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第1篇

關鍵詞：新時期 電力檔案 數字化 編研 重要性

一、電力檔案數字化編研的發展概述

近年來，我國能源產業發展規模日益擴大，我國電力事業發展速度持續加速，電力企業的發展也相應擴大規模，電力企業發展的過程中電力檔案管理作用也越來越明顯，電力檔案管理的價值在電力企業發展與運行中也越來越重要。電力檔案的發展逐漸滲透到了電力企業發展的每一個環節和角落，對于信息網絡技術發展而言是一種全新的管理方向，電力企業檔案管理的有效性對電力企業的發展穩定性影響很大，管理者通過對檔案的分析，可以看出電力企業發展存在的問題，并及時采取相應措施予以解決。檔案編研工作是對電力檔案的一種信息化的整理，目前電力部門檔案工作中需要針對電力檔案數字編研提出具體的執行方式，這也是目前亟待解決的難題。信息時代前提背景下，電力企業的檔案數字化編研必須根據不同檔案內容的載體形態、不同記錄方式、檔案信息的電子掃描數據、數據庫存的共享與轉化、電子數據的刻錄與貯藏等開展相應的檔案管理工作，持續化發展電力檔案事業，強化現代化管理的價值，實現電力企業檔案管理與電力企業本身持續發展的緊密結合。

二、電力檔案數字化編研需要注重的細節

在實際工作中我們體會到， 除了做好電力檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎工作外， 還要抓好以下兩個環節：

第一、網絡安全對信息數字化的影響這一環節 檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。計算機技術的廣泛應用于發展，保證了網絡化共享與信息安全技術的開展，電力企業的檔案管理向著網絡化與信息化轉型，對電力企業的發展起到了非常大的幫助。電力企業檔案管理必須注重對檔案資料收集原文件的了解，詳細掌握檔案中各種數據的詳細情況，檔案數據中包括一些具體信息，比如聲音、視頻、文字、照片等多種信息與數據的儲存，檔案管理人員要運用計算機技術將這些收集到的數據進行儲存與網絡化共享，保證電力企業內部的每一位員工都可以通過網絡獲得這些資料，利用這些資料詳細的掌握電力企業內部的發展狀況，對一些發電設備和電力系統做出維修的預測，對電力管理制度有了全新的認識。

第二、電力部門檔案人員在編研過程中， 即使請有關的業務人員配合進行， 也需要檔案人員具備一定的專業知識的基礎。在與業務人員進行充分的交流過程中， 通過閱讀和分析業務技術報告和總結， 才能恰當選擇反映專業特點和內容的編研題目及適合的類型， 共同完成對檔案信息的深層次加工， 逐步提高開發利用檔案信息資源的能力， 最大限度地發揮檔案自身的使用價值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項安全工作規定及分局運行、修試、工程安裝工作的基本原理、工藝流程。當然， 這并不是要求檔案人員要成為電力專家， 但應該做到“耳熟能詳”。

三、電力檔案數字化編研的重要性

3.1加強電力檔案數字化編研與電力企業生產的關系

不斷加強電力檔案數字化編研發展，提高員工的重視程度，加強電力檔案數字化編研的積極發展，提高電力企業數字化檔案的靈活操作性，保證信息化的電力企業檔案可以幫助企業內部員工了解電力設備與企業運行的正常發展狀況，為電力企業的健康發展提供有力的信息支持，為電力企業的健康發展做出信息支持。檔案管理數字化的編研要與電力企業生產關系緊密結合，要保證電力企業內部員工遵守各項電力檔案的管理規范，嚴格按照制度管理電力檔案，對涉及電力企業關鍵性因素的電力檔案發展情況做出詳細的工作計劃。比如： 電力建設與改造項目工程的大項投資、重大改造、企業機構重大調整、高層領導調整任用等， 以及與員工個人利益相關的調資、晉級、職稱評定等都在門戶網站平臺上公開， 從而增強企業民主管理、民主決策的透明度。如采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術， 編輯出版一系列具有濃郁電力企業特色的宣傳品， 制作宣傳圖板陳列在活動室， 編制專題性統計分析， 使有關材料做到圖文并茂， 色彩鮮艷， 生動直觀， 新穎好看。

3.2加強電力檔案管理的技術創新

提高電力檔案數字化編研重要性的認識，將新時期電力檔案管理工作推向一個新的高度。數字檔案管理系統技術先進、功能完備、運行穩定， 可以極大滿足檔案工作要求。紙質檔案受保管條件、保管環境的制約， 容易出現墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清， 會極大地限制檔案信息的利用。數字檔案管理系統有效推動電力系統電子文件的及時歸檔和有效管理， 改變了手工管理紙質檔案的傳統模式， 解決了傳統檔案管理中手工勞動量大、檔案借閱難的問題， 實現了紙質文件和電子文件歸檔的同步管理， 提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。

四、加強電力檔案數字化編研發展的幾點建議

4.1建立有效的領導管理模式

領導應當明確自己的職責，切實加強對數字化檔案管理體系建設的組織管理，建立一套行之有效的檔案管理制度，以綜合檔案數字化管理為基礎，建立數字化檔案管理網絡，使整個系統形成一條線，一環連一環，真正使組織領導機制得到強化。

4.2建立數字化檔案管理體系的保障機制

建立電力企業數字化檔案的管理體系保障機制，主要目的是為了提高數字化檔案的管理效率，降低電力企業內部的管理風險，增加生產的安全性。要建立一支數字化檔案管理專業隊伍，培養專業化的操作人才和專業知識較為豐富的實際操作性員工，才能保證數字化檔案管理體系的健全。電力企業的各級領導必須要積極發展數字化檔案管理的培訓工作，加大對數字化檔案管理系統建設的資本投入，全面的采用數字化與信息化技術改善檔案管理的發展狀況，提高內部員工的信息化檔案管理意識，保證電力企業內部生產與日常維護的正常運轉。培訓中要針對不同人群給予不同特長的培訓，幫助檔案部門建立獨特的培訓機制，經常性的舉辦數字化檔案管理講座，幫助員工加強自我的電力檔案數字化編研工作能力，獲取業務知識。

4.3加強網絡安全管理

對于網絡安全問題的總體構建應該從病毒的防治、防止惡意攻擊、解決信息存貯和傳輸安全問題、操作系統安全問題以及災難恢復和數據備份等方面來進行。對于病毒的防治，應該結合檔案部門的具體情況，在工作站、文件服務器、互聯網網站安裝防毒軟件，進行多層次防御。對于防止惡意攻擊，目前比較有效的解決方式有兩種：防火墻設置和安全島設置。從功能和實現原理上看，防火墻技術更為大眾化，不會給檔案管理部門帶來較大的經濟負擔。

參考文獻：

[1] 杜鵬.淺談數字化檔案管理體系的建立.黑龍江科技.2012.03：30-33

第2篇

關鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索

檔案電子化指的是利用電子計算機、網絡等現代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數據庫，提供高效信息檢索功能。現代科技的不斷進步，信息數據的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業發展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，節約檔案管理成本，還能為檔案二次開發打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。

一、 檔案電子化管理的優勢

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數據庫系統來實現的，檔案的內容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節省時間，有些內容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產生錯誤。利用網絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。

2、 查閱簡易

檔案電子化管理以數據庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網絡登陸數據庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統里面可以進行獨立查詢，避免了傳統檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲和共享

電子檔案的存儲要相較于傳統檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統的安全性缺乏保障，檔案管理系統漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。

2、管理標準問題

建立于數據庫基礎之上的檔案管理系統，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產生了極大的影響。

4、法制問題

我國現有檔案方面的法律法規還不能滿足快速發展的檔案電子化管理的需求，法律依據不足，經常出現檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優化對策

1、加強檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統的建設需要企業的高度重視，只有企業所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業應該加大投入，不僅在物質資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質，才能實現檔案電子化管理的放好發展。

2、加強檔案電子化管理的安全建設

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統，加強網絡監管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。

3、加強檔案電子化管理的標準建設

檔案電子化管理系統建設是一項復雜的工程，檔案管理系統的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業發展的檔案管理標準，將企業的各個部門都銜接到一起，防止脫節。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統的普適性。

4、加強檔案電子化管理的法制建設

為了促進檔案電子化管理的規范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規，企業必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規來進行檔案管理，并結合企業自身檔案管理中出現的問題和漏洞，在國家制定的法律法規上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。

四、 結語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現各類疑難問題，加快企業檔案電子化管理進程，為企業發展打下更好的基礎。

參考文獻

第3篇

［中圖分類號］ G270.7 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

檔案信息的管理是指相關部門對檔案實體和檔案信息進行有效的管理并提供相應的利用服務等各項業務的總稱。近年來，隨著計算機技術的普及與發展，信息的電子化處理也越來越普遍地運用到我們日常工作生活中。一些企事業單位由于檔案信息管理過于復雜，采用傳統的人工管理方式，效率低下而且極易出現差錯，而借助于計算機電子化技術，不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率，還能提高信息的準確率。隨著市場經濟的不斷發展完善，加強檔案信息的管理對于企業的發展有著非常重要的作用，因此，研究檔案信息管理電子化的應用與影響，具有非常積極的現實意義。

1 檔案信息管理電子化的優勢和問題

在檔案信息的使用過程中，信息的檢索者最為關心的當然是最終呈現在他們面前的信息內容 ，而這些信息可能是來自于各個不同的文檔，而把這些檔案信息進行有效的綜合，再系統地提供出來，是檔案工作者不可推卸的重要責任。檔案的管理事實上是一個去粗取精、去偽存真的過程，使檔案最終的呈現必須具有系統性、真實性和價值性等多種特點，這樣用戶才能得到較為完善的服務。檔案的電子化是檔案管理的發展趨勢。

1．1 檔案信息管理電子化的優勢

檔案信息的電子化處理過程擁有許多不可比擬的優勢。其一，它可以發揮現有計算機的潛能，提高計算機的利用率。經調查得知，我國基層的檔案室很多都配備了計算機，但是這些計算機的開發功能卻過于簡單，而采用電子化處理檔案無疑會發揮其現有的潛能，提高工作效率，并節約一定的資源。其二，以往的信息加工模式無一例外要經歷選材、編輯、出版3個主要的過程，這樣的工作過程歷時較長，也會對檔案應有價值的發揮造成很大的影響，而檔案信息的電子化處理過程，編者可以直接通過機讀形式的檔案迅速完成相關的信息加工，快捷地出版二次文獻。其三，實現檔案信息的電子化之后，我們可以一次投入而多次的產出，可以從根本上擺脫信息加工受經費限制的不利局面。

1．2 檔案信息管理電子化過程中存在的問題

檔案信息管理的電子化在近些年得到了一定程度的應用與推行，但是在具體的應用過程中，依然存在一系列的問題，這些問題主要包括以下幾個方面：首先，檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規格上存在很大的差異，時至今日也沒有一個既可以進行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統，檔案信息管理的進度受到了很大的限制。其次是我國到目前為止還沒有建立一個達到數據交換機讀目的的檔案系統，檔案管理和網絡管理兩方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，層次也不一樣，這種狀況不能適應檔案信息資源共享的要求。再次，檔案信息管理未實現標準化和規范化。檔案信息自動化系統的功能并沒有得到充分的發揮，而檔案業務基礎工作的標準化和規范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質較為低下。檔案管理電子信息化需要相關的操作人員具備較高的層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作過程，但是從目前的情況來看，很多檔案的部門缺乏高科技人才，而相關的復合型人才更加緊缺，很多的檔案管理人員年齡較大，不愿意進行計算機知識方面的學習，過度依賴手工整理，盡管檔案室引進了現代化的計算機系統，但卻沒有人靈活運用，也沒能發揮其應有的實際效用，就更談不上檔案管理的電子化了。

2 檔案信息管理電子化的應用策略

2．1 轉變思想，提高領導者的現代化意識

在進行檔案信息電子化的過程中，領導者的現代化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。我們可以看到，有的檔案管理部門的領導具備一定的現代化管理意識，積極引進檔案管理的電子化處理系統，而且也想方設法吸引相關的人才，檔案的信息化管理工作開展得如火如荼，而相反，還有一部分領導，眼光狹隘，認識不到檔案管理的電子化處理的重要性，也不重視現代化的辦公應用系統，工作手段落后，人員素質低下，檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此，一定要轉變思想，切實提高領導者的現代化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的電子化進程。

2．2 謹慎選擇技術路線

近些年來，信息科技取得了突飛猛進的發展，這也是技術革命的主要特征，目前微機工作站、服務器性能的提高以及應用軟件的開發過程對我國檔案信息的電子化進程有著非常重要的影響，在這種條件下，謹慎選擇合適的技術路線是非常重要的，應該在單位積極推行先進的電子信息處理技術，促進經濟效益和技術因素的統一發展。當前檔案信息電子化存在的一個問題是，檔案信息的電子化進程對于技術的因素要求很高，但現實的技術發展條件卻無法滿足這種要求，因此，要謹慎選擇技術路線，通過不斷提高技術水準來滿足檔案信息電子化發展過程中對于技術的要求。