前言：我們精心挑選了數篇優(yōu)質公司檔案管理方案文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

在市場經濟的環(huán)境中，房地產企業(yè)想要得到順利地運行和長足的發(fā)展，除了要完成其科學組織結構的建立之外，還需要建立健全具有清晰產權、權責明確和科學管理的現代企業(yè)制度，而作為房地產公司內部行政管理中一項重要環(huán)節(jié)的檔案信息管理工作，就更應該加強其工作的開展及其安全性的保障，因為房地產檔案不僅關乎著國家、集體和個人房屋的所有權益，而且還是與房地產市場中法律活動的直接參與者，其更直接影響到房地產市場的順利發(fā)展，因此更需要掌握當前檔案信息管理的工作特點，保障檔案信息的安全。

二、房地產檔案信息管理工作的特點

（一）法律性。

近年來，隨著社會經濟的發(fā)展，加大了人們對房產的需求，進而促使房地產相關行業(yè)得到快速發(fā)展，但是這也容易導致房地產交易的過程中發(fā)生一些各式各樣的糾紛。但是作為繼房產證之后的另一個被法律認可并且明確房屋產權的有效憑證的房地產檔案，因此在法律進行有關房屋產權糾紛問題的時候，房地產檔案可以為其提供有效的重要依據，這也就體現了房地產檔案信息管理工作的法律性特點。

（二）區(qū)域壟斷性。

隨著城市經濟的快速發(fā)展，房地產市場的發(fā)展也十分迅速，為了實現房地產檔案信息管理工作的有條不紊的開展下去，所以房產管理部門的管理所采取的模式為劃區(qū)域管理，也就是每一個地區(qū)都專門由一個房產管理部門負責，這樣的管理分布，體現了當地產檔案管理工作的區(qū)域壟斷性。一旦不能做好房地產檔案信息管理的基礎工作，那么很有可能引發(fā)當地房地產市場混亂，進而對產權的有效管理造成不利的影響。

（三）信息化。

隨著計算機網絡信息技術在社會各領域各行業(yè)中的不斷滲透，這樣改變了房地產檔案信息管理的方式，實現了以信息文件的方式促進房地產經濟活動的運轉，工作繁重、復雜，往往需要花費大量的資源和時間，但是管理工作效率和成果卻不盡如人意，但是當前在網絡技術的支持下，實現了檔案信息的數據化，這樣檔案信息管理工作者就能通過計算機和網絡進行所有業(yè)務的處理，包括檢索、查詢、修改、統計和進行檔案編目工作等，不僅減少了檔案信息管理的工作量，同時也大大提供了管理質量和效率。

（四）可變性。

房地產資料的建檔立案并不代表房屋產權不會變化，尤其是在當前這個城市化進程不斷深入的新形勢下，改變著城市的格局布局，促進了房屋的拆遷重建，在這房屋不斷變化的過程中，都有可能會改變房屋的產權人，而這會使得相關房屋檔案信息隨之發(fā)生變動，因此說房地產檔案信息是可變的。

三、加強房地產檔案信息管理工作安全開展的對策

（一）建立完善房地產檔案信息管理制度。

隨著房地產檔案信息化管理的逐步深入，急劇增加了房地產相關的電子檔案數量和規(guī)模，因此為了保證檔案信息管理工作的進一步落實，首先就應該確保其管理安全性，這也就要求檔案信息管理工作人員需要針對管理工作的信息化特點做好檔案信息的安全管理工作。加強房地產檔案信息安全管理制度的建立和完善，將電子檔案的收錄、整理、保存、使用以及保密等工作提入安全管理日程中，同時還要落實安全管理責任，進而督促相應安全管理負責人積極開展安全管理工作，重視安全管理工作的開展，從而做到檔案信息安全管理有章可循，進一步保證檔案信息管理工作的安全順利開展。

（二）加強系統安全防范技術的使用和水平提升。

當前的房地產檔案信息大多都置身于網絡環(huán)境中，在該環(huán)境中因為一些不確定因素的影響，威脅著檔案信息的安全性，因此檔案部門需要加強對檔案信息系統進行安全防范，這就需要安全部門聘用一些專業(yè)高水平的計算機人才專門負責計算機和網絡系統的安全防范和維護工作，通過殺毒軟件的應用，保證網絡系統不遭受電腦病毒的攻擊，對重要檔案信息就應該提升安全防護級別，例如設置訪問權限和登錄密碼等。

（三）建立健全內保工作機制和檔案工作人員資格審查機制。

要把檔案庫房作為內保重點要害部位，在技防設施標準上，至少配備值班監(jiān)控室，安裝具閉路電視監(jiān)控、探測報警等多功能的安全防范系統，配備專人24小時值班，攝錄的圖像資料保存應不少于40日，并預留接口，適時與公安機關聯網，并在此基礎上還要嚴格遵守《信息安全技術信息系統物理安全技術要求》（GB/T21052-2007）中相關標準和要求，以確保安全技術能夠落到實處。在物理防范標準上，除應滿足公司內保物理防范標準外，還應符合國家對機要、檔案部門建筑物理防范和國家消防安全技術規(guī)范的標準。在錄用檔案工作人員時，必須堅持“先審查后錄用”的機制，對不宜在檔案部門工作的人員應當及時調整。

四、結束語

第2篇

1科學系統地分類,使基建企業(yè)工程檔案管理專業(yè)化

基建檔案正確地分類,是保證卷宗內檔案系統整理、編目、利用及運用計算機管理的基礎。高校檔案管理的重點從過去的文書檔案、教學檔案、會計檔案管理轉移到以基建工程建設為主的科技檔案管理。

根據國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》,結合基建工程檔案的自然形成規(guī)律和特點,在保持檔案本身所固有的內在聯系和系統性、便于保管和利用的原則下,將科技檔案分成4大類:基礎工程建設類、建筑類、設備類、科研類。根據高校基本建設發(fā)展的重點,將基礎工程建設類作為其中第一大類。其檔案資料屬于所有檔案中最重要的一部分。

2依據國標、行標,使歸檔基建工程文件材料規(guī)范化

結合國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)及住建部頒布的《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗收規(guī)范》(CJJ33-2005)、《城鎮(zhèn)基建室內工程施工與質量驗收規(guī)范》(CJJ94-2009)的標準要求,制訂《基建工程文件歸檔規(guī)定》,對基建工程建設竣工資料中歸檔文件材料的內容進行調整、補充,確定了基建工程文件的歸檔范圍,并對歸檔的文件質量做出明確要求。在工程竣工驗收時,力求做到歸檔的基礎建設工程文件內容真實、齊全、系統,其歸檔的文件質量符合要求。只有這樣,才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。

3文件的內容要求

3.1 基建工程文件材料歸檔內容

(1)工程依據文件。

①工程項目建議書、申請報告及審批文件、批準的設計任務書、初步設計、技術設計文件、施工圖和其它建設文件;②工程項目建設合同文件、招投標文件、設計變更通告單、工程量清單等;③建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證、質量監(jiān)督注冊文件、報建審核書、報建圖、竣工測量驗收合格證、工程質量評估報告;④財務文件(預算書)。

(2)交工技術文件。

①施工資質證書;②圖紙會審記錄、技術交底記錄、工程變更單(圖)、施工組織設計等;③開工報告、工程竣工報告、工程保修書等;④重大質量事故分析、處理報告;⑤材料、設備、儀表等的出廠的合格證明,材質書或檢驗報告;⑥施工記錄:隱蔽工程記錄、焊接記錄、管道吹掃記錄、強度和嚴密性試驗記錄、閥門試驗記錄、電氣儀表工程的安裝調試記錄等;⑦竣工圖紙:竣工圖應反映隱蔽工程、實際安裝定位、設計中未包含的項目、工程管道與其它市政設施特殊處理的位置等。

(3)驗收合格記錄。

①測量記錄;②隱蔽工程驗收記錄;③溝槽及回填記錄;④防腐絕緣合格記錄;⑤焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄;⑥管道吹掃合格記錄;⑦強度和嚴密性試驗合格記錄;⑧設備安裝合格記錄;⑨儲配與調壓各項工程的驗收及整本驗收合格記錄;⑩電氣、儀表安裝測試合格記錄;在施工中受檢的其它合格記錄。

(4)竣工圖。

竣工圖有:①總平面圖:比例為1∶2000或1∶5000;②平面(帶狀)圖:比例為1∶500或以標準地形圖繪制;③縱斷面圖:比例為橫向X∶1∶500,縱向Y∶l∶50或l∶100;④工程及特殊部位(重要的隱蔽工程)施工圖。

(5)工程竣工驗收文件(各項工程的程序驗收及整體驗收記錄)。

①工程竣工總結;②竣工驗收記錄;③財務決算文件(決算文件及交付使用財產總表和財產明細表)。

(6)監(jiān)理文件。

①監(jiān)理規(guī)劃;②監(jiān)理月報中的有關質量問題;③監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題;④進度控制;⑤質量控制;⑥造價控制;⑦分包資質;⑧監(jiān)理通知;⑨監(jiān)理工作總結。

3.2 基建工程文件材料歸檔內容

(1)設計文件及設計變更文件;(2)設備、管道組成件、主要材料的合格證、檢定證書或質量證明書;(3)施工安裝技術文件:焊工資格備案、閥門試驗記錄、射線探傷檢驗報告、超聲波試驗報告、隱蔽工程記錄、基建管道安裝工程檢查記錄;(4)質量事故處理記錄;(5)城鎮(zhèn)基建工程質量驗收記錄:基建分項工程質量驗收記錄、基建分部(子部分)工程質量驗收記錄、基建單位(子單位)工程竣工驗收記錄;(6)其它相關記錄。

4文件的質量要求

(1)歸檔的工程文件應為原件。

(2)工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。

(3)工程文件的內容必須真實、準確,與工程實際相符合。

(4)工程文件應采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

(5)工程文件應字跡清楚,圖樣清晰、圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

(6)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。

(7)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖復印件。

(8)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

①竣工圖章的基本內容應包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術人、編制日期、監(jiān)理單位、現場監(jiān)理、總監(jiān)。②竣工圖章尺寸為80mm×80mm;③竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方空白處。

(9)利用施工圖改繪竣工圖,必須標明變更修改依據;凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過1/3的,應當重新繪制竣工圖。

(10)不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊》方法(GB/1O6O9.3－89)統一折疊成A4(297mm×210mm),圖標露在外面。

5落實規(guī)章制度、使基建工程文件從形成到歸檔利用制度化

高校基建歸檔制度的建立是確保各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。在基建工程檔案管理方面制定相應的規(guī)章制度,從而使基建工程文件從形成到整理歸檔直至保管利用都有了一整套管理控制措施。

首先把文件材料的形成、積累、整理、歸檔作為工作程序納入到基建工程建設、管理的各項規(guī)章制度中。且它們是與建設的進程同步,即“工程立項開工與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”。只有把它納入到工程建設和管理的規(guī)章制度中,并使其規(guī)范化,才能為工程提供完整的竣工資料。其次、把文件材料管理納入到設計單位、建設單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責范圍內,并納入到各工程計劃、施工技術、質量管理的制度中。在進行工程驗收時,文件材料是否完整、準確、真實是工程技術監(jiān)督檢查、質量檢查、管理的一個重要環(huán)節(jié),是保證工程驗收合格的重要因素。沒有完整、準確的文件材料就不算完成計劃,沒有質量合格的文件材料,工程就不算達標,驗收就不能通過。

第二,把文件材料管理納入到工程技術人員崗位責任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設計人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔負的責任,并進行考核。竣工資料的歸檔控制:為了確保已竣工的檔案資料按時歸檔,確定了財務部門必須在得到檔案室關于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結算這一內部制度,保證了竣工資料的歸檔率達100%。檔案的移交:工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄,按目錄清單向檔案室歸檔,雙方簽章,各持一份,以示憑據。

6加強信息化建設,實現基建工程數據管理現代化

為了提高基建工程及其設施的監(jiān)控及管理水平,科學、準確、有效地掌握全市基建管理信息,可以建立SCADA系統、GPS衛(wèi)星定位系統、GIS基建地理信息系統。檔案部門配置主要以管理工程建設檔案為主的檔案管理系統。

(1)基建信息管理:為了準確把握地下管線信息,GIS部門在每項管線工程竣工后,根據管線竣工圖現場測量并結合GPS坐標定位,形成詳細、準確數據后輸人到GIS系統,形成了一套完整的基建管網分布圖。對于管網改造GIS部門也及時修改,從而實現了對地下基建管線信息的全面的數據化管理。并定期對移交到檔案館的管網數據光盤覆蓋更新。確保為高校基本建設提供第一手基建信息。

(2)基建工程檔案管理:對已竣工的基建工程。

檔案一套移交檔案館,一套由本單位保管。利用檔案管理系統軟件對歸本單位保管的基建工程檔案進行微機管理,并實現了對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導入、掃描、攝影等數碼技術將一些重要文件的內容通過系統中原文管理功能存入檔案管理系統數據庫。檔案管理系統軟件的運用使基建工程檔案管理更有序、查詢更方便,利用更及時。并且提高了檔案的查全率和查準率(我們依據《城市建設檔案著錄規(guī)范》中基建工程著錄項目完善了檔案管理系統,使錄入的信息更適應基建工程檔案管理的需要)。

綜上所述,高校基建在基建工程建設中只有嚴格執(zhí)行了基建工程管理的各項規(guī)章制度,實行規(guī)范化管理,并通過工程技術人員辛勤負責工作、才能保證基建工程檔案從形成到歸檔按質按時、井然有序,才能體現基建工程的整體管理水平和質量。檔案工作者只有對基建工程檔案的科學管理、辛勤用心服務,才能實現檔案資源的有效開發(fā)利用,才能為高校的工程建設、決算審計、基本建設管理、領導決策提供最準確的資料及最詳實的數據,才能更好地為學院的基本建設服務。

參考文獻

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[2] 董宏理,韓振華.規(guī)范基建工程建設行為提高基建工程管理水平[J].城市基建,2009(1).

[3] 劉志忠.淺析基建工程成本管理[J].城市基建,2007(7).

第3篇

關鍵詞：檔案管理　房產檔案　思考

房產檔案是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據。是房地產行政管理和城市建設發(fā)展的基礎性工作，體現著政府管理的重要職能。隨著近些年我國房地產市場的快速發(fā)展，房產交易事項逐漸增多，交易手續(xù)日漸周密，交易管理日趨規(guī)范，房產檔案工作任務更加繁重，工作要求更加嚴格具體。它不僅涉及單位自身管理與發(fā)展，更關系國家和人民群中的財產安全與切身利益。這就要求房產檔案管理部門在開展工作過程中，應做好以下幾個方面的工作：

1　房產檔案信息管理的基礎工作，搞好立檔前期控制

房產檔案是反映和記載房地產權屬狀況的真實信息資料，我國法律法規(guī)明確要求，房產檔案必須是真實、準確的，不得與事實相違背。如果房產檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么房產檔案的法律效力就會大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會出現證據錯誤和證據不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，房產檔案必須加強建檔基礎工作，做好事前控制。在檔案歸檔前，應該把握好三關：加強文件資料審核的管理。相關人員在進行房地產登記時，要嚴格審查當事人的資料是否完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理產權登記過程中，需按照相關規(guī)定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。加強產權資料移交的管理。這是產權資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過程中，管理人員必須對檔案資料再一次進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。最后，必須保證檔案資料中內容的清晰，精確簡潔，排序也必須符合規(guī)定，便于查閱和規(guī)范管理。總之，只有加強建檔的基礎工作，才能使后期的檔案管理發(fā)揮最大效能。

2　建設符合行業(yè)特點，適應未來發(fā)展需要的高質量的檔案信息數據庫

近些年，房產檔案工作面臨著許多實際問題，如檔案數量劇增、房產交易活躍、新型信息介質和記錄方式的涌現等問題強烈地沖擊著傳統的手工管理手段和方法。顯示出管理能力和效率低下，已適應不了房產檔案管理的需要。利用現代化技術，建設房產檔案信息數據庫，實現檔案管理新突破，已成為房產檔案管理工作的重要課題和發(fā)展趨勢。這種信息化建設必須結合自身行業(yè)特點，體現檔案管理的高質高效，能適應房產檔案未來發(fā)展的需要。這需要從全社會的角度去認識和把握市場信息。一是要制定統一的技術規(guī)范，包括業(yè)務分類、數據分項、數據定義等技術規(guī)范與格式，各相關業(yè)務部門、各相關業(yè)務系統今后進一步實現信息資源共享奠定技術基礎；二是要在系統中盡量延伸和拓寬市場數據的采集面，并規(guī)劃和設計出必要的數字化實現途徑；盡可能多地實現各關聯機構、協作部門業(yè)務數據的采集、轉換，促使更多的業(yè)務內容轉換成房地產市場所需要和必備的業(yè)務信息流；三是要實現系統間的數據交互，新的系統必須支持系統問、部門間數據資源交互和傳遞，實現同類業(yè)務信息的一致和共享。確定適用標準信息技術標準化是實現信息交換和資源共享的根本保證。在數字化建設中，必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準，最終建立起一個標準化的數字化利用平臺，實現檔案數字化管理。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案數字化階段也應優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準，面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化體系。充分利用房產數字檔案信息歸集、檢索、分析功能，為廣大市民、部門提供高效便捷的查詢服務。通過數據分析對房地產市場的現狀和發(fā)展趨勢為相關部門進行宏觀調控提供科學的決策依據，五是強化房產檔案人員業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。

3　重視人員素質，培養(yǎng)復合型人才隊伍

強化房產檔案人員業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。建立一支高素質的復合型人才的專業(yè)隊伍，是實現房產檔案信息現代化管理的關鍵。檔案管理工作者必須做到兩點：一是增強現代化意識。在實現檔案管理現代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、規(guī)模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發(fā)，總結經驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現代化管理意識。二是調整知識結構，掌握多種技能。建造多元化知識結構，全面系統地掌握檔案專業(yè)知識，學習和掌握現代化科學技術知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓練和培養(yǎng)出復合型專業(yè)人才，有效的提高檔案工作人員的素質，適用現代化的需要。