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第1篇

關鍵詞：成教檔案；檔案管理；特點；問題；對策

隨著經濟的發展和社會的進步，一些工作對人們的學歷水平和技術要求越來越高，因此高校成人教育也越來越受到人們的重視。伴隨成人教育的炙手可熱，成人教育檔案的管理也成為一個重要的管理系統，在成人教育多樣性的影響下，成人教育檔案的管理也成為一件龐雜而又棘手的工作。用詞，在新時期的教育背景下，成人教育檔案管理的規范化成為一個值得深入研究和探討的問題。

一、新時期高校成教檔案的特點

成教檔案是反映成人教育的學生在學習期間的表現情況和學習活動以及學習成績的一種記錄方式。高校成人教育的獨特性使其檔案管理也與普通高等教育有所不同，總體來說成人教育的特點有以下幾個方面：

1、成教檔案載體的多樣性。隨著信息技術的發展和廣泛應用，成人教育檔案的載體也由以前單純的紙質媒體轉變為新型的電子媒體。在這些媒體中既有紙張、表格，也有照片、幻燈片之類，這些不同性質的載體所體現的都是最檔案的記錄性，他們共同記錄了高校成人教育的發展，也體現了時代的進步，具有極為重要的保存價值。

2、成人教育檔案來源的分散性決定了極強的社會性。成教檔案的來源廣泛，既包括上級下達的材料和指導性文件，也包括學校資料、學生學籍、教學大綱等。高校的成人教育學生大部分都有各自的職業，來源于不不同的地區，涉及的專業也不同，在學習期間也分布在與不同的教學點，具有極強的社會性和分散性。

3、成教檔案具有極大的實用價值，檔案的利用率較高。成人教育檔案記錄著學生在學校的最原始的學習情況和德才成績，所以成教檔案的利用率比普通高校檔案的利用率高，學生的工作調動，升職需要的學歷證明、報考研究生等都需要利用到學生的成人教育檔案。同時因為成教檔案還包括學校成人教育的一些教學大綱和學校的成教的發展，可以為研究成人教育提供一些珍貴的原始數據。

4、成人教育學習形式的靈活性造成了成教檔案收集的困難性。成人教育因為其學生的特殊性，導致了學習形式的靈活多變性。普通高校的成人教育在一般的情況下都具有成人夜大、成人專升本等多種辦學方式，因為其人員的復雜性地域的跨越性就產生了多種教學形式，除了課堂講課只玩還有網絡授課、考察參觀、實習等，涉及范圍廣，運用的形式多，給成教檔案的收集造成了一定的困難。

二、目前高校成人教育檔案管理中出現的問題

信息技術的發展使大部分的信息管理都實現了網絡化和數字化，在建設信息社會這個大潮流的推動下，高校成人教育檔案的數字化信息化也成為一種必然的趨勢。在信息化發展對傳統檔案管理的沖擊下，成人教育檔案的廣利不可避免的也會出現不科學的利用和不規范的管理。總的來說，在新時期成人教育檔案的管理存在以下幾個問題。

1、領導對成教檔案管理的意識缺乏，檔案管理人員對檔案的歸檔意識不強。社會上普遍的檔案管理意識薄弱，在成人教育領域這種現象就更為嚴重。許多領導認為高校成教不如普通教育重要，認為成教只是為了給學校掙錢，從而不重視成教檔案的管理，對成教檔案的管理意識非常淡薄。領導的這種意識直接影響了檔案管理工作的進行，導致檔案管理人員對檔案的歸檔意識不強甚至造成檔案配備人員缺乏。這種對成教檔案管理的薄弱意識嚴重阻礙和制約了成教檔案管理工作的進一步發展和深入推廣。

2、成人教育檔案管理方式單一，管理手段極度落后，檔案的信息載體單一化。因為對成教檔案管理工作的不重視，導致了檔案管理部門的設備落后，不能適應現代化的發展，信息化和數字化遠遠不能實現，導致電子文件記錄的信息相對較少。在信息化迅速發展的今天多數的檔案仍然還偏向于紙質載體，而沒有實現紙質文件和電子文件共同存在記錄信息的局面。同時管理手段不能適應新形勢的發展，落后于社會形式的發展，造成檔案管理的混亂，導致一些保存價值較高的文件和材料容易丟失，在研究中缺乏完整有效地檔案資料。

3、沒有規范的成教檔案管理制度，不能及時更新檔案管理模式。對檔案的借閱和交接的等工作不重視，沒有嚴密的規章制度，在需要相關的資料時胡亂翻找，不做借閱記錄，借走的檔案資料不及時歸還甚至不歸還，導致文件的流失和殘缺，有時資料不全竟然找不到在哪個環節出了問題，影響了成教中對學生的管理，嚴重的甚至影響畢業生的就業和工作單位對人才的選拔和合理利用。陳舊的管理模式中，檔案的收集和整理手段滯后于社會的發展，影響檔案質量和在研究中的實際利用價值。

4、在檔案的管理中出現重整理輕利用的現象，使檔案的服務功能滯后。在現代的高校成教檔案管理中更加注重的是對檔案的采集、儲存和整理，收集整理完以后就把檔案管理工作告一段落，而不去加以來發和利用，從而削弱了檔案的服務功能，降低了檔案的利用率。是收集整理好的檔案資料被束之高閣，不能得到充分合理的開發利用，更遑論開發利用新的檔案資源了。這種嚴重的重整理輕利用的觀念極大地制約了檔案原有功能的發揮和拓展。

三、實現高效成教檔案管理規范化的對策

高校成教檔案管理中出現的問題嚴重阻礙和制約了成教檔案管理工作的發展和進一步深入。只有解決這些問題，成交檔案管理才能走上正軌，更好地服務于成人教育，為高校的發展，這就要求我們實現成教檔案的規范化管理。實現成教檔案的規范化管理可以從以下幾方面入手。

1、增強領導者的檔案管理意識，強化檔案管理人員的檔案歸檔意識。要實現成教檔案的規范化管理，首先就要轉變觀念。高校成教檔案是記錄學校領導者在一個時期內的工作業績重要依據，也是一個學校進行承繼的重要保證，只有領導者的意識增強才能讓檔案管理者認識到檔案管理的重要性和必要性，從而加強歸檔意識，在檔案材料的收集和保存過程中嚴格把關，避免珍貴檔案的流失和不完整。

2、全面提高檔案管理人員的素質和專業能力，以適應現代信息化的要求。學校應該定期的對檔案管理人員進行哦誒尋，促進不同高校之間成教檔案管理人員的業務交流，從而提高他們的專業素養和業務水平。對檔案管理人員進行擇優錄取，給成教檔案管理工作隊伍注入新的活力，為檔案管理工作提供保障。

3、完善管理制度，更新管理模式。成教檔案管理制度想要跟上時代的步伐，學校就要對成教管理制度進行及時的調整，有了相關的制度作保證，就可以調動檔案管理人員的積極性，激發對工作的熱情，從而保證檔案管理工作的規范化和科學化。

4、完善和重視檔案的利用率，強化檔案的服務意識。成教檔案的管理就是為了服務于社會和學校，在檔案的收集整理之后應該注重對檔案的利用，讓檔案管理切實產生效益，為成人教育的發展以及學校的發展做出貢獻。

結語

高校成教檔案的管理是一項非常重要和意義重大的工作，只有對成教檔案進行規范化的管理，才能讓成人教育的發展緊跟時代的潮流，從促進學校和社會的發展起到巨大的推動作用。

參考文獻

[1] 粱守英. 淺談高校成人教育檔案規范化管理[J]. 廣西教育學院學報, 2008,(05) .

[2] 錢亞軍. 淺談高校成人教育檔案管理[J]. 科技信息(科學教研), 2008,(24) .

[3] 李翠萍. 在成人教育教學檔案中實施信息化管理的途徑[J]. 繼續教育研究, 2009,(04) .

第2篇

關鍵詞：檔案信息化；聲像電子管理規范；聲像檔案信息系統

一、研究背景及意義

近年來，信息化建設已成為檔案發展的新方向，特別是以信息技術為核心的信息化建設已成為社會發展的強大推動力。2002年國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設實施綱要》，標志著我國檔案信息化建設的啟動。《全國檔案事業發展“十五”計劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局。”緊跟國家信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設與國家信息化建設同步發展，已經成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務。回顧我國檔案信息化的歷程，總共經歷了萌芽起步（20世紀70年代末～90年代初期）、快速推進（20世紀90年代中期～21世紀初）以及系統發展（21世紀以后）三個階段。隨著信息化時代的到來，海量電子文件數據的涌現以及包括云計算、大數據處理技術、4G通信等新興技術的發展，無一不使傳統的紙質文件生命周期理論、全宗理論和價值鑒定理論受到了挑戰。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學理論的新發展方向，也是檔案信息化建設的重點方向。本文根據廣州市城市建設檔案館自行編制的《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》以及自主研發的規范化聲像電子檔案管理系統展開調研，以期簡述廣州市城市建設檔案館檔案信息化建設的現狀并提出發展對策。

二、檔案信息化的概述

20世紀60年代日本的學者首次提出了信息化，而后20世紀70年代后期西方學者提出了“信息社會”、“信息時代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會議。目前，關于檔案信息化并沒有統一的定義，與檔案信息化相關的諸如檔案數字化、檔案信息數字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關檔案信息化的內涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。”[1]張珺（2009）認為檔案信息化是檔案工作與信息技術手段的結合；檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，由諸多相關項目構成，是現代信息技術手段對管理目標的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認為檔案信息化可理解為“是以現代信息技術在檔案工作領域的實際運用為基礎，以檔案信息的資源化為主導，以實現資源共享為目的推動檔案工作發展的進步過程”。[3]《全國檔案信息化建設實施綱要》對檔案信息化的表述為“以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。”系統核心功能方面還需要進一步完善。目前對于系統的配置管理、備份恢復、權限管理等核心的后臺管理功能都還比較簡單，存在嚴重的管理和安全風險。而且目前系統的部分核心業務功能嚴重不足，例如軟件對于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導致一些查詢需要投入大量人力進行，對于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統設計中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統主要處于應付現階段的管理模式，即以紙質+數字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的設計考慮。從長遠來看，結合信息化改革步伐（例如國土規劃信息化工作建設目標）以及本地信息環境的現實(云計算環境的逐步成熟和認證技術的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統應定位高遠，需要面向電子檔案管理的需要進行通盤考慮。

三、基于聲像電子管理規范的檔案信息化建設

廣州城市建設檔案館的信息化建設工作開展較早，上個世紀90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統，在2002年后該館開始致力于建設數字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統為2005年開發的系統，隨著內外部環境的飛速變化與發展，使得現有的系統目前面臨著內外部環境的雙重壓力，其中既有信息系統自身業務需求發展所帶來的內部推動力，又有環境調整所帶來的外部拉動力，在雙向驅動力的作用下，信息系統的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對信息化升級的要求。《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》由廣州市城建檔案館在多年實踐中擬定，在業界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對象，其規定了聲像電子檔案的術語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數據要求。針對原系統的不足以及工作中出現的各種問題，并基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》中明確的標準、定義，利用成熟、專業的聲像處理技術，從以上有關信息化的表述中，我們可以發現信息技術、開發利用、資源共享這三個關鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認為檔案信息化就是運用信息技術開發利用檔案，最終達到資源共享的目的。

廣州市城建檔案館現有的業務管理模式定型于本世紀初，館內以“數字化生產、檔案編研、自主建設”為立足點，在工作過程中取得了不少成果與榮譽，并曾一度成為城建檔案行業的學習典范。隨著時代的發展，新的上位法、國家標準和事業單位行政分類改革賦予廣州市城市建設檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉變，尤其使得其工作流程、服務方式、服務對象以及數量格式上產生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統的功能模塊已經難以應對日常工作中的管理需求，主要問題體現在以下幾方面。1.頂層架構設計不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業務需求驅動，歷經數十年時間的建設由多個系統構成的集合，尚未形成內部密切聯系、資源有效共享的覆蓋核心業務流程的綜合性的信息系統。現有的子系統集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統之間的關系并不是很清晰，軟硬件平臺不夠統一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應業務管理要求和新型城市化發展的要求。隨著時間的推移和業務管理的不斷發展，信息共享和系統集成的難度日益加大。2.系統功能整體性表現不足現有系統在整體層面上存在升級換代緩慢，用戶體驗友好性不足，子系統零散，缺乏統一入口等問題。現有系統中有相當部分都是獨立建設的，各項業務功能基本上是陸續拼接的，使用的編程平臺和后臺軟件存在較大差異，因而難以進行總體性的功能框架展示。目前信息系統對于業務活動的覆蓋面還不夠充分，例如實體管理與資源存儲管理就還很不完善，功能模塊之間的聯系基本上屬于各自為戰的局面，用戶需要根據自己的職權選擇進入不同的系統進行操作，加上命名方面的隨意性，導致用戶體驗較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進一步強化建立專門的聲像檔案管理系統，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網絡方式相互連接和提供利用，實現聲像檔案信息的有效、規范、科學管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統建立關聯，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統。其中功能模塊主要包括配設任務申請、任務分配、成果數據、數據查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統計報表檔案、用戶權限管理。本聲像電子檔案管理系統是基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》的需求而量身訂造的。該系統的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及調用的效率。這不僅順應了國家大力發展“互聯網＋”的戰略方針，而且通過《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》與系統的相互結合，使得整個系統在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個系統的搜索效率及降低維護成本。同時，這種標準化的系統也值得國內其他城市參考，我們可以預想在不久的將來全國各地都遵循一個統一標準進行對聲像電子文檔的管理，存放在一個相同的系統下，這個系統所產生的價值將是不可估量的。

作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設檔案技術咨詢服務公司

參考文獻：

[1]楊公之.檔案信息化建設導論[M]中國檔案出版社，2001(9).

[2]張珺.我國檔案信息化建設的分析與對策[D]，2009.

[3]孟世恩，王穎.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004（5）.

[4]翟玉芳.檔案信息化建設研究[J].檔案研究，2016(1).

[5]王美琴.我國檔案信息化過程中的主要問題及對策[J].檔案研究，2011（1）.

第3篇

【關鍵詞】城建檔案管理；數字化；信息技術；城市化

自我國社會主義市場經濟體制確立以來，新時期社會進步飛快，城市建設也獲得了廣闊的發展空間，城市化腳步越來越快。城市化進程的不斷推進中，建筑工程規模和數量不斷增加，為了確保城市建設活動有序開展，需要全面開展城建n案管理數字化建設活動，實現數據的高效、安全和便捷存儲，為城市建設規劃提供更為科學合理的參考依據，推動城市化建設和發展。由此看來，加強城建檔案管理數字化建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

一、城建檔案管理數字化建設的意義

城建檔案數字化建設是一個具有十分廣闊發展前景的行業，在建設和發展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進一步完善。在城建檔案數字化建設中，由于傳統的城建檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，需要人工對紙質檔案進行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實現，一旦紙質檔案出現損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產生嚴重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區域，檔案館之間的檔案資料調度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進的信息技術和數字化技術實現資源共享和存儲技術，充分發揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。

二、城建檔案管理數字化建設中存在的問題

城建檔案管理中，主要工作內容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學技術水平的快速提高，越來越多先進技術涌現，并被廣泛應用在城建檔案管理中，能夠實現信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數字化主要是在物質載體上記錄，物質載體性能越好，存儲時間越長。所以在城建檔案數字化建設中，檔案信息存儲物質載體直接影響到數字信息的存取期限，保證物質載體的穩定性是尤為必要的。

城建檔案由于自身性質較為特殊，所以除了記錄城建的相關信息以外，還具有一定的法律價值。傳統的紙質檔案管理中，檔案信息存儲載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數據信息的丟失和不完整，法律價值需要在長期驗證中才可以肯定其原有價值。

數字檔案資源共享，首要前提是建立一個統一標準，利用統一的格式和規范，實現更大范圍的檔案資源共享。但是就當前城建檔案管理數字化現狀來看，仍然缺乏一個統一的標準，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。

三、城建檔案數字化建設對策

（一）做好全面規劃。城建檔案數字化建設中，前期規劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質檔案資料信息轉化為數字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數字化建設中，需要對檔案館內部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調查分析后，才可以突出工作重點，根據檔案類型有針對性地開展數字化建設活動。

（二）建立城建檔案數字化建設標準。數字檔案的資源共享，需要在相關標準和規范的支持下，實現檔案信息的數字化。建立城建檔案數字化標準，主要是包括對數字化檔案管理規范和信息化標準規范，通過對數據信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網站管理的相關說明。數字化檔案管理規范化建設，可以為后續的城建檔案數字化建設工作提供更為充分的參考依據。

（三）建設統一的信息系統。城建檔案數字化管理不僅僅需要依靠計算機網絡開展工作，還需要建立統一的信息系統，利用相配套的設備和軟件，搭建一個網絡平臺，實現數字化檔案信息資源的共享。

四、結語

綜上所述，城建檔案管理數字化建設是應時展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設過程中需要充分考慮到數字化檔案信息管理的安全問題和系統穩定性，有針對性地開展工作。

【參考文獻】

[1]袁志海.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].城建檔案，2012，6（1）：35-36.