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第1篇

關鍵詞：知識經濟；知識管理；檔案管理

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）04-00-01

一、知識經濟的主要特征

一是知識已成為企業生產力和生產關系的最大要素；二是知識的來源已經全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網的普及，世界的知識已經融匯在網絡中，隨時隨地可以取得和應用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現在有文字、圖像、語音、圖形多種表現形式，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現；三是知識處理與傳播已經網絡化。過去靠面對面培訓，靠電視、廣播。而現在網絡平臺已經深入到企業和家庭，知識已經緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產權化。雖然大量知識已共享，但作為企業競爭的核心知識正在產權化，以保護創新知識的企業。企業也正以自己的創新知識獲取企業的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業的核心管理。知識經濟時代的管理重點已經轉移到知識管理上，因為企業的利潤增長來源主要是企業掌握了別人不具備的知識，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。

二、企業檔案管理中存在的問題

（一）傳統企業檔案管理中存在的問題

傳統企業檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統檔案管理多以實物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數的人員能借閱。事實上，傳統的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據，檔案才產生作用。由于歷史的局限，傳統企業檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。二是保存占據空間較大。三是查找困難。四是傳統檔案的安全性沒有可靠的保障。

（二）信息時代企業檔案管理中存在的問題

一是收集整理檔案用人多，耗費時間長。與傳統檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經成為“歷史”。有更嚴重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規范化難以實現。

二是網絡化沒有給企業檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網絡化把全球聯成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態下，人們已經沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。

三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則，脫離了實際工作規律或習慣，因為絕大多數檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現的問題，檔案信息系統依然是檔案管理者自己的系統。

三、企業檔案管理與知識管理的關系

企業知識管理就是通過一定手段，把知識的產生、沉淀、規范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，極大地提高企業工作質量和效率水平，進而取得利潤。

1.知識資源管理正逐步成為企業管理的核心之一。企業知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數據中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當然是企業管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業、組織來講，現實感到是最需要管理的，因為它們已經是、或大部份已經是企業的經營成果，它們代表了企業現實的知識資產，所以說，知識資源的管理其實質是對企業核心知識資產的管理。

2.檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經過一定規范化處理（格式化編目、編號）得知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。

（1）企業檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將應用到工作中，并創新知識、創新工作，這才符合檔案知識管理的規律，才能生存下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。

（2）企業檔案管理上升到知識資源管理也是現實必需的。因為通過上升，檔案知識不再被看成信息，不再按信息管理的規律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識的知識資源規范處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實際工作，知識資源結合實際分類，解決了過去按檔案方法分類的問題，也解決了檔案知識不能及時或實時應用的問題；三是檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行，避免了知識類檔案還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的。

第2篇

關鍵詞：電力系統 檔案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統的檔案是企業生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數十種。隨著我國電力系統改革的不斷深化,對企業的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業的檔案管理,使其為企業的發展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統傳統的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統性、規范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯,而實施的一種現代化管理方式,體現了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。

3 電力系統檔案程序化管理的舉措

電力系統檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環節,各環節間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,體現了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環節

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業各部門的研究成果、發展歷程進行系統、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發明創新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協調與溝通機制,檔案管理部門要常規性的對各部門進行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環節。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數據庫。電力企業檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業不同時間段運營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環節。電力系統在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規格、格式、數量等方面做統一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統檔案管理“事中”監督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發動員工的力量進行互相監督,促使管理員能夠嚴格按照規范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續,最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯系。

3.4 檔案的利用環節。收集、分類、保管等前三個環節為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統而言,有效的利用檔案,為企業的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發揮余熱, 推進企業的技術改進與自主創新。在檔案的閱覽中,要為創設良好的閱覽環境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續,制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業發展的需要。同時,要積極與其它電力企業保持聯絡與交流合作,建立與其它電力企業檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。

4 結束語

總之,在新形勢下,強化電力企業的檔案管理,對于企業的運營與發展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統性為電力系統檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環節,使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統檔案管理中發揮巨大的作用。

參考文獻

[1]李紅梅.淺析電力企業檔案管理現代化[J]．青海電力，2007(1)

[2]肖莉.拓寬新視野創新電力檔案管理工作[J].新聞天地(下半月刊),2010,(10):24-25.

[3]黃磊.檔案質量管理體系的構建研究[J].山東大學學報,2010,(04):20-22.

[4]孫家騫.電力企業檔案信息化建設初探[J].科技促進發展(應用版),2010,(10)14-15.

第3篇

[關鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化

[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02

將高校信息規整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發展中，高校是一個以人才培養為基礎的現代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現對數據的有效性分析。計算機的出現實現了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。

一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的

（一）高校檔案管理的現狀

高校檔案管理一般都是利用一般常規的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現較大的差錯。一般情況下，不容易找到數據，數據的整理比較困難，而且，數據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。

（二）高校檔案信息化管理的目的

在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯網，每一個分類都要有規律和聯系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現的目的都是相同的。

二、實行高校檔案管理信息一體化的方法

（一）進行高校的抽樣調查

說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。

（二）采取自動化檔案管理模式措施

在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現了信息存儲檢索，以及數據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數據輸入，隨著數據的大量涌入，數據的曲線圖會自動生成，一旦出現波動計算機可以自動通過比對實現數據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優化。

（三）在檔案管理的軟件上實施工作統一性

在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現工作過程中計算機機器的系統不同，或者是系統的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現上下界面中的數據出現對不上，無法統一的情況。所以，即使使用現代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統一性，軟件統一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數據，對數據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數曲線，找規律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現。減少數據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數據錯誤的可能性。

三、高校檔案管理信息一體化的重要性

高校的檔案管理一體化，其實主要應用的方法就是利用計算機進行檔案的管理，利用計算機的特殊軟件進行檔案管理，另外，必要時還能夠在網絡上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因為院系都有不同的特點，所以會根據不同的院系，將數據進行有效的分類，然后根據分類進行歸納，制作表格，制作圖像，找到數據變化規律，另外，可以將數據放在具體的文件夾中分類，然后必要的時候可以減少數據尋找的時間，增加了數據的整理效率。另外，除了這些特點，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點，其一就是在整理過程中將信息統一進行匯總總結可以建立一個關系網，增加高校中各大學院之間的聯系性，這個方法還能將學院之間進行對比，找到各個學院之間檔案管理的優點和不足，這樣可以便于學院之間的學習和改正。第二就是可以在高校工作的時候實現業務的規范性。因為在檔案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費大量的時間進行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負擔要進行字體合適等必要地方的統一規范。這樣一來，就會在整體的歸納過程中有了一個簡單的控制過程，可以通過數字的比對檢查數據。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團結性和信任感。因為，檔案管理信息一體化，同學和教職工人員都會統一積極的進行培訓，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會得到更好的發揮。