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沒有規劃的調研
在某次實施顧問的集中培訓過程中,我們就業務調研這個工作進行了現場演練,且來看看這次演練過程中,實施顧問們的表現吧。
沒有準備,匆匆上場。為了趕項目進度,調研的時間通常很有限,實施顧問對業務調研對象沒有做太多的了解,也沒有做過基本的項目干系人分析,就拿著公司制定的標準調研問卷展開調研了。但上場進行調研訪談的時候,實施顧問發現訪談往往無法順利展開,因為實施顧問對項目有三點不清楚:調研對象在項目中的立場,該客戶的組織模型與現有管控模式,調研對象關注的業務問題和關注點。這個時候的調研通常演變成了簡單地按照問卷問一遍問題,然后也草草收場。調研顧問事后回頭一看,發現調研工作等于沒有做。
調研現場沒有分工。在演練過程中,我們把三名顧問分派為一個團隊,讓他們共同完成業務調研這個任務。當他們同時上場的時候,我們發現這三個人只是一個“游擊隊”,在調研時沒有分工。誰主問,誰補充,誰負責記錄沒有分工,在現場常常出現一個問題三個人同時發問或者冷場的狀況。訪談工作結束了之后,才發現沒有人做的記錄是完整的,他們還得絞盡腦汁地回憶客戶說了什么,想解決什么問題。
調研訪談沒有重點,跳躍式發問。業務調研應該是一個整體,一般而言會采用整體分項――明細――總結的形式展開調研,調研顧問在調研到某個業務領域的時候會把這個業務單元的流程了解完整。但往往在實際調研時,顧問不具備把控調研過程與引導客戶的能力,碰到比較健談的客戶,一是容易跑題,等調研的時間差不多耗盡時,才發現可能有大半的問題還沒有了解清楚;二是實施顧問提問時跳躍性太強,對于關鍵問題也沒有進行深究,導致客戶跟不上顧問的快速切換的思路,調研的結果也可想而知了。
調研過程溝通沒有技巧和方法。典型特征是調研時沒有開頭,也沒有結尾,一上場就提問,沒有一個良好的切入點和開場白,顯得很生硬。而提問完成后,也以“感謝你的配合”等結束,沒有對調研的內容進行總結與回顧,并通報下一步的工作安排。同時,在調研的時候調研顧問用了許多專業術語,而這些全部是軟件的術語,沒有使用客戶熟悉的業務語言,結果要不就是客戶告訴你不知道,要不就是按照他自己的理解去解釋了,最后的結果往往也是驢唇不對馬嘴。
說的多,聽的少。見過記者比受訪者說的還要多的嗎?如果有見過,那一定是一個不合格的記者。調研的時候也是同樣的道理。調研顧問需要時刻牢記:調研的目的是要引導客戶說話,顧問要多聽、多記錄,這個場合不是顧問發話的時候。同時,在這個環節要注意提問的連貫性與深入性,同樣的一個問題,如果在沒有得到明確答案的情況下,不妨換一種問法,或者能夠從中找到不一樣的答案。
正確的調研流程
從上面幾個現象來看,要做好業務調研還真不是一件容易的事,那我們應該如何做好業務調研工作呢?一般而言,業務調研會有如下幾個過程:
制訂業務調研計劃:業務調研是ERP項目實施整體計劃的一部分,所以如何展開業務調研,一定需要制訂好詳細的工作計劃,這個工作計劃需要考慮到項目的整體進度要求、相關業務部門人員的工作時間安排、項目組成員的前期準備等因素;同時,在業務調研過程中,還需要考慮到一次調研完成之后,可能還會有許多未盡事宜需要進行補充調研,也需要預留出相應的時間。
ERP系統講解培訓:業務調研和系統講解有什么關系?試想一下,在進行業務調研的時候,業務部門如果對于ERP系統沒有一個整體的印象,也沒有了解過ERP系統的設計理念和思路,那這時讓業務部門對ERP系統提需求,豈不是無稽之談。所以在展開業務調研之前,就需要對相關業務部門展開充分的ERP系統講解培訓,確保各業務部門對系統的理解到位,只有把“松土”的工作做到位了,后續才能展開調研這個“深挖”的工作。對于ERP系統講解培訓,可以由軟件方資深顧問來完成,他通常能夠從全局層面對系統展開講解,確保講解的效果。
問卷調研:第一輪調研一般采用問卷調研的方式展開,這些問題需要由實施顧問先行設計調研問卷,目的是為了了解業務部門的基本情況,并且業務調研問卷的內容也會成為訪談調研的基礎。在問卷中一般會包含如下內容:
部門組織架構;
部門決策人;
關鍵用戶名單、崗位名稱;
部門職責、各關鍵用戶的崗位職責;
部門相關工作的流程;
部門工作中涉及的相關資料及表單,如合同、報表、變更申請、審批表單等;
當前管理工作中的主要難題;
對于ERP系統的期望和建議。
訪談調研:經過前期的眾多鋪墊以后,這時才切入到業務調研的核心工作,但在開始這個核心工作之前,也有一項非常重要的準備工作,那就是準備好業務調研大綱,這也是整個業務訪談調研的框架,而這個大綱往往需要提前發送給受訪人員,以便給相關人員時間做前期準備,并確保調研的全過程都能夠緊扣核心,不會出現跑題的現象,業務調研大綱中一般會包括如下幾部分的內容:
管理目標:如老板關注成本管理的哪些內容?對業務部門有什么具體的要求?現階段遇到哪些管理問題,有哪些是亟待解決的?您的管理解決思路是什么?
具體的業務單元:如房地產企業的目標成本管理、合同管理、付款管理、動態成本管理等,需要分別從管理現狀談起,深入到具體業務單元的流程和執行情況。
總結對本次信息化的三個期望,以及三個主要的風險:這也是一次總結性的內容,由實施顧問對相關業務部門的領導進行訪談的總結回顧,并且結束本次的訪談內容。
在業務調研的過程中,需要這位實施顧問具備深厚的業務和技術功底,并且具備良好的溝通技巧,避免犯下之前所說的常見錯誤,確保業務調研能夠充分了解客戶的業務現狀。
編寫業務調研紀要:在完成了業務調研之后,需要在48小時之內完成業務調研會議紀要的梳理工作,作為本次調研的成果(備忘錄),提交給被訪談人確認,這些內容也將是后續編寫業務解決方案的基礎。在寫業務調研紀要的時候,需要進行結構化的思考:
會議主題:應精簡為三點左右,應該由訪談主導人在訪談開始時向被訪談者清晰說明的。
會議內容:詳細內容,可以根據問卷的問題以及訪談時所了解到的結果進行撰寫,重點要記錄下被訪談者的核心關注點。
會議結論:最終達成的共識,建議以系統應用目標為導向,這樣就可以在訪談的時候完成應用目標的溝通與引導。
后續工作項:后續還需要被訪談者參與的工作,分派任務。
待定事項:會議中未確定的,還存在疑問的工作。
一、當前檢察調研工作存在的主要不足
2、許多同志認識不到位,不能正確處理好檢察調研和其它檢察業務工作的關系。 以我院為例,雖然每年也布置開展檢察調研工作,但許多同志由于認識不到位,認為搞調研工作是研究室部門的事,與已無關,我們其他業務部門的同志,只要把自己的業務工作做好了也就完成了任務,這種錯誤認識存在的原因,是由于把調研工作同業務工作分割開來,是為了調研而調研的錯誤思想而導致的結果。
3、有些同志不能正確認識檢察調研的重要性,存在著作風不扎實、方法不得當、效果不明顯等問題。沒有認識到檢察調研是檢察工作中的重要組成部分,是一項基礎性、理論性、專業性很強的工作,檢察調研過程是發現問題、認識問題、解決問題的過程,是對檢察實踐進行反思或總結、或提高升華、或探討探索的過程,搞好調查研究不僅是我們正確理解法律、公正實施法律的重要理論基礎,同時也是提高檢察干警理論水平和執法水平的重要途徑。因此,我們一定要克服調查研究是秀才們的事,與本職工作無關、與已無關、辦案是硬任務、調研是軟任務等不正確的認識;糾正東拼西湊、應付交差、走馬觀花、作風漂浮的做法,盡量用自己的語言表達自己的思想,形成勤于思考,獨立思考,勤于筆耕,獨立動手的良好局面。
二、提高檢察調研工作質量的措施
1、加強領導,搞好組織發動
領導重視是搞好調研工作的重要前提。一是多匯報、多請示,積極主動地爭取領導的關心、重視與支持,爭取把檢察調研工作列入院黨組會或院務會或檢察長辦公會的議事日程,把檢察調研工作提高到重要位置,力爭一年內召開幾次檢察調研工作專題會,認真研究并著力解決調研工作中存在的問題。就我院目前的情況看,院黨組一班人是高度重視此項工作的,每年初,我們均按照上級院研究室的部署,專門召開院務會、檢察長辦公會專題研究和部署全年調研工作,將此項工作納入了院領導的議事日程,為推動我院調研工作的開展起到了積極作用。
2、完善工作制度,嚴格落實責任
首先,要將調研工作納入院目標管理,制定目標、分解任務,將調研任務落實到每個科室局,落實到每個干警。就我院的作法也是切實可行的。年初由研究室制定檢察調研任務工作計劃和考核辦法,并提供參考選題,然后各個科室定人員、定課題、定時間,并向研究室備案。二是將調研任務納入到全年的目標考核之中進行量化、細化、落實獎懲,將調研工作與目標考核、評優等掛鉤,使調研工作從軟任務變成了硬指標,一改過去僅靠研究室單兵作戰的局面,形成了各部門共同參與、全院干警積極參與的良好勢頭。三是建立完備合理的獎懲機制,并嚴格落實。為強化干警的調研意識, 實行一票否決制, 沒有完成調研任務的科室和個人,取消一切評選優秀的資格。對出色完成任務的, 要按照一定標準給予物質和精神獎勵。
3、圍繞中心、確定調研工作方向
選擇調研課題是決定調研質量的關鍵。一是要圍繞檢察工作重點,確定年內檢察調研工作的攻關重點。圍繞上級檢察機關的工作部署,并結合當地實際情況,明確本院的檢察工作重點。這些重點,也就是我們檢察調研的重點。檢察調研應當為檢察工作服務。例如,堅持嚴打方針,維護社會政治穩定和經濟安全;加大查辦和預防職務犯罪工作力度,促進廉政勤政建設;強化訴訟監督,維護司法公正和社會正義;深化檢察體制改革,推動檢察工作與時俱進;堅持從嚴治檢,加強檢察隊伍建設和基層建設。這些就是我們今后一個時期的調研重點。
郝建新對宣傳調研工作提了幾點意見:要加強對科協宣傳工作和決策咨詢工作的認識,增強做好宣傳調研工作的自覺性和主動性;要運用科學文化產業基金,推動科技與文化融合,大力發展科普文化產業;要按照國家和省里的統一安排,以山西科技報刊總社為基礎,加快組建山西科技新聞出版傳媒集團;要創新思路、整合力量,全力做好國家級科技思想庫試點建設工作;要建立健全工作機制,讓科協宣傳和決策咨詢工作制度化、規范化。
周大亞就國家級思想庫建設工作作了報告,主要闡述了中國科協國家級科技思想庫的功能定位、建設總體布局,以及地方科協和所屬學會做好決策咨詢工作的幾點體會。他指出,中國科協的國家級科技思想庫是關于科技工作者狀況的“人”的思想庫。在組織形式上,每個全國學會和地方科協都是黨委政府的科技思想庫,從下到上共同構成一個科技特點突出、科協特色鮮明、資源共建共享的金字塔型思想庫系統。另外,地方科協及所屬學會要做好決策咨詢工作,必須選好題目、組織好隊伍、提煉好專報、報送好成果、創新好形式。
王重一介紹了省科協宣調部今年的工作計劃,主要有9項內容:不斷健全體制、完善機制;開展10項決策咨詢調研課題;編印內刊、出版成果;承上啟下,建立省級試點(2家省級科技思想庫建設試點單位和8個省級科技工作者狀況調查站點);夯實基礎、加強能力建設,舉辦業務培訓,完善、維護和更新國家級科技思想庫決策咨詢平臺;做好科協日常工作和各項活動的宣傳報道;在媒體開辟“閃光的足跡”專欄,對中國科協和省科協表彰的優秀科技工作者進行宣傳;在媒體開辟“科技工作者建議”專欄,對科技工作者提出的建議進行整理刊登;開展對科技工作者的培訓。
會上宣讀了《關于聘請第二批山西省國家級科技思想庫決策咨詢專家的決定》,并給8位專家頒發了聘書;宣讀了《關于確定山西省機械工程學會和晉中市科協為省級科技思想庫建設試點單位的通知》,并為試點單位授牌;宣讀了《關于確定省電力科協等8單位為省級科技工作者狀況調查站點的通知》,并為各站點授牌;宣讀了《關于對2011年山西省國家級科技思想庫決策咨詢調研課題成果進行表彰的決定》,并為獲獎單位頒獎。
會上,楊偉民、郝建新、周大亞、許向陽共同按下啟動球,啟動了四大科普計劃在基層新聞采風活動。