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第1篇

[關鍵詞]檔案管理 數字化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。

一、檔案數字化管理的必然性

首先，檔案數字化是時展的必然。計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的發展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現數字化存儲。通過網絡互通，實現共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數字化檔案。同時，數字化檔案也有很多傳統紙質檔案所不能代替的優勢，如數字化檔案節省占地空間，查閱方便，節約了保管費用，避免了人力浪費。數字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數字化檔案的興起，檔案管理數字化必然應運而生。檔案管理數字化是發展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數字化管理更有利于保護檔案。因為在將傳統檔案資源數字化的過程中，必將能夠發現檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補齊，同時檔案的數字化存儲還可以彌補紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數字化后成為原紙質檔案的副本，相當于一個備份，極大限度地保護了原件資料的完整性。其次，檔案管理數字化也有利于改進檔案管理工作質量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數字化管理的內容

數字化管理主要內容包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設以及安全保障體系建設等內容。標準規范建設是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標準、規范，并指導實施的過程，對于確保數字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎設施建設指網絡和設備的建設，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。應用系統建設主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關系到檔案數字化管理的速度與質量。檔案信息化資源建設包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要指數據庫建設。人才建設指專業人才，特別是既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，是當前數字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數字化管理所需的安全保障體系建設，檔案數字化管理過程需要有強大的安全保障體系支撐，這是一項復雜而龐大的系統工程，主要應該由以下五個要素組成：法制標準保障、基礎設施保障、組織管理保障、安全技術保障和災難恢復機制。積極促進檔案整體信息化應用水平的全面提高，為信息化建設保駕護航。

三、檔案管理數字化要把握的環節

我國的檔案管理數字化建設剛剛發展，其中有需要改善的環節，也有需要注意避免的問題。

（一）避免資源的浪費

電子文件與紙質文件的雙重保管容易造成資源的浪費，有些檔案已經形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉化成紙質文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進行數字化再傳播和保存外，后續檔案的管理就要注意避免資源浪費的問題。

（二）提高數字化檔案利用率

數字化檔案具有非常方便快捷的優勢，這是紙質檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數字化檔案的利用率，使之充分發揮作用。但現實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網絡資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數字化檔案的利用率，首先應該建立起檔案電子化的系統工程，做好系統的總體設計，配套設備選型，檔案管理軟件的開發和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統的設備首先要選用雙服務器的設備，并進行雙備份，同時設置查詢系統，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊伍水平

檔案管理要轉變為數字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉變為知識技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準確識別有效檔案進行歸檔；另一方面，根據眾多使用者的要求提供準確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質技能的信息化人才。因此，管理部門要加強檔案管理人員這方面的培訓，提高電子文件管理意識，加快工作轉型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數字化中對電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對檔案進行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準確、完整、系統的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

對電子文件的著錄包括。對歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級與案卷級，歸檔后只需對案卷級文件進行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項目編成表格發放給檔案形成單位，實現雙方的銜接。

第2篇

（一）檔案管理方法更加先進

檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。

二、檔案數字化管理中容易產生的問題

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免

在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業能力

要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。

（三）制定標準化檔案管理工作規則

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。

四、結語

第3篇

【關鍵詞】檔案管理數字化；問題；標準；必要性

檔案數字化管理是現代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進行轉換，變成數字檔案信息，用數字化的形式來進行保存，借助計算機和網絡的便捷來進行傳遞和應用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達到資源共享的目的。現階段，我國的信息化程度比較高，電子商務等新型的商務模式相應出現，這是我國檔案事業發展的最佳時代，檔案數字化工作目前已經正式啟動，在不斷的深化當中。

1、數字化檔案概述

自二十一世紀以來，電子技術、網絡技術、通信技術的發展就越來越快，高科技時代已經到來。檔案數字化是計算機技術、數據庫技術等新型技術的應用擴展。資源轉化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當中需要將紙質的資料轉換為網絡的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進行板寸。檔案數字化需要對其規范性進行統一，使用標準的檔案數字化標準來實現管理和應用；檔案數字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質量問題；檔案數字化建設要以完善的系統為基礎進行發展，需要將目前的系統進行完善化；檔案數字化建設重點工作是數據庫的建立和維護。

目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務進行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規范化、系統化、程序化，讓我們的工作目標能夠快速實現，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質的形式來進行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數字化檔案信息管理來實現更加高效的應用，滿足社會快速發展的需求。

2、目前檔案管理數字化建設存在的問題

我國的數字化檔案管理發展的比較晚，數字化檔案管理系統還不健全，處于發展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領導。科技的發展如此的快速，數字化檔案管理體現的重要性已經得到大家的認可，但是領導對于數字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統的領導，來以科學和規范的檔案管理制度和模式來對數字化檔案管理系統進行管理；第二，沒有完善的保障。數字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數字化檔案管理人才組成的，目前的數字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結構存在一定的不合理。因此，高層次、高技術的人才缺口比較大，而數字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養人才的能力，導致了發展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網絡安全性低。網絡是數字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導致信息的丟失，對于信息的應用是非常大的損失。

3、數字化檔案管理的基本行為準則

數字化檔案管理的工作原理主要是通過先進的計算機技術將檔案資料儲備在計算機內部進行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數字化管理的有效性和合理性。總體而言，對數字化檔案管理的基本行為準則的內容需要進行全面掌握，主要從以下幾個關鍵點進行規范：第一、需要對計算機技術進行不斷提高，對檔案管理的人員進行計算機技術的培訓，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。在現代企業里數字化的檔案管理方法成為了企業的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數字化檔案管理的管理方法可以提高企業的經濟效益，增強企業對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續進行。

4、數字化檔案管理的重要意義

隨著數字化管理方式的深入落實很多的企業開始對檔案管理的工作效率進行關注。只有充分改善數字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數字化檔案管理具有重要的意義。具體表現在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設備的引進提高了企業的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔。現代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠將工作進行整體的規劃，促進信息的暢通無阻。第二、計算機的辦公設備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換。同時，應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機技術的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統可以講大量的信息同構文檔的形式儲備起來，促進工作的完成。關于信息的保存在充分利用計算機技術的前提下不斷改善技術改善措施，增強工作人員的管理水平。總之，數字化檔案管理的技術對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。

5、數字化檔案管理的優越性分析

數字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優越性白哦現在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進行計算機技術的訓練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務的管理體系是現代化企業管理發展的最終方向和追求目標。在現代企業里數字化的檔案管理方法成為了企業的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數字化檔案管理的管理方法可以提高企業的經濟效益，增強企業對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續進行。只有綜合將數字化管理的方方面面進行整合才能夠配合管理效率的提高，促進數字化檔案管理的管理模式的改善。

6、總結分析

由文件處理向數字管理系統的轉化和發展是數字化檔案管理的目前發展現狀，對于這個轉變的完成非常需要建立數據庫，建立數據庫是進行資料保存和整理的關鍵，數字化檔案管理的工作方法結合了計算機技術、網絡技術以及現代的管理方法。只有綜合在各個方面進行提高才能夠將數字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應該知道，由于應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優勢，因此需要在各個領域進行推廣。

參考文獻

[1]李淑萍.關于數字化檔案管理的對策探討[J].中州大學學報，2009（4）.