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第1篇

關鍵詞：高等學校 檔案 管理 服務 創新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等學校檔案管理與服務是以樹立高校自我發展的形象和價值為主線，其目的是為高校的發展、建設服務并提供給他人所需的可借鑒的科學依據，其核心價值在于保障服務對象的權利，其宗旨也是與時俱進的。

在新的歷史及現時階段中，高校檔案管理與服務卻面臨著新的機遇與挑戰，而如何加強高校檔案管理與服務工作，最大限度地發揮職能作用，是檔案專業技術人員所面臨的課題。高校檔案又不同與國家各級檔案館（室），高校檔案是記錄和反映高校歷史及現代活動，保存備查各種文件、材料的綜合。當然，高校的發展建設是具有鮮明的時代背景的。因此，高校檔案管理也就是高校建設中一個必不可少的十分重要的組成部分，同時，它又是為高校管理者提供決策的一個載體。所以說，檔案的管理與服務功能是顯而易見的。

1 高校對檔案管理重視的程度有待加強

高校檔案管理，較長的一個時期處于學校校長辦公室隸屬管轄范疇，雖然設置了專職檔案員（有些高校還不是檔案專業人員），但是所設置的檔案室與各室（部）、人事處、教務處資料室的檔案保存又存在矛盾，有些文件、材料歸檔、存檔又具有重復性，而教師的業務檔案及個人信息，又歸教務處管理（或各部室）專門人員監管。筆者以我校為例，教師及各專業技術人員晉升職稱的個人有價值的信息、材料的歸檔，又隸屬科教處管理；因此，各職能部門又各行其實，這樣就給高校檔案管理工作者帶來了諸多問題，怎樣解決，我們應加以探討。但是檔案管理，是依照國家《檔案法》和《檔案分類法》來管理編目。既要分兩類，又要立卷。長期以來，教育行政部門及高校領導者，對高校檔案管理與服務工作的重要意義認識不足，因為導致高校檔案一些具有歷史價值的文件、文獻資料流失，尤其是見校歷史比較久遠的高校，一些重要的檔案材料，或者解放前遺留下來的珍貴檔案的丟失，包括“”中流失的重要檔案，這都給高校的發展建設留下了不可彌補的損失，我們應該引以為戒，并加強管理。

2 加強高校檔案管理及創新理念

2.1 完善高校檔案管理綜合體系

高校檔案管理要變分散管理為綜合管理，學校設立的檔案室要按照《檔案管理制度》設置素質高、保密性強、專業能力突出的檔案。專業技術人員來管理（黨員更好），避免“學的不用，用的不學”的現象法神。在職能上要隸屬于學校的直接領導下工作，參照檔案館的管理體系來管理，維護人權增強檔案部門的職能作用，為高校師生服務。

2.2 檔案館員制度要加強并賦予其人性化

首先，檔案館員要更新觀念，具備現代管理檔案技能，要充分發揮檔案館員的專業優勢，樹立為高校發展、建設、為決策這當好參謀的服務理念，要把檔案管理與服務有機的結合起來，各類材料立卷、歸檔有序，紙質檔案與電子檔案有機的結合歸檔管理，使利用者在危機中一目了然，下載便捷。（當然，具有保密性質的文件、材料除外、特批查詢除外）使檔案工作有法可依。有據可查；并發揮其主觀能動性，為服務對象提供最佳服務、不斷提高檔案管理與服務的觀念、人文及學術地位。其次，檔案工作者要端正行業部門作風，檔案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存檔案并對檔案進行分類鑒定和編目，并通過諸多形式開發檔案的信息資源。為社會、為高校的發展建設服務。

再者，由于高校檔案管理的特殊性，高校檔案記錄在案的都是一些特定的對象，國家憲法和法律所賦予公民享有的權利，也應在此體現；同時，檔案館員要掌握好檔案使用中的政策界限和保密工作的分寸，視服務對象而靈活掌握。歸根結底，檔案工作，是要用人來管理的，一切工作要“以人為本”并創造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”內涵，注重細節，細節決定成敗。

高校檔案管理與服務，二者相輔相承，不可或缺。檔案管理不近需科學地管好，而且還要適應的形式下的對外技術交流工作，最大限度地調動高校檔案工作人員的積極性，創造性，把各項制度落在實處，從而建立起高校檔案管理與服務的有效機制，為社會服務。

總之，高等學校檔案管理與服務工作，雖然有它的局限性，但卻是在社會大背景下存在的產物，它的屬性是特殊的；它的價值取向是明確的；它的主線是為人服務的。因此，在當今信息資源極其豐富而又公開的時代，我們更要賦予它新的內涵，要把握好時代的脈搏，把現代化的高校檔案管理與服務、工作提高到一個新的層面，為社會、為高校的發展建設和《檔案法》實施與普及，做出一個檔案工作者的應有奉獻。

參考文獻

[1] 李真.以人為本加強高校檔案管理與服務[J].蘭臺世界（下半月），2010（12）：42-43.

[2] 陳少毅.以人為本促進高校檔案管理與服務[J].檔案與建設，2010（3）.

[3] 任群，彭朝暉.高校圖書館與檔案物業管理專業化運作探索[J].農業圖書情報學刊，2006（6）.

[4] 趙靜.高校檔案館員職業倦怠的產生及對策[J].科技情報開發與經濟，2010（21）：107-108.

第2篇

[關鍵詞]檔案管理 電子文件 創新服務

[中圖分類號]G271

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）02—0398—01

當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

一、提高創新服務手段

1、建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進涉加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

2、建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4、開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效n生，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案涫（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

5、開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。

二、大力開發檔案的服務領域

1、信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助企業引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發法律信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

3、加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

第3篇

[關鍵詞]科技檔案；管理和利用；規范化

科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。科技檔案的有效管理和設計方案、實驗開發及項目研究之間存在一定的聯系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。

一、科技檔案的特點與重要性

科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。

在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。

二、科技檔案規范化管理的內容分析

根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。

1.建檔管理規范化

科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理[1]。

2.科技檔案信息資源的應用

不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。

3.管理崗位與制度規范化

科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。

二、科技檔案的管理方式及利用服務

規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。

1.加強業務建設

科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。

2.提升管理人員的素質

科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。

3.創新服務方式

科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享。可根據實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。

4.擴大服務領域

隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域。科技的方案管理已經逐漸滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。

結束語

科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展。科技檔案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。

參考文獻

[1]汪志遠.淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.