人事檔案信息化管理范文
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第1篇
[中圖分類號]C36 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0429-01
人事管理是供電企業管理的重要內容，它對于企業的正常供電具有很大影響。科學高效的人事管理有助于提升供電企業管理水平，最終實現正常供電。人事檔案管理是人事管理的重點，檔案管理涉及到供電企業的每一個員工，科學高效的檔案管理有助于企業管理者快速地了解每個員工的情況，同時也是保證員工自身利益的重要手段。在新形勢下，供電企業面臨的環境更加復雜，高效的檔案管理就成為了企業的必然選擇。
隨著信息技術的發展，計算機網絡技術在供電企業的正常生產經營中應用越來越廣泛，計算機網絡技術在供電企業中的應用有效提高了供電效率。在新形勢下，加強計算機網絡技術在供電企業人事檔案管理中的應用，實現人事檔案的信息化，就成為了供電企業實現長遠發展的必然選擇（圖1）。
（1）人力資源管理系統界面
一、企業人事檔案信息化管理的必要性
在探討如何實現企業人事檔案信息化管理之前，我們不妨來了解一下為什么要實現供電企業的人事檔案管理信息化，只有在充分明確了供電企業人事檔案信息化的必要性之后，才能真正實現這一目標，筆者認為實現供電企業人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供電企業核心競爭力的重要措施。接下來，筆者就來詳細分析這兩個方面。
（一）企業人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然選擇。人事檔案管理是人事管理的重要內容，加強人事檔案管理有助于提升供電企業人事管理的水平。在信息技術日益發展的今天，充分利用信息技術來進行管理已經成為了供電企業的必然趨勢。目前人事檔案管理工作還存在著許多問題，這些問題嚴重制約著人事管理的效率，而要解決這些問題，很大程度上依賴于人事檔案信息化管理。
（二）企業人事檔案信息化管理是提升核心競爭力的重要手段。企業人事檔案信息化管理與傳統的管理方式相比，有很多新的特點。在信息化管理階段，企業人事檔案管理實現了由分散管理向集中管理的轉變，由細節控制向核心監控的轉變。這兩方面的轉變是信息化的必然，也是目前供電企業管理缺少的，是制約供電企業核心競爭力的關鍵因素。因而加強供電企業人事檔案信息化管理就成為了供電企業的重要手段（圖2）。
（2）企業電子管理系統
二、加強供電企業人事檔案信息化管理的措施
上文分析了供電企業人事檔案信息化管理的必要性，接下來，就來充分論述如何加強信息化管理。筆者認為實現供電企業人事檔案信息化管理，供電企業要做到三點：一是要建立完善的檔案管理網絡；二是要建立健全人事供電企業人事檔案信息管理運行機制。三是要加強人事檔案數據采集工作的管理。接下來，筆者就來詳細論述這三個方面的內容。
（一）建立完善的檔案管理網絡。實現供電企業人事檔案信息化管理，我們首先要建立完善的檔案管理網絡。供電企業人事檔案管理要以項目主管為核心，檔案室作為業務部門，各個分室為具體負責的企業人事檔案管理網絡。在人事檔案管理中要在電力主管部門的統一協調下，聯系日常管理工作來進行有效管理，除了要負責協調之外，主管部門還要認真監督檢查具體業務部門檔案管理和移交工作。在檔案管理中要堅持集中保管原則。
（二）建立人事檔案信息化管理的運行機制。供電企業在進行檔案信息化管理過程中要嚴格遵守國家相關的政策，法律法規，以及企業的保密制度。在檔案管理過程中要嚴格保守企業秘密。要派專人負責數據采集，檔案信息數字化，數據上傳與加載等工作。
（三）加強人事檔案數據采集工作的管理。數據采集是供電企業人事檔案信息化管理的首要步驟，同時也是最為關鍵的步驟。在人事檔案信息化管理中要重點關注數據采集工作的管理。做好數據采集管理工作，筆者認為要做好三方面的內容。一方面是要完成檔案管理工作流程的數字化。另一方面是要在項目擴建之后，要完成數據資源更新工作。最后一個方面是要保證供電企業人事檔案的完整性。
（3）人事檔案電子化案例（圖3）
隨著我國信息技術的發展，計算機技術和網絡通信技術在供電企業人事檔案管理中的作用越來越重要，加強供電企業人事檔案信息化管理是提高人事管理效率的必然選擇，是提升供電企業核心競爭力的必然選擇。供電企業管理人員要高度重視人事檔案信息化管理工作。本文提到了加強信息化建設的三個措施，在檔案管理過程中，企業管理人員要重點做好人事檔案的數據采集管理工作。要重視供電企業網絡基礎設施建設，要建立健全人事檔案信息化管理運行機制。供電企業要定期對網絡通信系統進行檢測，發現問題要及時處理。
參考文獻
[1]熊真勤，淺析供電企業人力資源管理[J]中國產業，2012（10）
第2篇
黑龍江省電力科學研究院人力資源部
[摘要]在信息技術快速發展的帶動下，科研院所人力資源管理加快了科學化和現代化的發展步伐。但相對于其他行業來講，科研院報信息不僅種類較多，而且數量十分龐大，而在管理方式上卻較為落后，從而導致工作效率低下。所以在現代科研院所人事資源管理現代化的實現過程中，需要加快科研院所人事檔案管理信息化的實現。文中從科研院所人事檔案信息化管理的重要意義入手，分析了科研院所人事檔案管理系統的主要功能，并進一步對加強科研院所人事檔案信息化管理的措施進行了具體的闡述。
[
關鍵詞 ]科研院所；人事檔案管理；信息化；意義；功能；措施
人事檔案是人事部門對個人業務管理和評價的重要依據，是單位進行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對人事檔案進行管理屬于最基礎的一項工作，通過人事檔案可以考察和了解個人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計算機技術為核心，從而對人事檔案信息資源實行數據化管理，不僅有利用人事工作效率和質量的提升，而且對加強人才隊伍建設，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優勢和潛力發揮出來，能夠為科研院所人才隊伍建設提供良好的服務。
一、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義
（一）是當前社會網絡信息化發展的必然要求
目前在我國日常的工作和生活中，信息技術和網絡技術已成為不可或缺的重要工具，對工作效率和工作質量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時展要求相適應，在人事檔案管理工作中加快了網絡技術和信息技術的應用，利用先進的技術手段來對人事檔案信息進行歸檔和儲存，并建立了檔案信息數據庫，加快推動了科研院所人事檔案信息化管理的進度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動作用。
（二）解決科研院所人事檔案管理不足的需要
長期以來我國人事檔案都是采用人工方式進行管理，不僅服務效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實現對信息的獲取，工作強度較大。科研院所實施人事檔案信息化管理，利用計算機技術、網絡技術和通訊技術等來更好的滿足用戶對檔案信息的需求，可以隨時查詢檔案數據，有效的確保了人事檔案服務質量和工作效率的提升。
（三）科研院所加快發展的現實需求
在人事檔案信息化管理過程中，由于創建了不同類型的人事信息數據庫，科研院所可以通過各類不同的數據庫更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對人力資源進行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發揮出來。
二、加強科研院所人事檔案信息化管理的措施
（一）確保人事檔案材料的真實性和有效性
目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設工作，人事檔案已從傳統的紙質開始發展為電子檔案。從電子檔案的本質上來講，其屬于一種計算機數據，其建立是以紙質文檔數據為基礎，通過對其進行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構建。這就需要在建立電子檔案時，需要確保信息來源的真實性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎，對于電子人事檔案的真實性存在異議時，可以通過將其與紙質人事檔案來進行核對和驗證，從而對電子人事檔案的權威性和真實性進行明確。電子檔案建成后，人們可以通過人事檔案信息化管理系統來設置不同的查閱、查詢的訪問權限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。
（二）加強人事檔案信息化數據的安全性和保密性
電子檔案的建立、使用、管理，享受著現代計算機和網絡技術帶來的方便、快捷、高效的好處，同時也存在著程序漏洞、黑客入侵等計算機安全風險。一是做好安全、保密防范措施，在技術手段和制度管理上下功夫，做好系統維護與升級，降低崩潰風險；二是做好相應級別備份機制，定期備份，預防數據丟失，同時采取多種存儲介質保存檔案數據；三是明確數據公開范圍，嚴格設定修改、訪問權限，做到既適度公開又有一定保密性，預防重要信息數據外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調查、舉報材料上不適宜擴范圍，應該嚴格設置權訪問，以保護當事人的正當個人隱私不受侵犯。
（三）增強人事檔案管理人員的責任感和使命感
人事檔案信息化管理的關鍵在于檔案管理的工作人員業務素質，培養一支信息技術專業化的人才隊伍。要完善人事檔案管理工作細則，使人事檔案案卷的整理、歸集更科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。他們必須是在思想上作風優良，能不唯上、不唯書，實事求是的組織工作干部。他們同時還必須是在業務上理論知識扎實，能鑒別人事檔案的真偽性、全面性、時效性、重復性，進行正確的分門別類。人事檔案管理在人事管理在人才專業隊伍建設中起著重要的作用，人事檔案管理人員責任重大，使命光榮，勝任這一工作應該是具備較強的文字處理能力、綜合分析能力，既有人事檔案管理業務知識又有信息技術知識和優良品德的復合型人才。
三、結束語
科研院所實施人事檔案信息化管理，有效的將現代化先進的人力資源管理理念和信息技術結合起來，實現了科研院所人力資源信息的高度集中化管理，構建了適度開放和科學透明的人事檔案信息交互平臺，加快了科研院所人力資源管理工作的順利開展。科研院所人事檔案信息化管理的實現，其有效的將檔案管理人員從繁重的日常事務中解放出來，使其有了更多的時間和精力來強化自身的專業知識和技能，這對推動科研院所人事檔案管理工作的信息化、數字化、規范化的實現具有極為重要的意義，為科學技術研究事業的發展奠定了良好的基礎。
參考文獻
[1]劉英,杜清玲.加強人事檔案信息化管理保障人事檔案知情權[J].蘭臺世界,2010(1):57-58.
第3篇
（一）信息化服務是人事檔案管理服務工作的重要手段和發展方向。人事檔案的信息化有利于提高檔案管理服務工作效率，實現查詢快速化、信息管理標準化、證明出具規范化、數據統計準確化等目標。有利于推進檔案數字化，為跨地區檔案信息的共享和管理服務水平的提升奠定基礎。
（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務的整個過程。人事檔案管理與服務是針對組織或個體獨立的信息化服務工作，堅持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務水平有利于充分利用現有資源，服務更多的人群，進而真正做到以人為本。
（三）信息化服務是傳統人事檔案管理體制機制的有益補充。傳統的人事檔案管理與服務工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴及管理與服務水平不高等弊端日益凸顯，這嚴重影響了人事檔案管理的整體質量及檔案信息參考價值的有效發揮等。因此，通過對人事檔案信息化管理與服務工作的探討，有利于完善我國傳統的人事檔案管理工作體制機制，更好地為我國經濟發展服務。
二、我國人事檔案信息化管理與服務的現況
（一）人事檔案信息化管理與服務體系基本形成。按照人事檔案管理相關規定，我國的人事檔案是由各級組織人社部門實行集中統一和分級負責的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國由各級檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務體系框架初成，他為各級各部門在人力資源管理與開發中提供了重要的信息依據，對人力資源的合理配置奠定了基礎性作用。
（二）人事檔案正在由傳統的管理服務模式向信息化管理服務模式發展。人事檔案的信息化管理與服務，就是通過先進科學技術的有效利用，達到提高檔案的管理水平、服務效率及質量和充分發揮人事檔案開發與利用價值的目的。具體的說就是利用計算機及互聯網等技術對人員檔案信息進行記錄及跟蹤，并進行綜合分析，正是由于這項技術的廣泛應用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務水平，有效摒棄了傳統人事檔案管理薄弱、內容陳舊、信息不準確、服務效率低等弊端。
三、我國人事檔案信息化管理與服務中存在的問題
（一）工作人員綜合素質不高。從我國各級人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業化程度低、管理混亂等現象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價值作用的有效發揮。
（二）管理與服務體制不健全，服務意識不強。當前許多部門（機構）尤其是一些企事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設施、場地等不符合規定，服務意識不強，信息化服務水平低，而人事檔案管理與服務工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務水平低下的現狀，已不能適應當今社會快節奏的人事工作和國家發展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進展與個人的事業發展。
（三）信息化管理與服務水平低，檔案價值功能弱化。人事檔案管理與服務的信息化，需要一套完整的工作制度、設施設備、信息技術等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導致了材料收集歸檔不全、不能及時更新、信息可靠性降低、管理與服務水平不高等現象的發生。服務模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質信息記錄，現代信息技術利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運轉，缺乏先進的信息技術管理系統，不能充分發揮人事檔案的應有功能。
四、以人文本，加強人事檔案信息化管理與服務的幾點思考
（一）大力優化工作人員綜合素質，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會知曉度。一是要強化工作人員的檔案意識。各級人事檔案管理部門既要強化對人事檔案管理工作的領導及重要性的認識，更要注重培養提高檔案管理工作人員自身的政治素養與業務素質，使工作人員充分認識到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業素質的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會認知檔案工作的濃厚氛圍。
（二）充分利用現代信息技術，整體提高人事檔案信息化管理與服務水平。為實現人事檔案管理工作的整體推進，要定期開展專職人員的技能培訓，不僅是檔案專業知識方面的，還要包括計算機及互聯網等應用技能，以滿足新時期檔案信息化管理與服務工作的需要。
