企業檔案管理工作計劃范文
前言：我們精心挑選了數篇優質企業檔案管理工作計劃文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。
第1篇
1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善
檔案信息收集不全面、保存不完善是檔案管理的主要問題，有的企業原始檔案和格式不規范、不統一，文件的版面設計、尺寸不一，無法進行規范的裝訂，一些重要文件的簽字更是顏色不一，更有甚者在原始檔案上涂改勾畫，為后期的檔案編制帶來極大的不便[1]。
1.2 檔案管理方式落后
檔案管理需要運用科學合理的方法和工作方式，以更好的為企業發展服務。檔案管理主要分為三種管理模式：分散管理、分級管理、統一管理，在實際工作中，很多檔案管理人員沒有根據檔案信息的類型進行分類，目前，電力企業的檔案管理模式較為單一，大都選擇集中管理。統一管理方式有利于電力企業的檔案管理的完整性，但是這種管理模式往往給管理人員帶來巨大的工作量，造成工作效率低下。
1.3 領導重視程度不夠
領導重視程度不夠也是檔案管理水平低下的一個重要原因，電力企業領導沒有充分意識到檔案管理的重要性，出現重電力建設、輕管理的現象。因為對于建設電力企業來說，最重要的是看到電力企業的經濟效益，因此檔案管理部門在建設中往往被忽視，只有在上級檢查時才進行突擊整理，但是檔案的管理往往差強人意[2]。
1.4 檔案管理人員專業水平不達標
目前，我國的建設電力企業部配備的都是一些文案人員，主要負責文件的存儲和發放，這些文案人員大多學歷低，水平不高，建設單位對于檔案管理員的培訓不及時，導致文檔檔案的質量參差不齊。電力企業檔案管理人員不同于其他工作，需要一些綜合素質較高，具有交叉學科背景的專業人士，知識面廣，既懂電力企業又懂電力企業檔案管理，可以更好的進行消息編輯和分類。
2 建設電力企業檔案管理技巧
2.1 提高管理人員的業務水平
電力企業要安排專人負責檔案保管，在檔案的管理過程中，人是占核心地位的，培養涉及學科廣泛的高素質人才是關鍵。從事檔案的管理人員應首先更新觀念，積極參與互聯網技術、計算機技術、數字化技術等的培訓，并將這些技術應用于檔案管理的工作上，同時還要兼有嚴謹認真、遵守制度的優良品質，絕對不能篡改和泄露檔案的內容。除此之外，檔案管理員還應當堅持終身學習，不斷進行檔案管理的方法創新。
2.2 強化電力企業檔案管理制度
電力企業應當制訂一套適合自身企業發展的檔案管理制度，明確檔案的采集流程和注意事項，在收集完整之后統一核對并進行上報，以此來保證電力企業的檔案信息的質量和完整性。強化檔案管理人員的法律意識，確保檔案信息的安全性，當檔案管理人員離職時務必做好交接工作。同時，還要進一完善和追究責任制度，明確誰來管理誰負責，一旦檔案的管理出現安全和缺失等問題，應對領導進行指責。
2.3 對電力企業檔案進行數字化管理
建立檔案的電子化管理，有利于進行信息傳遞和檔案查詢，防止因自然因素導致紙版文檔的丟失。建設單位應建立網上管理系統，將電力企業的會議紀要、企業決策、安全問題等檔案全部錄入。在對檔案進行數字化管理時，管理員需要借助掃描技術、數字壓縮技術、電腦技術等方式把原始檔案數字化直接上傳，在檔案生成的時候直接將其生成規范的檔案信息，將紙質版的檔案慢慢變成多媒體的形式，不單單要收集文字信息，還可以讓檔案變得“有聲有色”，企業的照片、視頻等檔案也要全部留存電子檔，再通過統一的檔案分類代碼進行歸類管理，便于查詢。電力企業的電子檔案管理應只對有限的人授權，并對電子檔案系統的訪問和檔案更改做好記錄。
2.4 定期接受檔案管理專家的檢查
電力企業的檔案管理部門要自覺接受檔案管理專家的檢查，請指出檔案管理的不足和漏洞，并解答單位工作人員的有關問題。電力企業還要定期舉辦以文檔檔案管理為主題的內部考核比賽，對檔案管理人員水平進行評分，對于檔案保管較好的管理人員給予物質表揚，對于文檔工作有疏忽的管理人員進行批評和懲罰，同時追求其領導的責任。
2.5 保證文檔的保密性
文檔的內容涉及了電力企業的全部過程內容，包括會議綱要、經費使用、質量等，與電力企業的質量和經濟效益密切相關，因此文檔檔案不僅可以作為電力企業現場質量檢測和安全管理的控制手段，如果電力企業出現了安全事故，檔案還可以作為追究事故責任的有力證據。因此，文檔的完整性和保密性的重要是不言而喻的。
第2篇
一、現狀分析
近幾年來，中國電力體制改革形成了群雄逐鹿的格局。原國家電力公司拆分為華能、華電、大唐、國電、中電等5家發電企業和國家電網、南方電網及4家輔業集團，廠網一家壟斷經營體制已被打破，包括地方電力資本和外資電力投資公司在內的各路資本紛紛進入電源基地的建設中，形成了激烈的競爭態勢。企業重組，資本整合，新建電廠如雨后春筍般發展，這一系列的變化或變革，對電力企業當前乃至今后的檔案工作和管理體制產生了深刻影響。
現行的企業管理體制，賦予企業檔案主管部門對所屬單位檔案工作監督指導的職責。這就要求檔案主管部門在日常工作中，根據企業發展規劃和工作重點，通過調查研究和加強管理，對所屬單位的檔案工作進行統籌規劃、組織協調，開展行政監督、業務指導和咨詢服務等活動，以確保各單位的檔案工作正常運行和整體水平不斷提高。
隨著體制改革的深化和行業形勢的發展，企業新建項目的相繼建成，集團規模迅速地擴大，企業檔案數量劇增，檔案工作日益繁重，傳統的檔案工作管理機制存在的一些問題日益突顯出來。主要問題反映在：主管部門對所屬單位檔案部門中間管理環節的缺位。具體表現在以下幾方面：①檔案主管部門的監督指導機制渠道不暢通，工作效率難以提高，組織、協調、管理的職能不能充分發揮；②不能及時了解所屬各單位檔案工作的最新情況和快速解決所屬單位實際工作中遇到的問題；③隨著企業規模擴大，新建項目增多，檔案數量急劇增加，主管部門下基層進行面對面的檢查指導工作，顯得精力與人力不夠，且方式方法落后；④各單位檔案部門之間缺乏經常性的橫向協作、相互學習和業務交流的渠道；⑤所屬各單位檔案管理工作水平不一，整體水平難以提高等等。
目前我們企業的檔案管理工作有許多仍然停留在傳統的封閉式松散型單機管理模式上，這使得我們集團型企業的檔案工作處于一種低效率管理、低水平發展的狀況。不少單位檔案部門工作僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，且檔案的整理質量要求和整理規格不統一。雖然采用的單機數據計算機管理方式，主要還是輔助手工管理，即以手工為主，以計算機輔助管理。這樣的管理方式帶來的后果是：各單位檔案部門缺乏對于網上橫向協作型工作的處理能力，檔案管理相對封閉而孤立，檔案信息數據庫重復建設缺乏規劃，應用軟件程序設計語言各不相同，標準化程度低，通用性差，數據難以交換與共享等問題。
根據上述形勢和現狀分析，不難看出，目前集團型企業檔案工作的管理機制，與電力建設的形勢發展已不相適應，檔案工作的管理方式方法已明顯滯后，與現代化企業管理要求不相匹配。
20世紀末以來，網絡技術的飛速發展和廣泛應用，對市場經濟和企業發展產生了巨大的影響，同時對企業檔案工作提出了更高的要求。加強檔案信息網絡化建設和檔案工作網絡化管理，是我們電力企業檔案工作應對科學技術迅猛發展形勢和盡快適應現代化企業管理要求的必然選擇。
二、檔案工作網絡化管理
1、網絡化管理模式
檔案工作網絡化管理模式是我們通過深入仔細的調查研究；不斷總結與摸索而建立起來的，是一種切合電力集團型企業自身檔案管理工作特點的，既“保持獨立”又“相對集中”的新型管理模式。
這種新模式的具體功能構成：一是由所屬單位保持各自日常檔案工作獨立運作，同時主管部門則通過網絡傳輸遠程異地實時地進行業務監督與指導，實施相對集中的網絡化管理機制和工作方法；二是構建一個將集團內部包括各單位的所有檔案信息，通過計算機網絡管理系統鏈接形成統一格式的檔案數據，由主管單位檔案部門建立的“網管中心”進行統一維護和管理檔案信息資源共享的平臺；三是在網絡環境下，營造一個各單位檔案部門之間可通過網上的互動，進行信息傳遞、業務交流與協同工作的軟件環境；四是主管部門可通過網絡進行各種業務培訓、舉辦專題討論、組織網上檢查、總結評比等活動。
將傳統封閉式的、孤立的、單純的檔案管理工作的方式，改造為各單位檔案部門緊密聯系的、網上互動開放的、主管部門相對集中管理的網絡化工作方式，科學靈活地把保持所屬各單位獨立的檔案管理工作與主管部門相對集中的管理機制有機結合起來，從而達到我們所十分需要的主管部門與所屬單位檔案部門中間管理環節的緊密連接，疏通了各單位檔案部門之間的溝通和信息交流的渠道，強化了對各單位的檔案工作的遠程異地實時監督指導機制，從而提升管理層面，提高企業整體的現代化管理水平。
2、網絡化管理原則
我們把檔案工作網絡化管理歸納為幾項原則：
其一，“四統一”原則。一是統一軟件，采用統一軟件對檔案及檔案數據進行計算機處理和網絡化管理；二是統一平臺，運用同一系統，實現高效、準確、穩定的應用環境，在同一的網絡操作系統平臺運行；三是統一管理，把各單位的檔案信息納入相同結構的數據庫中進行管理；四是統一標準，按照統一標準、規定等要求，建立和健全各項規章制度等，使各項運作規范化。
其二，“專人負責”和“實時監控”原則。對建立的檔案信息管理系統的“網管服務中心”，要由檔案主管部門專人負責；對各接人單位的日常檔案工作進行遠程異地實時的監督與指導。這樣由主管部門負責管理的“網管服務中心”，作為監督指導、統一的網絡化管理平臺，通過網絡建設、系統集成、檔案管理系統軟件技術，形成了一個現代化、完善的檔案工作網絡化管理體系，強化了對所屬各單位的檔案工作監督指導力度。
三、網絡化管理的系統結構
檔案工作網絡化管理是一個體系，其應用主要基于以下技術系統支持：計算機網絡系統集成、檔案管理系統軟件、數據庫集成等，構建一個穩定高效統一的計算機網絡管理平臺。
1、檔案計算機網絡系統集成。即把分散異地的多立自主的計算機通過軟硬件設備互聯，實現檔案信息資源共享和交換。這是集團型企業實現檔案工作網絡化管理和檔案信息資源共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的計算機網絡系統，才能實現系統建設的高投入與商產出；為各單位檔案部門提供優質、高效和全方位的檔案信息網絡化服務。現階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較高的帶寬，具有較好的性價比，是一個較合適的選擇。網絡建設中還要考慮利用因特網，同主管單位和各單位相連，形成一個組織系統廣域網，實現檔案工作網絡化管理和信息資源共享。
由檔案主管部門“網管服務中心”平臺開辟的檔案信息網，可通過計算機網絡系統向各接人單位提供檔案網上查詢利用服務，為各立檔單位在網絡上開辟網上業務咨詢指導、專題討論、虛擬檔案室管理、網上開放文件閱覽、資源庫藏利用等檔案工作和檔案信息網絡化管理服務，為我們提供統一的存儲空間與應用空間。
2、檔案管理系統解決方案。檔案管理系統(應用軟件)選擇應遵循以下原則：標準與規范性、靈活性、可擴充性、安全性、檢索效率、開放性、易用性等。
國內一些軟件公司針對電力檔案類型復雜、管理要求較高、檔案利用率很高的特點研發設計的“企業檔案管理系統”電力版本，符合國家檔案管理標準和規范，為電力集團型企業提供了很好的選擇。
3、數據庫集成
(1)利用計算機技術、現代信息技術，按照一定的數據模型，將各單位所保管錄入的檔案信息存儲在計算機網絡中心系統中，以數據形式建立起來的，可網上機讀的檔案數據庫。
數據庫的應用能夠實現對各單位檔案數據通過網絡集中化控制，將所有檔案數據集中在相同的數據庫中進行統一管理。整個檔案數據庫管理系統可采用標準的B/S結構，數據庫放在服務器端，有關檔案人員可以通過瀏覽器，在經過系統用戶密碼、權限認證后，就可以根據具體情況在本地或者遠程對檔案數據庫中的檔案數據進行瀏覽、增加、修改、刪除等數據維護工作。檔案數據維護采用標準的瀏覽器界面，操作簡單，便于使用。
第3篇
關鍵詞：煙草商業企業；會計檔案；精細化管理
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）02-0-02
會計檔案是機關、企業、事業單位或其他經濟組織在經濟管理活動產生的會計憑證、會計賬簿和財務報表等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算專業材料。[1]它記錄和反映了一個單位的經濟活動，是經濟業務的重要史料和證據。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈，把握公司成立以來的經營情況，為單位制定經營決策提供參考；真實記錄財務會計管理的各個重要環節，是加強企業內控管理的保證及體現。會計檔案按照保管年限可以分為永久保存會計檔案和定期保存會計檔案等；按照文件類型分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類等；按照電算化進程可以分為傳統手工會計檔案和電算化會計檔案兩種類型等等，種類繁多，管理本身存在一定難度。
近年來，隨著煙草系統母子公司體制的建立，全面實施財務資產“一體化”管理，會計信息系統核算廣泛運用，財務管理在企業管理中核心作用逐步顯現，對會計檔案管理工作也提出了更高的要求。但會計檔案管理工作在實際操作過程中還存在以下的問題：
一、會計歸檔資料收集不全面。《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）《浙江省煙草專賣、商業系統企業會計基礎工作管理辦法》（浙煙財〔2005〕41號）（以下簡稱兩個辦法）等對會計檔案規定了歸檔范圍為憑證、賬簿、報表及其他，具體表述中用“其他應當保存的會計核算專業資料”涵蓋了沒有列舉的項目，在實際工作中需要很強的職業判斷。僅僅一個“其他”，讓很多人忽視了一些越來越顯得重要的會計資料的收集，如：預算執行情況表及分析報告，上級部門批復的預算相關文件、稅務審計等相關部門的檢查資料、資產處置資料等。
二、會計檔案打印、整理、編號等工作不規范。檔案管理是會計基礎工作的最終體現。很多財務人員工作認真，但是在會計檔案的打印、整理等工作中卻較為粗放。打印賬簿時沒有考慮實際需要，如：打印銀行明細賬時沒有分賬戶打印，或者只打印往來明細賬，沒有打印客商三欄輔助明細賬等；整理時沒有考慮各項資料的邏輯性；編號時沒有按總賬、現金、銀行存款日記賬、各科目明細賬、輔助賬順序排列等，給翻閱檔案、查找資料帶來不便。
三、財務新員工對會計檔案管理缺乏理論知識和實際操作能力。近年來，我市系統財務人員隊伍不斷注入新鮮血液，新老員工交替頻繁。老員工憑工作經驗不斷加強會計檔案管理，沒有留下系統的指導文字。部分新員工對會計檔案管理工作不夠了解，在具體操作過程中存在困難，難以跟上企業管理的要求。
四、企業內控管理對加強會計檔案管理提出新要求。檔案管理是企業內部控制管理的有機組成部分。2008年5月財政部會同五部委出臺了《企業內部控制基本規范》后，2010年4月又出臺了《企業內部控制配套指引》，企業內控管理日益顯示其重要性，并在企業發展中發揮積極作用。資金、采購業務、資產管理、銷售業務、財務報告等等一系列企業內部控制手段都涉及到財務部門，最終需要轉化在會計檔案中。系統內審計、外部審計、稅務檢查等，不僅僅是以前單純的檢查賬務的真實性、合規性，還加入了風險防控等方面的檢查，要求會計檔案管理更加全面、規范、系統和精細化。
針對以上會計檔案管理現狀及存在的問題，經過實際工作的摸索實踐，筆者認為全面做好會計檔案管理工作，實現粗放式管理轉為精細化管理目標，可以從以下工作思路和實施方案入手。
一、加強培訓，將會計檔案管理理論與實際工作相結合。針對會計檔案管理的薄弱環節，應組織財會人員系統學習兩個辦法、制度及其他要求，對會計檔案管理工作進行理論上的認識。擯棄會計檔案管理是會計檔案管理員個人責任的錯誤思想，在全員中樹立會計檔案重要性理念。可以聘請專業老師結合實際工作情況，對會計資料收集、整理、裝訂、編號到歸檔的一系列流程進行講解，將理論轉化為實際應用。
二、制定規范，將需收集保管的會計檔案項目進行細化。會計資料的收集是檔案的起點，只有收集及時、完整才能為檔案的科學管理和有效使用提供保證。我公司特制定了《會計檔案整理操作規范》，對麗水市煙草商業系統會計需要歸檔的材料進行了統一，共4大類27小項。包括：憑證、會計賬簿、會計報表及其他。會計賬簿類有10個具體項目，其他類有11個具體項目，包括：各項稅費納稅申報表及相關資料、固定資產盤點表及報告、資產處置資料、稅務、審計等相關部門的檢查資料等。涵蓋了會計整體工作中的每個關鍵點，避免重要資料的遺漏，對會計檔案管理人員具有切實的指導意義。
三、確定統一標準，對全市會計檔案管理工作統籌安排。為了使會計檔案管理更加規范，我們對打印、裝訂等進行了標準的統一。
（一）統一打印格式。新的財務系統上線后，關鍵用戶進行了統一的賬簿打印模版設置，使打印效果盡量合乎理想。對需要打印的賬簿格式明確作了要求，并詳細描述操作步驟。例如打印銀行日記賬時，要求選擇輔助明細表設置“會計科目、賬戶”為表頭選擇模板【現金日記賬（豎式）】打印，賬頁左上角要顯示科目編碼、科目名稱及賬戶；打印固定資產明細賬時，要求先整理一份匯總的固定資產情況表等，對每項內容均進行了最細環節的確定。
（二）統一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面及檔案盒等。按照兩個辦法的要求，記賬憑證規格統一規定為114*217mm，用紙標準為不小于80g/m的書寫紙；會計憑證封皮規格統一規定為125*232mm*2，用紙標準為不小于120g/m的牛皮紙；會計憑證檔案盒規格為135*231*30mm等等。市公司嚴格按標準對會計檔案裝訂材料進行了統一采購，給會計檔案穿上了全市統一的工作服。
另外對會計檔案的編號規則、歸檔要求及處置流程等都進行了詳盡的規定。
四、完善電子檔案管理，全面提升會計檔案管理水平。檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，除了紙質會計檔案的管理外，還要重視會計電子檔案的收集及管理。應加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統升級后，計算機、服務器和數據庫等軟硬件實物均應與相應的數據備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質文件一同保管，增加系統透明度和可操作性。[2]電子檔案應每年跟隨紙質檔案一起歸檔，與紙質檔案形成雙保險，以及適應不同使用目的。
五、以PPT為宣傳渠道，直觀展示會計檔案管理工作的全過程。我們將會計檔案的整理全過程拍攝照片，包括：（一）憑證的粘貼、附件折疊、憑證的裝訂、包角、蓋章；（二）賬簿打印設置、頁碼、賬簿啟用封面填寫標準；（三）案卷卷內目錄的填寫、封面的折疊、封底立卷人的填寫、案卷的裝訂；（四）案卷的編碼；（五）保管清冊、移交清冊等的填寫，制作成PPT，附文字說明，生動展現了會計檔案整理標準及全過程，為加強會計檔案管理提供后續保證。
六、梳理工作流程，將會計檔案精細化管理進行固化。結合企業管理體系的《會計檔案管理工作流程》，對檔案的移交、保管、銷毀等其他具體細節作了具體的規定，全面地進行會計檔案流程化管理。將檔案管理工作的各個步驟固化下來，形成文字和流程圖，有利于新員工在具體工作中有跡可循、有據可依，即使沒有足夠指導的情況下，也能迅速掌握該項工作。
會計檔案管理在實際工作中容易被忽視，而事實證明其實際上是一項繁雜深奧的工作并且對企業的發展意義重大。需要每個會計檔案管理員統觀全局，進行分析、理解和把握，改變以往的粗放型管理模式，進一步加強精細化管理。
參考文獻：
[1]朱軼杰.醫院會計檔案的規范化管理.內蒙古科技與經濟，2013（3）.
