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第1篇

論文摘要：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，為學校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，學校人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的實踐，就學校人事檔案的管理工作談談幾點體會。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

二、人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。

內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

三、筆者關于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化：

1、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

3、分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

4、人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

5、利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

（1）王云慶苗壯《現代檔案管理學》青島：青島出版社2002年220

第2篇

人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為我局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

二、人事檔案管理與利用存在的問題

（一）歷史遺留問題多，升級達標工作任務繁重。

體制調整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理，由于隸屬關系、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊等問題。如人事檔案盒（袋）破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒有進行規范整理，歸檔材料規格不一，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。體制調整后，我局面臨1218份人事檔案的重新整理，升級達標工作，除“三齡一歷”需要審核準確外，僅技術加工，規范整理就有相當大的工作量。

（二）人事檔案管理硬件不足。

我局由于辦公條件限制，雖然管理1218份人事檔案，但沒有實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

（三）專職檔案管理人員缺乏。

我局主要是由人事部門配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對人事檔案管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使我局人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

（四）局直單位人事部門檔案意識不強。

為規范我局人事檔案管理工作，我局印發了《省長江河道管理局檔案材料收集歸檔制度》和《省長江河道管理局檔案材料借（調）閱制度和傳遞制度》，可是有些單位仍不能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事檔案材料報送省局，借（調）閱人事檔案時也不能認真履行相關手續。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。

（五）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，我局人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

（六）檔案管理手段落后。

現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。

三、解決人事檔案的管理與利用問題的措施

（一）領導重視，組織得力。

單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

（二）為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。

要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；要利用單位辦公樓即將拆遷的機會，改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開；要為人事檔案庫房配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表、復印機等硬件設備。

（三）要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。

為切實做好“三齡一歷”審核工作，順利實現人事檔案升級達標任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期長江河道管理事業發展對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

（四）完善、落實人事檔案管理制度。

在我局現有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。

在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查監督局直單位對檔案制度的落實執行情況，督促局直單位按照制度要求，及時將歸檔文件報送我局，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。

（五）提高人事檔案管理的現代化水平。

要順應時代的發展要求，把現代先進的科學技術手段如：存貯技術：微機、縮微照相；防護技術：原子能處理、空調器、吸塵器；復制技術：復印機、掃描機；裝訂技術；自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

第3篇

1注重規范化管理，改善人事檔案的利用質量

規范化管理人事檔案是保證檔案得到充分利用及提高人事檔案利用工作質量的關鍵，為了確保公路行業的人事檔案得到規范化管理，則在實際工作中可以采用以下措施：

（1）在收集好檔案材料后，應根據檔案的內容及用途

嚴格篩選及鑒別相關材料，及時對材料進行歸檔處理。在對檔案進行審核時要注意清理掉部分無用及重復的材料，及時補充缺少的檔案材料，發現檔案材料出現涂改或造假問題時應登記及上報。另一方面，要對各類檔案資料進行準確分類，保證人事檔案完整齊全。例如，黨團材料應包括入黨或入團志愿書、申請書及組織推薦信等；學歷材料應包括入學通知、學生信息登記表、成績表及畢業信息登記表等。

（2）為了方便查找及利用人事檔案，則應做到嚴格排序及編目

在排序及編目時可以根據利用要求采用主次關系或時間順序等排序法，排序后及時編寫好目錄，保證檔案材料目錄與具體內容相符。在整理人事檔案時，如發現材料存在載體變質、文字不清及字跡模糊等問題，則應及時安排相關人員進行復制、抄寫或打印；如材料規格不符合統一裝裱標準，則采用加邊、裱糊、折疊或剪切等方法統一規格，以便使檔案材料變得整齊美觀，方便于裝訂、保管及利用。如檔案中有金屬制品，則拆除金屬制品后進行歸檔，以避免檔案材料使用壽命受到影響。此外，在整理好檔案材料后應裝訂成卷，將裝訂孔打在材料左側，采用統一的卷盒及卷皮，在卷盒上填寫相關信息，包括檔案號、檔案人姓名、出生年月及籍貫等，裝訂后進行審核校對，無質量問題后方可入庫。

2做好信息化管理工作，提高人事檔案利用效率

加快人事檔案管理的信息化建設可以為檔案資源的傳遞及共享提供有利條件，同時還能夠使人事檔案的利用效率得到有效提高。

（1）應積極強化公路行業人事檔案專用數據庫的研究及開發工作

可以根據公路管理部門對于人事檔案的利用要求及國家對于人事檔案所提出的具體要求，積極研發公路行業人事檔案專用管理系統，并保證管理系統具有較強的可靠性、適用性、先進性及通用性，避免因各級單位單獨設計而導致檔案資源無法實現有效傳遞與共享。在建立專用管理系統時，要注意先將紙質或其他載體的檔案材料輸入計算機中，以便形成電子檔案，電子檔案信息應包括人員基本信息、誠信記錄、學習與培訓的基本情況、任免獎勵、論文、專利及科研成果等，進而將檔案材料信息庫與人才資源信息庫結合在一起，以便通過信息化管理為人才交流、檔案材料的綜合利用提供合理途徑。此外，要注意對數據庫中的檔案數據進行更新與完善，保證管理系統具有良好的利用效能。

（2）在對公路行業的人事檔案實行信息化管理的過程中要注意做好分級管理工作

在研發及建設好信息管理系統后要注意強化系統分級管理，以保障檔案信息安全。應根據公路行業人事檔案中各類信息的保密性與安全性要求，嚴格界定檔案資料的保密等級，對于不同的檔案利用人員、利用部門及利用單位應在管理系統中設置不同的訪問權限，使人事檔案利用人員僅能夠在被授權范圍內查看檔案資料，從而保證人事檔案可以在公路管理局中的各個部門、上下級管理部門、各個公路管理處之間實現共享。

3完善利用服務工作，充分發揮人事檔案的作用

利用人事檔案的目的在于對檔案中信息資源進行開發，為了有效開發檔案資源，則必須注重完善檔案利用服務工作。

（1）應明確檔案利用范圍及方式

例如，對于公路行業中的干部檔案，應按照相關規定，除各級組織調動、任免或考察干部及干部個人入黨等特殊情況之外，一般不得擅自使用。在利用人事檔案時必須嚴格遵循查閱及借閱規定，保證利用過程的規范性。為了優化人事檔案的利用方式，可以將被動服務與主動服務結合在一起，不但要做好檔案材料的查閱及使用工作，同時還應定期對人事檔案的變動情況進行登記，在登記造冊的基礎上將變動信息及時錄入系統，從而為檔案使用人員提供準確的信息。

（2）要注重優化人事檔案的利用環境

除了建立檔案利用信息系統之外，如條件允許，則可以建立人事檔案閱覽室，讓利用者可以在閱覽室中查閱相關的檔案資料。經實踐證明，設置專門的人事檔案資料閱覽室不但能夠保證公路行業人事檔案處于安全狀態及保密狀態，避免出現損壞、丟失及泄密情況，同時還能夠提高檔案服務水平。例如，方便于管理人員有效監督與檢查檔案的使用情況，同時也可以直接指導檔案利用人員查閱相關信息及答復咨詢者的問題等。此外，要注意強化服務意識，主動為人力資源的開發及利用工作提供必要的信息。

二.結束語