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第1篇

關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理

1維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2社會保險業務規范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

3社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。

保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。

第2篇

環保檔案是對以往工作情況的及時記錄、工作得失的分析、研究和總結，能夠為后續環保工作的開展提供極具參考性的信息資料以及良好的研究基礎，能夠有效避免重復錯誤的一再出現，有助于環保工作的不斷優化、完善，推動環保技術人員的不斷創新。一些落后的保護方法被不斷改進或直接棄用，另一些高效的保護方法則被繼續沿用并持續優化。同時，通過整合、判斷環保檔案中的相關數據，能夠對當地的環境質量的優劣狀況及變化趨勢進行準確評估與預測，明確后期環境工作重心。此外，這些數據還能為污染事故、污染糾紛的處理提供具有說服力的依據，方便環境執法、政府決策以及科學研究。

二、較高的科學技術價值

當前，我國環境污染問題十分嚴峻，已經成為阻礙我國經濟健康與可持續發展的關鍵原因。基于這一現狀，相關學者們展開了大量研究，以期找出有效的應對方法，顯著改善我國環境現狀。而環保檔案中所蘊含的豐富信息，為學者們展開研究提供了大量的研究資料與重要的參考數據。例如，通過對比、分析被保護區域環境的水質、魚群種類、水生植物類等的歷年保護結果，并作進一步的研究論證，能夠為展開該區域的環境科研工作提供重要的信息來源與論據。

三、環保檔案管理的實施步驟

1.嚴格遵循檔案管理相關規定。我院嚴格遵循國家頒發的相關規定與條例，建立專門的檔案管理室，安排專職人員有序進行環保檔案的收集、整理與管理工作。檔案管理專職人員必須熟知《中華人民共和國檔案法》、《全國環保管理條例》、《環保檔案管理辦法》以及《環保檔案管理暫行規定》等重要規定。

2.準確界定檔案材料歸檔范圍。在檔案管理的過程中，往往涉及的檔案材料的數量較大、類別較多，一旦管理人員對這些材料的擺放或存儲過于隨意化和無序化，不僅查詢時耗時耗力，而且還容易造成一些重要文件的丟失。因此，必須對這些檔案材料按一定依據進行分門別類，對其歸檔范圍進行準確界定，實現有序、便捷和高效查詢和利用。通常可按表1所示進行有序歸檔。

3.檔案材料的管理。在準確界定檔案材料歸檔范圍后，就要對檔案進行存儲管理，這是檔案管理工作的重中之重。按照存儲介質劃分，我院的環保檔案主要分為電子文件與紙質資料。第一，電子文件。所謂電子文件，是指一類以光盤、磁盤以及磁帶等為儲存載體，以計算機等數字設備為閱讀、處理媒介，在通信網絡上實現自由傳輸的文件，該文件以數碼的形式產生于數字設備與數字環境中。我院經歷了硬磁盤、磁帶、一次寫光盤以及只讀光盤等階段，目前常用只讀光盤來歸檔電子文件。對于電子文件的管理，我院主要按照以下流程進行:

(1)做好歸檔前的檢查工作。對于將要歸檔的電子文件，檔案管理人員必須首先按照相關業務規范來核查電子文件的內容，確保內容的真實性與完整性;隨后對光盤進行檢查，確認其表面潔凈、無劃痕;最后確認存儲在光盤上的內容無病毒、可讀性好。

(2)做好光盤的存儲工作。在將光盤存檔的過程中，必須做好光盤的保護工作，盡量避免對光盤記錄涂層的觸摸、擦和劃，以免光盤的失效。在實際存儲過程中，應盡量做到以下幾點:為了防止光盤在存儲時擦劃失效、擠壓變形，對于容易損傷的光盤，應加設光盤保護盒。我院采取硬質塑料光盤盒;為了防止擠壓變形，對于單片光盤，應將其裝入盒內，豎立存放。我院在單片豎立存放的同時，將其與紙質資料分開;光盤存放的場所應遠離強熱源、強磁場，隔絕有害氣體的污染。我院在檔案室中建有獨立的密集柜，可滿足一般要求;盡量保持檔案室維持一定的溫度和濕度，我院通過放置溫度計、濕度計以及干燥劑等方式來實現對儲存環境的及時調控。

(3)做好光盤的定期檢查工作。在電子文件的實際存儲過程，常常會因為光盤變形、劃傷或格式不兼容等情況而使得一些重要數據與文件流失。為了確保這些光盤使用效能的長久性，必須對其進行定期檢查，檢查這些光盤的表面清潔度、可讀性以及內容完整度。一般情況下，光盤超過四年就要進行一次機讀檢驗，并且其合格率應為百分之百。同時，當更新相關處理設備(如計算機)后，應及時檢查設備運行環境，確認光盤與計算機光盤驅動的兼容性。如果無法兼容，則要對光盤進行轉換。此外，為了避免光盤出現問題而無法讀取，可刻錄兩份，其中一份留作備用。第二，紙質資料。我院環保檔案中的紙質資料主要含有:環境評價報告書、檢測報告、合同書，任務書、項目批復以及公眾參與等內容。盡管隨著科學技術的進步，以電子文檔式的信息儲存方式被越來越廣泛的用于檔案管理，但這并不就意味紙質資料存儲的落伍，它仍然是檔案管理中的重要組成部分。

(1)做好歸檔前的審核工作。我院在提交紙質資料之前，首先由資料產出部門對資料的真實度、完整度與可靠度進行初審與復審，確認資料合格后，再提交至檔案管理部門。隨后，檔案管理部門對上交的紙質資料再一次進行審核，確認材料滿足歸檔要求后進行歸檔。

(2)做好紙質資料的保存工作。基于紙質資料易燃、易潮、招蟲且占用空間較大等特性，在保存紙質資料時，除了給紙質資料預留足夠的儲存空間外，還要做好相應的防火、防潮、防蟲、防塵、防盜等工作。我院在紙質資料儲存室放置了溫度計、濕度計、干燥劑、滅火器、除蟲丸等物件。

第3篇

低保檔案是經過縣、鄉級人民政府和街道辦事處對低保的受理、調查、審查等程序中所形成的文件資料，建立和完善低保檔案、實施規范化管理，既是低保工作順利進行的需要，也是以改善民生為重點的客觀需求。低保檔案管理原則上可分為分級管理和日常管理。分級管理主要包括：低保戶向鄉鎮提出申請，填寫城鄉居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復印件、家庭成員證明以及贍養、撫養證明；居民身份證復印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經街道、鎮政府民政部門進行審核，提出意見，最后報縣民政局審查做出聯審聯批決定。若審核通過，縣民政局根據低保對象花名冊、低保對象分類統計表，低保金統計表劃撥憑證等相關的低保資料進行低保金社會化發放操作，并定期對低保戶進行檢查、臨時抽查。由此可見，低保戶的審批過程經過民政部門三個層面：社區、鎮、縣級部門，由于每個部門針對管理低保檔案資料不同，在進行管理工作的同時，應該對低保檔案進行規范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進行日常管理，低保對象申報材料審批后，以戶為單元建檔，實行一戶一號制度，在低保戶存在期間，民政部門可根據實際情況對低保戶的低保金進行停發、增發、減發等，實施動態監管。檔案的管理人員必須對低保家庭經濟狀況變動表、收入證明、情況說明、審核材料、調查情況等資料進行歸檔，并裝訂成冊，實行有效管理。低保檔案管理涉及面較廣，工作量大，必須對低保對象全部建檔，實行審批分級管理、日常管理隨時歸檔的原則；并且應規范管理流程，統一標準，確保低保工作進行的井然有序。

2加強低保檔案基礎性工作

低保檔案真實地記錄了低保政策的落實情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發放的依據，是低保工作順利進行的基礎。因此加強低保檔案基礎性工作至關重要。低保檔案工作的基本內容：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。

2.1低保檔案的收集及歸檔

鄉鎮指派專門人員，對申請低保人員填寫的審批表及相關的證明收集整理，建立資料檔案。縣級民政部門對提交的申報材料進行審核，并進行全部歸檔，做到隨辦隨歸，開口管理。

2.2低保檔案的整理編目

由于低保檔案是以戶為單元建檔，為妥善管理大批量檔案，應將低保檔案按照申請審批過程中材料提交先后順序或文件重要程度進行排列并編碼，放到檔案盒里，以便補充材料或增加新材料，低保檔案應按照時間順序對檔案進行排列、編號。

2.3低保檔案的保管期限及移交

因低保檔案實行一戶一號制度，實行開口管理，在低保存在期間，其保管期限應在停保后確定，一般再保存5年，須提交機關綜合檔案室，因為屬于短期保存，不需向當地同級檔案局移交。

2.4低保檔案的利用

低保檔案主要供有關的管理機關及單位使用，不對外開放，未經縣級以上機關，不允許將相關的低保資料信息對外公開。低保檔案一般僅限內部查閱，不得外借。如若想查詢個人低保信息，可憑借身份證和低保證明經審批查閱，但僅可查閱本人不得查閱其他人員檔案。

2.5完善低保對象個人申報材料

低保對象個人資料包括：個人申請書、低保對象申報（審批）表、低保對象家庭生活狀況調查表、誠信承諾書、法定贍養人員簽名認可證實表、居民戶口薄、身份證復印件、申請人及家庭成員收入狀況證明，以及低保管理機構要求提供的其他相關材料（如下崗證、社保證明、結婚證、離婚證或判決書、殘疾證、學生證或入學通知書、就業狀況證明、勞動能力狀況證明、按有關政策領取一次性補助費的數額及用途證明、有關裁決判決材料等）。低保審批表僅有一份，由縣民政局存檔。凡低保申報材料不齊全的一律不予審批。

2.6加強低保檔案資料的收集與整理

低保對象個人資料檔案，實行一戶一檔，編號管理。城鄉低保檔案以鄉鎮（街道）為單位收集整理，做到一戶一檔；低保對象個人資料檔案不齊全的，各地要以低保對象簽到、年審為契機進行收集補齊存檔。縣民政局應配備低保檔案柜和低保檔案盒。除低保個人資料建檔外，低保金領取存折發放表、低保對象花名冊、調整（停止）低保待遇花名冊等業務資料和公文材料也要一并建檔。

3動態報表類的檔案管理

城市低保：《城市低保對象綜合統計表》、《城市低保對象保障金發放審批表》、《城市低保對象動態情況統計表》、《城市低保對象花名表》（電子版）、《城市低保對象分類施保情況統計表》、《城市低保特定救助對象統計表》、《城市低保特定救助對象統計表》按月上報，每月二十五日前報當月報表。農村低保：《農村低保對象綜合統計表》、《農村低保對象保障金發放審批表》、《農村低保對象動態情況統計表》、《農村低保對象花名表》（電子版）。以上報表按季上報，每年三月、六月、九月、十二月三十日前報本季報表。當月（季）各報表間的戶數、人數、金額等要相互對應吻合。其中，新審批、復核無變化、終止，復核有變化等對象填寫《城市（農村）低保對象花名表》時，要按規定表樣分開填寫。

4注重低保信息化管理