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摘要：水利辦公系統在河南省水利廳的廣泛應用，全面實現了河南省水利系統自上而下的無紙化辦公，大大加快了公文審批流轉與交換的速度，提高了辦公效率。但在使用過程中，出現了不少問題。文章主要針對這些問題討論總結，并進行詳細分析，給出具體的解決方法，為河南省水利電子政務的穩定運行提供巨大的保障，為水利信息化打下良好的基礎。

關鍵詞：辦公系統；問題；解決方法

1引言

隨著河南省水利電子政務建設的推進，河南省水利廳建設了河南省水利廳內部綜合辦公平臺和移動辦公APP。平臺集成了手機短信系統、即時通訊軟件、電子印章系統、電子圖書系統、萬方數據知識服務平臺等多個第三方應用軟件；包括內網門戶網站、電子通訊錄、電子公文流轉、電子公文交換、綜合辦公、個人辦公、電子文檔傳輸與共享等功能模塊。其中，河南省水利廳所有非涉密公文全部實現網上運轉，與30個廳直屬單位、18個省轄市水利（務）局、10個省直管縣（市）水利（務）局真正實現了電子公文交換及上行文電子化，辦公系統的重要性日益凸顯。同時，電子公文與紙質公文是完全不同的兩種辦公形式，對傳統的辦公方式提出了新的挑戰。在辦公系統的廣泛使用過程中，出現了各種各樣的問題。所以，對其日常運行及實際辦公中遇到的各類問題，進行整理總結、詳細分析，找到原因并給出具體的應對措施和解決方法，對保證辦公系統的穩定運行與廣泛應用至關重要。

2常見問題

水利電子公文的運轉包括公文的流轉與交換，流轉主要包括水利廳發文、外來文收文、部門收文等，交換即是水利廳文件的分發及廳屬單位、地市水利局公文的上報。以水利廳發文為例，其運轉過程包括擬稿單位擬稿流轉、各單位會簽流轉、廳辦公室領導審核、廳領導審批、擬稿單位校對簽字、廳辦公室轉版蓋章、擬稿單位分發。在此運轉過程中出現的問題，基本涵蓋了其他所有情況。對問題進行分類總結，包括以下兩個方面。

2.1業務類問題這類問題主要是業務人員在系統使用初期出現的問題，包括：擬稿時未選擇文種或選錯文種，運轉過程中才發現，需重新退回運轉；編輯“正文內容”時，在公文模板中直接粘貼帶格式的正文，導致公文格式出現問題；標題沒有按照實際行文需要換行；公文字體未安裝，導致打印出來的公文不規范；流轉過程中的公文出現問題需重新運轉；公文長時間未運轉完成；處理意見未填寫等等。

2.2技術類問題這類問題主要是辦公系統上線初期或系統正常運行一段時間后出現的問題。

2.2.1瀏覽器類問題辦公系統因集成了如電子印章系統、手機短信系統、即時通訊軟件、OFFICE控件等多個第三方應用或插件，對瀏覽器和系統的兼容性提出了更高的要求。對河南省水利廳辦公系統而言，推薦使用Windows系統自帶的IE瀏覽器，并對其可信站點、兼容性視圖、彈出窗口等進行設置。這類問題主要是在瀏覽器上使用辦公系統時出現的。包括：使用某些版本的360瀏覽器時提示“網絡傳輸錯誤”、瀏覽器升級后，系統發（收）文件顯示有問題或者正文無法保存等等。

2.2.2正文內容問題這類問題是辦公系統使用過程中出現頻率最高的問題，它牽涉的范圍有點廣，問題點也比較多，主要有以下幾種：點擊“正文內容”對應的word圖標，打開后沒有加載OFFICE控件的；打開后提示“演示版已過期”字樣的；打開后沒有加載帶紅頭和文種文號的模板，顯示空白的可編輯頁面的；打開后文種、文號、抄送機關等書簽沒有提取的等等。

2.2.3軟件版本問題這類問題主要是在查看紅頭文件或進行轉版蓋章時出現的。主要包括：點開已蓋章的紅頭文件，看不到公章圖樣；電子公文進行轉版蓋章調用ApabiReader軟件時，提示“ApabiReader版本過高，無法打開”等。

2.2.4蓋章打印問題在辦公系統中，每個單位都有一個公共賬號的角色，該用戶負責蓋章打印以及跨單位之間電子公文的運轉。這類問題主要在各單位公共賬號進行轉版蓋章和打印紅頭文件時出現。主要包括：轉版蓋章時，點擊“蓋章”按鈕，沒有反應；轉版蓋章完成，提示“操作成功”，蓋章頁面沒有自動關閉，且“正文內容”對應的word圖標沒有自動轉換成后綴為.CEB的文件；在公文交換中，點擊“打印CEB”按鈕，沒有彈出打印頁面；下載辦公系統中已蓋章的紅頭文件，打印時提示“沒有找到正確的打印標識”；安裝電子印章的秘鑰安裝包之后，無法進行轉版蓋章；打印紅頭文件時提示“可打印分數為零”等等。

3問題產生的原因及解決方法

3.1問題產生的原因

3.1.1病毒、系統漏洞的影響連接了帶有病毒的U盤等設備；打開了某些帶有惡意代碼或者病毒的網站；沒有及時修復操作系統或者軟件的高危漏洞、補丁等。3.1.2辦公系統相關軟件的正版化和版本問題河南省水利廳提供了正版的辦公軟件WPS、轉版蓋章軟件ApabiReader、ApabiMaker等，用戶任意升級這些軟件版本，如安裝不完全版本的OFFICE辦公軟件，或升級WPS、ApabiMaker等軟件，從而對打開、編輯公文造成影響，無法正常辦公。

3.1.3設置問題用戶電腦端安裝有如360安全衛士、騰訊電腦管家等安全防護軟件，用戶沒有將系統相關的dll組件加入白名單，或安裝蓋章打印軟件時，安全軟件進行了攔截，致使安裝不完全，某些功能用不了；瀏覽器自動升級導致IE設置如可信站點、兼容性視圖等失效。

3.2具體的解決思路和方法不論是對用戶還是系統的管理人員來說，如果出現問題，首先要判斷其種類，然后分析出現這類問題的原因，是設置問題，還是軟件的正版化問題。最后，根據原因，找到對應的解決方法。根據問題的不同，解決問題的方法也不同，但問題點也就是相關的那幾個方面。根據平時處理問題的經驗和具體的問題，采用一定的順序對各個問題點進行排除和確認，然后逐個解決。下面把涉及到的問題點和方法介紹一下：一是檢查IE瀏覽器的設置是否正確。這是出現頻率最高的解決方法，通常是由于IE瀏覽器升級或者安全軟件引起的。即添加內網地址到受信任站點和兼容性視圖中；若設置正常，其他方面如軟件等也沒有問題，可以對IE瀏覽器版本進行降級或者升級，或者通過360安全衛士對IE進行修復來解決。二是檢查辦公軟件是否是正版。這保證了水利廳發文時，“正文內容”能正確的打開、編輯、保存，公共賬號也能正常的轉版蓋章和打印。若用戶電腦端安裝的有OFFICE，則必須是正版；如果是不完全版的，需用專用的OFFICE卸載工具卸載后安裝河南省水利廳提供的正版WPS；若用戶安裝有WPS，需確認是否是河南省水利廳購置的正版定制化WPS，若不是，需卸載后在內網“軟件下載”中安裝正版的WPS。務必注意不要隨意升級WPS。三是檢查辦公系統中所用到的蓋章打印軟件是否正常、版本號是否正確，包括轉版蓋章軟件ApabiReader、ApabiMaker等。這主要是對各單位公共賬號來說的。如果其版本號不對或者使用時出現問題，則需要卸載后重新安裝。在安裝過程中，一定要注意全部允許360安全衛士、騰訊電腦管家等安全軟件對其的攔截。務必注意不要隨意升級ApabiReader。四是檢查辦公系統中NTKOOFFICE控件的版本是否正確。若提示了“演示版已過期”，則是由于用戶同時使用了其他廠商的加載的NTKO組件，其他廠商組件為演示版的話，會導致辦公系統內NTKO控件信息不匹配，從而提示NTKO為演示版。當出現這種問題時，需要卸載已經加載過的NTKOOFFICE控件，重新安裝河南省水利廳的NTKOOFFICE控件。五是有針對性的開展辦公系統定期培訓。這保證了各單位人員能正確規范且熟練的使用辦公系統，并可對其在使用過程中遇到的問題進行統一的答疑解惑，真正掌握其具體操作方法、流程等等。

4結語

通過對辦公系統使用過程中出現的問題進行整理分析，確定原因所在，從而找到相應的解決思路和方法?；诖?，辦公系統用戶可在日常辦公中注意容易出問題的地方，以便減少問題出現的幾率。用戶主要需要注意以下幾個方面：一是要注意系統的安全。操作系統要定期清理和殺毒，及時更新系統補丁，不要下載及安裝不需要或者不了解的軟件；二是要注意瀏覽器的設置。不要任意更改瀏覽器的受信任站點、兼容性視圖、彈出窗口打開方式等設置；不要隨意安裝不經確認的NTKOOFFICE控件。三是不要隨便升級WPS、ApabiReader、ApabiMaker等辦公系統相關軟件?？偠灾?，在辦公系統的應用過程中，只有養成良好的使用習慣，才能保證辦公系統的穩定運行和電子公文的順利有序運轉。

參考文獻：

［1］張冬雪.協同辦公系統應用問題解析［J］.電力信息與通信技術，2015（9）：98-101．

［1］鄧鴻杰.協同辦公系統應用問題解析［J］.湖南農機，2012（7）：32-33．

作者：趙倩倩；宋博；李亞 單位：河南省水利信息中心