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第1篇

民生檔案除了具有一般檔案的共有特性，還擁有一些獨特的專有特性。一是類型多，分布廣，數量大。由于民生檔案與人民的生活息息相關，檔案內容涉及人民生活的各個領域并呈現多種類型,出生戶籍、人事調動、養老保險、社會醫療、婚姻登記、教育考核、犯罪記錄、住房拆遷、工商注冊等部門都會產生海量的民生檔案，這些檔案涉及社會各個層面，內容多樣，數據巨大,受眾群體人數多,服務機構觸及多領域,從中央到省、市、鄉鎮的各政府職能部門到各事業單位、公益性的社會團體都管理著大量的民生檔案。二是關注度高，獨立性強。由于民生檔案與公民的自身利益密切相關,是為解決人民群眾最關心的民生問題而存在的，因此民生檔案作為維護自己權益時最有利的武器成為眾多檔案之中被民眾普遍關注的一種檔案類型。同時民生檔案在有關民生專業性工作開展的過程中可以發揮其相對獨立的價值和作用，例如某些社區檔案（低保戶，殘疾人等）只是小區開展的針對特定群體的專項調查，與其他的檔案不具備必然聯系。

因此，民生檔案在其形成過程及管理方式等各方面都表現出突出的獨立性。三是動態更新，隱私性強。隨著我國社會制度的不斷發展與完善，大量的民生檔案需要不斷增加新記錄、新材料以保證檔案的完整性和有效性，比如醫療保險、住房公積金、婚姻狀況、人事政策、購房信息、納稅記錄、獨生淺談民生檔案建設文/高綺梁艷子女檔案等大量民生檔案數據都是處于實時更新的狀態。同時也由于這些檔案信息與公民的切身利益息息相關,一旦被公開,極有可能會被不法分子利用,嚴重危害到自身和財產安全，因此民生檔案具有較強的隱私性，必須加大民生檔案安全的保護力度。

2.我國民生檔案管理的發展現狀

取得的成績：由于我國政府對民生問題的高度重視，為民生檔案的發展提供了強大的政策支持及資源投入，促使我國的民生檔案建設初見成效。筆者通過閱讀相關文獻、報告并結合自身工作總結近年來民生檔案工作取得的具體成績:(1)民生檔案工作的行政法規建設與監督管理體制初步形成，管理體系更加系統和規范。（2）民生檔案的資源平臺建設初見成效，各部門的職能分工更加明確，建檔和歸檔工作扎實推進，資源整合進一步推進。(3)民生檔案的硬件配套設施得到改善，數字化建設逐步開展。(4)民生檔案的服務技術發展迅速，管理水平和服務質量不斷改善，服務效率不斷提高。(5)民生檔案館服務滿意度提高。因能及時和有效的滿足民眾的需求，民生檔案取得了較好的社會效益。

第2篇

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期

第3篇

作者：張華 單位：河南大學遠程與繼續教育學院

高校檔案數字化建設的問題

多年來國內檔案界對檔案數字化的研究與建設基本上大多停留于理論探討階段，在工程開發與應用方面尚未出現令人滿意的成果。李清華認為，檔案數字化的現狀在于：檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性；在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案資源共亨的要求；標準化、規范化工作有待提高；檔案管理人員的素質有待提高。王建萍認為，實現高校檔案管理數字化面臨的問題：檔案管理現代化水平低，與高校的發展速度不相適應；電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費；檔案管理系統脫離辦公自動化系統而獨存，兩者互不兼容、各自為政，給電子文件歸檔設置了障礙；數字化檔案利用率不高，給高校檔案數字化進程造成障礙。張柯、朱艷芳認為，檔案“數字化”的若干問題：受重視程度不夠；檔案隊伍素質有待提高；數字化策略尚待斟酌。

高校檔案數字化建設的對策

檔案數字化建設是高校工作中的一項重大工程。趙育鳳認為，對高校檔案數字化建設的一些設想：要提高檔案的標準化、規范化水平；要進行整體規劃，分步實施；要保證經費投入，滿足數字化建設的硬件要求；要建立健全嚴格的管理制度；高校檔案館(室)聯網以后應不斷拓寬信息采集渠道、充實信息資源庫。林麗群認為，檔案信息數字化建設的必要條件是：檔案部門要重視基礎性資源建設；統一的數據庫；以法制為保障；檔案部門要注重自身隊伍的建設。加強檔案數字化建設的措施有：實現檔案館業務流程處理的自動化；加快檔案館的現代化建設步伐，優化館藏；建立檔案信息數字化和資源化。高占海認為，高校檔案數字化必將在技術和經濟上獲得大力支持，從而遵循安全、規范、高效的原則開展建設。李清華認為，檔案數字化建設要注意四個方面的問題：推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平；數字化建設要著眼于提高系統的整體水平；有重點地抓好數據庫建設；加快檔案數字化人才的培養。李金云認為，加強高校檔案數字化建設的對策：領導重視，加強檔案工作的隊伍建設；充分做好檔案數字化建設的前期準備工作；做好檔案數字化管理的系統化、標準化和規范化工作；提高高校檔案數字化建設的安全性。王建萍認為，實現高校檔案管理數字化的策略：健全高校數字平臺，構建和諧共享環境；搭建溝通橋梁，銜接各領域的信息交流；建立一支高素質、高水平的專職檔案隊伍；提高高校人員的檔案意識。鄭晨認為，高校檔案數字化建設的基本內容：推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平；數字化建設要著眼于提高系統的整體水平；有重點地抓好數據庫建設。高校檔案數字化建設的基本步驟：建立高校檔案領導體制；加強隊伍建設；建立健全檔案管理制度；建立檔案數據庫；建立檔案網站；加大檔案管理軟件推廣力度。胡鵬飛認為，高校檔案數字化建設模式：成立工作專班及確定檔案數字化應遵循的規范及標準；檔案提卷；檔案的整理及編寫頁號；標引著錄；檔案掃描；圖像處理；掃描數據檢查及驗收；成品數據的驗收；雙層PDF文件的轉化和建立全文檢索；圖像掛接；質量檢驗；資料歸還。高校檔案數字化建設模式中應注意的問題：檔案的保密性、安全性必須保證；重要檔案數字化處理的優先性必須堅持；檔案數字化的保障措施必須完善。