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【摘要】隨著科學技術水平的不斷提升，我國計算機應用水平有很大提升，計算機被廣泛應用在各個領域。我國社會保險檔案的管理工作，在傳統模式下一直處于手工操作狀態，一方面浪費了時間，另一方面容易出錯，具有一定局限性。計算機技術在檔案管理中的應用，則打破這一局限，對于社會保險的檔案管理工作質量提升有著積極意義。

【關鍵詞】合理應用；計算機；社會保險；檔案管理；思考

社會保險檔案管理工作合理應用計算機，促進了檔案管理的數字化、信息化，加快了社會保險檔案管理的改革，極大程度上提升了管理工作的效率，進而推動著我國社會保險事業的發展。計算機合理應用在其中，一直是管理工作人員著重思考的問題，下面內容以計算機在社保檔案管理的合理應用為重點，分析了計算機應用的優勢和益處，意在推動計算機廣泛應用在其中，促進社會保險事業的發展。

一、計算機應用在社會檔案管理中可行性

隨著我國計算機的普及，很多領域的工作都離不開計算機，計算機技術與信息技術得到廣泛應用。與此同時，我國社保事業同樣在不斷發展，服務對象與服務內容更加多樣。對于檔案管理人員來說，有更多檔案要管理，有更多資料要查詢，單純應用手工操作則需要大量的時間，如果借助計算機的優勢，則能很有效改變這種狀態，縮短檔案整理時間，提高管理工作效率，在很短時間內可以完成大量的工作。因此，計算機合理應用在社會保險檔案管理工作顯得非常重要，計算機強大存儲功能，能夠存儲更多電子檔案，規避紙質檔案容易損壞的問題，同時降低了檔案管理的成本。還在一定程度上拓展服務內容，管理方式更加先進，可見計算機在社會保險檔案管理中應用，具有一定可行性。

二、合理應用計算在社會保險檔案管理工作的積極意義

1、降低管理成本。檔案本質屬性表現為原始性記錄，其不單純會體現在檔案的內容上，還會體現在檔案保存形式上。社會保險檔案的傳統制作方法下，紙質材料是檔案基本形式，成本非常昂貴，同時增加了工作人員管理數量，阻礙了工作效率的提升。計算機技術的出現，打破了這種局面，其更加方便和快捷，后期應用成本也不是很高，其在信息傳遞和信息存儲方面有著獨特優勢。如果將計算機技術充分應用在檔案管理的工作中，則會推動著社保檔案的電子化。檔案電子化，節省了一部分紙質費用，還能避免檔案受到損壞，節約了庫房占地，大大節省了人力資源的數量。

2、極大程度提升管理工作效率。原有檔案管理設備已經完善，管理流程完整，但是管理人員在開展管理工作時需要耗費巨大精力和時間。收集檔案，然后整理檔案，還要檢索檔案，經過這樣的管理過程，想要保證檔案的真實性和完整性格，確保檔案信息準確無誤，檔案管理人員需要耗費大量時間。在大量的紙質檔案中選擇出需要的檔案，這樣的工作效率可想而知。而計算機應用在檔案管理工作中之后，管理人員借助計算機的優勢，使用相關設備就能在短時間內完成上述工作。比如檔案信息的檢索，管理人員可以在管理平臺上輸入相應的關鍵詞或者關鍵字，就能通過檢索系統，檢索到關于檔案的信息，方便并且快捷，搜索準確性也比較好。這就優化了管理流程，并且大大提升了管理的工作效率。

3、信息檔案永久和安全的保存。傳統檔案會受到自然因素和人為因素的影響，不能完全保證永久和安全保存，尤其是時間過長的檔案，由于是紙質材料，會因為受到潮濕和灰塵等自然因素的影響，在加上長時間不被注意，其很可能已經受損，再次使用時其中信息已經不能完全辨認，失去了存在的價值，不能提供出有價值的信息。而計算機的出現則很好地避免了這一問題，計算機存儲的檔案是電子形式的文字、圖片、聲音、影響等，并且可以進行備份，即使計算機損壞，備份檔案還在，有利于社保檔案永久和安全的保存。

三、關于合理應用計算機在社會保險檔案管理工作中的思考

1、運用計算機開展檔案管理基礎工作。社會保險檔案管理基礎工作借助計算機能夠更好的完成，主要工作方面包括，檔案的整編、檔案檢索、借閱、統計。首先，以計算機為基礎，形成社保檔案的檢索工具。運用著錄項目，構成檔案機讀目錄的書記庫，以不同要求進行分類，在庫內原有數據基礎上，自動形式編制出案卷的目錄、分類目錄、專題目錄等；其次，通過計算機可以實現檔案的檢索，以檔案著錄項目的內容和形式方面的特征，能夠滿足不同要求，對下檔案目錄和原件的檢索。最后，通過計算機的輔助，能夠將檔案管理工作中所涉及到檔案借閱、檔案調閱、檔案歸還等進行登記和統計。

2、轉變社保檔案管理理念。想要更加合理的應用計算機在管理工作中，管理人員的思想觀念就應該做出一些改變。摒棄傳統人工管理的觀念，樹立正確的管理觀念，充分認識到檔案管理不能單純依靠人工管理，更需要自動化和信息化的管理，這對于社會保險檔案管理工作順利開展，工作質量的提高有著重要意義。而后，認清傳統檔案管理方式的弊端，其已經不能滿足當前檔案管理工作想需求。新時期社保檔案管理工作更加重視高品質和高效率，只有合理應用計算機才能實現這樣的目的，因此轉變工作人員管理理念顯得非常重要。

3、完善檔案管理工作體系。計算機應用在社保檔案管理工作中是必然趨勢，而更加合理的應用則需要有完善的檔案管理工作體系作為支撐。在完善的管理工作體系下，使用計算機的阻力會大大減少，促使其順利應用。首先，針對計算機的應用需要一個規范性文件，內容重點是對計算機應用行為做重點規范，制定出完整的應用流程，像檢索流程、收集整理檔案的流程、借閱使用流程等等。其次，制定出計算機應用安全防范措施，辦公用計算機只能登陸規定網站和網頁，不能隨意上網瀏覽，以免招受到病毒攻擊。一旦受到病毒攻擊，整個系統將會癱瘓，影響正常工作。最后，對計算機類設備和儀器的日常管理和維護做詳細說明，盡量保證計算機設備能夠長時間使用，避免設備硬件問題出現。

4、重視檔案管理人才隊伍建設。檔案管理工作應用計算機，就要求管理人員有一定計算機操作技能，合理應用計算機必須從各個方面提高管理人員業務能力。針對管理工作人員，應該組織各類培訓學習活動，培訓內容通常包括檔案管理業務技能培訓、計算機操作技能培訓、計算機安全防護知識等等。同時提供給管理人員一些深造的機會，學習計算機操作技能，或者招聘一些計算機專業方面的人才，填充原有管理隊伍技術人才的不足，組成專業化與業務能力高的高等管理人才隊伍，以便能更有效的應用計算機，從而提升社會保險檔案管理工作質量。結束語：綜上所述，我國社會保險檔案的管理工作，傳統管理方式一方面浪費了時間，另一方面容易出錯，具有一定局限性。合理應用計算機在社會保險檔案管理工作中降低管理成本、極大程度提升管理工作效率、促進信息檔案永久和安全保存的實現。合理運用計算機可以從開展檔案管理基礎工作、轉變社保檔案管理理念、完善檔案管理工作體系、重視檔案管理人才隊伍建設等方面著手，意在提升社會保險檔案管理工作質量。

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作者：吳石 單位：通化市社會保險檔案管理中心