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第1篇

一、目前學校檔案信息化管理中存在的問題

(一)學校檔案管理人員的信息化識薄弱，對信息化管理的重要性認識不夠。

長期以來，許多檔案人員對信息化檔案管理工作認識不足，意識中的檔案管理工作仍然局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，認為檔案管理就是人員手工裁剪、裝訂、保管等事務工作，只要紙質(zhì)材料不丟失、不泄密，能存檔，可以應付日常的查檔工作就行。沒有意識到信息化的重要性。

（二）學校檔案管理人員的信息化、現(xiàn)代化水平不高。

目前檔案管理主要仍保持實體管理，沒有隨著科學技術的進步而實現(xiàn)高校檔案的電子化管理。檔案管理人員也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術培訓，部分檔案管理者自身的電子系統(tǒng)操作水平也十分有限。這些都導致高校檔案管理只能在低水平層面上進行。

（三）學校檔案管理系統(tǒng)硬件條件的缺失。

檔案的信息化管理離不開整套完整、有效的信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，而放眼目前高校的情況，基本的硬件及系統(tǒng)都處于缺失狀態(tài)。檔案室所配備的電腦也大多只限于打印檔案目錄，無法進行信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)信息篩選、排序、分類、匯總等操作，因此導致很多檔案管理工作只能靠低現(xiàn)代化的手工操作來完成。

二、學校檔案人員在信息管理新時期中工作改革的幾點建議

（一）建立完善的檔案信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。

當今社會，信息、網(wǎng)絡和通訊技術對檔案工作者的角色既提出了挑戰(zhàn)，又帶來了相應的解決方案，依靠現(xiàn)代化科技手段實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。利用目前的網(wǎng)絡條件及數(shù)據(jù)庫處理技術，選用適合本校檔案管理工作的管理軟件，實現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案人員應該積極接受并鼓勵信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立，同時更應該意識到不應局限于已經(jīng)使用的網(wǎng)絡系統(tǒng)及信息操作平臺。隨著技術發(fā)展日新月異，會不斷產(chǎn)生新的文件處理和信息傳遞的方法，檔案人員應該與時俱進，不斷學習和適應新的系統(tǒng)規(guī)則和操作方式。

（二）健全檔案管理信息化的各項規(guī)章制度。

不斷健全并認真貫徹落實檔案管理方面的各項規(guī)章制度，使檔案管理信息化的工作制度化、規(guī)范化。在信息化轉(zhuǎn)變的過程中，結(jié)合學校檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對檔案信息的接收、傳遞、審核、整理、保管、查閱等的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規(guī)范現(xiàn)代化信息管理的過程。

（三）提高檔案人員的文化知識和素養(yǎng)。

作為一個能夠適應信息管理轉(zhuǎn)變的新時期檔案管理工作者，積極介入信息流程的意識，其知識水平和文化素養(yǎng)都需要有相應的提高。檔案工作者不僅應具有較高的檔案專業(yè)知識水平，還要熟悉與檔案工作相關的文化與科學技術知識。在新時期中，科技的發(fā)展決定了計算機與網(wǎng)絡必將成為今后信息傳播的主要途徑，經(jīng)濟全球化的發(fā)展也勢必將學校推向多種語言檔案管理的先鋒行列。學校的檔案工作者做為多語言信息的收集者和傳播者，必須掌握一定的計算機知識和外語知識。

（四）提升檔案人員的信息處理技能。

首先檔案工作者在從事檔案工作實踐活動中需要對信息進行搜集、理解、分析、處理等操作，才能對檔案進行一系列處理，使其形成檔案信息資源為人所用。因此，檔案工作者需要具備信息收集、選擇、信息加工的能力。其次，在學校檔案管理的過程中，不同群體對檔案信息有不同的要求，不同科目有著不同的教研成功檔案，師生的需求也就更有不同。對不同類型受眾的需求進行分析，分類整合、系統(tǒng)梳理和操作，將有利于提高檔案信息的管理和使用的效率。第三，學校作為新一代人才孕育和成長的地方，檔案工作者也必須時刻關注外界信息，并學校的實際工作相聯(lián)系，將一手的信息存檔，作為有價值的資料提供給全校師生參考。

（五）培養(yǎng)檔案人員的信息安全意識。

第2篇

關鍵詞： 專業(yè)人員 技術檔案 管理

中圖分類號：R915 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7484（2012）04-0302-02

專業(yè)人員在長期的工作中，形成并積累了大量的技術資料, 這些資料真實地反映專業(yè)人員個人業(yè)務能力和專業(yè)技術水平的連續(xù)發(fā)展過程［1］。通過專業(yè)人員技術檔案，一方面可證實個人的學歷、專業(yè)技術資格、培訓、成果業(yè)績、專業(yè)技術年度考核等情況。另一方面則反映單位的業(yè)務工作的全貌和整體水平。

1專業(yè)人員技術檔案的收集

1.1建檔對象：各類專業(yè)人員是個人技術檔案形成的主體。以我中心為例，凡在專業(yè)技術崗位工作，具備初級專業(yè)技術以上職稱的人員均納入建檔對象。

1.2收集的內(nèi)容

1.2.1專業(yè)技術證書：包括學歷證明、專業(yè)資格證書、聘書及上崗證。

1.2.2培訓證書：培訓、進修等取得的鑒定及證明材料。

1.2.3考核：各種考試、考核成績及年度考核。

1.2.4主要專業(yè)技術業(yè)績、成果、論文、著作等。

1.3收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。

1.3.1實時收集：個人日常取得的有關專業(yè)技術證明和業(yè)績成果材料，如學歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓教育形成的材料等，及時收集。

1.3.2集中收集：集中在年終考核后一次性收集。

2專業(yè)人員技術檔案的管理

2.1根據(jù)中心質(zhì)量管理體系文件《人員培訓及考核管理程序》的管理要求，每位專業(yè)技術人員必須建立《人員檔案卡》，記錄人員的基本信息。學歷、職稱、專業(yè)資格、工作及培訓經(jīng)歷、儀器設備使用上崗證等需經(jīng)中心主任對其確認或授權后才入冊建檔，確保每位專業(yè)人員均符合任職崗位要求，使技術檔案完整、準確和規(guī)范。

2.2按照專業(yè)人員業(yè)務材料的自然形成先后順序進行排列，以每人一卷為單位進行編號，標明姓名，職稱及所屬科室等，錄入專業(yè)人員技術檔案目錄。

2.3由于專業(yè)人員技術檔案材料的種類較多，按照專業(yè)人員的業(yè)務材料進行分類，一般分為五類：第一類：人員檔案材料(人員檔案卡)；第二類：證書材料；第三類：成果獎勵材料；第四類：考核、培訓材料；第五類：專業(yè)總結(jié)、實例論文材料。通過分類,把種類較多的材料理順清晰, 技術檔案就不會顯得雜亂無章。

2.4建立專業(yè)人員個人電子檔案，以便于查閱、借閱、歸檔和統(tǒng)計等日常工作。

2.5做好保密工作，專業(yè)技術人員檔案一般不能借閱，如因特殊情況需調(diào)閱，應征得檔案室負責人批準。

3 檔案管理工作存在的問題

3.1專業(yè)技術人員對技術檔案認識不足。專業(yè)人員技術檔案是一個不斷變化的有機體,它伴隨著專業(yè)人員的職稱晉升、培訓教育、、業(yè)績成果、考核等個人工作能力和業(yè)務水平過程，不斷產(chǎn)生的技術材料，在這些證明材料逐步提交過程中，內(nèi)容是多方面,多層次的。長期以來, 部分專業(yè)人員對技術檔案認識不足，檔案意識普遍比較薄弱，往往將個人的技術材料自己保留，不按時提交集中歸檔，經(jīng)常需多次催促, 致使檔案收集歸檔遇到了較大困難，部分材料因未及時收集或補充，使檔案欠缺完整性。

3.2檔案管理知識薄弱。檔案管理工作是一項專業(yè)性和技術性很強的工作，但經(jīng)過檔案專業(yè)正規(guī)教育和培訓的人員很少，專業(yè)知識薄弱，檔案管理經(jīng)驗不足，且多是兼職，很難專心鉆研檔案管理的相關知識，簡單認為檔案工作主要任務就是保管材料，有人員職稱晉升、評優(yōu)等查查資料了事，只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規(guī)范的弊端。

4解決問題的對策與方法

4.1領導重視和人員配合。領導對檔案管理工作應高度重視，把專業(yè)人員技術檔案管理工作納入工作計劃和目標管理考核，將檔案的收集工作納入的職責范圍，并落實到科室和個人，制定出各類檔案的歸檔范圍、保管期限，并經(jīng)常檢查檔案工作和定期進行考核, 將檔案歸檔情況的好壞作為考核科室及個人指標之一，凡沒有按要求而出現(xiàn)少歸、漏歸的將扣除科室或個人的考核分數(shù)，通過這種目標責任制的實施，使科室積極支持檔案部門的工作。只要領導重視和專業(yè)人員的積極配合，檔案人員認真負責，才能更加科學地規(guī)范檔案的工作程序和管理要求，保證了檔案資料的順利歸檔。

4.2加強宣傳，增強意識。 檔案部門要加強檔案宣傳工作，通過考試、宣傳欄多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識，使全體專業(yè)人員充分認識檔案工作的重要性，切實增強檔案意識。只要加深專業(yè)人員對建檔的認識和理解，使他們認識到自己在科研、職稱晉升、論著論文、培訓教育等方面取得證明材料，是個人工作能力和業(yè)務水平的技術財富，應該把它歸檔視為自己的職責，只有他們的檔案意識提高了，才能與檔案員密切配合，按質(zhì)按量完成歸檔工作，從而保證收集材料的完整、準確、系統(tǒng)，為技術檔案在建立和管理中創(chuàng)造良好的條件與環(huán)境。

4.3加強檔案管理人員培訓，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)高低，在很大程度上決定著一個單位檔案管理水平的高低，因此,檔案人員首先要具有強烈的事業(yè)心和責任感，熱愛檔案工作，對工作認真負責，這是一個檔案人員應具備的基本素質(zhì)，也是做好收集工作的重要保證。其次，檔案人員業(yè)務能力要強,為提高檔案人員的專業(yè)水平，定期安排檔案人員參加檔案管理專業(yè)培訓班，通過有計劃的專業(yè)培訓，使檔案管理人員專業(yè)水平和整體素質(zhì)有較大提高。

總之,做好專業(yè)人員技術檔案的收集和管理,為中心全面了解專業(yè)人員的業(yè)務情況和技術水平, 提供專業(yè)人員信息的資源，對促進疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測、健康教育和科研工作的開展具有十分重要的意義。

參考文獻

[1] 莫若琦.健全疾病控制機構專業(yè)人員技術檔案的對策與作用[J] . 醫(yī)學動物防制，2008，24（8）：864.

第3篇

一、檔案檢查工作的作用

（一）可以引起各級行領導對檔案工作的重視

目前個別基層央行檔案意識相對薄弱，對檔案工作關注較少。而由上級行組織檢查驗收，必定會引起各級領導的重視，隨之會安排一定的人力、物力去從事檔案工作，必然也會取得較好的效果。

（二）有利于檔案的綜合管理，推動檔案基礎業(yè)務水平提高

檔案目標管理工作有力地推動了檔案工作水平的提高，但是在檔案目標管理工作中難免出現(xiàn)盲目追求升級單位數(shù)量，不顧升級質(zhì)量等問題，從而達不到實際意義上的綜合管理，個別單位檔案工作中仍有死角。而檔案工作檢查對文書、專門、科技、聲像、實物檔案的立卷歸檔情況一并檢查，并將檔案工作向基層延伸、向新行業(yè)延伸、向新載體延伸，做到社會工作發(fā)展到哪里，檔案檢查覆蓋到哪里，確保檔案收集到哪里，絕不留死角，改變了以往檔案室文書檔案保存較為完整而不管其它檔案的狀況。由于每年檢查，不會形成積存文件，不搞突擊，也保證了檔案案卷質(zhì)量。機關的會議檔案、專業(yè)檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案、錄音錄像檔案以及實物檔案得到了真正意義上的綜合管理或集中統(tǒng)一管理，提高了檔案的綜合管理程度。而且檢查有利于發(fā)現(xiàn)立卷歸檔案卷中的質(zhì)量問題，便于及時糾正，對于提高檔案基礎業(yè)務水平十分有益。

（三）促進檔案開發(fā)利用工作

檔案檢查不僅能促進檔案基礎業(yè)務水平的提高，而且為檔案開發(fā)利用工作也提供了堅實的基礎。昆明中支在每次檔案檢查中都將各單位檔案的作息化建設和開發(fā)利用工作作為檢點，要求檔案部門在優(yōu)化服務上下功夫，找準檔案工作的切入點，為本單位各項工作提供全方位、多層次、高水平的檔案服務。檔案工作由被動服務變?yōu)橹鲃臃眨选八罊n案”變“活資源”，建立完善檔案機檢目錄數(shù)據(jù)庫和保存文件全文數(shù)據(jù)庫，確保文件形成電子化、文件管理動態(tài)化、文件傳送網(wǎng)絡化，盡可能地提供檔案信息、檔案技術等方面的服務，有效地促進了轄內(nèi)檔案服務水平，取得了較好的的社會和經(jīng)濟效益。

二、檔案檢查工作的主要內(nèi)容

（一）行政管理方面

主要檢查：基層央行檔案管理人員學習宣傳檔案法律法規(guī)情況，檔案年度工作計劃及總結(jié)，檔案員工作職責；制定并落實各門類檔案歸檔、檔案保護、保密、利用、安全崗位責任制等檔案工作制度；配備政治、文化素質(zhì)高的專職檔案員并參加業(yè)務培訓情況；檔案員崗位變動交接手續(xù)；重點關注分管行領導在解決檔案工作中實際問題的情況。

（二）基礎設施方面

主要檢查：檔案室是否能存放10年及以上檔案，室內(nèi)干凈、整潔、管理有序；檔案室配備溫濕度計、去濕機、滅火器、計算機及防盜防光等設備情況；檔案柜內(nèi)驅(qū)蟲防霉情況。昆明中支轄內(nèi)原部分中心支行受場地、經(jīng)費等因素的影響，檔案室面積較小，難以滿足做好檔案工作的需要。但通過近幾年的檢查督促，部分中心支行領導高度重視，加大對檔案室場地調(diào)整及建設資金投入，較好地解決了檔案室面積小的問題。

（三）基礎業(yè)務工作

主要檢查：是否嚴格按照檔案工作流程進行檔案的收集、檔案的接收、檔案整理、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案移交、檔案鑒定和銷毀等各項工作；應歸檔的文件材料收集齊全；分類準確、排列有序，目錄打印符合要求；各類檔案均已整理上架，編制歸檔文件目錄；電子檔案安全保存、備份；建立和健全全宗卷；檔案載體材料符合國家規(guī)定的質(zhì)量要求等。

（四）保管利用工作

主要檢查：各部門、各門類的檔案實行集中統(tǒng)一管理，無丟失檔案現(xiàn)象；堅持測記庫房溫濕度，定期檢查檔案，檔案無霉變、塵污、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象；建立檔案和資料收進、移出統(tǒng)計臺賬，登記及時，數(shù)據(jù)準確；檔案查閱調(diào)卷迅速、準確；做好借閱登記和利用效果登記，并有一定質(zhì)量的典型事例材料，檔案編研情況等。

三、主要的檢查形式及方式

1998年12月人行昆明中支成立以來，檔案工作檢查主要采取自查、抽查的形式進行。檢查組采取聽匯報、看印證材料（主要看全宗卷建立情況：一個單位的全宗卷建立健全情況是很重要的，全宗卷在檔案中取到提綱挈領的作用），看實物檔案等方式進行檢查，并將檢查情況形成專題報告進行通報并要求對存在問題及時整改。2008年，昆明中支從地市抽調(diào)的6人組隊，以檢查帶培訓的方式對轄內(nèi)各中心支行進行分批檢查，帶隊人員是中支分管檔案的辦公室領導，抽調(diào)的人員是地市辦公室領導或檔案人員，將各門類檔案工作制度、辦法匯編成冊，參加檢查人員人手一本，邊檢查、邊學習，讓中支分管檔案的辦公室領導更加了解和重視檔案工作。

四、檔案檢查工作中應關注的問題及建議

（一）應關注檔案管理部門協(xié)調(diào)其他業(yè)務部門做好檔案工作的情況

通過近幾年期的檢查發(fā)現(xiàn)，個別中心支行檔案管理人員由于并不了解其他業(yè)務部門工作，在檔案收集整理過程中只是被動地等待業(yè)務部門送檔案上門，其他業(yè)務部門人員也因并不清楚哪些資料應及時送達檔案管理部門歸檔而存放在本部門，而大部分業(yè)務部門存放檔案的硬件設施達不到檔案保管要求，長此以往，部分應及時歸檔的重要檔案（如珍貴的音像檔案、專項檔案等）可能造成損壞甚至遺失，影響檔案工作質(zhì)量。所以，要通過檢查，指導基層行檔案人員與業(yè)務部門密切配合做好檔案收集、整理、保管、移交工作。

（二）應跟蹤督促檢查中存在問題的整改情況

個人認為檔案檢查的目的是對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行整改落實。但在工作中，有時往往只重視發(fā)檢查通報及要求整改的事項，而忽視對整改落實情況的進一步跟蹤督促，造成同樣的問題屢查屢犯。因此，跟蹤督促問題的整改是檔案檢查中的重中之重，不可輕視。對存在的問題特別是對同一問題多次整改不到位影響檔案管理工作的要依規(guī)進行處理。