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第1篇

本預案所指災害是指因地震、潮濕、塵埃、高溫、光照、水淹、火災、盜竊、鼠害、蟲害、有害氣體、盜竊等引起的對檔案保護造成的危害。

災害應急工作應當遵循預防為主、常備不懈的方針，貫徹統一領導、分級負責、反應及時、措施果斷、密切配合、齊抓共管的原則。

一、災害應急指揮組織機構

（一）組織領導機構

區檔案局（館）成立檔案災害事故應急領導小組的基礎上，成立應急行動領導小組，負責緊急情況下的指揮調度工作。由局長（館長）任組長，親自抓、負總責，分管副局長（副館長）和科長任副組長，靠上抓，并堅決實行責任追究制，確保領導、措施、工作“三到位”。

（二）應急行動機動隊

全局（館）工作人員經嚴格培訓后，組成應急行動機動隊，專門負責應急處理工作（成員見上）。

二、指揮組織機構職責

1、全面負責市中區檔案館重特大安全事故應急救援的指揮、組織和協調工作。

2、接到事故報告后，迅速趕赴現場，了解情況，制定應急救援方案。

3、組織有關部門、單位立即開展現場救援，盡快轉移館藏的檔案集料及相關設備。

4、根據實際工作需要，緊急調用必要的物資、設備、場地和人員。

5、迅速查清事故類別、影響范圍、檔案資料、相關設備和經濟損失等情況，及時向上級有關部門報告。

三、災害緊急處理措施

（一）事故報告

發生災害事故發生后，必須立即將災害事故概況分別報所歸口管理部門、區安監局等相關部門，區委、區政府及主要領導，必要時要通知公安、安監等部門迅速趕赴事故現場開展搶險救災。并在12小時內報送書面報告。書面報告包括以下內容：發生災害事故時間、地點；事故的類型及規模；事故的簡要經過、檔案資料、相關設備及直接經濟損失的初步估計；事故原因、性質的初步判斷；事故搶救處理的情況和采取的措施；需要有關部門和單位協助處理的有關事項；事故的報告單位（加蓋公章）、簽發人和報告時間。

區檔案局（館）成立檔案災害事故應急領導小組接到事故報告后，要立即報告區委、區政府主要領導，必要時同時通知公安、安監等部門迅速趕赴事故現場開展搶險救災。

（二）現場保護

災害事故發生后，檔案館必須采取有效措施，嚴格保護事故現場。因防止事故擴大，減少檔案資料損失以及疏通交通等原因需要移動現場物件時，要做出標志、拍照、詳細記錄和繪制事故現場圖，并妥善保存現場的重要物證。

（三）現場救援

應急行動機動隊和各有關單位接到通知后，要立即趕赴現場，并根據實際情況成立現場指揮部和現場保衛、醫療救護、后勤保障等緊急救援小組，組織有關部門迅速開展搶險救災工作，力爭將損失降到最低程度。

1、在發生地震、水淹、火災、盜竊、有害氣體、盜竊等災害事故時公安、安監、環保等部門要立即采取有效措施控制危險源，測定事故危害區域及程度，采取封閉、隔離等措施。

2、鑒于檔案資料載體的特殊性，實施應急救援、搶救時，所用的設備和材料應盡可能避免損害檔案資料。

3、在發生火災、盜竊、有害氣體、盜竊等災害事故時，鑒于檔案資料的保密性，必要時可由公安、交警等部門要迅速組織警戒，維護現場秩序，疏導車輛、人員，并對肇事者要采取必要的強制措施，防止其逃逸。

3、在發生火災、盜竊、有害氣體、盜竊等災害事故時，如有傷員，衛生部門要立即組織急救隊伍搶救傷員。有關醫院要及時提供救護所需設備、藥品，相關部門要積極配合做好搶救工作。

4、在發生鼠害、蟲害等災害事故時，應急行動機動隊工作人員應在相關部門和人員的協助下，立即采取有效措施進行滅鼠、滅蟲，最大限度的減少檔案資料的損失。

5、有潮濕、塵埃、高溫等情況發生，工作人員應立即利用現有庫房設備，按照相關規定及時調節庫房溫濕度。

6在發生火災、水淹、有害氣體等災害事故時，應立即尋找并切斷事故源，防止事故的進一步發展擴大。

7、區財政準備一定的應急救援資金。各有關部門要確保搶險救災物資供應和運輸。

8、遇有重大災害事故發生初期，檔案館工作人員應積極采取自救措施，防止災害事故擴大。

（四）其它事項

1、本《預案》是檔案館災害事故發生后，實施搶險救援并協助有關部門進行事故調查處理的指導性預案，在實施過程中可根據實際情況靈活處理。

2、任何單位和個人都有支援檔案館災害事故搶險救災的義務。在搶險救災過程中由指揮部緊急調用的物資、設備、場地和人員，任何單位和個人都不得阻攔或拒絕。

四、災害事故的預防

1、檔案庫房選址和建筑質量符合規范要求。檔案庫房的地址對檔案的安全保管關系極大，因此新建檔案庫房因選擇環境有利于檔案保管，地勢高，不受有害氣體影響的地址。檔案館是長久保管檔案的物質基礎，新建檔案館舍應符合國家制定的《檔案館建筑設計規范》，構造堅固耐久，要防6極地震。

2、做好庫房的基礎防潮工作，一是升高地面，二是設防潮層，并定期檢查。一旦發生墻體潮濕現象，要及時通知有關人員做好補救工作，確保檔案不受影響。

3、檔案庫房的門窗要堅固密閉，既保溫防塵又防盜。庫房內不能鋪設明電線，并配有特殊照明、通風、溫濕測試、去濕（加濕）、空調、報警消防、安全監護、運輸等設備以及檔案裝具。

4、檔案館工作人員要按時記錄庫房溫濕度，并及時調節庫房溫濕度，庫房管理人員能夠正確使用和操作各種設備，出現問題及時解決。

5、檔案館工作人員應定期對檔案進行消毒，并放置防蟲劑、滅鼠設施等，有效防止蟲害、鼠害的發生。

第2篇

一、引言

城市的發展是需要遵循一定的規律，并符合城市發展的具體特征，要想讓一個城市能夠健康發展就要對該城市檔案信息資源進行有效的理論指導，城市房屋檔案管理是城市管理的重要組成部分，我國相關領域都對該方面有了深入的研究，并取得了很大的進步。但是城市建設速度的加快傳統的城市房屋建筑檔案管理方式已經不能滿足發展的需求，目前城市房屋建筑檔案管理中存在的問題主要包括：1.管理意識比較淡薄，人們對城市房屋建筑檔案管理的重視度不夠高。2.責任主體比較混亂且保存周期不統一。3.城市房屋建筑檔案管理的難度較大，并且管理手段比較落后。4.城建檔案管理人員對檔案工作不夠精通，導致整理出來的資料無法使用。針對以上問題可以看出，我國當前的城市房屋建筑檔案管理中存在的問題直接影響到城市建筑的未來發展，對此要給出相應的解決對策，本文就對改善城市房屋建筑檔案管理的措施進行詳細的研究。

二、改善城市房屋建筑檔案管理的措施

1.加強城建檔案法制建設

隨著城市建設的快速發展，檔案接收的任務也越來越重，在嚴重缺少經濟制約的條件下，需要對法律法規以及相應制度進行進一步的建設，并從制度上加強對城市建筑檔案的管理力度，確保檔案的整體水平與質量。近些年來，我國相繼推出了很多有關建筑方面的法律法規，如《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案管理規定》等等，根據這些規律法規再充分結合當地城市的實際情況，就能實現對城市房屋建設的有效管理，同時隨著科學技術的不斷進步，人們應該把握住難得的機會充分利用計算機技術來完成人類無法完成的事情，利用這種高科技的手段能將管理的事物變得更加簡單，以往人工需要很長時間做完的工作計算機只需要幾分鐘，將計算機技術應用在城市房屋建筑檔案中就能建立起數字化檔案，對城市檔案管理有很大的幫助。

2.提高檔案歸檔的質量

在新形勢條件下，城建檔案工作者也要時刻明確自己的職責，不能只是等待建設單位主動移交檔案，這樣不僅檔案工作的效率不高同時也影響整個的工程建設，因此作為城建檔案的工作人員應該在思想上以及行為上都認真仔細，做到多動腦、多動手、愛崗敬業、勤奮刻苦，真正樹立起為人民服務的觀念，增強自身工作的積極性與主動性，再加上與相關建設單位的進一步溝通，才能真正掌握檔案資料收集與管理的具體情況，同時建設單位在簽訂責任書的時候，要進行相關信息的登記還要有固定的業務人員根據項目信息到施工現場去檢查并指導，讓服務工作做到有的放矢。城市房屋建筑檔案管理的分析與研究會涉及到很多方面的內容，因此對房屋建筑檔案的管理與研究要從不同的角度去考慮，只有做到精心細致的研究才能提高檔案管理的水平。項目工程文件的歸檔是以建設單位為主，要施工與監管相互分工才能實現全部文件的歸檔工作，建設單位與施工單位是合同的關系，因此工程檔案的管理不能依靠行政的方式，而是應該通過法律、合同以及相應計劃保證施工文件準確、及時的歸檔。還要多重視對檔案信息的開發工作，充分發揮出檔案信息資料的作用，這也是檔案工作最根本的宗旨，這需要城建管理部門以及管理人員更加適應時代的要求，充分發揮出工作的積極性與主動性，加強對信息資料的利用，采用現代的管理手段開展更加優質的服務，充分利用檔案信息資源來促進我國城市房屋建筑檔案的迅速發展，并發揮出信息資源的效益與作用。

3.提高業務管理與技能水平

檔案管理質量的好壞，一定程度上取決于檔案工作人員，由于城市建筑檔案的內容比較多并且涉及到了城市建設的多個方面，對此就需要檔案管理人員不斷的探究新的業務知識與技能，既要有工程技術方面的知識又要擁有解決實際問題的能力，此外，城市建設檔案館中常會請一些具有豐富檔案管理經驗的人員來傳授經驗，并通過交流與學習對檔案管理知識進行補充，這樣能讓檔案管理人員的管理觀念以及業務水平得到提高，對提高檔案管理工作的工作效率與工程檔案的歸檔質量都有很大的幫助。對工作人員的培訓工作可以通過培訓班的形式，以及施工管理單位或者檔案管理人員進行專門的崗位培訓，通過培訓能讓他們充分認識到城市建筑檔案的重要性，并了解城市建設的法律以及法規，嚴格把關培訓考試在考試合格之后將崗位培訓合格證書進行發放，在日常工作中也要多檢查確保檔案人員是持證上崗，才能保證工程檔案的準確性與完整性，為提高檔案的質量打下堅實的基礎。城市建筑檔案要想跟上時展的步伐，就要采取行之有效的措施同時加大收集的力度，確保檔案資料的完整與準確，從而提升工程檔案的歸檔質量確保城建檔案工作水平的提高，這樣才能更好的服務于城市規劃以及相應的管理工作。

第3篇

關鍵詞：檔案信息 方法概念 主題

一、有序化及其方法

“有序化”是檔案信息處理的核心問題。要有序地排列檔案實體或者是表征檔案的信息線索，采用使檔案存儲的目的得以實現，使利用存取比較方便。

為了使文件形成過程中的有機聯系得以保持，一般會采用分類的方法在實體控制中，有序化的實現一般是直接進行排列組合對檔案實體。檔案的基本特征在智能控制中形成檢索標識來表達通過著錄，或者對檔案進行主題分析通過標引并且賦予檢索標識對結果，有序化通過規則的排列這些形成的信息線索來實現。

外部特征和內部特征是檔案基本特征的兩個方面，外表顯而易見的檔案特征是檔案的外部特征，保管期限、責任者、題名、文本、文號、密級等文件屬性都需要外部特征；主題和對象等在檔案內部敘述的內容這是檔案的內部特征。一般會采用主題法或分類法對檔案信息進行排列組合為了表現檔案的內部特征。一般會采用時序法、代碼法和字順法等對檔案外部特征進行表現。

按照地區編號系統、圖紙編號系統、文件發文編號系統和產品編號系統等的某種代碼系統排列就是代碼法。按照文件內容涉及的時間或者是文件形成的實際進行的順序排列就是時序法。按照例如文件責任者的字序等某種特定名詞的筆畫筆形或者字母順序排列的就是字順法。為了對某些檔案內部的信息單元之間的互相聯系進行表現也會采用這些方法，不只是表達外部特征的時候也會采用這些方法。還會采用這些方法在實體控制中用來進行對特殊載體或者專門檔案以及作為副本保存的檔案的處理上。

總之，處理檔案信息的關鍵就是有序化。為了使檔案信息的作用得到更好的發揮，因為檔案信息因處理的目的不同而具有不同的特點所以需要采用的方法也不同。

二、檔案信息處理語言

要實現檔案信息的有序化，必須借助人工語言來表達檔案信息處理的狀況。對檔案信息根據一定的規則進行組織，其“近期”的目的無論是在實體控制還是在智能控制上都是為了檢索、得到這些信息再根據同樣的規則。運用一種規范化的語言是必須的為了便于進行這一過程，描述和表達出檔案信息的組織狀況和排列位置，以便取得所需的信息按照這種語言在檢索的時候。

比較表征檔案信息的檢索標識和情報提問之間的相符性的過程就是所謂的檢索。命中文件找到所需的信息就要做到檢索標識與情報提問一致；要繼續查尋當不一致的時候，直到兩者一致為止對已經比較了的標識就必須跳過。一種能夠溝通雙方思想彼此能夠理解的語言就需要在檢索人員和檔案信息處理人員之間使用為了相符性比較過程的順利完成。這種對檢索人員與信息處理人員的事項進行統一，對檔案檢索與存儲兩個過程進行聯接對檔案信息處理工作用于保障的語言就是檔案信息處理語言。他是人工語言根據信息處理的需要說創建的。

由詞匯和語法構成檔案信息處理語言，是一個符號系統用于思想的交流同自然語言一樣。代碼、類目或類號、檢索詞等表達概念的標識詞匯是它的主要詞匯。往往稱為標識把它的語詞因為它的語義即書面形式比較重要，在語音和語詞方面不太重要。

檔案信息處理語言具有以下幾項基本功能作為情報檢索語言的一個分支：

對特定事物的概念標識和有關規則能夠相當專指和唯一表達，加以描述檔案內容與某一些外表特征，便于進行相符性比較與檢索用語，可以保證順利實現檢索過程的一套符合人們習慣的簡明、扼要的用語；對內容相同及相關文件進行集中通過對標識所代表概念之間相互關系進行顯示的辦法；使文件或信息線索組織化或系統化通過有序排列標識。

三、分類與分類法語言

分類語言是創建的人工語言為了對分類過程與成果進行表述且方便進行檢索，也簡稱分類法。使用最廣泛和歷史最悠久的檢索語言在文獻工作中就是分類法。

等級體系分類法和綜合分類法是根據不同的構成原理進行區分的。依據概念劃分與概括原理構成的是第幾體系分類法，依據概念分析與綜合原理構成的是綜合分類法。體系分類法被用于實體和智能控制在檔案工作中。

概念分類是分類法的基礎。對概念外延的邏輯方法根據某一標準進行揭示就是分類，也稱為劃分在邏輯學上。區分和歸類是分類包含的兩層意思。對事物用某種標準進行細分是區分，把事物集合成類的過程根據事物的特征和性質稱為歸類。劃分標準、分類角度和分類標準就是用以結合與區別不同事物的某種屬性。

以下邏輯規則是分類一般應遵守的：1）為了避免各子類自己的相互重疊和交叉只能用一個劃分標準進行每次劃分時，但可以進行多次劃分對事物。2）其母類的外延應該等于各子類的外延之和，并且不小于外延之和。3）劃分標準應該符合分類目的屬性和事物的本質這樣才能是分類的實用性和科學性得以保證。

分類法據以揭示和組織檔案信息的基礎就是以上規則。

分類法作為概念標識或詞語的是類目或類號。對文件的內容或其他特征進行表達和對人們的檢索需要進行滿足都會運用這些詞語，同時編排檢索工具和組織檔案上架的依據也會用這些詞語。

概念等級體現具有秩序井然、層次分明、結構嚴謹和脈絡清晰的特點是分類法按照概念之間的同一、并列、交叉和從屬等邏輯關系組織類目而形成的，概念之間的相互關系可以通過同位類的平等排列和上下位的等級排列等手段來顯示，還可以用配備類目索引、設立交替類目、注解類目含義和使用方法等手段。等級結構是這些方法中的主要手段，大量的概念隸屬關系和相關關系可以明顯直接的顯示用等級結構，分類法語言的重要特色就是等級機構，這種語言同時還根據這種等級結構別稱為等級體現分類言語。

以下優點都是采用分類法組織與初戀檔案信息所具有的：因為范圍較廣適于族性檢索。以文件所涉及的事物、問題、學科或專業、形成機構、社會職能和年度為中心集中與之有關的信息是分類法的特點，所以容易快速查找全面許多事物或者是某一方面的有關信息在同一方面；容易死瀏覽性檢索的要求得到滿足還可以自由的縮小或擴大檢索范圍在一定程度上。分類檢索標識的網羅能力很大，系統性也非常良好因為它的排列是按照一定的邏輯關系進行的，因此在查尋過程中可以使檢索中鳥瞰全面、觸類旁通把最符合需要的信息找出來；對于人們“即類求書”的檢索習慣很符合，多種功能都具備。不僅組織館藏可以用，對于檔案報道的統計和檢索工具的編制工作都可以用這種方法。

四、主題、主題詞與主題法語言

一定的內容是任何檔案都必須具有的，主題就是出現在這些內容中的對象、概念和想象。詞是主題的語言表現形式，一個主題就是一個概念，必須通過詞來對概念的內容進行表現。主題詞就是用以表達主題概念的詞匯。主題詞往往可以用來代表或標識檔案本身或檔案的內容主題。可以根據主題詞對檔案進行查找將他們進步編排按照字順。這些概念標識是由名詞術語形成的對檔案所記載或反映的思物進行了自己表達和描述，這種處理方法對檔案信息的編排是依據這些概念標識的字順關系而進行的。

主題法的基本特征就是描述，分為單元詞法、關鍵詞法、標題法和敘詞法根據所標識主題詞的種類不同。

比較專指、復雜的在概念上一般是標題詞，這種主題標識多為詞組在字面上。任何一個標題詞都可以對一個文件主題進行獨立精確的標引是一個完整的標識。手檢主題目錄及主題索引款目的標目是標題詞主要會用到的地方。單元詞是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能對檔案主題進行描述的單詞。單元詞組配成標題要到檢索的時候因為只是標題的構件，所以單元詞會更加的靈活相比標題詞，更容易控制詞匯量。敘詞是一種后組式的主題標識是在吸收多種情報檢索語言優點的基礎上發展起來的。敘詞彌補了單元詞組配“噪音”的缺點，一般有標識特征事物的專有名詞和各種基本概念的名詞術語組成，可以更為具體的對檔案文件的內容進行揭示通過組配。

在組織和檢索檔案信息方面主題詞法有下述優點：方便用于特性檢索。主題法揭示和組織與之相關的檔案信息主要以文件涉及的具體對象和問題為中心。在集中相同主題檔案的同時還可以把與該主題相關的文件頭蓋骨字順排列和參照系統聯系起來；在對細小概念與新事物方面具有較強的反映能力。主題詞法在標識數量上基本不受限制，可以增加比較專指的和對新事物放映的主題詞在字順系統中，對這些概念進行表達時還可以利用原有主題詞的組配。在字順系統中也容易檢索因為新舊概念和粗細概念處于同等地位；標識具有較強的直觀性。自然語言是主題法的基礎，對檔案內容用概念標識直接進行表達，用戶在檢索課題向檢索詞轉化時更加的容易；提供了較多的檢索途徑。可以分別標引檔案涉及的各個主題在主題詞法中，還可以用幾個主題詞的組配來表達在有的時候，往往會賦予較多的標識給每份文件或案卷，因此增多了被查到的機會。

總之，以上方法在檔案信息處理工作中都各自有各自的優點，可以互補在實際應用中，綜合各自的優點根據實際情況進行綜合運用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在實際工作中要多種方法結合，不能有所偏廢，應該是相互滲透和吸取，是檔案信息的處理朝著一體化和綜合化的方向發展。

參考文獻：