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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、檔案信息服務在企業(yè)發(fā)展中的作用

1.為企業(yè)發(fā)展決策和制定企業(yè)發(fā)展計劃提供參考依據(jù)企業(yè)檔案中記載著企業(yè)自身以及企業(yè)各職能部門行使職能的法律依據(jù)、處理事務的結果、重要的事實和大量的工作經(jīng)驗等，同時也記錄著企業(yè)各個階段發(fā)展的各種重要資料。企業(yè)需要借助這些檔案去制定政策，對企業(yè)進行宏觀管理。通過對大量檔案的利用和分析，有助于企業(yè)對現(xiàn)實工作和未來發(fā)展做出準確的判斷，實現(xiàn)對人、財、物、信息等資源的有效管理，更好地優(yōu)化資源配置。

2.業(yè)務促進作用所謂業(yè)務促進作用是指企業(yè)檔案在科研、生產(chǎn)等業(yè)務活動中所發(fā)揮的作用。企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營等各種活動都是一個連續(xù)的過程，是以部分地繼承前人的成果、經(jīng)驗為條件的。企業(yè)檔案中蘊藏著各項業(yè)務活動的寶貴經(jīng)驗，記錄著各種技術攻關的方法，記載著企業(yè)在生產(chǎn)活動過程中積累的各種技術和工藝上的突出成就，是企業(yè)的寶貴財富，能為今后企業(yè)的技術創(chuàng)新和科研突破提供參考。中交第二航務工程局(簡稱中交二航局)在幾十年的發(fā)展中積累了眾多的技術成果和生產(chǎn)工藝，每一次的技術革新和科技進步都離不開企業(yè)檔案為之提供的相關有效的信息服務。

3.為解決法律糾紛提供重要憑證這是指企業(yè)檔案在解決爭端、處理各種案件活動中所發(fā)揮的證據(jù)作用。企業(yè)在生存與發(fā)展過程中不可避免地面臨著各種各樣由于協(xié)作或競爭而產(chǎn)生的矛盾和糾紛，企業(yè)檔案如經(jīng)營合同檔案、技術合同檔案、專利檔案等等為解決各類糾紛提供了可靠的證據(jù)，企業(yè)檔案的法律證據(jù)性是任何一個國家的法律均予以認可的。中交二航局的合同部在處理訴訟糾紛的時候，也常常需要借用與案件相關的檔案材料作為法律憑證，因此檔案在解決企業(yè)各類法律糾紛過程中起著重要的作用。

4.企業(yè)發(fā)展和宣傳企業(yè)文化的重要素材企業(yè)檔案是企業(yè)所創(chuàng)造的寶貴的精神文化財富，它記錄著企業(yè)昨天的艱辛、今天的輝煌以及明天的希望，企業(yè)檔案本身就蘊涵著一種企業(yè)文化，是企業(yè)文化的重要組成部分。同時，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設的基礎和重要依據(jù)，為企業(yè)文化的發(fā)展提供重要的參考和借鑒。在企業(yè)文化建設過程中總是希望從檔案信息中提取一定的精華，或者舉辦各種形式的企業(yè)檔案展覽，比如展示企業(yè)的老照片等等，以此教育和感染員工，提升員工的榮譽感和團隊意識。因此，企業(yè)檔案在企業(yè)文化宣傳方面具有重要作用。

二、我國企業(yè)檔案信息化和信息服務的現(xiàn)狀與存在的問題

近幾年，我國各大國企充分認識到了檔案信息化的重要性，不斷提高檔案信息化水平，經(jīng)過努力，我國大型企業(yè)的檔案信息化水平有了明顯提高。但從總體上看，仍然存在諸多問題。

1.檔案信息化水平較低，檔案信息服務停留在初級階段網(wǎng)絡和信息技術改變著人們的生活方式、工作方式，極大地引導著信息需求。信息利用者利用網(wǎng)絡和計算機獲取信息資源，成為今后信息服務的一種重要方式，這對檔案信息的管理和服務水平也提出了更高的要求。但目前來看，檔案信息技術現(xiàn)狀相對落后，很多企業(yè)還沒有實現(xiàn)檔案信息化管理，大部分企業(yè)的檔案信息化工作也僅僅停留在檔案信息輸入和查詢階段，利用者無法從網(wǎng)絡平臺獲取需要的信息。此外，相當多的檔案部門可用于進行信息處理與傳輸?shù)募夹g裝備條件還很差，用于支撐檔案信息網(wǎng)上全文查詢的平臺技術也很少能實現(xiàn)，這一切構成了檔案信息化的直接障礙。

2.檔案信息化程度參差不齊，信息共享不充分例如，中交二航局是一個國有大型施工企業(yè)，旗下有二十多家分子公司，公司較早就開始實施檔案信息化管理，并建立了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡平臺。但在實際工作中，各單位檔案管理相對獨立，業(yè)務往來較少，加上很多分子公司檔案信息化建設落后，使得檔案信息不能充分共享、充分利用。我國許多大型企業(yè)集團都存在這樣的問題，總部檔案管理信息化水平較高，而分子公司相對落后，各單位之間缺乏協(xié)調(diào)與交流，使整個企業(yè)的檔案信息服務水平差距較大。

3.信息資源基礎薄弱，信息服務效率低有的企業(yè)缺乏專門的檔案信息資源管理機構，管理隊伍配備不齊全，信息采集單一，檔案信息編研能力差。多數(shù)企業(yè)檔案信息的開發(fā)還停留在簡單介紹、匯編、保管、查閱等階段，有的企業(yè)檔案部門很少進行檔案編研、檢索和信息開發(fā)等工作，綜合性和專題性的檔案編研材料微乎其微。檔案部門服務方式跟不上時代的發(fā)展，檔案上網(wǎng)質(zhì)量不高，信息的二次利用差，資源開發(fā)不夠，這一切導致在提供檔案信息服務時，信息內(nèi)容不全面，傳輸渠道不暢通，信息加工處理不當?shù)葐栴}。企業(yè)檔案管理人員必須擔負起信息時代賦予的使命，與時俱進、廣學博采，接納多方面信息，提高網(wǎng)絡利用和檔案資源開發(fā)運用技能。

4.檔案管理人員的素質(zhì)無法跟上信息化發(fā)展的步伐科學技術的發(fā)展大大加快了檔案工作現(xiàn)代化的進程，從而對管理者的知識結構和能力提出了全新的要求。隨著計算機硬件、軟件技術的成熟和普及，數(shù)據(jù)標準化工作的完善以及辦公自動化在機關、團體、企事業(yè)單位的廣泛應用，新載體形式的公文將大幅增加，機讀型、縮微型、視聽型檔案將大量涌現(xiàn)。這些變化將深刻地影響著檔案工作隊伍結構及檔案人員知識結構的變化，信息技術知識將成為每一個檔案人員知識構成的必備要素。而我國大型企業(yè)的檔案管理人員大多年齡偏大，他們已經(jīng)習慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，不善于運用計算機和網(wǎng)絡，同時很多企業(yè)只設有兼職檔案人員，他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識和技能，很難勝任當今信息時代的檔案管理工作。

三、加強信息化建設，提高檔案信息服務水平的對策和途徑

1.加快軟硬件建設，開發(fā)現(xiàn)有信息資源信息時代，信息技術日新月異，硬件資源每隔一段時間就會升級換代。沒有這些工具的支持，或者說有了相應的技術支持和硬件支持，卻沒有有效地加以把握和運用，企業(yè)檔案工作就難以走上信息高速公路。隨著企業(yè)檔案信息數(shù)量的劇增，人們越來越需要采用先進的信息技術實現(xiàn)信息資源的全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化開發(fā)。所以，計算機技術及其配套技術、設施必須跟上，以滿足信息化的基本要求。要繼承和發(fā)揚原有的檔案信息開發(fā)思想和方法，對現(xiàn)有的檔案信息進行全面開發(fā)，如分類檢索拷貝、按類儲存、網(wǎng)絡傳遞等，通過各種先進手段為企業(yè)提供良好的檔案信息服務。

2.準確定位，將檔案信息化納入企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略在企業(yè)信息化過程中，企業(yè)需要高質(zhì)量、高集成的檔案信息以及科學有效的檔案信息管理。企業(yè)檔案信息化的最終目標是實現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開發(fā)利用，從而促使企業(yè)信息化建設邁上一個新臺階，使企業(yè)具有更強勁的實力生存于市場經(jīng)濟之中。因此，各大型企業(yè)應把檔案信息化納入企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略。中交二航局領導高度重視企業(yè)信息化建設，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展總體戰(zhàn)略和主營業(yè)務，制定公司信息化總體規(guī)劃，確立信息化在企業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位。在制定信息化發(fā)展過程中，把檔案信息化管理納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃。檔案管理信息化是一項長期的、綜合的系統(tǒng)工程，在制定企業(yè)檔案管理信息化規(guī)劃時，要從實際出發(fā)，既要全面系統(tǒng)又要有所側重，在充分運用先進信息技術的同時，檔案管理要做到分類科學、排列有序、利用方便、信息共享，最終實現(xiàn)檔案管理與企業(yè)整體信息化建設同步開展、同步發(fā)揮作用。

3.建立統(tǒng)一標準，形成統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡平臺對于大型企業(yè)集團來說，公司上下級之間、各個分子公司之間使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件，建立相應的數(shù)據(jù)規(guī)格標準和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理，是實現(xiàn)集團檔案信息化的重要途徑，也是提供良好的檔案信息服務的保障。如果各公司的檔案管理系統(tǒng)不一致，數(shù)據(jù)規(guī)范標準不統(tǒng)一，那就無法實現(xiàn)整個集團公司檔案信息的共享，各公司之間也不能充分利用檔案信息資源。中交二航局在2011年上線了新的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)由公司總部統(tǒng)一部署，從公司總部到分子公司再到各個項目部全部使用這套系統(tǒng)，從而形成了全公司統(tǒng)一的檔案管理平臺。同時，該系統(tǒng)由BS端和CS端兩部分組成，檔案人員通過業(yè)務管理系統(tǒng)操作功能處理檔案業(yè)務，員工可以通過網(wǎng)頁端來查閱、借閱、利用檔案信息資源。只要公司的檔案進行了信息化處理，上傳到檔案管理系統(tǒng)中，公司的員工就能查詢、利用；同時該檔案管理系統(tǒng)與公司OA系統(tǒng)對接，可直接在線歸檔、處理公文。統(tǒng)一通用的檔案管理系統(tǒng)大大提高了檔案信息化水平和檔案信息服務的能力。

4.提供多樣化的服務方式在企業(yè)開展信息化之前，企業(yè)檔案部門的服務受檔案管理場所的局限，利用者需到檔案室才能獲得服務，并且以手工操作方式為主。在信息化環(huán)境下，信息利用是開放的，利用者可以在任何一個地點，通過計算機終端聯(lián)網(wǎng)的方式查找所需信息。傳統(tǒng)檔案室提供給讀者的是印刷型信息，要求利用者進行順序、線性閱覽和檢索，而網(wǎng)絡則可以提供用戶非順序的、隨機的、網(wǎng)狀閱覽和檢索，即超文本閱覽，如WWW檢索等。中交二航局的“員工綜合管理系統(tǒng)”中有一個模塊就是檔案管理，在這個平臺上只要是單位員工以自己的賬號和密碼登錄就能查詢到所需的檔案信息，既方便又安全。此外，還可以提供網(wǎng)絡咨詢、建立企業(yè)數(shù)字檔案館等服務方式，以滿足企業(yè)對檔案信息的利用需求。

5.加強檔案編研工作，增強開發(fā)利用企業(yè)檔案信息的主動性一是編制好各類檢索工具，這對提高調(diào)卷效率十分重要；二是開展咨詢服務，及時做好記錄工作，以便日后利用，使企業(yè)檔案信息開發(fā)利用工作向縱深方向發(fā)展；三是深層次加工企業(yè)檔案信息，主動有效提供檔案信息服務；四是注重收集反饋信息，避免檔案信息開發(fā)的盲目性，增強檔案信息輸出的準確性；五是積極主動提供檔案信息服務，采取分發(fā)各類檔案目錄，進行電話調(diào)卷與咨詢，傳真查閱、開架閱覽，編寫和分發(fā)全宗指南等資料介紹庫藏檔案內(nèi)容與成分等方式，為企業(yè)的各項管理工作提供便利。企業(yè)檔案部門要在總結以往經(jīng)驗的基礎上，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理的新要求和自身館藏特點編纂出實用有效的編研材料，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務。

6.加強信息化隊伍建設，提高全員信息化應用水平人才是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設的關鍵，是提高檔案信息服務水平的直接執(zhí)行者。因此，要不斷提高企業(yè)檔案信息服務水平就必須有一支專業(yè)的檔案管理隊伍，這支隊伍要既懂檔案學專業(yè)知識又能熟練利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡技術。因此，企業(yè)必須大力加強對在崗人員檔案專業(yè)知識和計算機專業(yè)知識的培訓和再教育，使他們及時掌握新知識，不斷擴大知識面，完善知識結構。同時，還要積極引進各層次、各類型的人才，合理調(diào)整檔案隊伍的專業(yè)結構、年齡結構和個體知識結構。企業(yè)檔案信息化建設是一項長期的系統(tǒng)工程，提高企業(yè)檔案信息服務水平并非一蹴而就，當今的社會大環(huán)境為企業(yè)檔案信息服務的發(fā)展帶來了前所未有的機遇，企業(yè)檔案信息服務工作者應該抓住這一機遇，采取有力措施，不斷發(fā)展和完善企業(yè)檔案信息服務，使檔案工作邁上一個新臺階。當然，企業(yè)檔案信息服務工作也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，這就需要我們檔案工作者要勇于面對困難，迎接挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新，在挑戰(zhàn)的過程中不斷前進。

作者：金建波單位：中交第二航務工程局有限公司