檔案應急管理范文
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第1篇
檔案記載著人類歷史的變遷，檔案也記錄了人類社會財富的積累，其珍貴性不言而喻，而由于檔案承載介質的特殊性，使得其容易遭受突發事件的破壞，破壞的后果就是形成不同程度的有形無形的損失。如何應對突發事件，減少突發事件對檔案造成的損毀，將影響降低到最低，因此對于檔案管理部門繼續建立一套科學合理的行之有效的應急預案管理辦法，使得檔案應急管理工作處于嚴格的可控狀態。
1 檔案部門加強應急預案管理的意義
應急預案是否能夠達到預期效果決定了管理部門能否有效的處置各類突發事件。檔案管理面對的是越來越復雜的社會環境，因此加強應急預案管理，具有十分重大而緊迫的意義。
人類社會的發展史包含著我們承受的自然災害和戰爭災害，因此很多國家、地區都無法躲避突入襲來的自然災害和戰爭災害，在歷史上每次自然災害和人為災難都會對所在地區的檔案造成巨大的難以彌補的損害。嚴峻的檔案突發安全危機，使得檔案部門必須要提高認識，有能力應對各種突發事件。危機既然無法避免，我就要時刻準備著，將危機對檔案的損失降到最低。
應急預案能夠指導相關單位進行應急管理。是應對突發事件的重要管理措施，也是提升檔案部門應急管理能力的關鍵舉措。建立健全應急預案體系，就要求所有的部門和人員必須明確在各自的管理崗位上自身的責任，進而形成統一的聯動狀態，共同應對。建立健全應急預案體系，使所有人具備識別隱患的能力，處置隱患的能力，降低隱患升級的能力。
2015年12月28日全國檔案工作暨表彰先進會議在京舉行，國家檔案局局長李明華在會上指出，要建立應急處置管理體系，從根本降低突發事件的發生的可能性，產生危害的影響面，要進行常規性的應急狀態演練，加大應急狀態演練投入，進而形成應急預案的可執行性，會議提出的要求，明確了當前檔案安全體系建設存在的問題，需要加強的管理的環節，進一步明確了管理者的責任。強調加強應急預案管理工作，確保國家和民族的歷史記憶能夠有效的保存，構建確保檔案安全保密的檔案安全體系，提升檔案安全保障能力，促進檔案事業全面、健康、可持續發展具有重要的現實意義。
2 檔案部門應急預案管理存在的主要問題
從目前我國檔案管理部門的應急預案建立的現狀可以看出，近些年來檔案應急管理能力已經大大加強，但是在一些環節上還有待進一步提高。存在的問題多反映在如下幾個關鍵環節。
2.1 應急預案不健全，聯動性不強
部分省份及地區沒有對突發事件應急管理工作給予足夠的重視，沒有建立應急預案體系，或是現有體系形式化嚴重，可執行性差。南方某省在已經建立檔案網站的市區，只有不足一半的市區公布了應急預案，其中還包括個別形式化的預案，可見重視程度十分有限；從其內容上來看，多集中在應對自然災害的應急預案的制定，而對于社會突發事件的應急預案沒有給予考慮。
2.2 預案內容形式化，可執行性不強
從前文所述南方某省的多個市區現有應急預案來看，存在著預案內容形式化，機械照搬照抄，內容空洞，嚴重與實際不符，沒有可執行性。從中抽查的五份市級自然災害應急處置預案中，幾乎全部與該省的檔案局的預案一樣，可見都是直接在省級預案上進行了名稱的修改，甚至內容都完全一樣，形式主義在應急預案的編制工作上表現尤為突出，甚至存在多個地區市縣互相抄襲應急預案的現象。
2.3 應急預案演練效果差，沒有形成聯動機制
建立了應急預案后，就要根據預案的假設情境進行有目的的演練，例如按照火災或是爆炸的事故情境，組織進行演習演練，從演練的表現上和結果上來確定火災應急預案的科學性與有效性。部分檔案部門開始定期的進行應急預案的演練，并且從中取得了很好的演練效果，但是部分單位仍然停留在紙上談兵的階段，沒有實戰演練，應急預案的演練與應急聯動能力有著直接關系，應急預案演練不足，應急聯動能力就弱，由此產生了檔案應急處置實踐中“不聯不動，聯而不動，聯而亂動，聯而慢動”等混亂現象。
2.4 經費保障不足，影響應急保障能力
只有充足的資金保障才能確保檔案部門能夠順利的開展應急預案管理工作，進而保證技術和設備的有效性，滿足應急預案的需要，確保保證能力的先進性和有效性。很多地區的檔案部門缺少充足的資金保障，存在著設備老化，技術落后，難以保證應急預案的順利實施。對于必要管理設施沒有定期進行維修保養，無法在突發事件出現時，按照預案來實施，已經出現過在發生火災后，由于火災報警設備和噴淋設備的失效，沒能第一時間形成應急預案的第一道防線。因此就要求檔案部門要進行多個資金渠道的投入保障，加大資金投入，保證裝備和物資的有效性，確保應急保障能力強大穩定。
3 檔案部門應急預案管理的基本內容
檔案安全是檔案管理工作最根本要求。這就要求檔案部門積極開展應急預案管理工作的前期規劃和后期實施工作。具體來說，主要有如下幾個方面的內容。要建立應急管理小組，明確責任，分工，在組織上形成分工明確，互相協作的狀態；對所在地區的檔案管理風險進行預測與評估，對人為因素和自然因素進行合理的劃分，對于檔案部門可能出現的安全隱患進行明確。
政府部門加投入，使得應急演練常規化，演練效果具備可執行性，在演練中檢查預案的效果，在演練中篩查預案的效果評價條件，講多次演練的結果進行綜合評估，對評估結果進行分析，然后進一步調整預案的可行性。
4 應急預案管理工作的展望
檔案部門的應急管理機制是檔案安全體系建設的重要環節和主要工作內容。全面、系統的應急管理機制能夠確保檔案部門的應對反應速度夠快，應對反應結果的有效，更好的預防和應對自然和人類社會的災害，最大限度地保護檔案資源的安全，從而保證人類社會歷史的延續性與文明的傳承性。
參考文獻
第2篇
一、嚴格的工作人員進出檔案管理庫制度
對檔案采取安全管理工作，首先需要對工作人員的進出進行嚴格的管理和控制。因為檔案管理科室是檔案管理部門中最為重要的地方，相關的工作人員必須要根據制定的嚴格制度進出。科室的制度主要包括這樣幾個內容：非檔案管理科室工作人員嚴禁出入檔案管理科室，如果遇到緊急情況必須要進入科室就需要做好詳盡的登記記錄；在檔案管理室內禁止出現明火，做好消防安全保護工作；下班后要對檔案管理室進行嚴密的巡視和關閉窗門等，保護整個檔案管理室的安全性。
二、做好檔案管理室內溫度和濕度的控制工作
現階段我國檔案資料多數仍然為紙質資料，這就對檔案管理室內的溫度和濕度提出嚴格的要求，必須要將其控制在良好的室內溫度和濕度中，這樣才能延長檔案資料使用壽命。檔案管理室內一般設置有控制室內溫度和濕度的設備，要及時對其進行查看，確保室內的溫度和濕度保證在一定的范圍之內。根據相關部門制定的規則，檔案管理室內的溫度一般要控制在十四攝氏度到二十四攝氏度之間，相對濕度則保持在45%-60%之間。一旦在檢查過程中，出現任何溫度和濕度異常的情況，要立刻采取及時有效的措施加以調整和制止，從而使得溫度和濕度恢復到正常的狀況。
同時，還有一些相對于高檔的檔案管理室選擇利用恒溫的機器設備來確保檔案管理室內溫度和濕度，從而不斷延長檔案的使用壽命。
三、檔案管理室內的“八防”措施
許多檔案管理科是在對檔案進行管理和保護過程中，從八個方面加以注意和保護，這八個方面被稱之為檔案管理的“八防”措施。
（一）防火消防措施。檔案資料一般為紙質資料，所以防火工作是保護檔案安全的重中之重。這就要相關的工作人員一定要經常性的檢查檔案管理室內的電路，避免因為線路老化導致引發的火災。同時，要在檔案管理室內設置專門的火災預防制度，并且在檔案管理室內安放大量滅火設備和滅火器材等。
（二）防水措施。檔案庫房應該建立在十燥的環境下，盡量設置在辦公區的高層，遠離低地勢；庫房內不設供水管道；檔案管理工作人員盡量不要在庫房內喝水，以防損壞檔案
（三）防潮措施。檔案庫房管理工作人員應該嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現象的出現，保障檔案庫房的通風性良好，常對庫房進行防潮處理，確保檔案庫房干燥通風。
（四）防霉措施。檔案發霉現象在檔案庫房中經常出現，其原因是在檔案庫房內密集陰暗環境的影響下，微生物極易發生霉變。因此檔案庫房要及時清理檔案庫房內的各種垃圾和灰塵；經常對庫房進行通風，保障檔案庫房的十燥；對檔案庫房進行空氣凈化，保障檔案庫房內空氣清新；進行一些防霉處理；確保檔案庫房內的溫度和濕度在合理的范圍內。
（五）防蟲措施。首先在檔案庫房的選址時，最好遠離潮濕陰暗的環境，遠離易產生蟲害的廚房、貨倉等地；其次，在進行檔案入庫前，要對庫房進行防蟲害預處理，在角落內放置驅蟲藥物，做好預防措施；最后，一旦發現蟲害現象，要及時處理，對受害的檔案也要進行處理，盡最大可能的減少損失。
（六）防光措施。光的直接照射對檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會導致紙質變脆，壽命降低。檔案庫房應盡量建設在沒有窗戶的房屋內，減少光照。
（七）防塵措施。灰塵會對檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應該經常對檔案進行清理，保持其清潔度；盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施；減少人員的出入，避免帶來更多的灰塵。
（八）防盜措施。檔案庫房應該安裝防盜報警系統，設立安全預警機制；檔案管理工作人員進出庫房要及時鎖好門窗并確保門窗的牢固性，發現安全隱患，及時上報，及時解決
四、定期檢查、清點檔案
檔案人員在進行檔案管理工作時應該遵循相關工作制度和規范定期對庫房內的檔案進行檢查和清點工作。尤其是在進行檔案遷移或更換庫房的工作時，一定要認真、細致地做好庫房的檢查、清點工作，確保庫房內檔案無問題。
五、檔案應急管理
檔案的應急管理工作十分重要，檔案的應急管理是指在發生災害時，及時對檔案信息資源進行搶救，盡最大可能的減少災害損失在檔案管理工作中，管理部門應該根據具體情況設立檔案應急管理方案，組織專人進行培訓和預演，加強檔案管理工作人員的危機處理能力。
第3篇
在臺風波及的地區，特別臺風中心附近經常伴有狂風、暴雨、巨浪、大潮等現象，嚴重威脅著檔案的安全。例如，2001年“納莉”臺風挾著暴雨襲擊后，我國臺灣省臺北市府地下二樓300多平方米的市府檔案室被水淹泡，泡了好幾天后，積水才慢慢被抽出，幾十萬份濕漉漉的文件，得一一晾干。2006年7月，廣東省因受臺風“碧利斯”的影響，部分地區發生嚴重的洪澇災害，面對突如其來的洪水襲擊，一些檔案部門由于缺乏防汛抗洪的應急預案，未能妥善安置檔案，致使所保存的檔案遭受浸泡而造成重大損失。項目建設期間，很多參建單位的檔案庫房或文件保管場所，大多是租用民房或臨時搭建的簡易房，安全系數更低，項目檔案員應熟悉和掌握與臺風有關的知識，在臺風來襲之前做好防臺風的準備工作，采取有效的措施，把損失降到最小程度。
福建LNG(Liquefied Naturai Gas，液化天然氣)站線項目是國家推進能源多樣化而從國外引進的大型液化天然氣項目，包括接收站終端、碼頭和輸氣干線3個部分，參建的施工單位、監理單位、檢測單位多達30多家，分布在福建省沿海的福州、莆田、泉州、廈門和漳州5個地市，工程歷時5年。福建LN G站線項目平均每年受到5個臺風的影響，開展臺風應急管理工作，建立項目檔案的臺風應急預案，明確應急管理流程，及時總結應急管理經驗，發現規律，不斷完善應急管理體制，對避免和減少臺風對項目檔案的危害，確保項目檔案齊全、完整和安全，具有積極的意義。
臺風應急管理準備
1 組織臺風及防臺知識的專項培訓
公司邀請大學教授對所有員工及參建單位做臺風及防臺知識講座，學習有關臺風的定義、強度等級、警報信號、風速、形成、臺風的生命史、路徑分析與預測、臺風應急防范等知識，公司檔案室要求所有參建單位的文檔員都得參加培訓學習。也邀請了政府檔案保管專家講授檔案安全管理規范、管理要求并進行現場指導，使臺風應急管理與檔案安全管理要求相結合，為項目檔案的臺風應急管理提供必要的專業知識。
2 與公司HSE部門、當地檔案機關溝通交流
為做好福建LNG項目建設期間的臺風應急管理工作，結合國家檔案局《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》，公司檔案室積極與HSE部門、當地檔案機關進行溝通臺風應急管理程序，建立與公司HSE(健康、安全、環境三位一體管理體系)部門和當地檔案機關對接的臺風應急預案，形成統一指揮、統一領導的應急處理體系。
3 制定、完善防臺風應急預案
在與公司HSE部門、當地政府檔案機關充分溝通的情況下，結合項目實際情況，參照公司應急救援總預案及當地檔案機關的防臺風工作預案，遵循公司應急管理理念和管理要求，充分借鑒和吸收國內外的臺風應急管理經驗，制定并逐步完善項目檔案臺風應急預案。
(1)應急方針
根據公司應急委員會的防臺風方針，公司檔案室貫徹了“安全第一、預防為主”、“十防九空也要防”、“寧可防而不來、不可來而無防”的防臺風應急方釓預防為主，防救結合，常備不解。
(2)應急原則
以人為本原則，以落實實踐科學發展觀為準繩，把保障人的生命安全作為首要任務，臺風應急時應最大限度地避免或減少人員傷害。充分利用公司，當地檔案機關及周邊社會現有資源的原則，福建LNG應急辦公室由HSE和總調度成員組成，應利用公司應急辦公室的臺風信息和應急保衛小組行動。發生重大緊急情況時，可充分請求臺風發生地檔案機關和其他社會力量現有的資源救援。快速、實用、有效原則，發生臺風災害，立即啟動應急程序，以實用、有效的方法迅速處置應急事件。持續改進原則，應急管理在不斷的演練和實踐中提升，達到提高總體管理水平的目的。
(3)應急預案組成
一是總預案，包括應對臺風緊急情況的管理政策、預案的目標、應急組織和責任等內容。總預案是綱領性的，主要明確應急的原則、職責和總體目標，具體的內容由其他文件詳細說明。二是程序文件，程序文件說明某個具體行動的目的和范圍。程序文件的內容十分具體，包括該做什么、由誰去做、什么時間和什么地點等。程序文件的目的是指導較為復雜的應急行動，使某些應急行動程序化和標準化，確保應急人員在執行應急任務時不會產生誤解和誤操作。三是指導說明書，說明書要介紹具體的行動細節，應急行動細節的內容往往是供應急行動人員使用，尤其是只涉及少數應急人員的具體工作時，相應的文件應在指導說明書中詳細描述。四是應急行動記錄，包括應急行動時的相關記錄，如指揮與行動記錄、現場監測數據記錄、應急演習與培訓記錄、檔案損失記錄等。這些記錄是應急預案必要的組成部分，是改善應急行動與預案的基礎，也可能是追究法律責任的依據。
臺風應急管理的組織機構
在公司應急委員會的統一領導下，公司檔案室負責牽頭項目檔案的臺風應急預案演練和運行工作。項目檔案臺風應急管理的組織結構如下：
項目檔案應急管理受公司應急委員會統一指揮，公司檔案室、各部門文檔員及各參建單位文檔員分級負責實施項目檔案應急工作。
1 公司應急委員會職責
應急委員會職責主要包括重大事項決策，應急行動的統一指揮，向上級報告情況，批準并臺風應急處理及應急準備和響應控制程序，批準并臺風應急預案，組織臺風應急演練，負責落實應急資金，滿足應急工作及應急演練的需要，負責應急體系的管理評審，并對有關人員和單位進行嘉獎或處罰。
2 應急辦公室職責
應急辦公室主要職責包括收集臺風的預報信息并及時向應急委員會報告；接收現場的報警信息并記錄，及時向應急委員會報告；當應急委員會主任宣布應急預案啟動后，立即通知應急委員會成員到達應急崗位；負責策劃應急演練，組織培訓工作；負責應急行動、培訓及演練記錄的收集并存檔；負責監督檢查各應急組織的應急準備工作情況，并向應急委員會報告等。
3 應急保衛小組職責
應急保衛小組主要職責包括應急狀態下實施對區域的治安保衛；執行應急委員會的應急指令；組織人員或檔案財產的疏散或應急撤離；事故現場的救援行動；事故現場的環境保護；參與應急響應技術培訓和演練；完成應急委員會交給的其他任務。
4 公司檔案室職責
公司檔案室職責包括負責編制檔案的臺風應急預案、應急管理程序、檔案應
急說明書；向各參建單位文檔員轉發應急信息；負責實施檔案庫房應急管理；負責檢查各文件場所安全措施落實情況；對災后現場情況進行評估并向應急辦公室報告；發生重大損失時，經應急委員會批準，召集檔案界專家統一補救方案并監督實施等。
5 文檔員職責
文檔員主要職責包括實施具體的應急行動；應急解除后應立即向檔案室匯報檔案受災情況；按應急說明書要求及檔案室或檔案專家的指導采取即時補救等。
臺風應急管理程序
自2003到2009年，福建LNG站線項目臺風應急預案成功運行了24次，項目檔案沒有遭受損失。福建LNG臺風應急管理程序如下：
1 跟蹤并及時通知臺風信息
每年五月份開始有臺風時，根據公司應急辦公室提供的臺風信息，公司檔案室跟蹤臺風實時情況，并及時向所有參建單位文檔員傳達臺風情況，直到臺風結束為止。
2 應急啟動
臺風48小時內可能影響項目部所在地時，根據公司應急委員會宣布的臺風應急啟動，公司檔案室及時將應急啟動通知傳達給各參建單位文檔員，各參建單位文檔員按規定時間間隔進行報告項目檔案安全隋況，直到防臺風工作結束。
3 應急準備
臺風24小時可能影響項目部所在地，平均風力達6～7級時，根據公司應急委員會下發的臺風應急準備行動，公司檔案室及時將通知傳達給各參建單位文檔員，并組織下列工作：
(1)確認臺風位置
防臺風的關鍵是如何確定與臺風的安全距離。根據公司應急辦公室提供的信息，公司檔案室及時將臺風位置傳達給各文檔員。
(2)安全檢查
臺風來臨之前，公司檔案室組織監理對各承包商進行臺風應急專項安全檢查，對保管不足地方立即整改，嚴堵漏洞，做好項目文件的防水防潮工作。
(3)定期臺風書面簡報
從應急啟動開始直到臺風結束，參建單位文檔員向公司檔案室匯報檔案現場損失情況，公司檔案室向公司應急辦公室做檔案專題匯總。
4 應急撤離
臺風12小時內可能影響項目所在地，平均風力可達10級以上時，根據應急委員會的應急撤離指令，各項目檔案保管場所應拔掉所有電器插頭，關好門窗，所有文檔員及項目文件應撤離到安全地方。
5 應急恢復
