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第1篇

企業檔案管理知識管理

一、何為知識管理

知識管理是管理科學更深一個層次的理念及思想的延伸，知識管理的發展主要是依靠人們的知識資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識，第二是顯性知識。顯性知識又稱明晰知識、外顯知識是指“能明確表達的知識”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數據庫等方式獲取，能表明其含義的。在行動中所蘊含的未被表述的知識，稱為隱性知識。知識管理是指組織的管理者通過對組織內外部的顯性知識和隱性知識的獲取、存儲、傳遞和應用活動進行管理和利用，以達到提高組織創造價值的能力。

知識管理其實是一種管理理念，它必須與實際的企業管理相結合才用其生命力。筆者認為，相對于企業而言，知識管理是指企業以信息化的手段來管理企業的各類智力資本，使之與企業其他資本相結合，為企業各項業務發展服務，推動企業整體向前發展。

二、知識管理與檔案管理的關系

檔案記錄著人類在歷史社會活動中的全過程的事實、數據、知識、經驗、教訓等，是知識的一種表現形態，具有存儲信息的知識功能。檔案管理是通過對檔案的收集、整理、管理、開發利用，實現檔案留存歷史，服務當下的價值。通過檔案信息資源的開發利用，是有效傳遞顯性知識和隱性知識的有效途徑。

檔案管理與知識管理的關系，有學者認為，知識管理是現代檔案管理工作的新階段，也有人認為知識管理是檔案開發利用階段的一個組成部分，筆者認為知識管理是檔案管理新的發展方向，是組織檔案開發利用的一次升華。對于檔案來說大致經歷了以下兩次革命，第一次為法國大革命時期頒布的《穡月七日檔案法令》，標志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權宣言”之稱；檔案的第是基于信息技術革命，帶來的檔案管理手段的進步，解放了檔案工作人員，有計算機和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認為檔案管理的第三次革命，將是以知識管理為發展方向的檔案管理變革，知識管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會、組織對檔案的極大重視。

或者我們可以這樣認為，知識管理是工作的手段，檔案管理是工作的內容，而檔案是企業的資本、資源，通過知識管理的方式來管理企業的檔案資源并配置優化。

三、企業檔案知識管理的開展需要哪些基礎工作

可以說，到目前為止，知識管理還是一個概念化的管理理念，在檔案管理中應用知識管理的模式更是一個創新大膽的嘗試。因為建立一種新的管理模式就意味著對舊的管理模式及其組織結構的否定。知識管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優化，并沒有絕對的對錯之分。企業的檔案管理在向知識管理過渡中，應根據實際情況，實事求是，量力而行。

企業檔案管理要發展成知識管理，需要做好以下幾個方面：

第一，企業檔案知識管理要建立在檔案信息化高度發達的基礎上。可以說檔案信息化是檔案知識管理的基礎。檔案知識管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎上，在傳統紙質檔案的基礎上開展檔案知識管理，效率低、質量差。對傳統的紙質檔案進行數字化加工，開發檔案系統與其他各業務系統接口，收集電子文件，通過數據挖掘技術和大數據技術，開展數據集成、數據存儲、數據分析、語義處理與可視化數據挖掘問題，研究深層次知識挖掘的方法和技術。

第二，企業檔案知識管理要建立在新型的人與檔案之間的關系上。要建立檔案知識管理，需要檔案充分的融入企業的各項工作中，讓企業員工在工作中能隨時隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識能通過檔案的形式進行保管和分享。

在信息技術尚未廣泛運用在企業日常管理之前，檔案管理位于整個企業線性管理的未端，與其他企業運營模塊之間是一種單程的點對點關系。隨著信息技術的發展，各種信息系統中企業運營和發展中發揮越來越重要的作用。信息化成為企業管理和運營不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業發展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對檔案管理者提出了新的更高的要求。

第三，企業檔案知識管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業檔案管理體制中，由企業的的檔案部門集中統一管理全企業的檔案，需要同時負責收、管、存、用等各個業務環節，而企業的檔案負責人人數基本都是很少，在應付基本的檔案管理工作已經顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識管理。要企業通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識管理，估計也很少有企業有如此的先進之名。企業檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發展成為企業全員參與，企業檔案管理和檔案信息資源和檔案知識開發中。甚至是開展企業檔案知識管理外包，由專門的信息資源和知識管理公司負責企業檔案知識開發和提供利用工作。

第四，應作好用戶需求分析，根據需要，建立符合企業發展規劃的知識管理體系。不同的企業對知識管理的需求是不一樣的，同一企業在不同的發展階段也是不一樣的。企業的檔案管理在向知識管理過渡中，實事求是的分析企業實際的需求和發展現狀，以及企業本身信息化建設的水平。并梳理各業務在檔案利用中的具體需求，結合企業業務和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導向，以企業自身發展為牽引，建立符合企業長遠發展檔案知識管理系統。參考文獻：

[1]任越，知識管理中檔案價值的重新發現[M]，檔案學通訊，2012（05）.

[2]張曉娟，我國檔案館運用知識管理的案例研究――以武漢市城建檔案館為例[M]，檔案學研究，2010（04）.

[3]賈玲，知識管理不能取代檔案管理――再論檔案管理與知識管理的關系[M]，檔案學研究，2015（04）.

[4]冷雪，近十年我國檔案學與圖書館學領域知識管理研究的計量分析[M]，檔案學研究，2013（12）.

第2篇

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；知識管理；啟示

引言

經濟全球化、社會信息化背景下，事業單位檔案管理工作也逐漸步入自動化、現代化階段，充分借助信息技術的優勢，提高檔案管理的效率與質量，同時隨著知識經濟時代來臨，知識管理又被廣泛分析，結合該方面，以知識管理為視角，具體分析因知識管理影響下事業單位檔案管理的諸多策略。

1.知識管理下事業單位檔案管理面臨的問題

首先，在知識管理下，檔案管理面臨著標準化、規范化程度偏低等問題，就事業單位檔案管理工作而言，其前提是基礎工作的標準化和規范化。然而，在當前的知識時代下，檔案管理的基礎工作卻并未體現出這一前提，檔案建設的形式各有不同、層次不一的情況非常明顯，這使得管理工作規范性、服務性、開發性以及共享性相對較差，無法適應知識時代下檔案信息資源共享的要求。其次，知識管理過程中事業單位檔案管理人員的素質提升成為重要問題，必須給予重視。檔案管理人員是實現檔案管理信息化的主導力量。現階段，大部分各級各類檔案管理機構中的檔案工作者是檔案專業人員，雖然他們具備專業的檔案管理知識，但是卻缺乏知識時代下應當具備的信息素質，甚至有些檔案管理人員尚未適應網絡工作環境和計算機工作環境。

2.知識管理與檔案管理的關系

從知識管理的廣義定義上看，包括了社會知識管理，科學知識管理以及組織知識管理等幾方面，基于此，作為事業單位來說，知識管理在事業單位管理中備受重視，從檔案管理方面看，研究知識管理帶來的啟示也十分必要，在政府部門、以及事業單位中進行知識管理的案例不多，所以，有必要進行相應的簡明分析，也正是因為如此，兩者之間的關系變得更為微妙，事業單位的檔案知識管理有著特有的內容，在管理階段更應該從多角度分析，明確檔案管理的必要性，也要積極探討如何利用知識管理實現檔案管理的創新，以此推動檔案事業的進一步完善，提高檔案管理工作的實際效率。

3.知識管理對事業單位檔案工作的啟示

3.1樹立“大檔案”觀

從知識管理相關方面看必須要考慮知識工作本身的改進與提高。通常事業單位的檔案管理包括對社會實踐活動的記錄，但因傳統檔案管理模式的限定，常常局限于檔案顯性知識層面，再此范圍內往往只是簡單的歷史記錄，那么如何通過明確部分隱性知識，實現其顯性化、也實現檔案化，達到有效的存儲效果，這需要結合實踐，有效分析，也需要進一步樹立“大檔案”觀，事業單位檔案管理要放到重要位置，與市場環境因素等等相關的因素要有機結合，同時，也應該重視事業單位外部環境因素，明確在實際的檔案管理工作中不僅僅局限于檔案的收集與整理，還要實現動態的知識與信息化，這樣能夠推進事業單位檔案知識化管理效率，也能夠樹立健全的檔案管理模式，進一步分析，是為了構建事業單位檔案管理的新思想，改變傳統狹隘的觀念，按事業單位要求與知識的內容進行大檔案的外延。

3.2創新管理模式，提高檔案管理效率

相關的事業單位檔案部門，應該重視從知識管理內涵，通過明確檔案管理的利用體現，進一步找到最適合的檔案管理理念，從而不斷創新管理，尤其在知識管理的前提下，人才競爭變得越來越激烈。在這種多變的信息經濟下，檔案管理人員進行檔案管理時應該使用更多的措施進行檔案管理，創新檔案管理模式，進而提高檔案管理的效率。首先，應該建立健全檔案管理機制，同時建立一個與之對應的激勵制度，使得檔案管理人員的工作與其薪酬相對應，進而提高檔案管理人員工作的積極性；其次，檔案管理人員應該具有自主學習的能力，及時更新自己的管理水平和技術。檔案管理部門還應該針對檔案管理人員進行定期培訓，進而提高檔案管理人員的專業水平和技術能力；豐富自身的管理知識，提高檔案管理能力，更好的完成檔案管理工作；最后，知識管理下應該重視現代信息技術在檔案管理工作中的不斷引入和應用，檔案管理人員應該不斷的總結自己工作中出現的問題，進一步為利用者提供多方位的知識服務，也進一步實現知識的共享。

3.3重在知識的共享與創新

事業單位檔案管理基本核心是實行知識的共享與創新，這樣能夠提高單位的核心競爭力。同時也能充分體現出檔案資料作為事業單位知識的一種表現形式，在此過程中事業單位在實施檔案綜合管理與一體化管理階段，要有明確的方向，一方面要把檔案管理工作放在知識的有序上，包括事業單位各種檔案類型的知識分類，也要分析其中各種相互的聯系，同時，更要從知識庫中找出與其相關的知識利用者之間的溝通策略，這樣也為人們實現知識共享提供有效條件。另一方面，要明確檔案管理中蘊含的知識，努力把檔案中的知識運用到事業單位管理之中。

結束語

綜上所述，在知識管理時代背景下，我國事業單位檔案管理工作所面臨的發展形勢還是非常嚴峻的，提高事業單位檔案管理質量與效率，也顯得更加緊迫。事業單位檔案管理者應該積極借助知識管理理念與相關的優勢，轉變傳統管理觀念，切實落實檔案管理的各項要求和原則，如此才能夠在實現事業單位檔案管理現代化的同時，又能夠保障檔案管理等的規范化，使其更好的為社會服務。

參考文獻：

[1]孟強.大數據時代知識管理對檔案管理的啟示[J].蘭臺世界,2016,(11):39-42.

第3篇

關鍵詞：檔案管理；知識管理；關系；探究

檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理，而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當前社會管理工作中的重要環節與思路，在知識經濟時代背景下二者能夠而且應該產生互動交流的火花，促進知識管理與檔案管理的和諧互動發展。從知識管理的發展歷程可以看出，自1986年世界勞工大會正式提出這一概念后，世界范圍內發達國家對于知識管理的研究就始終處于快速發展階段，而不同知識背景下的學者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認為，知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統地管理和利用，從而推動知識的作用發揮。

一、管理學視域中檔案管理與知識管理的異同

（一）檔案管理與知識管理的差異性

檔案管理以保存、管理、查閱、調動等為主要工作環節，其工作重心是利用管理規范和技術手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規范化、制度化和程序化是關鍵特征，而在當前社會發展進程中推動檔案管理的現代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調規范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強的創新性和實用性，更加重視發揮知識的社會價值和應用價值，通過知識管理來創造更多的社會生產力。

（二）檔案管理與知識管理的相似性

從管理對象、流程、目的、技術等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產生互動關系的基礎。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經歷產生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲，在此基礎上根據相關單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產生階段開始，對于不同的知識類型進行分類管理，依據相關需要進行知識利用與評價。最后，二者的管理技術也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術上的大規模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發展，利用電子信息技術對檔案信息和知識信息進行數據處理，建立數據庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。

二、檔案管理與知識管理的互動關系

根據檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調動二者的互動發展，從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。

（一）知識管理擴大檔案管理的范疇

對于檔案管理來說，傳統的管理方法和管理模式在信息化背景下出現了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權限差別，在現實利用方面存在一定困難。知識管理能夠將包括檔案、文件在內的檔案管理內容納入到管理范疇中，通過對管理內容的有效處理構建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業檔案為例，在傳統的檔案管理范疇中，企業檔案管理服務基本維持在檔案的保管和調動等最為表層的方面，實現檔案管理與知識管理的結合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發揮檔案管理在企業人事管理中的作用。

（二）檔案管理為知識管理提供制度規范

相比于已經開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累，在企業知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠將員工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關鍵的兩種形式，檔案管理能夠將語言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關系及同異之處，并且充分發揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發展進步。

作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學校

參考文獻：

［1］劇艷英．檔案管理與知識管理的關系研究［J］．辦公室業務，2012，04．