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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

鑒于以上現象和問題，股份制上市公司應該采取以下措施著手解決現有檔案管理問題。

1.建立健全檔案管理制度

檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，建立層層把關的檔案管理體系，規劃好檔案管理的總體要求，制定好各類檔案的管理辦法和實施細則，并指定專業人員進行管理。另外，還要規范檔案借閱手續，防止檔案的損壞和流失。健全的檔案管理制度規范包括：(1)立卷歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等；(2)檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施等；(3)檔案保密制度，包括檔案的保密措施及對檔案人員的保密要求等；(4)檔案利用制度，包括利用范圍、方式、要求、批準手續等；(5)檔案人員崗位責任制，包括檔案人員的具體職責、權限、任務、考核和獎懲措施等。建立完善的管理體制，由大股東檔案機構代之收集大部分企業的行政管理檔案，進行整理、保管、統計和提供利用工作，因此在構建現代企業體制中要注意抓好檔案文件材料的收集整理和歸檔工作。檔案事務所、檔案保管中心等檔案中介服務機構需要擴充發展和加以規范監督。監管部門和中介機構要確定企業檔案信息來源的合法渠道，在產權體制改革中提供檔案利用服務。還要注意收集、管理好改革過程中形成的檔案。與此同時，要提高檔案管理人員的整體素質，檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作的質量及水平。總之，根據形勢的發展，逐步建立和完善企業檔案法規制度，必須轉換機制、轉變職能，打破原有的管理模式，推進股份制企業檔案工作實現科學化、規范化、法制化。因此要積極發揮檔案信息交流主渠道的優勢，將科技資料、信息情報及庫存檔案實行統一管理，設立多功能、海量信息存儲和信息類型多樣的擁有綜合管理職能的檔案信息中心。

2.加快檔案信息化建設

部分股份制企業在無約束機制時檔案的移交接收非常困難，檔案種類不齊全、收集不完善、程序不標準。因此要加快檔案工作的現代化建設，加大檔案工作標準化和規范化的推行力度，要更新管理方法，使其逐漸實現現代化，改變單一的手工檢索和服務方式，逐步實現計算機聯網，適應市場經濟的需要，建立跨企業、跨地區的檔案信息開發應用網絡，建設目錄中心，形成信息開發體系，發揮體系的整體功能。檔案管理工作的技術手段和條件是提高檔案管理工作效率、確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案管理工作創新的硬件基礎。首先要對檔案目錄進行數據錄入、打印裝訂，實現紙質目錄與電子目錄配套保存使用。由于歷史原因，檔案目錄的傳統裝訂方法采用的是手工填寫、賬本式裝訂，經過長時間的翻閱，容易造成檔案目錄字跡模糊、紙張破損。另外，因手工填寫字跡潦草、難以辨認，給檔案的開發和利用造成很大不便，給檔案資料的查找帶來很大困難。針對此種狀況，應在檔案信息系統建設中加以改進，組織人員對所有檔案目錄進行數據錄入、校對、打印和裝訂工作。重新裝訂后的檔案目錄實現了紙質目錄與電子目錄相配套，查閱方便、準確、快捷，提高了檔案利用效率，給檔案的開發和利用創造了便利條件，為檔案數字化管理奠定了基礎。

3.設置專門的檔案管理部門

長期以來，我們往往忽視了檔案管理的重要性。現在，應該在上市公司設置專門的檔案管理部門或檔案館歸口管理檔案工作，崗位職責落實到人，只有這樣才能保證為上市公司的發展提供有效的檔案信息服務。檔案管理部門要增配青年業務骨干，不斷提高整體業務素質，主要應承擔起兩方面的工作，即建立健全檔案法規，增強檔案工作執法力度，切實把公司的檔案工作抓起來；加強檔案管理五個環節(即收集、整理、保管、統計和利用)的工作，特別要做好檔案信息開發利用工作，為公司各項工作服務。股份制上市公司檔案管理模式不是單一的，具有多樣性。目前我們在這方面的管理經驗還不夠豐富，需要不斷探索實踐，總結經驗，為建立適合股份制上市企業檔案管理工作的模式做出努力，使企業檔案工作能夠得到更大的發展。

作者：胡慶華單位：甘肅藍科石化高新裝備股份有限公司