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人事檔案管理工作開展得好壞,直接關系到企業自身發展情況,開展高效的檔案管理工作,能夠促進國企向著更加良好的方向發展。這一背景下,國企為了更好地開人事檔案管理工作,紛紛引入了信息化手段,以促進人事檔案電子化管理方向轉變,這一轉變有效提升了整個工作的質量與效率。但通過大量實踐表明,開展電子化人事檔案管理時,很可能出現一些風險,導致整個工作并未體現出最大的價值,在一定程度上制約了國企的發展。所以,國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風險,制定出相應的防范措施,降低各類風險的發生率,為國企更好的發展奠定良好基礎。
一、人事檔案電子化管理的優勢
以往階段,企業開展人事檔案管理工作時,通常以人員手工與紙質管理模式為主,管理效果較差,不利于企業對人事檔案的使用,在一定程度上干擾企業正常運行,而人事檔案電子化管理的出現,則有效改善的這一情況,具體來說,主要體現在下述四個方面:
1.易于分類
對于國有企業來說,人員數量較多,人事檔案信息較為龐大,其中涉及很多方面的信息,如人員姓名、聯系方式、薪酬待遇、以往工作經驗、所處崗位等,對于這些檔案來說,需要分門別類地管理,只有這樣,才會使檔案發揮出最大的作用。以往階段,通過人員手工管理時,由于檔案信息龐大,導致管理人員難以準確掌握檔案的真實情況,影響檔案的分類,使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應用信息化管理手段時,會有專業的軟件設計人員設計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構成,其中包括分類功能,將人事資料導入到該平臺后,只需要簡單點擊“分類功能”,平臺會自動對人事資料予以分析,根據分析結果,結合前期設置的分類標準,將人事資料劃分到相應類型當中,操作簡單,無需人員過度參與,使得人事檔案分類更加科學、合理。
2.儲存量較多
紙質管理模式是在獲取職工信息后,書寫到紙張上,通過對紙張的保管,以達到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說,所用的紙張具有邊界,只能在邊界范圍內書寫,因而存儲的信息量并不是很大,若對大量人事檔案進行管理,則需要采用很多紙張,為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例,尺寸為210×397mm,而人正常寫字時,1cm2約為1個字,也就是說,在一張A4紙上僅可書寫600字左右,字符較小一些,書寫字數可增加一些,但相對于龐大的人事檔案信息來說,這些字數依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后,則可改善這一問題,大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當中,以計算機硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說,是虛擬存在的,無須將信息記錄到實物上,因而存儲量非常高。目前,在計算機領域內,硬盤容量最高已達10T以上,日常常用的硬盤容量也有數百G,能夠存儲數億的文字、數字信息,遠遠高于以往的紙質存儲模式。
3.應用方便
對于以往的紙質管理模式來說,將人事檔案記錄到紙張之后,會將其放置到相應的位置存儲,在需要使用檔案信息時,由管理人員從龐大的資料當中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間,導致檔案信息的應用并不是很方便。而采用電子化管理模式后,則可有效改變這一問題。該管理模式當中,主要通過計算機完成信息錄入、存儲以及提取等工作,只需要在電腦管理系統內,錄入所需要查找的關鍵詞,計算機可以在較短的時間內將所有與該關鍵詞相關的信息提取出來,并展示在用戶眼前,用戶只需要根據具體需求,選擇出最終的檔案信息即可。同時,在信息檢索時,錄入的關鍵詞越多、越準確,所檢索出來的檔案信息也會越少,進而對人事檔案的應用提供了方便。
4.提升工作效率
對于傳統紙質管理模式來說,主要是人員管理為主,任何工作的開展,均需要由人員完成,如由人員抄錄信息,由人員查找信息等,而人的精力與時間有限,不僅會出現一些錯誤,而且工作效率也不是很高,導致整個工作效率有待提升。同時,對紙張存儲時,很容易受到外界因素的影響而破壞,如放置到潮濕環境當中,會加快紙張的腐爛速度,還會使紙張上的文字變得模糊;若存儲場所出現火災,將會導致資料內容完全消失等。受到這些因素的影響,使企業無法有效對檔案資料進行應用。而應用電子化管理模式時,通過計算機代替了人員,無需人工抄錄信息等工作,人員只需要對計算機進行操作,即可在最短的時間內,完成整個人事檔案管理工作,大大提升了該項工作的效率。同時,信息存儲到計算機硬盤當中,不會受到潮濕、火災等因素的影響,即便硬盤損壞,也可通過相關技術將其修復,提升了檔案信息的安全性。此外,電子化管理無需采用紙張,具有一定的環保作用,有利于社會可持續發展。
二、國有企業人事檔案電子化管理常見風險
雖然,相對于傳統人事檔案管理模式來說,電子化管理模式具有較多的優勢,但通過大量實踐表明,電子化管理依然會出現一定的風險,導致檔案信息損壞,或者是被不法分子所竊取,不僅對職工個人生活與經濟財產帶來一定隱患,同時還會威脅到國有企業的發展。具體來說,國企人事檔案電子化管理中常見風險包括下述幾個方面:
1.物理網絡安全風險
在電子化管理模式當中,需要應用很多物理硬件設施,如計算機、硬盤、鍵盤、鼠標等,這些硬件設施性能的好壞,直接關系到檔案管理的效果。然而在實際應用時,這些硬件設施很可能受到一些因素的影響而損壞,進而影響在電子化管理中的作用。具體來說,主要體現在兩個方面:一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所,一些自然事件很可能對計算機等硬件設施造成損壞,如在雷雨天氣下,計算機未做好避雷措施,由于在短時間內電壓迅速上升,會將計算機芯片燒壞;在地震、暴風等天災情況下,也可使硬件設施產生損壞,嚴重情況下,甚至會出現毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時,雖然無需人員直接參與進來,但是計算機的操作依然由人員完成,若人員對計算機知識不了解,或是未能正確操作計算機,也會帶來一定的風險。如操作人員隨意斷電,可能會損壞內存、硬盤、電源等原件,對資料造成破壞。
2.內部網絡安全風險
在整個網絡體系當中,可劃分成兩個組成部分,一個為外部網絡,另一個為內部網絡,即局域網,在局域網運行的過程中,可能受到多方面因素的影響而出現信息安全風險,具體來說,體現在下述幾個方面:(1)員工安全理念缺失。人員作為局域網的操作與管理者,只有具備較高的安全理念,才會防止各種安全風險的出現。但對于很多國企來說,并未對人事檔案電子化管理產生應有的重視程度,沒有聘用高素質管理人員,導致人員的安全意識相對較低,進而經常誘發各種信息安全事件。比如,人員應用完計算機后,未及時將系統關閉而離開,為其他人員的觀看提供了機會;利用企業局域網瀏覽一些不健康的網站;未能及時對計算機系統更新等,這些情況均會導致信息泄露。(2)隨意安裝各種硬件裝置。現代計算機領域,存在很多移動硬件,這些移動硬件的出現,為人們的工作提供了方便。但是對硬件使用時,很可能會被植入一些病毒,若將植入病毒的硬件插到企業計算機后,這些病毒就會傳輸到計算機內,進而對計算機內存儲的數據進行破壞或竊取,對國企人事檔案管理造成嚴重影響。
3.外部網絡安全風險
對于國有企業來說,通常都有規定表明,網絡不可與外網連接到一起,以防止內部信息泄露的事件發生。但職工進入企業后,為了確保職工有效完成本職工作,企業通常會賦予職工自主撥號上網的權利,所以在實際當中,很難防止員工將內網與外網連接到一起,進而對人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面,在系統運行時,會出現一些漏洞,這些漏洞的存在將計算機完全向其他人展示出來,進而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面,若在計算機中未能應用安全防護措施,則會在信息管理、傳輸等活動過程中被各種方式所攻擊,如木馬、病毒等,輕者會使信息泄露或損壞,嚴重情況下甚至會導致整個計算機癱瘓,無法正常運行,對整個人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時,需要注意的是,若出現了外網病毒攻擊,危害性巨大,很難在企業內部尋找出根源,因而需要嚴格預防這一問題的出現。
三、國有企業人事檔案電子化管理風險的防范策略
1.提升對物理網絡的保護
通過上述分析可知,國企人事檔案電子化管理過程中,很容易受到自然、人員兩個方面因素的影響,導致檔案信息出現安全隱患,進而降低整個工作的開展效果,對國企發展造成一定干擾。所以,國企開展該項工作時,一定要提升對物理網絡的保護力度,具體來說,應從下述兩方面著手:首先,針對自然因素來說,地震、暴風等天災人們無法予以控制,因而只能時時關注自然天氣狀況,及時發現可能出現的情況,應及時將信息主要存儲裝置—硬盤轉移到安全位置,待天災過去之后,重新組裝計算機,以保證人事檔案的完整性。針對雷雨天氣,可采用一些避雷措施,如屋頂裝設避雷針,或采用避雷機箱等,以降低雷電對計算機造成破壞;其次,對于人員因素來說,應定期開展計算機相關的培訓活動,通過這些培訓活動的開展,使人員了解計算機的正確操作方式,避免人員出現隨意關閉計算機等現象,進而減少由人員因素而引發的信息安全風險。
2.強化內部網絡安全防范意識
內部網絡作為人事檔案管理的主要管理場所,確保內部網絡安全,能夠直接提升整個檔案管理的質量,減少檔案信息的泄露與損壞。所以,國企運營過程中,應強化職工的內部網絡安全防范意識,防止出現由人員導致的內部安全風險。首先,提升職工的安全理念。國企運營時,通過會議、培訓活動、網絡教育等多種途徑,向職工傳授內部網絡安全相關的理論知識,轉變職工的落后觀念,加強對內部網絡安全重要性的了解程度,確保其在日常工作當中,能夠有效約束與規范自身行為,使用計算機后,能夠按照要求關閉;在工作時間內,不瀏覽與工作無關的網頁與網站;利用專業的技術手段,定期對系統進行更新與維護等,以保證整個計算機系統處于健康狀態下,減少信息泄露的機會。其次,在使用移動硬件使用時,也應注意規范性,將生活U盤與工作U盤區分出來,生活U盤僅限于企業外部使用,而工作U盤僅限于企業內部使用,以防網址、U盤交叉使用而被植入各種病毒,降低病毒入侵企業內部網絡的機會。
3.加強對外部網絡的監管與防控
除上述兩個方面之外,國企還應加強對外部網絡的監管與防控,具體來說,從下述兩個方面著手:首先,制定出完善的網絡使用制度,詳細明確職工不可將內網與外網連接到一起,并針對這一情況,制定出相應的懲罰制度,以約束職工行為,確保職工工作時不會主動與外網連接,從而減少了外網病毒侵入內網的機會。其次,在計算機中安裝各種安全軟件,如殺毒軟件,自動對計算機進行檢查,確定系統內是否出現病毒。若發現,及時向工作人員報告,并將其滅殺;病毒攔截系統,分析想要進入企業內網的所有信息,若發現信息中存在病毒或不良代碼,直接將其阻攔下來,禁止其進入內網;設置密鑰,在人事檔案管理系統上,設置相應的密碼,并針對檔案信息的重要程度,賦予內部人員相應的查看權利,不同權利的職工,僅能查看相應的信息,進而加強對人事檔案的保護力度。
四、總結
綜上所述,國企人事檔案電子化管理的應用,有效提升了整個工作的質量與效率,為國企發展奠定良好基礎,但需要注意的是,受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響,導致電子化管理中經常出現一些安全隱患,使人事檔案損壞或泄露,危害國企發展。所以,國企人事檔案電子化管理過程中,應加強對物理硬件以及內外網的保護力度,以降低安全隱患的發生率。
參考文獻:
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[9]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問題和相關措施之管見[J].科技創新導報,2019
關鍵詞: 醫院 人事檔案管理 電子檔案
醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄,是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據。現代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利,當然也對檔案管理提出了更高的要求,在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。
網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要,另外,過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里,在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題,而相對于過去的紙質檔案,建立電子檔案則體現出更多的優越性:
1.保存壽命長,不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內,不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況,即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺,一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份,一份文件出現問題,還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補,打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”,也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設備存儲空間很大,對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面,完全不受紙張的約束,信息更加全面和具體。另外,電子檔案可以隨時更新,及時地補充和修改個人存檔信息,一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況,保持人事檔案信息的時鮮性,讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用,個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕,更加嚴格要求自己的工作和生活,以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里,要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易,更不用說查找某些細節信息了,更何況很多檔案由于年代久遠,查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題,提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題,它有清晰明了的查詢目錄,根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息,方便快捷,提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫院的檔案室里,個人的信息只被這所醫院擁有,而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。
通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上,跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息,在這樣更寬的平臺上,對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享,那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。
5考核評價公開公平
在紙質檔案內的考核評價部分,一般是由單位上司或部門個人填寫,而檔案一般是在檔案室保密存放的,他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上,考核評價結果予以公示,由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況,給予評價。這樣的考核公開公正公平,完全透明,可以更加真實的反映個人情況,保證了人事檔案的真實性。
當然電子檔案并不是完美無缺的,它存在一些電子信息的局限性,如受病毒危害、保密性不夠等,另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化,我覺得可以從以下幾方面著手:
首先,要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施,醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案,注意火電問題,保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統,確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外,不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境,能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。
然后,醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感,主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息,做好備份,盡量做到及時全面。還有就是專業素質,他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識,同時還要具備信息技術的基礎知識,才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質,不隨意泄露他人的檔案信息,不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次,醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求,同時建立自己單位的相關管理制度,一來可以使檔案管理更加的規范,防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息,一經不法分子利用將貽害無窮,要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作,挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任,合理設置崗位,上機操作的各個部分分別設置管理密碼,讓各管理人員相互合作又互相監督,以確保檔案管理的安全、有效。
最后,要進行檔案管理的宣傳工作,使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心,增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識,讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程,醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來,這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。
實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性,使醫院的發展更緊跟時代的需求,當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求,各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系,實現檔案管理的電子化,使其更加科學化,完備化。
參 考 文 獻
【關鍵詞】 醫院 人事檔案管理 電子檔案
醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄,是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據。現代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利,當然也對檔案管理提出了更高的要求,在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。
網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要,另外,過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里,在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題,而相對于過去的紙質檔案,建立電子檔案則體現出更多的優越性:
1.保存壽命長,不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內,不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況,即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺,一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份,一份文件出現問題,還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補,打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”,也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設備存儲空間很大,對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面,完全不受紙張的約束,信息更加全面和具體。另外,電子檔案可以隨時更新,及時地補充和修改個人存檔信息,一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況,保持人事檔案信息的時鮮性,讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用,個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕,更加嚴格要求自己的工作和生活,以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里,要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易,更不用說查找某些細節信息了,更何況很多檔案由于年代久遠,查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題,提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題,它有清晰明了的查詢目錄,根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息,方便快捷,提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫院的檔案室里,個人的信息只被這所醫院擁有,而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。
通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上,跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息,在這樣更寬的平臺上,對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享,那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。
5考核評價公開公平
在紙質檔案內的考核評價部分,一般是由單位上司或部門個人填寫,而檔案一般是在檔案室保密存放的,他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上,考核評價結果予以公示,由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況,給予評價。這樣的考核公開公正公平,完全透明,可以更加真實的反映個人情況,保證了人事檔案的真實性。
當然電子檔案并不是完美無缺的,它存在一些電子信息的局限性,如受病毒危害、保密性不夠等,另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化,我覺得可以從以下幾方面著手:
首先,要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施,醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案,注意火電問題,保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統,確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外,不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境,能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。
然后,醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感,主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息,做好備份,盡量做到及時全面。還有就是專業素質,他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識,同時還要具備信息技術的基礎知識,才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質,不隨意泄露他人的檔案信息,不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次,醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求,同時建立自己單位的相關管理制度,一來可以使檔案管理更加的規范,防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息,一經不法分子利用將貽害無窮,要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作,挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任,合理設置崗位,上機操作的各個部分分別設置管理密碼,讓各管理人員相互合作又互相監督,以確保檔案管理的安全、有效。
最后,要進行檔案管理的宣傳工作,使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心,增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識,讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程,醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來,這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。
實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性,使醫院的發展更緊跟時代的需求,當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求,各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系,實現檔案管理的電子化,使其更加科學化,完備化。
參 考 文 獻