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(一)長時間大量占用資金
國有醫用耗材商業企業,往往在應收賬款、庫存商品長時間占用資金,一般而言,應收賬款所占比重達到75%左右,周轉速度平均為一年3次左右,嚴重影響企業資金的正常運作,這是因為國有醫用耗材商業企業在供應鏈中處于較低地位。一方面,企業實行“一站式銷售”的前提是商品齊全,數量巨大,品種多樣。所以,能夠爭取到優質的生產廠家,對企業而言是至關重要的。醫用耗材的生產廠家憑借自身優質資源,提出縮短應付賬款周期和壓縮醫用耗材利潤的要求,醫用耗材商業企業為了獲得優質貨源,只能被迫接受條件。另一方面,作為銷售客戶的醫療機構,具有不可替代性,在醫用耗材供應鏈中占據著強勢地位,由于國家財政補貼不足、基礎建設投資巨大等原因,醫療機構不得不占用醫用耗材資金為其所用,而商業企業為了獲得市場占有率,無奈接受醫療機構延長應付賬款的要求。上下游客戶的強勢地位,使國有醫用耗材商業企業受到雙重擠壓,大量資金長期受到上下游客戶的占用,企業的資金無法正常運作。
(二)醫用耗材管理難度大
國有醫用耗材商業企業由于所處行業的特殊性,存在管理難度大的問題。國家法規對醫用耗材儲藏的溫度、濕度、通風等諸多方面都有嚴格的規定,企業必須按照規定并結合醫用耗材的特點進行管理,使得國有醫用耗材商業企業的庫存管理成本非常高。另外,國家藥監局通過制度規定,醫用耗材的倉庫管理人員必須經過崗前培訓,具備了專業管理知識才能上崗,這進一步加大了醫用耗材的管理難度。另外,內控制度不完善、管理執行力度小等原因,造成企業實地盤存不到位,產品管理不當,商品損壞、丟失等情況時有發生,庫存管理處于混亂的狀態。
(三)缺乏健全的預算管理體系
國有醫用耗材商業企業在飛速發展的同時,財務預算管理難免會出現各種各樣的問題,一定程度上影響了企業的整體運作。在預算管理制定過程中,國有醫用耗材商業企業各個部門之間缺乏較強的聯動性,以至于預算管理目標難以深入企業,各部門的分目標相互矛盾,甚至和企業的總目標相斥;同時,企業缺少一套完整的預算管理工作流程和工作方法,使得預算管理工作具有較低的計劃性,必須不斷地調整修正預算,增加了預算管理的工作量和工作難度。在預算管理執行過程中,國有醫用耗材商業企業僅注重數字的實現,而忽略了預算目標深層次的意義,使得企業的長遠戰略目標難以實現。另外,國有醫用耗材商業企業過多關注預算方案的執行,而對預算的監督管理視而不見,使得企業的預算管理缺乏強力的監督檢查,造成、管理不當等情況時有發生。
(四)內部控制制度不完善
內部控制制度是經營活動效率性、企業資產安全性和會計信息真實性的有效保證,然而,我國國有醫用耗材商業企業卻普遍存在內控制度不完善的問題。部分國有醫用耗材商業企業未建立完整的內部控制制度,財會人員無章可循,缺少制度指導業務工作;有的企業內控制度殘缺不全,內容不符,未能覆蓋企業所有部門,無法達到內部控制的目的;雖然部分企業建立了相應的內部控制制度,但企業中經營管理者的親信,憑借特殊關系不遵守內控制度,再加上企業乏于監督管理,內控制度逐漸失去嚴格性和約束性。國有醫用耗材商業企業的內控制度的不完善,造成財務管理存在諸多漏洞,不利于企業資金的完整和安全,阻礙企業的長遠穩定發展。
(五)財會人員素質有待提高
專業知識、醫學知識、實踐經驗是國有醫用耗材商業企業財會人員必須具備的能力,但實際上企業普遍存在財會人員學歷偏低、知識薄弱、技能落后的現象。企業管理者對財會人員重視程度低,認為財會人員只會記賬做賬即可,缺乏對財會人員的專業培訓和職業生涯規劃,財會人員無法從企業內部獲得提高自身素質的機會。醫用耗材流通行業的特殊性,對財會人員不僅有專業知識和實踐經驗的嚴格要求,還要求財會人員具備一定的醫療器材知識,但專業教育的不完善和崗前培訓的缺失,使得國有醫用耗材商業企業的財會人員缺乏必備的專業知識和醫學知識,綜合素質有待于進一步提高。
二、醫用耗材財務管理問題的應對措施
(一)減少流動資金占用,提高資金使用效率
被稱為企業“血液”的資金,是企業生產經營活動的有效保障,是價值增值過程的貨幣表現。因此,必須減少國有醫用耗材商業企業的長期資金占用,提高資金的使用效率,為企業的經營管理提供動力。應收賬款的管理不能局限于事后催收,還應注重事前審核,制定合理的信用政策,對信用標準、信用期間和現金折扣做出規定;在保證不流失客源和收回欠款的雙重標準下,按照信函、電話、面談、法律的順序進行應收賬款的催收,力求損失最小化。采用經濟批量進貨模式,綜合考慮進貨期、保險儲備、數量折扣,合理估計醫用耗材的采購數量,使存貨相關總成本最低。通過應收賬款保理、國內信用證代付、應收票據貼現等方式開拓融資渠道,獲取流動資金,減少國有醫用耗材商業企業的資金壓力。
(二)分類管理醫用耗材,降低庫存管理難度
庫存管理是企業經營管理的重要組成部分,是調節供需平衡、提高服務質量的重要保障。所以,必須加強醫用耗材的庫存管理,降低管理難度和成本,為醫用耗材提供一個安全的儲藏環境。品種繁多的醫用耗材,應當按照國家法制規定進行分類管理,對于需冷藏的醫用耗材,必須配置冷藏設備;易受損的醫用耗材,應當安裝防震、防水、防火等保護裝備。引進ERP系統等先進管理模式,實現庫存管理的現代化,嚴格監控醫用耗材的入庫、保管、出庫等工作,定期進行實地盤點,賬實不符的應當查明原因并報備上級批準。
(三)實施動態監督檢查,健全預算管理體系
對財務預算實行全過程管理,健全預算管理體系,優化企業的資源配置,是提高國有醫用耗材商業企業競爭力的有效途徑。在事前預算編制階段,根據企業的戰略目標,編制企業的整體預算方案,自上而下傳遞和分解預算目標,將預算目標細化和落實到各個部門,加大各部門之間的聯動性;制定一套完整的預算工作流程和工作方法,提高預算管理工作的計劃性。在事中預算執行階段,追蹤預算管理的執行情況,不斷跟進預算方案的進度,深入分析預算和實際的差異原因,使實際情況逐漸向預算目標靠近。在事后績效考核階段,建立彈性的績效考核機制,公正地評價各部門預算執行情況,總結預算管理經驗,持續優化企業預算管理工作流程和工作方法。
(四)完善內部控制制度,建立制度指導約束
首先,考慮國有醫用耗材商業企業的性質、規模、結構、所處環境等因素,建立具有針對性的內控制度,滿足不同企業的財務管理需求;根據市場規定和企業要求,制定可操作性的內控制度,并貫穿于整個國有醫用耗材商業企業,使其具有統一性。其次,監督管理內控制度的執行,要求企業財會人員嚴格遵循內控制度,禁止任何人享受特殊待遇,防止有令不行、有禁不止的現象。最后,國有醫用耗材商業企業的管理層,應當提高內部控制的重視程度,以身作則遵守內控制度,并在企業內部大力提倡內控制度的建立和遵循。
(五)提高財會人員素質,培養綜合財會人才
1.1沒有對醫院低值耗材管理信息化建設給予相當的重視
在目前我國的醫療單位中,其單位的管理層沒有對醫院低值耗材管理信息化建設給予相當的重視,一些醫院管理者認為新的耗材物資管理模式的創新及引進就意味著資金的大批量投入,致使在醫療單位的耗材物資管理過程中,不僅不把低值耗材管理信息化建設放在工作首位,還在建設低值耗材管理信息化系統的時候投入較少,導致醫院低值耗材信息化設備的缺乏,容易造成醫院低值耗材物資等資料的缺失。
1.2醫院低值耗材管理人員的信息化建設意識薄弱
醫院在實施低值耗材管理員工考核方案的時候,考核內容太過于單一,沒有針對性,而且內容過于呆板。這樣的考核不僅難以真實的反應出員工的實際耗材物資管理情況,并且考核出的結果在準確性和真實性上嚴重不足,員工也對這樣的考核方式和考核內容缺乏興趣,進而導致員工對耗材物資管理考核的積極性降低,這樣就會使得醫院低值耗材管理工作的信息化建設實施受到阻礙。其次,耗材物資管理人員對耗材物資管理工作的工作態度,也直接影響著低值耗材管理的信息化建設效果,醫院低值耗材管理考核人員一旦對該項工作沒有重視,在進行考核時督檢工作時沒有認真嚴肅的對待,沒有讓員工深刻的了解到低值耗材管理在醫療機構發展中占有什么樣的地位,對耗材物資管理的利害關系難以分清,這樣就使得員工對這項工作產生抵觸思想,使得醫院低值耗材管理信息化建設工作的開展更加難以進行,所取得效果也差強人意。
2.醫院低值耗材信息化管理的改革方案
2.1加強醫院低值醫用耗材信息化管理的措施
對醫院低值醫用耗材的管理要根據應用的需求來制定,并且大力深化醫用耗材的財經管理。首先,建立并完善醫院低值醫用耗材的預算管理平臺,信息技術的普及應用,使得醫院物資管理的信息系統日益完善,大部分的系統中,已經將庫存資金和收付款等功能一并納入到了信息一體化的管理中,但對于預算管理的制定卻常常被忽略。建立完善的預算管理體系,將為醫院低值醫用耗材管理提供極大的便利,預算管理體系包括預算的生成、審核和執行過程的管理,能夠將財務系統和醫院低值醫用耗材管理系統相結合,以保證對耗材的使用和財務支出等均受到預算管理的控制,并能夠通過對預算的查詢明確資金的動向。其次,完善醫院低值醫用耗材的核算體系,這就要求信息系統建立經費的預算、財務報銷、醫院的成本核算與收付款,并確保相互之間同步運行,以滿足醫院財務對各項資金進行準確的核查,以保證業務開展的規范性和有序性。最后,加強醫院低值醫用耗材的物資供應鏈管理,整個耗材的供應鏈指的是從客戶訂購產品,之后的原料采購、生產與配送等各個環節,每一個環節都至關重要,因此,加強此環節的有效管理,能夠提高效率并且降低成本,為醫院創造更多的效益。
2.2加強技術化的管理
信息技術的應用已經全面覆蓋到了各個企業,醫院低值醫用耗材需要供應商來提供,而采購的過程則離不開與物流公司的合作。基于信息技術的應用,物流也已經實現現代化,條形碼技術在當前已經成為物流公司重要的技術手段,不僅操作簡單,而且成本極低、便于錄入、錯誤率也低。醫院可以利用這樣的優勢,根據實際的需求,進行每一樣耗材采用一個條形碼,實現耗材出庫和入庫的有效管理。同時進行超市化的服務理念,全面提升供應工作效率并有效提升物資管理的準確性。另外可以參考在圖書館等機構中普遍應用的RFID技術,通過射頻識別技術自動識別目標對象并準確獲取相關數據信息。RFID技術具備多種優勢特點,如存儲量大、操作方便等等,其準確性也能夠保證出現問題時準確找到責任人。條形碼和RFID技術的應用,也使得醫院低值醫用耗材管理更加規范化。
2.3EPR理念的應用
雖然醫院不同于其他企業,但是其他企業一些現代化的思想理念還是應該借鑒的,ERP理念是基于信息技術的應用,以信息化的管理思想,將企業內部的各項管理整合為一體,并使每一項管理都充分發揮各自的職能。EPR為企業的發展提供了現代化的決策依據,有利于幫助企業進行再造。隨著國外一些發達國家已將ERP理念應用于醫院的管理中,我國這種理念也開始逐步實施。在醫院低值醫用耗材管理系統中,能夠實現從客戶的需求一直到最終的支付中的各個環節進行全程的封閉式管理,完成對醫院低值醫用耗材進行精確的管理與控制,有利于實現醫院的采購需求和外部的采購平臺進行一體化的融合。
3.結論
醫藥企業資助形式,一般分為資金、設備、實物三種。例如:學術會議資助、新技術培訓、各類公益活動、設備、儀器、試劑捐贈資助等。
1.1藥品生產企業一般采用學術會議、新藥推廣會、講座培訓、以及臨床觀察、科研合作等方式。
1.2設備廠商一般采用捐贈設備、試用設備(廠家主要考慮通過通用及專用試劑以及醫用耗材牽制醫院對設備的選擇),資助組織及參加學術交流會,臨床試用、培訓參觀,醫療科研合作等方式。此外,還包括大中型設備的培訓、延長維保期、贈送配件等(廠家主要考慮大型醫院品牌廣告效應)。
1.3醫用耗材(高值、低值)廠商一般在維持采購中標價格基礎上贈送產品,資助組織及參加相關專業學術會議。包括參加國際國內學術會議,新技術推廣會議。公司在與醫院交往過程的財務列支賬目方面,主要將賬目列入促銷費、研發費、會議費、教育費、培訓費、公關費用或績效獎金等,各類公司由于內部政策及利潤空間的不同,而采取不同的資助方式,進而列入不同賬目。
2規范捐贈資助管理對策
2.1正確認識醫院接受醫藥企業捐贈資助問題一方面,按照國際慣例要肯定醫藥企業對醫療機構的資助,能夠促進國際交流和醫學事業的發展,同時也是醫藥企業對社會公益事業的責任;另一方面要明確政策界限,規范管理,杜絕違法行為,對于廣泛發生在醫藥領域的現象應從體制上找準原因,對于反復發生的商業賄賂要從規律上找準原因要針對商業賄賂的利益鏈條,分析產生的原因,從根本上解決藥價虛高而造成的商業賄賂。
2.2規范公立醫院接受醫藥企業不同形式的捐贈資助,強化廉潔風險防范意識
2.2.1嚴格按照衛生部關于《醫療衛生機構接受社會捐贈資助管理暫行辦法》(以下簡稱《辦法》)、國家衛生計生委《加強醫療衛生行風建設“九不準”》的規定。建議協調政府各部門,管理辦法法制化,補充細則具體化,便于基層依法操作。
2.2.2規范捐贈資助財務及資產管理,獲贈資產均以醫院名義接受,明示入賬、預算列支,由醫院財務處、器材處統一管理和監督使用〔2〕。醫院科室、個人私自暗中接受廠家利益,以違法違紀嚴肅處理,嚴厲打擊商業賄賂。對媒體曝光和涉案公司,落實黑名單制度,不得接受其捐贈資助。
2.3結合不同企業的資助特點和不同形式的捐贈行為,有針對性地加強醫院接受捐贈資助的管理
2.3.1規范接受學術會議資助,按規定歸口審批。出國參加國際學術會議,必須有會議組委會的正式邀請信;除參會人員是相關國際性學會、協會等學術團體的理事、會員或會議的領導成員外,參會者應有論文或發言。分別報科室主任、醫務、科研、教育等相關部門審核參會學術價值。參會人員不得借會議之機,從事與其會議內容不符的一切活動。接受公司資助參會,要按國際慣例、學術會議規律,規定每人每年參會次數。企業組織的會議原則上不予參加,尤其是涉及藥廠、器械推銷及媒體曝光企業的會議資助不予接受。企業(藥廠)的邀請信不能作為參加國際學術會議的出訪依據。企業(藥廠)與學術團體共同主辦的研討會或學習班,必須有會議舉辦方的邀請函。公司資助醫務人員參加國際國內學術會,需提交“捐贈資助項目意向書”,說明項目名稱、資助目的、資金來源、列支科目、費用說明、金額明細及廉潔承諾,且需法人簽字加蓋公司章。
2.3.2規范接受設備資助。接受捐贈資助設備,需向醫院醫療、器材、設備、物價、財務等主管部門備案申請,主管部門按職責分工及業務規范履行備案審批職責,紀委履行監督職責。科室及個人未經審批,不得私自接受醫療設備違規在院使用。招標采購過程中,不得接受投標廠商的捐贈資助。防止以捐贈資助形式規避招投標,防范利益沖突和不良競爭投訴。要防止廠家通過設備的捐贈對專用試劑以及專用耗材牽制。涉及需要使用試劑、后續耗材的檢驗設備,要對試劑及耗材進行技術評估和價格評議。同時廠家對于捐贈的設備的維保做出說明,給予最大限度的維保支持。