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第1篇

[關鍵詞] 流動 人事檔案 管理 探討

什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊伍，自行流動到中外合資企業、合作企業、獨資企業、集體所有制企業和私營企業工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現的一種新情況。所以在當今社會，流動人員檔案管理不同于傳統的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。因此,傳統的人事檔案管理制度已經不適應新形勢下流動人員檔案管理的需要。

當今的檔案流動不斷向多極化方向發展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經濟和社會的快速發展，流動人員人事檔案管理的發展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎上產生的人事制都適應了社會主義市場經濟發展的需要，突破了計劃經濟體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發端是人才流動的發端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計劃經濟下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務工作始終是各地人才中心的最主要業務，無論從服務結構還是收入結構上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發展是人才市場發展的平臺，從目前正在實踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務，到方興未艾的人才派遣等新業務，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發展。我們可以大膽預想，下步人才市場業務的發展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。

縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變萬化離不開檔案其穩固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據可用。據相關調查表統計，目前社會接收流動人員檔案出現了四大熱點：一是圍繞落實當地政府政策推進形成的熱點，如近幾年的事業單位改制企業，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業生檔案大量增加形成的熱點，如因為本地人員在外地工作，外地戶口遷不進的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業生的人事檔案集中存放在人才服務中心占總數70%；三是為落實政策，鼓勵機關、事業、衛生、學校等干部、科技人員下海創業，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創業的人事檔案占總數10%；四是鼓勵大學生進行多渠道選派優秀大學生到村任職，村官的人事檔案占總數5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務的空間。從檔案相關調查數據顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統的人事工作服務對象從機關、事業單位、不分配的大中專畢業生拓展到了外省及本市的外資企業、民營企業等非國有企業的所有人才，進行雙向流動，選擇了適應改革需要自愿接受服務的其他單位，可以看出，人事檔案流動強、調動頻繁，服務空間大大提高。

然而，從現階段的人事制度改革的進程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應該將關注力放在討論如何強化它的手段。因為流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現實意義。但是，我們在上述內容也提到流動人員檔案管理不同于傳統的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體，自2000年以來，各行各業、機關事業單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關系托管發展為一系列社會化的人事服務，查檔內容涵蓋了流動人員的轉正定級、檔案工資核算、工齡計算、高校畢業生就業接收手續等多項業務，服務對象逐步擴大、服務領域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經濟改革進程中的新產物，也必定隨著市場經濟建設的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實現手段更新和服務能力的提升，為需求者提供動態真實的原始資料，更為需求者提供科學信用的評價分析，實現人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發它在市場經濟中應有的勃勃生機，必須要拓寬視野，開辟新領域才能提升它存在的價值，因此，我們應當不斷尋求服務方式的創新并需要有關上級部門的明確支持和統一指導。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責；二是按照現代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據國際通用的原則加強職業分類和崗位分類形成規范的職業管理制度。

總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經濟建設的進程而產生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實質是人事管理關系的實現，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發展，它推動了人事制度改革的深化，促進了人才資源的市場化配置，并對經濟社會發展產生了深遠的影響。流動人員人事檔案管理是現代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項工作做好。

參考文獻：

[1]李明.妥善處理流動人員檔案的滯留[J].檔案管理,2011,4.

[2]陳榕.淺述完善企業流動人員人事檔案管理工作的措施[J].經濟研究導刊,2009,18.

第2篇

【關鍵詞】機關檔案管理；現狀；途徑

從事過機關檔案管理工作的人應該有所感觸，所謂的機關檔案就是把機關歷年來發生的公務活動的情況記錄并定期進行整理，機關檔案是機關工作歷史面貌的再現。但隨著當代科技的快速發展，現在機關單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統模式。但如何跟上時代的發展、強化機關檔案管理的水平、提高機關檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識跟不上時代的步伐，傳統的思想觀念占據主導位置等現象呢？要搞好機關檔案工作，必須從根本上轉變觀念、加強檔案管理實施力度、提高檔案人員的素質、促進機關檔案工作新進展等工作。

一、審視目前機關檔案管理工作的現狀

（一）機關檔案管理工作過于形式化。現機關單位對檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認識，機關領導也意識到了對加強檔案工作管理的必要性。但是實際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經建立的檔案資料，但并沒有對其進行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好地體現。

（二）機關檔案管理實施力度不夠。機關主管領導對檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對機關檔案管理的執行力起著相關重要的作用。但機關的主管領導往往分管幾個科室或多個部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項，又沒有專職檔案人員分管，主管領導的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。

（三）機關檔案管理人員的業務水平相對較低。檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業的檔案管理人員。負責機關檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會導致他們疲于應付日常事務，不會把更多的時間放在從事檔案治理工作上，更不會把精力完全放在業務知識和專業技能的鉆研上，大多數檔案人員對檔案工作重要性和責任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發揮作用。

二、如何從根本上轉變機關檔案管理工作的現狀

（一）務必由傳統的思想觀念向創新的觀念轉變。檔案管理工作是一門具有較強科學性且內容豐富的系統工作。只有機關單位領導者觀念的轉變、工作作風轉變，才能真正提高機關檔案的管理水平。眾所周知，任何一個單位的任何一項工作，如果沒有領導的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績，這項工作能否順利順利開展，取決于領導對檔案工作的意義和價值的認識程度，取決于他們對檔案工作的態度，領導者觀念的轉變而在很大程度上決定著檔案工作的發展。機關單位領導者應站在某個高度，從長遠的利益出發，以提高檔案管理水平為重點，建立健全行之有效的管理機制，有效提升檔案管理人員的整體素質，使得檔案管理模式得到有效創新。

（二）務必提升對檔案管理人員的執行與監督力度。一般情況下，機關的公務員在工作中的重點與方向幾乎都是以領導的指示與態度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對檔案人員的監督與執行的工作，真正將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。要不斷提高檔案管理人員的業務素質，加強對專業技能培訓，理順檔案管理體制，強化檔案管理手段，建立健全檔案管理標準體系，合理優化檔案管理工作流程，規范檔案信息化建設，建立獎懲機制，激發檔案人員的工作熱情，確保機關檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。

（三）務必提高機關檔案人員的自身素質。因為機關對檔案管理工作的不重視，所以導致檔案管理工作缺乏專業性、技術性，機關檔案管理的人員絕大多數是非專業人員，相關的專業知識相對匱乏，且缺少相關的專業技能，而且還存在一人兼多職、變動頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機關主要的業務部門同等重要時，才能在機關中配備專門的檔案管理人員，才能充分調動機關檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項重要的事業來重視。只有提高機關檔案人員的自身素質，才能在具體的工作中發揮優勢，做好檔案管理工作。

三、結束語

檔案見證了各個機關單位的成長歷程，并在事業發展過程中起著重要的作用。搞好機關檔案工作是新的歷史條件下機關檔案工作面臨的新任務、新要求。機關領導者應該轉變觀念高度重視檔案事業，充分發揮其主觀能動性，機關中的檔案管理者與工作人員應該在工作的過程中不斷提升自己的專業技能與職業素養，不斷加強對檔案管理工作人員的執行與監督，積極創新、努力進取，進而為機關單位未來的發展打下堅實的基礎。

【參考文獻】

第3篇

[關鍵詞] 醫院 檔案管理 信息化 優勢

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。隨著計算機和網絡技術的快速發展和迅速普及,以及信息存儲方式的變化, 人類真正進入了網絡化和信息化時代。當前,隨著衛生體制改革的不斷深化, 醫院管理的信息化已成為提高醫院管理水平的中心環節。同樣,信息化手段在醫院檔案管理工作中的應用也越來越廣泛,使它逐步成為醫院管理水平提高的關鍵環節。

隨著我院管理信息化的逐步推進,在醫院各領域產生了大量的電子文件,這些文件反映我院建設與發展,為醫院的醫療、教學、科研、管理等各方面提供便利、快捷、準確、可靠的信息資源。檔案管理中的信息化處理改變了醫院傳統的檔案管理方式,其使用價值日益彰顯。筆者通過近6年的電子檔案管理工作經歷,逐步總結出其日益凸顯的優勢。

1 檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件

將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后,可以有效地保護檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達到保護檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。例如,醫院建設和發展過程中,不同時期的某些珍貴的歷史資料,包括歷史文字資料和照片資料等。將重要、珍貴資料進行信息化處理,應用計算機對原件進行電子掃描,之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用,就可以有效地保護檔案原件。再如,某些疑難病例的醫學檔案是非常珍貴的,具有重要的醫療、教學和科研價值。將其進行信息化處理后,就可以將原件在病案室進行妥善的長期保存,而將其電子文件形式的檔案多次重復地應用于各項醫療、教學和科研工作之中。

2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善

在醫院工作中,檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。在紙質文件時代,采用手工操作的方式,檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄,工作量大。如果遇到信息改動,改動一處就要發生連鎖反應,相關的地方都要改動,耗費大量的時間和人力。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,利用計算機軟件進行工作,大大改善了工作條件,信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整,有效地提高了工作效率。

在醫院的各類檔案文件中,有不少需要完成年度歸檔工作,需要在年底前對全年的文件和相關資料進行分類整理和登錄,造成年底工作特別繁忙。檔案信息化處理后,可以利用檔案軟件提供的統一信息格式,隨時進行錄入,通過網絡進行檔案信息的轉換和提取,并對其進行檔案管理。檔案人員可以利用系統檢索和排序功能,隨時查閱文件的歸檔情況,發現未及時歸檔的或不符合歸檔條件的材料可以及時發出信息,督促和整改,大大改善了檔案的歸檔方式,使檔案管理工作更加規范。

3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性,其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在 [1]。以往在醫院的各個不同部門,不同的醫療科室,需要隨時調閱有關檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后,利用醫院全院電腦聯網,就解決了這一系列問題。電子文件比檔案原件更易于導航,可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍;更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽,并保持隨機存取,提高了檔案原件的利用率,更有利于檔案部門充分發揮互聯網的潛能,對過網頁陳列和導航,向各用戶介紹館藏,進一步促進館藏檔案的利用,最大限度地實現檔案信息資源的共享。

4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

以往手工查詢檔案資料,往往費時費力,有時還不一定能達到目的。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統,使用時只需輸入關鍵詞,相關資料信息就可一一呈現在計算機屏幕上。這種智能化檢索方法,檢索速度快、效率高、范圍廣,同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。

在檔案的使用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限達到了100年以上,這是紙質檔案難以比擬的。其次,醫院各部門、各醫療科室,只要有需要,就可以在任何時間、任何一臺醫院聯網的計算機中方便地使用檔案信息,獲取更為及時、準確、系統的信息。而且查詢速度快,一次查詢只需幾秒鐘,就能得到內容全面完整的檔案信息。不僅包含檔案目錄信息,也完整包含了具體的信息內容。再次,它也真正實施了在線,授權使用者可以從全球任何角落訪問我院的網站,然后查詢到自己所需要的檔案資料。以上種種給檔案的檢索和使用帶來了極大的方便,真正實現了“一點通”。

5 檔案信息化改善了檔案管理模式

在傳統的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移,檔案資料日積月累,數量越來越多,占用了大量的儲存空間。另外,由于紙張的特性,檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作,在管理模式上存在著管理成本高,使用效率低,原件容易損壞等問題。僅以我院病案室出院病歷為例,我院每年的住院病人數達4萬人次左右,這就意味著每年要新增4萬本出院病案需要保管。而根據有關部門規定,出院病人的住院病歷,醫院必須保存30年以上。可以想象,隨著時間的推移,隨著每年住院病人數的不斷遞增,醫院需要多么大的空間來保存這些病案,而妥善保管好這樣大量的、逐年遞增的病案資料又會給醫院增加多么大的困難。所以,推行電子病歷成為一種必然的趨勢。各類醫院檔案信息化處理以后,可以極大限度地提高檔案的運行效率,使檔案信息更加形象、直觀,最大限度地方便了檔案檢索和利用,并且節省了大量的儲存空間,節省大量的人力、物力和財力資源,同時又保障了檔案的安全備份,真正做到了“有備無患”。

綜上所述,筆者認為,信息化處理在醫院檔案管理中具有十分重要的意義,較之傳統的檔案管理有著明顯的優勢。只有不斷增強創新意識,檔案工作才有生命力。我們要充分利用信息化建設,讓醫院檔案管理工作進一步標準化、數字化、網絡化,為醫院的建設和發展發揮更大的作用。