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第1篇

大型醫院建設過程中，基建檔案管理往往滯后。如何在管理好基建項目的同時，做好項目基建檔案的管理，是每一個院長和檔案管理者應認真解決的問題。

關鍵詞

大型醫院?基建項目?檔案管理

Abstract

In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.

Keywords

Large hospital?Construction project

Archives management

doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006

隨著新醫改的推進和城市化進程的加快，公立醫院迎來了新一輪的建設浪潮。很多三級醫院床位從以前的1000張猛增到2000張、甚至是3000張，建筑面積也動輒十幾萬，甚至二十幾萬平方米。但在這些大型醫院建設過程中，基建檔案管理卻往往嚴重滯后。

一、大型醫院基建項目檔案的特點

（一）工藝流程復雜，檔案種類多易分散

大型醫院建設工程除了一般建設項目都有的土建安裝裝修外，還有其特殊的工藝流程，如醫患分流、潔污分流，手術室和ICU空氣凈化，放射放療核醫學科射線防護，醫療廢水廢物處理等等，這些都有專門的工藝流程標準和要求。另外，一般醫院建設項目要招標40～45個，多者能達到80多個，由此產生大量的招投標和評標資料。因此大型醫院建設涉及面廣，參與部門多，檔案資料容易分散。

（二）建設周期長，檔案資料容易流失

醫院建設工程從立項、招投標、勘測、設計、辦理手續、開工，到主體和配套施工，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗收投入使用，一般最短周期為兩年半時間。如果遇到汛期長、天氣冷等天氣因素，或建設期間通貨膨脹，人工費、材料費大幅漲價等市場因素，或者工程前期論證不細，設計大量變更、決策機制效率不高、建設資金不能保證等甲方因素，或者安全出問題、組織管理不善、資金斷鏈等乙方因素，都會使項目工期不同程度延長，工期少則三四年，多則五六年。時間越長，檔案資料流失可能性越大。

二、大型醫院基建檔案管理中存在的主要問題

醫院基建檔案是指在醫院建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件材料。包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、竣工、驗收、試運行等工作活動中形成的文字材料、圖紙、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。目前大型醫院建設中檔案管理存在以下問題——

（一）建檔意識不強

根據2006年6月國家檔案局、國家發改委聯合的《重大工程基礎設施建設前期檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎設施建設前期，不得進行或通過整個工程基礎設施建設前期的竣工驗收。但很多醫院院長和基建管理人員不知道也不清楚此項規定。有的醫院院長認為，檔案只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端。常常對檔案工作表現出敷衍塞責的態度，在建設中重進度，輕資料的現象非常普遍。有的醫院到項目驗收時匆忙找補，有可能不全或不真，使項目留下永久遺憾和欠缺。

（二）沒有很好建立檔案管理機制

很多醫院本身就沒有檔案管理的專門機構，基建檔案更是被忽略。大部分醫院工程指揮部或籌建辦公室都不配備專職檔案資料管理人員，對基建檔案也沒有考核和檢查。還有的把大堆圖紙資料放到檔案室就算歸檔，沒有交接，缺乏整理，需要時卻找不到。

（三）資料收集歸檔不及時、不完整

由于大型醫院建設周期長、資料多、工藝復雜，很多建設資料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方專業技術人員處，有的在乙方施工人員處，有的在監理單位，還有的在中標單位。工程人員不了解檔案專業和技術知識以及工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。

（四）檔案管理手段落后

醫院工程指揮部或籌建辦公室大都在工地現場，用房緊張，條件簡陋，很多基建過程中形成的資料堆疊在辦公室里，少有甚至沒有檔案管理的櫥柜和工具。聲像檔案、電子檔案缺乏硬件保存的介質，不能做到定期整理和檔案轉移，檔案的質量安全得不到保障。

三、對策

（一）轉變觀念，重視基建檔案管理

醫院基建檔案真實反映了醫院建設工程項目管理過程和工程實體的現實面貌，對醫院日后的管理、使用、維護都有著十分重要的作用。醫院基建檔案還是建設項目評價的依據，“魯班獎”、“泰山杯” 都是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，結合現場進行綜合測評的結果。同時基建檔案也能反映醫院建設項目的決策過程。

（二）健全制度，理順檔案管理機制

對有大型基建項目的醫院來說，應成立工程項目建設檔案工作領導小組，明確工程項目指揮部或籌建辦公室中有檔案專業培訓背景的專職檔案資料管理人員1名，其他籌建人員也要“一崗雙責”，除做好專業技術工作外，做好資料的及時收集和整理，建立起工程建設檔案工作人員網絡體系。同時，建立檔案資料收集整理歸檔制度，定期催交，及時整理，加強考核，理順檔案工作管理體制和工作程序，爭取項目完成竣工驗收時，資料完整。

第2篇

土地開發及整理的進程中，都不可缺失配套性的檔案信息。從目前來看，項目信息日常的歸檔及管理仍暴露出弊病，亟待后期改進。例如：設計資料在接受批復后，后期的變更沒能歸檔；缺失了批復及申請文件，缺失調整權屬的必要方案。編制了方案后，沒能經過詳盡的勘測[1]。這些弊病反映出：現今狀態下的土地開發整理仍存在隱含的檔案管理漏洞，不應予以忽視。針對于土地開發整理，構建項目檔案時段較短，起步也是偏晚。面對于滯后性的管理流程，有必要在實踐進程中不斷地完善，增設全程性的項目檔案監管。

1 管理項目檔案的價值

在土地開發中，檔案管理應被看作必要部分，是不可忽視的。土地開發整理選定的項目都擁有全程性，完整項目涵蓋了初期立項、對項目的設計、解析可行性、施工及招投標、竣工及決算時的審計。在驗收及竣工時，還需保存必備的圖表及文字，用作調取的參照。檔案是留存下來的項目記載，擁有著真實性。項目單位應能慎重歸檔并整理多樣的土地材料，依照擬定的流程構建并整理檔案。項目檔案包含著詳實的土地開發記載，反映出全程的項目進展。在各個環節內，項目檔案都可看作驗收及鑒定質量的必要參照。由此可見，項目檔案表征了真實的各流程狀態，歸納可得關鍵性的土地項目信息。從土地開發來看，項目歸檔是不可缺失的部分[2]。

針對驗收及評價，土地整理及開發的檔案也表現出必要性。依照驗收的規程，開發及整理土地設定了如下內容：擬定的項目規劃、設計及后續執行預算、待建的工程質量、調配資金的狀況、管控土地權屬、針對項目的日常管護。此外，開發整理土地這類的項目還包含了可供歸檔的資料。在驗收評價時，注重查看并且核驗現存的業內資料。針對于外業，也要慎重予以核查。經過了驗收步驟，應能獨立保留相關檔案，以備后續的審驗。

2 歸檔要求及現有的弊病

土地開發整理設有配套性的驗收規程，驗收規范歸納了多環節的開發成果。詳細來看，這類項目在構建檔案時涵蓋了如下資料：立項以及審批、投標招標資料、協議合同的資質、施工管理及監理的資料、權屬性的資料、驗收得到的資料、財務性的材料。此外，歸檔資料還含有核驗得出的影像資料，后期階段內的評價資料也被包含在檔案內。土地開發及整理應能歸納得出真實的各階段資料，可信且真實。土地開發及整理都會留下信息，各類信息應被歸檔留存。土地開發進程中，原始資料擁有真實性，不可隨便去改動。同時，也不可擅自予以偽造，要保存原始性的土地資料。完整資料包含著外業的總工程量、撥付的資金、預算及移交的項目部分。與之相應，內業資料也被歸入檔案。及時搜集信息，妥善保存初期完整的歸檔信息[3]。

最近幾年，各區域都拓展了開發土地的總規模，與之相伴的檔案也日益增多。作為初始的憑證，檔案應被謹慎歸類，要確認前后信息彼此吻合。不可隨便更改已經被歸檔的某些工程信息，各環節內的信息都應被存儲。文件在歸檔時，要確保字面是工整的，配備了完整的簽章等。要長期保留檔案，書寫材料應能耐久且不會褪色。從現狀看，多為微機制作出來的檔案信息，應能標識一致的項目事由及開發內容。需要統一格式，便于快捷性的查看信息。唯有如此，信息檔案才更能便于調取及管理，也會更加穩定。

土地整理及土地開發的多樣項目都采納了特定的歸檔步驟。依照現存分類，土地開發整理表現出如下難題：沒能完善現有的管理規程，相關職員缺失了責任心。在土地開發中，沒能及時搜集必備的各類資料，沒能明確各類的歸檔。歸檔的步驟缺失了規范性，項目單位忽視了編制圖件，原件被復印件替換。此外，監理搜集得出的多樣資料都沒能統一，表現出混亂的狀態。某些單位甚至沒能配備必要的檔案附件，檔案內容重復。檔案管理很混亂，相關人員缺失了高層次的管理水準。在這種狀態下，項目檔案各階段的信息管理并沒能提升根本的質量。

3 改進管理的新途徑

針對土地開發整理，還需完善相應環節的存檔及監管。應當變更現存機制，增設更完備的配套規程。構建新式的機制，檔案管理配備的機制可分成檔案搜集、立卷以及整理、后期的信息歸檔。項目在竣工以前，申請驗收及檢查。這樣做更能便于全方位查驗項目的現狀。確保檔案規范化，相關職員都應明確歸檔在總體項目中的必要價值，真正重視歸檔。依照設定好的次序從嚴歸檔，妥善排列多樣的文件資料。在查閱檔案時，也要做好登記。詳細來看，土地開發整理改進檔案管理可采納如下的途徑。

3.1 妥善搜集信息

土地開發整理囊括了各步驟內的信息處理，首要應為搜集必備的信息以便存檔。一旦確認了內容，則要選取最合適的途徑搜集信息。通常狀態下，可親臨現場調研，也可獲取間接性的各類資料信息。針對于后者，可憑借于擁有的資料及情報，做好間接存檔[4]。搜集項目信息，先要填入清單及目錄，這樣即可盡快查出某一項目信息。應當明確的是：搜集信息是初期的首要步驟，唯有妥善調取了全面性的土地開發信息，才能構建更完備的土地開發檔案。

3.2 借助現代技術

相比于傳統的歸檔，現今歸檔及整理可選更多樣的新穎方式。在微機聯網下，搜集及調取多樣的檔案都不可脫離計算機。借助于新穎的存檔技術，可延長檔案保留的時限，同時便利查找。檔案管理可分成多步驟，先要判別真偽的兩類信息，剔除虛假性的檔案信息。在微機管控的方式下，分類存儲零散的開發信息。同時，還需借助運籌學、數理統計的根本原理，加工獲取必備的數值及信息。新穎信息手段擁有獨特的管理優勢，電子檔案存儲著的信息更易讀取，并且不會遺失或緩慢褪色。

3.3 提升業務水準

針對于檔案管理的職員，都應提升根本性的管理水準。強化業務培訓，相關單位應能提供定時性的這類培訓。利用新式技術，構建數字化狀態下的土地開發檔案[5]。檔案管理者應能接納數字化的新式檔案，構建信息庫并且注重日常的監管。

第3篇

關鍵詞：組織人事檔案管理；事業單位；新常態

隨著事業單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調動和合理配置成為重中之重。當前，事業單位檔案管理的重心應放在動態管理上。與之相對應的便是，組織人事部門的人員需要適應這種管理要求，在新常態下有必要重構檔案管理內容。

一、新常態下檔案管理存在的問題

1.檔案管理與事業單位發展的關系

事業單位作為向社會提供公益性技術服務的組織，似乎難以將檔案管理與單位發展聯系起來。實則不然，事業單位若要形成可持續發展的良好態勢，則需要在組織內部建立起專業技術人才培養梯隊，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。

2.傳統檔案管理形態下的消極因素

傳統人事檔案管理嚴格規范流程，導致傳統檔案管理自我孤立，與其他職能部門協同激勵職工實現組織目標。

3.傳統檔案管理落后于體制改革內在要求

體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內在要求。這就意味著，事業單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態來。這一新常態需要與體制改革后新的用人機制相適應，也需要與新的人事晉升制度相適應。

二、人事檔案管理的新常態

1.人事檔案管理目的的新常態

人事檔案管理目的應適應新常態的需要，其中的“新”就體現在從傳統重視靜態管理，逐步轉變到“靜態管理與動態管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構成了事業單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現實背景，管理者應審時度勢，調整單位的內控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。

2.人事檔案管理功能的新常態

通過管理創新，使得事業單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結構封鎖。在保留重視程序的基礎上，檔案管理人員應與其他業務部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發揮出助力單位可持續發展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結合的態勢中來。這一管理手段新常態的建立，不僅能確保事業單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環境相適應。

3.人事檔案管理評價的新常態

人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環狀態下，從而做到有始有終和前后照應。隨著檔案管理目的的調整，與之相照應的評價機制也應發生改變，進而使新的評價機制能適應新常態的需要。在新的“目的—手段—結果”的內在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應與是否與動靜結合的檔案管理目的相契合，還應與是否靈活合規完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內容建構

1.闡釋人事檔案管理向新常態轉變的意義

推動事業單位人事檔案管理向新常態轉變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創新下，實現助力單位發展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態轉變的意義，因此應將檔案管理問題加以闡釋并納入常規管理的內容。

2.轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識

組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應體制改革的內在要求，事業單位應在常規業務學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質。

3.充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能

在動態視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業技術人才梯隊的培養，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優化和創新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎上，根據黨委決策認真完成單位員工基礎信息的錄入工作。

4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價

對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業務部門在評價中的權重。

四、問題的拓展

在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。

五、結論

本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容應由理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。

參考文獻：

[1]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).

[2]陳靜.我國事業單位人事檔案管理存在問題及對策[J].神州,2013(9).