缺乏了解，未認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性等現(xiàn)象。因此對于檔案管理工作沒有嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，各職能部門各自檔案各自保管，且較為分散，缺少集中規(guī)范的檔案管理。在部分縣級供電企業(yè)中，其檔案工作也并未列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，檔案管理工作滯后于企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

2提高縣級供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平的措施

2.1創(chuàng)建高素質(zhì)管理隊(duì)伍，提高檔案管理水平針對檔案員更換頻繁、檔案業(yè)務(wù)知識缺乏的問題，供電公司應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，將檔案系統(tǒng)的培訓(xùn)和電力系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)相結(jié)合。一方面邀請市檔案局專家和電力系統(tǒng)檔案老專家對員工開展文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、照片檔案等方面的培訓(xùn)；組織學(xué)習(xí)《縣級供電企業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書》，在具體工作中進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，全面提高檔案員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。另一方面走出去學(xué)習(xí)考察，取長補(bǔ)短。例如：某市級供電企業(yè)組織10個縣公司檔案員到其他公司或單位參觀學(xué)習(xí)，使其開拓眼界、增長知識。檔案達(dá)標(biāo)升級工作的開展，使該供電公司市、縣公司檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)化、案卷量規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化，并向現(xiàn)代化管理的方向邁進(jìn)，檔案管理工作水平有了質(zhì)的飛躍，為公司又好又快發(fā)展，加快“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司建設(shè)進(jìn)程奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2明確檔案管理目標(biāo)，緊抓管理質(zhì)量以某市級供電公司為例，該公司管轄10家縣公司，管轄之初，各縣公司檔案工作硬件設(shè)施落后，檔案員素質(zhì)參差不齊，整體水平較差。2003年，10家縣公司中檔案目標(biāo)管理達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)的單位只有5個，達(dá)標(biāo)升級率在全省系統(tǒng)排名靠后。為扭轉(zhuǎn)被動局面，改變落后狀況，公司制定工作方案和工作進(jìn)程表，明確了檔案工作目標(biāo)，成立以黨政主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，形成了黨政主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常抓、辦公室具體抓的工作機(jī)制，要求各縣公司把檔案升級工作納入重要議事日程，從源頭上嚴(yán)格監(jiān)控檔案收集、整理、保管、質(zhì)量及指導(dǎo)，做到管在質(zhì)量、細(xì)在過程、重在利用，為檔案工作的提高提供了堅(jiān)強(qiáng)的組織保障。

2.3健全管理制度，實(shí)施統(tǒng)一的管理模式電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)要在上級單位統(tǒng)一組織下進(jìn)行，其優(yōu)勢有：①統(tǒng)一電子文檔的格式質(zhì)量，為電力系統(tǒng)各單位間檔案共享打好基礎(chǔ)，避免由于各單位數(shù)字化服務(wù)供應(yīng)商水平差異，而產(chǎn)生電子文檔錄入質(zhì)量參差不齊。②各單位統(tǒng)一招標(biāo)，增加談判砝碼，有利于節(jié)約資金。③文書檔案數(shù)字化要全局一盤棋，合理規(guī)劃，由上至下有序推廣，這樣可以避免多次重復(fù)勞動，節(jié)省人力、物力。各單位需要長期執(zhí)行的上級發(fā)文數(shù)量幾乎能占到年存檔文書檔案的一半，如果各級單位無序進(jìn)行數(shù)字化，各行其是，上下級單位都要對這些共有檔案掃描，出現(xiàn)大量重復(fù)勞動。上級單位可對需下發(fā)的文件先進(jìn)行數(shù)字化，同時對應(yīng)到檔案管理系統(tǒng)中，不用費(fèi)時費(fèi)力，多次重復(fù)掃描，又可以實(shí)現(xiàn)文書檔案共享。

2.4確保數(shù)字化檔案優(yōu)質(zhì)規(guī)范，提高檔案整理質(zhì)量確保數(shù)字化檔案優(yōu)質(zhì)規(guī)范，為快捷利用打好基礎(chǔ)，要求加工方登記每卷錄入者信息，明確責(zé)任，據(jù)此追溯對錄入信息做出明確規(guī)定，區(qū)別不同種類檔案，固定顏色，固定像素，畫面糾正和凈化處理。歷史久遠(yuǎn)的檔案普遍存在文件題名不規(guī)范，責(zé)任者不明確，卷內(nèi)目錄過于簡單等不利于日常檔案查詢利用的問題。比如手寫文書檔案，年代久遠(yuǎn)的科技檔案、實(shí)物檔案，加工方要依據(jù)有關(guān)檔案整理規(guī)范，對這些檔案提取科學(xué)恰當(dāng)?shù)奈募?biāo)題、收文單位、收文時間、發(fā)文時間等檢索字段。對科技檔案圖紙部分大小不一，大型圖紙和藍(lán)圖錄入有一定難度的，要求加工方在圖紙輸入精度、圖紙拼接、藍(lán)圖消藍(lán)、數(shù)據(jù)壓縮規(guī)格方面有明確要求。數(shù)字化成果驗(yàn)收中，要做到對大量數(shù)字信息一一校驗(yàn)，現(xiàn)有檔案人員數(shù)量和有限的時間顯然是不允許的。檔案人員一方面要責(zé)成加工方指定專人負(fù)責(zé)校驗(yàn)，一方面選擇抽查，數(shù)字化信息的抽檢率不宜低于5%，抽檢發(fā)現(xiàn)問題，立即將問題件退回加工人員整改。通過追溯，識別差錯率較高的錄入，適當(dāng)提高對其錄入成品的抽檢率總結(jié)差錯共性，找出易發(fā)生同類問題的文檔，適當(dāng)加大抽檢率。

3結(jié)束語

總之，縣級供電企業(yè)的檔案管理應(yīng)緊跟時展的形勢，不斷改進(jìn)檔案管理工作中的不足，重視信息化的檔案管理，通過對檔案管理的創(chuàng)新改革以及對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，完善縣級供電企業(yè)檔案工作，并推動縣級供電企業(yè)的發(fā)展。

作者：柯文津單位：國網(wǎng)福建長泰縣供電有限公司