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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、建設方在總承包建設項目中的檔案責任

建設方在與總承包企業簽訂總包合同時，合同中要明確約定檔案文件材料所執行的標準、規范，并對歸檔文件材料提出具體要求，包括總包方的職責、歸檔范圍、歸檔要求、對文件的編制、提交、套數、時間等，同時要定期向總包方催交歸檔文件材料并進行督查。

二、epc總承包企業在項目建設中的檔案責任

EPC總承包企業是建設項目建設過程的主體，因此，總承包企業應組織施工分包方和監理部門按業主的要求和國家標準共同完成建設項目過程和竣工檔案的形成、積累、預立卷和移交工作。其職責是：1.負責接收項目準備階段形成的前期文件(勘測、初設、項目審批、土地征用等文件)；2.負責收集匯總項目施工階段的施工、竣工資料；3.負責收集項目監理工作形成的監理文件；4.負責收集項目設備的采購文件和安裝調試資料；5.負責積累項目工程管理資料；6.負責對收集積累資料預立卷和向業主移交。

三、歸檔文件材料的收集積累范圍

項目檔案產生于建設項目的全過程，反映項目的勘測、設計、施工、竣工、生產試運行等全過程。所以總承包企業歸檔文件材料的收集范圍應包括設計、采購、施工及試運行過程的各類文件。應以《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)為依據。主要內容見下表。

四、EPC總承包建設項目文件歸檔前的整理、分類、編目要求和工作程序

EPC總承包建設項目所形成的建設文件，在歸檔前應由文件形成單位按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《兵器工業科學技術檔案的建檔要求》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的有關規定進行初步整理、分類、編目，經工程監理方審核合格后移交總承包方，由總承包方進行統一整理并預立卷，以滿足項目竣工驗收要求。

五、EPC總承包企業應從以下方面規范總承包建設項目檔案

1.提高認識，建立完善的檔案資料管理體系項目檔案既是項目建設的歷史記錄，又是項目建設及竣工投產、交付使用的必備條件，同時也是項目投產后運行、維修、管理、改擴建等工作的主要依據。項目檔案資料是否準確、系統、完整，不僅關系到項目最終能否通過國家的竣工驗收，更重要的是關系到工程投入運行后的管理、維護與利用。因此，總承包方對建設項目檔案資料的重要性要有足夠的認識，應將項目檔案管理納入項目管理工作中，建立項目檔案資料管理機構，構建完善的檔案資料管理體系，做到項目檔案工作有安排部署，有組織協調，有檢查落實，確保檔案資料積累、收集工作的順利開展。

2.積極跟進，堅持項目檔案管理與項目建設同步進行將檔案工作“三納入、四參加、四同步”納入項目建設管理之中，將項目檔案管理工作納入項目建設計劃管理，使項目檔案管理與項目建設同步展開、同步管理。同時檔案工作要積極跟進項目建設，項目開工檔案工作就要隨即啟動，檔案人員要全程跟蹤項目，及時指導過程資料的積累和收集，實現項目檔案管理同期介入、過程指導、全程監控的工作狀態，為項目檔案的及時積累、收集建立平臺。

3.充分發揮體系作用，確保過程檔案資料的真實、有效和完整一個工程項目通常由多項分部工程構成，過程節點繁多，加之分包商往往也不止一個，形成的檔案資料難免會形形色色，因此，總承包企業必須充分發揮總承包檔案體系的作用，將項目檔案納入合同管理，總承包企業在與各分包商簽訂合同時，要在約定條款中明確檔案資料執行的標準和規范以及各分包商在每個單位工程中應積累、歸檔的資料范圍，對各分包商形成的檔案執行統一標準，以保證整體項目檔案資料的一致性。項目啟動后總承包企業的檔案人員要定期或不定期對各分部工程形成的檔案進行指導、督察，檢查其生成的真實性、有效性與完整性，確保總體項目資料形成與收集的齊全完整、準確系統。

4.抓關鍵環節，促進項目檔案及時生成和及時收集項目建設的任何一個環節都會產生檔案文件材料，因此項目檔案與項目建設息息相關。檔案工作應從關鍵環節或重點子項入手，檔案人員要提前介入項目，了解項目概況，根據項目特點和建設內容，及時制定歸檔計劃，確定歸檔范圍，并加強與項目建設人員的溝通，及時了解掌握項目進展及檔案形成情況，指導建設人員按計劃形成和收集檔案文件材料，檢查過程資料的整理是否規范，同時督促建設人員按時間節點歸檔，積極引導項目建設人員自覺生成和收集過程資料，保證過程資料不遺漏、不缺失，以促進或推動整體項目檔案資料的及時生成和收集。

5.對檔案資料進行預立卷，工程竣工后向建設單位移交對各環節形成的檔案資料，總承包企業要按照建設單位提供的標準和規范進行分類、編目、組卷整理，對形成的檔案資料進行預立卷，并對形成的檔案的齊全性、完整性、準確性、系統性進行嚴格審查，以保證移交檔案資料的完整與系統。工程竣工后總承包企業要按照合同約定，向建設單位移交約定套數的、完整的建設項目檔案，并依照相關程序辦理相應的移交手續。

六、結束語

建設項目采用EPC總承包管理模式可以極大地提高建設工程的質量，縮短工程工期，降低工程造價成本和提高經濟效益，但總承包模式下的檔案管理工作還沒有及時跟進，仍存在一定的盲區，因此如何規范管理總承包模式下的檔案管理工作，仍然是檔案工作者需要為之努力的方向。

作者：李愛鳳單位：山西北方興安化學工業有限公司