前言：我們精心挑選了數篇優質檔案管理規則文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

一、當前檔案信息資源管理系統中曝露的問題

首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經慢慢地實現了通過計算機系統進行控制的目錄管理以及全文管理，同時，電子檔案歸檔也逐步向著網絡化的方向發展。然而，對于歸檔管理而言，其模式卻并沒有實現同步的發展。管理中對歸檔部門業務引導方法效果不佳，沒有管理好兼職檔案人員，對于歸檔文件的質量管理工作執行不到位。其次，檔案信息資源管理系統運作效率低。企業或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統的直接使用者，對于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統的運作模式，明白業務規則制定以及管理的方法。但是，由于業務規則存在形式是代碼，而代碼在計算機系統中不集中，計算機系統靈活性和友好性都較差，所以規則的修改和調整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術人員，然后再由技術人員對業務規則進行修改，這就導致了業務規則調整的時間變長，管理系統的運作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統維護費用較高。很多人認為信息系統上線運作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開始，在后面還有更多的工作等著完成。系統的維護、軟件的升級、數據庫的開放等等，這些后續的工作導致了檔案信息資源管理系統維護費用昂貴。然而，檔案業務人員對于系統的維護工作不懂，必須有專業的技術人員或者公司進行，這勢必會造成維護費用的提升。最后，檔案信息資源管理系統壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統的開發工作交給外包公司來完成，然而最終能夠成功開發出合適系統的并不多。因為我國的檔案事業發展比較迅速，管理規則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同，則業務管理標準也不相同。業務規則經常發生變化，而規則每變動一次就要對軟件進行一次修改，經常有系統剛要交付就有出現需要修改規則的要求。

二、業務規則管理及其系統原理

業務規則是描述信息，它主要功能是對業務邏輯結構進行驗證，影響并控制業務邏輯。業務邏輯的處理方式正是受到了業務規則管理而發生改變，業務行為采用結構化的業務規則數據表示。業務規則與程序之間相互獨立。所以在編寫程序時，可使用專業術語，對業務人員開放業務系統。業務規則系統屬于工具和機制的綜合，包括了多個組成部分。規則集成開發環境、規則語言框架、規則管理工具、訪問控制、規則庫、規則引擎等。規則集成開發系統主要是對規則進行調整。規則語言框架根據面對的對象不同，存在方式不同，有程序設計形式、數據庫處理語言形式以及業務規則語言形式三種存在形式。規則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規則進行調整。訪問控制主要是設置訪問權限，保證規則數據庫的安全。應用程序主要把對象和數據交給規則引擎，規則引擎調用對應的規則，發生動作。總的來講，業務規則管理系統的功能包括了管理規則、部署規則、分析規則、定制規則和設計規則，這些功能共同提高了業務規則管理的水平。

三、業務規則管理系統在檔案信息資源管理中的應用

檔案業務規則管理系統組成主要包括了五個部分，首先是檔案業務規則集成開發的環境，它主要集成業務編輯器和編譯工具，管理業務規則等工作。依據圖形界面，能夠方便用戶建立業務模型對象。其次是檔案業務對象的模型，它主要對檔案管理工作進行描述，記錄檔案業務的約束條件和名稱等。業務規則語言是通過業務對象模型提供詞匯。第三是檔案業務規則語言，語言模型能夠為技術人員以及業務人員提供了業務規則的語言，語言通過系統的處理后，以代碼的形式傳給規則引擎，由它進行執行。通常情況下對業務人員提供受限中文業務規則語言，對技術人員提供Java之類的語言。第四是檔案規則庫，其發揮的作用主要是存儲作用。當用戶將規則輸入后，系統編譯后將其存儲在檔案規則庫，規則引擎可以對檔案規則庫中的規則進行調用和執行。有些公司還對檔案規則庫進行了分類，方便使用。最后是檔案業務規則引起，其工作流程大致是創建對象、加載更換規則集、數據集合的提交、命令、得出結果。

第2篇

本標準規定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規范化程序與管理規則。

本標準適用于公務電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎上，為其安全保管和有效開發利用提供依據。

國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織的公務電子郵件歸檔與管理適用本標準。

2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規范

GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理

GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構

DA/T 1―2000檔案工作基本術語

DA/T 18―1999檔案著錄規則

DA/T 22―2000歸檔文件整理規則

國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法

3術語和定義

DA/T 1-2000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。

3．1 電子郵件electronic mail

由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統經由計算機網絡發送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。

電子郵件可在一機構內部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務電子郵件、暫時性公務電子郵件、私人電子郵件。

3．2 公務電子郵件electronic mail document

國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織在公務活動中產生的經由電子郵件系統傳輸的電子郵件。

3．3 公務電子郵件系統electronic mail document sys-tem

用于產生、傳送、接收、閱讀和處置公務電子郵件的計算機應用系統。3．4 電子文件管理系統electronic records managementsystem

為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應用系統。

4總則

4．1公務電子郵件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

4．2公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

4．3應明確規定公務電子郵件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求，保證歸檔公務電子郵件的質量。

4．4歸檔公務電子郵件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。

4．5公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應納入各單位公文處理程序和相關人員的崗位責任。

4．6機構內設置的公共郵箱(機構內對個人開放的郵箱，郵箱內設有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發送疑問或者關于執行的公務某一特定方面的信息，只有一定范圍內的人員才能使用的郵箱)必須說明創建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關責任人。

4．7系統管理員應設定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應妥善保護，并定期更改。

4．8各單位系統管理人員應為使用公務電子郵件系統的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應當定期更新。

5公務電子郵件的撰寫與傳遞

5．1公務電子郵件標題、正文內容的撰寫以及署名規則參照相關紙質公文規定。郵件標題撰寫應符合郵件主題或公務性質，以保證郵件應用的時效性以及歸檔、檢索利用質量。

5．2各單位應在公務電子郵件系統的公務信箱中發送和接收公務電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經發出，必須原樣保存。應盡量避免公務郵箱用于私人活動。

5．3公務電子郵件應使用專網和專門的郵件服務系統進行發送和接收，并對發送的郵件進行加密處理，同時應對網絡環境、服務器、工作站進行安全性驗證。

5．4在發送公務電子郵件時應使用真實身份，并根據電子郵件的密級和發送范圍，確定是否應進行加密和電子簽名。不得在公務電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。

5．5各單位系統管理人員或有關人員應保存經由公務電子郵件系統傳送的所有電子郵件收發記錄，作為指導、監督歸檔的依據(公務電子郵件發文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。

公務電子郵件收發記錄應當歸檔，只有授權人員方可查詢。

5．6使用公務電子郵件系統的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發現病毒，應立即通知系統管理人員。

5．7公務電子郵件收發日志應備份，脫機保存，定期移交檔案部門。

6公務電子郵件的鑒定與歸檔

6．1鑒定歸檔責任歸屬

6．1．1對外發送的郵件由發送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。

6．1．2內部電子郵件應由郵件的發送者或郵件討論的發起者進行鑒定歸檔。

6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責。

6．2鑒定內容

6．2．1應根據電子郵件的內容確定其是否具有公文性質，是否具有保存價值。對于涉及公務但以個人名義收發的電子郵件應視為公務電子郵件。

6．2．2公務電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關紙質文件材料的保管期限和密級的有關規定執行。

6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當時當人收發的，檢查公務電子郵件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后是否與收發時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術手段，檢查公務電子郵件的內容信息、背景信息、結構信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的兼容性等。

6．3歸檔范圍

6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應歸檔。

6．3．2：土務電子郵件歸檔時，應包括以下部分：

a)郵件發送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務、所屬部門和公務電子郵箱)；

b)發送、接收郵件的時間；

c)郵件密級；

d)郵件的題名；

e)郵件正文、附件；

f)郵件收發日志；

g)發送、接收郵件的軟件名和版本號。

6．4歸檔要求

6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務電子郵件應及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內。

6．4．2發送或接收具有保存價值的公務電子郵件后應立即將電子郵件打印成紙質文件，將打印輸出存檔到紙質文件管理系統中。

6．4．3采用物理歸檔的公務電子郵件應采用或轉換為本標準規定的標準格式(公務電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準確地轉換，應將相關的應用程序一并歸檔。

6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。

6．4．5經加密的公務電子郵件應解密后明文歸檔。

7歸檔公務電子郵件的整理

7．1歸檔公務電子郵件的整理按DA/T22―2000規定的要求進行。

7．2歸檔公務電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(問題)等進行分類整理，公務電子郵件編號規則應與電子文件編號規則保持一致，有對應其他版本的，應通過檔號建立兩者之間的聯系。

7．3將已整理好的公務電子郵件按順序存入規范化載體(公務電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務電子郵件應分別存儲在不同的載體上，務必保證電子郵件的真實與完整。

7．4公務電子郵件的著錄參照國家有關規定進行。存儲公務電子郵件的載體著錄內容包括：

a)說明文件，對存儲載體內文件及軟硬件環境進行描述。

b)類目表文件，說明載體內文件分類信息。

c)著錄文件，存放有關文件的目錄信息。

d)公務電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務電子郵件。

7．5存儲公務電子郵件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標明以下信息：

a)載體編號；

b)立檔單位名稱；

c)類別(或主題)；

d)郵件起止日期；

e)轉存日期；

0密級；

s)文本(正本或備份)；

h)操作環境(硬件或軟件)；

i)存儲介質的生產日期；

j)保管期限。

8公務電子郵件的移交與接收

8．1各單位文件管理人員應按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務電子郵件，移交時應履行規定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8．2移交單位和檔案保管部門應對歸檔的載體及其技術環境進行檢驗，檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《公務電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8．3歸檔公務電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務電子郵件采用物理方式移交。

8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務電子郵件，均應當將電子形式轉換成紙質形式或者縮微形式一并保存后移交。

9公務電子郵件的保管

9．1檔案保管部門應對各單位移交的公務電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。

9．2歸檔公務電子郵件的保管要求應符合GB/T18894―2002中9．4的相關規定。

第3篇

（吳海琰 師偉）

社區志愿者走進西城區檔案館 前不久，西城區檔案館邀請白紙坊街道30余名學雷鋒志愿者走進檔案館，走進檔案庫房，近距離接觸檔案，切身感受西城悠久深厚的歷史和全區的發展變化，加深社區志愿者對區情區史的了解。

（石麗芝）

朝陽區檔案局加強統計年報表指導 日前，朝陽區檔案局以新增加的數字檔案統計內容為重點，對全區140家單位進行統計年報業務指導，幫助其正確理解指標涵義，確保統計數據準確無誤。

（張一）

海淀區馬連洼街道召開2012年度檔案工作會 會議總結2012年工作同時部署了2013年工作重點，傳達了區檔案局對我街道進行“北京市區縣機關檔案工作測評”的初查情況，進一步強調了加強規范立卷歸檔的要求。

（高京育）

市檔案局到通州區調研政府信息公開查閱工作 前不久，市檔案局到通州區檔案館調研。副區長劉佳參加并表示區檔案工作一定按市局要求，不斷創新工作方式、積極創造亮點，為社會經濟發展做好服務。

（張鈺叢）

石景山區召開2013年全區檔案工作會 會議總結了上一年全區檔案工作的成績和經驗，分析了當前工作形勢和問題，并明確了2013年全區檔案工作在基礎業務、檔案服務、檔案文化、行政管理和干部隊伍建設等五方面的具體任務。

（武小影 糜棟煒）

大興區檔案局積極服務新機場建設 前不久，大興區檔案局與機場辦聯系協調幫助其建立完善檔案工作各項管理制度，確定檔案歸檔范圍。同時針對其工作特點開展業務培訓，并進行現場指導，確保大興機場建設檔案齊全完整和規范管理。

（曲良亮）

房山區副區長曹蕾到區檔案局調研 前不久，房山區副區長曹蕾到區檔案局調研。她在聽取2013年工作計劃和當前工作面臨問題及“十二五”時期檔案館建設規劃情況的匯報后，提出要認真思考創新檔案工作模式，要加大重點項目和精品項目的建設，同時還要抓好人才隊伍建設。

（何濤）

密云縣檔案館建章立制保證數據安全 日前，密云縣檔案館出臺了《檔案數據光盤存儲規范》，詳細規定了數據光盤的制作要求和管理存放的注意事項等各方面事宜。并以此為依據對館藏土地房產證數字化副本進行了光盤刻錄，充分保障了數字檔案信息的安全。

（劉靜）

平谷區《農村檔案信息資源整合與利用問題研究》課題通過市局驗收 該課題提出的檔案資源整合方式具有較強的創新性和可操作性，開發利用措施，對全市其他涉農區縣農村檔案信息資源整合與利用具有一定的理論指導和借鑒意義。

（楊有啟）

順義區2月份民生檔案利用量顯著提高 2月份，順義區檔案館共接待146人次查閱各類民生檔案199卷，其中：婚姻檔案174卷，土地檔案4卷，知青檔案15卷，工作查考利用檔案4卷，編史修志利用檔案1卷。

（劉英楠）

懷柔區政協主席武占剛到區檔案館視察 3月1日，懷柔區政協主席武占剛等一行5人到區檔案館視察工作，在實地查看庫房，了解館藏及利用情況后對我館工作給予了肯定，并表示區政協將繼續支持檔案工作，共同推進我區檔案事業發展。

（叢麗紅）

延慶縣檔案局榮獲“法治延慶”建設先進單位 在“法治延慶”建設工作中，延慶縣檔案局通過深入學習、明確分工、責任到人、廣泛宣傳等多項措施，得到了依法治縣領導小組的高度認可，被評為建設先進單位。

（李挺）

豐臺區檔案館征集優秀攝影作品進館前不久，豐臺區南苑鄉犇牛攝影協會將24幅攝影作品無償捐贈給區檔案館，這是區檔案館首次集中接受群眾團體捐贈的攝影作品，這批作品將納入區檔案館的記憶專題檔案。

（劉岳）

門頭溝區加強檔案消防安全專項檢查 近日，門頭溝區檔案局與消防支隊聯合對館內電源、消防設備等直接關系檔案安全的各種設施進行了全面安全大檢查，并將檢查結果及時整理匯總，聯系相關部門消除安全隱患。

（安宏清）