干部檔案日常管理范文
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第1篇
做好干部檔案管理工作，具有重要意義，它是考察了解和選拔任用干部的重要依據。干部檔案是組織人事等有關部門在干部成長過程中形成的文件材料，可以準確反映干部的成長經歷、德才表現、工作實績等，為考察了解和選拔任用干部提供重要依據。同時，它也是維護干部合法權益的重要憑證。干部檔案材料是由干部本人形成或所屬單位及其主管部門形成的，涵蓋了干部的履歷、自傳、考核、學歷、專業技術、政審、政治面貌、獎懲、工資待遇、錄用、任免、（離）退休等方方面面的內容，為維護干部合法權益提供重要憑證。
二、干部?n案管理工作存在的弊端
（一）思想上不夠重視。由于對干部檔案重要性認識不足，往往導致硬件設施配置比較落后、更新較慢，人員配備不足，制約了干部檔案管理工作的發展。一旦遇到上級檢查，才臨時抽調人手搞突擊，檢查過后，又只剩原來的管檔人員。此外，對干部檔案管理工作不夠了解，有時甚至會出現外行指導內行的現象，不利于干部檔案管理工作的開展。
（二）工作隊伍力量薄弱。1.人手不足，工作滯后。干部檔案管理工作通常被認為時效性不強，比較簡單輕松，只要一兩名管檔人員就可以開展的工作。但是，在實際工作中，管檔人員任務繁重，甚至要兼職，耗費大量的時間和精力去完成其他工作任務，既增加了管檔人員的工作負擔，也在很大程度上影響干部檔案管理工作的進度。有時，收集的零星材料越積越多，甚至堆積如山，沒有及時裝入檔案中，既降低干部檔案日常管理的工作效率，耗時費力在查找材料上，又不利于干部檔案的查閱利用，檔案材料不齊全，不能準確全面地反映一個干部的全貌。2.干部檔案管理業務方面大都是經驗的傳授，缺乏系統的干部人事檔案專業培訓。近年來，調整了干部檔案材料分類標準，但是，仍然沒有相關的學習文件，只有內部傳閱資料，導致在檔案材料分類時有些茫然，存在分類有疑義以致分類不夠準確的問題。另外，干部檔案專業人才相對較少，從業人員知識結構和人員構成不合理，不能適應新形勢下干部檔案管理工作需求，制約了干部檔案管理工作的成效。
（三）干部檔案管理體系不完善。在干部檔案的收集、借閱、保密等工作中還存在一些漏洞，盡管制定了相關制度，但是，沒有嚴格落實，部分制度流于形式。1.歸檔材料把關不嚴格。一是歸檔材料的文字不夠清楚，對象不明確。比如，有的考核表“姓名”一欄字跡潦草，有的有曾用名，檔案裝具的“姓名”與其歸檔材料的“姓名”不同，有的是職工的材料并不屬于管理范疇，有的檔案已經轉出，這些材料往往是在歸檔過程中因無法歸入檔案而被“剩余”下來。每次遇到這些歸不進去的材料都要花不少時間去確認，如果沒有及時處理的話，這些材料就會被“擱置”，甚至長期沒有找到“主人”。二是歸檔的材料手續不完備。有的沒有組織審查蓋章或本人簽字，有的沒有注明任免職務的批準機關、時間和文號。由于在材料收集時沒有嚴格鑒別，往往是在檔案專項審核或者檔案轉入上級主管部門之后才被發現。三是收集不夠齊全，有遺漏。在干部檔案專項審核中，發現有些檔案存在材料不完整的情況，缺少的材料主要包括：年度考核表、用編審批表、調動表、入黨材料、職稱材料，等等。檔案材料不齊全，影響干部檔案的完整性，使干部檔案不能全面地反映一個干部的全貌，不利于對干部的考察。四是存在“裝錯材料”的情況。有的干部檔案中錯裝入其他人的檔案材料，存在張冠李戴的情況。錯裝的材料不僅不能起到依據作用，而且會給干部工作提供錯誤的信息，同時使他人的檔案中因為檔案材料錯裝而缺少相應的材料，這些會對干部工作造成負面影響。2.部分制度流于形式。盡管干部檔案管理機構建立了規章制度，但是，在實際工作中，沒有嚴格執行。比如，在借閱干部檔案時，存在手續不全的問題，沒有經過主管部門負責人審批，也沒有嚴格按照在借閱的期限內歸還。這使原本只要查閱沒必要借出的干部檔案都被輕易的“借出”，而且大多數被借出的檔案都是超過借閱期限，甚至長期未還，這不利于干部檔案的安全與保密。
（四）干部檔案信息化滯后，工作效率低下。干部檔案信息化系統建設滯后，大部分只是停留在檔案目錄的電子化，采用的干部檔案管理軟件的功能較少，大多只是用于目錄及職務變動等信息的簡單輸入。干部檔案日常管理工作仍沿用傳統的手工操作模式，工作效率低下。
三、干部檔案管理工作的改進措施
（一）提高思想認識，加強組織領導。對干部檔案工作要予以關心和加強領導，增強干部檔案管理意識，充分認識到干部檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等各方面給予支持。（下轉第124頁）（上接第122頁）
（二）加強工作隊伍建設，提高專業素養。1.配足人手，充實工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規定的管檔數量與管檔人員的比例去配備工作人員，壯大干部檔案工作隊伍。干部檔案管理人員要作為專職人員，不得兼職，確保管檔人員的工作時間和精力都用到本職工作，以保障干部檔案管理工作的進度和成效。2.加強管檔人員的專業培訓，提高專業素養。通過舉辦相關培訓，提高管檔人員的業務能力，使他們對新的分類標準有清晰的認識，確保分類準確。另外，在配備管檔人員時，要充分考慮到從業人員的知識結構和人員構成，以適應新形勢下干部檔案管理工作的需求。
第2篇
1、檔案查借閱管理。
通過對檔案日常查借閱的登記，可根據查借閱時間、查借閱單位、查借閱人、查借閱對象、檔案編號、審批人、經辦人、歸還日期及任一指定查借閱時間范圍中任意一個條件進行查詢匯總。例如查詢在2012年1月1日至2012年5月1日這時間段所借閱的人員信息，只須直接輸入該時間段，就可查到。這比往日的人工計算匯總更直接、更準確，節約了人力、物力、財力，提高了工作效率。
2、檔案轉遞管理。
通過對檔案轉進轉出的登記，可根據轉遞人、檔案編號、轉遞前單位、轉單號、轉遞時間及任一指定轉遞時間范圍中任意一個條件進行查詢匯總，并自動生成干部檔案轉遞通知單，如查某個單位某一年內轉出人員信息，也僅僅輸入該單位和時間段，就能迅速得到所要的人員信息，這使檔案轉遞管理更加科學。
3、檔案目錄及零散材料管理。
計算機在檔案目錄管理中的應用，對檔案目錄的修改提供了方便，較以往人工登記簡便、準確，節約紙張，避免重復勞動。通過對日常收集的應歸檔的零散材料的登記，可根據材料的收到時間、對象、材料名稱、材料生成單位及任一指定零散材料的轉入時間段中任意一個條件進行查詢匯總，并能將日常登記的零散材料直接存入檔案目錄庫中，使檔案管理更系統更及時準確。
4、檔案“四統一”管理。
計算機可自動生成人員名冊、檔案信息卡片、職務變動表、工資變動表、無檔人員名冊，并根據在職、離退、死亡、代管、未整理、無檔人員、有檔人員等類別自動生成檔案索引，做到人員名冊、檔案、檔案索引和個人卡片高度一致，使檔案管理更規范。
5、人員檔案信息查詢管理。
通過對人員基本信息的登記，可根據人員的姓名、單位、黨內職務、行政職務、性別、出生年月、政治情況、入黨時間、工作時間、學歷、職稱、人員性質等條件進行查詢匯總。例如尋找某些在水利局工作、擔任副職、性別為女的、年齡在38歲以下、學歷為大專以上的人員信息，只須將條件輸入，就可直接形成相關人員信息。這為日常人事管理工作提供了方便，為領導的科學決策提供了依據，為干部隊伍的建設提供了保證，使檔案管理工作發揮更大的作用。
第3篇
關鍵詞：人事檔案；信息管理系統
干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是干部人事工作不可或缺的組成部分。做好這項工作有助于提升干部人事工作的效率和質量。目前，南寧鐵路局干部人事檔案信息化管理相對滯后，各基層單位雖然也自行建立了相關的電子數據，但因檔案管理人員信息化水平不均衡、使用軟件不一致、信息內容不統一、網絡化程度不夠高等原因，致使鐵路局對全局檔案情況不便隨時了解、數據無法進行實時交換，增大了檔案人員信息維護的工作量。為了更高效的共享信息，便于鐵路局掌握全局檔案情況，進一步減輕檔案工作人員的負擔，使檔案管理流程更加規范化、程序化，有必要研發出一個集檔案日常管理、檔案名冊管理、檔案整理過程管理等功能為一體的統一管理平臺，使我局的干部人事檔案管理工作真正走上信息化、網絡化道路。
1系統架構
凡是有任免權限的單位都會涉及到檔案工作，所以系統需要面向辦公地點分散的使用人員，考慮到客戶端經常需要打印檔案目錄及大量的檔案日常管理操作，而檔案目錄表的記錄數已達數百萬級別，為減輕服務器的負擔，本系統在架構上采用“客戶端/服務器”（C/S）模式。該模式將大量的計算工作放在客戶機上，服務器只提供數據交換服務，從而極大降低了服務器資源占用。為了解決C/S模式下，系統升級困難的問題，在編寫本系統時，加入了在線升級的代碼，只要在服務器上布署好升級文件，客戶端就會自動更新程序，從而省去客戶端程序升級的大量時間。本系統使用集成開發平臺，以現有的鐵路局辦公網絡為載體，以C/S方式架構，使用SqlServer作為系統數據庫，采用分布式結構設計。在鐵路局中心機房設置1臺PC服務器，以提供數據服務。系統總體結構見圖1.
2設計要點
本系統設計開發以實現檔案管理信息化為最終目標。因此，在設計過程中是通過解決數據存儲結構、跨服務器、數據庫的數據交換、條形碼管理快捷檢索、輔助檔案庫房清點及數據安全性設計等功能來實現這一目標。2.1數據存儲結構建立了檔案信息管理數據庫，用于統一存儲全局的檔案信息數據，實現集中管理、快速檢索。系統按照關系模型來搭建數據庫，針對每個不同的功能模塊建立不同的數據表空間，同時建立了“四角號碼表”、“單位名稱表”、“部門表”、“職務表”、“級別表”等25個代碼字典表，為整個系統提供完善的代碼對照庫。如檔案主表信息視圖（見圖2），關聯了11個代碼字典表。如檔案整理信息視圖（見圖3），關聯了13個數據表或代碼字典表。本系統通過上述機制實現統一存儲，進而可以實現規范操作流程、實時掌握全局檔案信息。根據業務分工的不同，系統劃分了鐵路局檔案管理員、基層單位檔案管理員、檔案整理員三部分。鐵路局檔案管理員負責賬戶的建立、全局檔案情況統計及本級檔案信息管理等；基層單位檔案管理員可以在自己單位下建立賬戶、檔案的統計及檔案信息管理；檔案整理員賬戶由上兩級賬戶開設，主要是協助檔案管理員進行檔案整理工作，并將整理過程記錄在計算機中。為了減輕檔案管理人員數據錄入的負擔，本系統以《鐵路組織人事信息管理系統》的數據為基礎，制作同步程序，每天對檔案目錄、職務變動信息、工資變動信息、單位信息字典、部門信息字典等數據自動進行同步。但因為檔案轉遞一般都在人事任免之后，如果對人員的當前部門、職務、級別、職稱、政治面貌等基本信息更新也用自動的話，可能會誤導檔案員認為已經做過檔案轉遞了，所以這些基本信息的更新，本系統使用人為參與的半自動更新，在經過相關檔案轉遞后，點擊“更新”按鈕才會更新數據。2.2跨服務器、數據庫的數據交換本系統要讀取使用《鐵路組織人事信息管理系統》的數據，而該系統平臺搭建在另一臺服務器上，并且使用Oracle數據庫系統，所以要實現數據共享，就要解決好跨服務器、數據庫平臺的數據轉換的問題。經過研究，采用直接在SqlServer中做鏈接服務器的方式來進行數據連接。這樣可以不用改變原有的《鐵路組織人事信息管理系統》服務器任何設置，直接在《寧局檔案信息管理系統》服務器的SQLSERVER上建立與ORACLE數據庫的鏈接服務，并編寫相應的存儲腳本，程序通過調用腳本實現數據交換及自動同步功能。2.3條形碼管理快捷檢索為了實現檔案管理的準確便捷和高效，在本系統中引入了條形碼管理的概念，每一本檔案的邊條打印都直接帶有條形碼，條形碼與數據表中的人員編碼一一相對應。在使用時，通過條碼槍將檔案上的條碼掃出到電腦，系統既定的程序會根據掃出的一維碼快速檢索到數據表中的記錄，并根據所在功能模塊的不同，自動完成信息的顯示或是信息的錄入，從而極大地提高了檔案管理工作效率。2.4數據安全性設計達到數據自動備份要求，在數據庫系統SQLSERVER中建立系統作業，編寫備份腳本及制定自動執行的間隔時間，實現數據每周自動備份；嚴格賬號管理，檔案軟件系統分等級建立用戶，由于不同等級的用戶檔案查看范圍及軟件功能使用范圍不同，從而保證了數據使用的安全性和保密性。
3系統功能
本系統是集檔案名冊管理、庫房清點、日常管理、統計管理、整理過程管理、打印管理和系統維護管理等功能為一體的統一管理平臺。3.1檔案名冊管理該模塊按單位部門劃分完成對檔案名冊的管理。通過添加功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統》的數據讀入到本系統；提供的數據更新功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統》中信息更新到本系統，減少數據的錄入量；提供檔案四角號碼重算功能，根據用戶自己定義的四角號碼編碼規定，重新計算所有檔案的四角號碼，即使不會四角號碼的同志也可以方便的使用四角號碼管理檔案；提供姓名漸近式篩選檔案和用條碼槍掃描篩選檔案兩種檢索方式；提供檔案相關信息、查借閱信息和漏缺信息等的查看，提高了檔案管理的效益。3.2檔案庫房清點該功能完成每年一次的檔案清點工作，使用條碼槍配合該功能，可實現對檔案快速清點核對，并分類顯示核對結果，方便對庫房檔案進行清查，弄清檔案去向。3.3檔案日常管理使用該模塊可以實現檔案的查借閱辦理、檔案的轉出、外單位檔案的轉入和檔案移柜等日常管理操作。模塊中加入了對條形碼的支持，通過條碼槍可實現對檔案查借閱等日常操作的快速管理。3.4檔案統計管理該功能可以實現對檔案相關信息的統計分析。提供對管理檔案的統計功能，可以按卷冊狀態、類別進行分類統計；提供檔案查借閱統計功能，可以按查借閱人姓名進行分類統計；提供檔案轉入轉出統計功能，可以按單位統計轉入轉出檔案卷數；提供檔案整理情況統計功能，可以按小組分組統計，以及對漏缺材料的統計；提供個人整理量統計功能，可以自定義統計時段，統計時段時每個人的工作量。3.5檔案整理過程管理該功能模塊的作用是對檔案整理過程進行盯控監督，特別適用于多人共同完成檔案的整理工作。通過該功能的實現，可以方便的知道某卷檔案整理到哪一步驟，在誰的手中整理，解決了多人整理檔案查閱檔案不好找的難題；可以記錄檔案整理中發現的漏缺材料信息及材料補回信息，為檔案管理保留操作痕跡，方便今后對管理過程和有關責任認定的追溯。3.6檔案打印管理該功能模塊提供了檔案目錄打印和檔案邊條打印功能。檔案目錄打印功能中可以按單位部門、姓名、條形碼等多種形式檢索人員，提供同步《鐵路組織人事信息管理系統》檔案目錄的功能，可方便生成A4、16K版本的檔案目錄，生成目錄過程中自動對錄入信息進行校對，提示用戶修改，實現了檔案目錄、職務變動和工資變動的打印需求；檔案邊條打印功能可以根據選中人員的姓名，自動將四角號碼、籍貫、條形碼等信息打印出來，促進了檔案管理工作標準化水平。3.7系統維護管理該功能主要是完成系統初始化的操作。系統初始化功能包括檔案各類設置、檔案轉遞字設置和四角號碼規則設置，各用戶可以自定義這三項內容，系統會根據用戶自定義的規則來做運算，實現用戶管理個性化；提供登錄用戶密碼修改功能，可實現用戶自行修改登錄密碼。
4結束語
