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第1篇

1.新生檔案內容要求不統一，新生檔案材料出現不齊全現象。新生檔案的主要來源為中學提供的檔案資料，主要反映學生在中學的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴大，各種層次和方式的招錄手段增加，學生逐步實行網上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業生登記表、成績表、入黨團志愿書、中學期間獎懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。

2.新生檔案轉遞方式不統一，新生檔案材料出現遺失現象。目前轉遞檔案主要存在有當地招辦直接轉遞學生檔案、中學直接轉遞學生檔案，有的甚至違反相關的檔案管理規定，由學生自行帶檔案入學的方式。檔案轉遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實性難以得到保證，嚴重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實資料，使高校學生檔案的連續性嚴重脫節，使用人單位只能看到學生在大學期間的檔案，而不能了解到學生在高中時候的情況，造成由零開始重新建立個人檔案，無法保障高校學生檔案的嚴肅性和真實性，嚴重影響學生檔案管理工作的正常開展。

3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理不夠規范。高校學生檔案管理由于長期無明文規定，歸檔材料缺乏統一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對學生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學生處、招生處、檔案室、二級學院等在新生入學時都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統一，使檔案的內容參差不齊，無法真正反映學生的全面情況，造成學生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對學生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學生檔案無法正常進行管理，檔案質量難以得到保障。

二、規范建立新生檔案的措施

1.規范和完善學生檔案管理制度。建立起規范、完整的學生檔案，就必須依靠健全的規章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實、登記、移交等一系列環節組成的高校學生檔案管理制度，保證學生檔案材料產生過程的連續性，從學生檔案的建立開始就按制度規范運作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學生檔案立刻進入正常流程，使工作事半功倍。如長江師范學院就專門制定了學生檔案管理辦法，明確了學生檔案工作崗位責任制，制定了學生檔案的收集、整理、轉遞、查詢等一系列的規范標準，使學生檔案管理工作逐步實現制度化和規范化。

2.統一指定檔案歸口部門。由于過去檔案傳遞方式的多樣性和接收部門的不統一，使高校無法建立完善的新生入學檔案。為規范檔案傳遞的歸口，應該指定一個部門來接收學生入學后轉遞的檔案。如長江師范學院做出規定，將各省市招辦或者中學郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業處統一接收各地轉來的檔案，改變以前多個部門同時接收的現狀。招生就業處在發放入學通知書同時向新生提醒不準個人私自攜帶檔案入學，如有新生自帶檔案入學的一律交予輔導員后統一再交到招生就業處整理歸檔。

3.明確新生檔案收集內容。為使高校學生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個性品質、興趣愛好、個人特長等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內容。除要求有高考填報志愿表、體檢表、高中學籍登記表、高中畢業生登記表、入黨團材料等基本紙質資料外，還應把學生在中學時代體現出的綜合素質，如專業特長的獎勵、中學對學生的個人評價等納入學生檔案里作為高校學生檔案建立的重要基礎和依據。檔案管理人員在收到轉遞的學生檔案后，應認真核實檔案袋的資料內容，按照標準化、規范化的方式對紙質內容進行逐一清理，規范建立起新生檔案，并以此為基礎，逐步收集和完善大學時期的各種材料，充實在基礎檔案中，形成完善的高校學生檔案。

4.加強檔案意識培訓。有些高校檔案管理員和學生沒有意識到檔案的重要性，造成新生從入學起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學生往往是在畢業之后，找到工作需要用檔案時，才會關注自身檔案，因而使大量有利于自身就業和發展的檔案資料或中學檔案因為沒有及時收集歸檔而白白喪失了大量的就業機會。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識，加強對學生檔案管理人員的培訓，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認識，消除思想上的模糊性。還要通過與學生交流，讓學生清楚新生入學檔案的重要性，讓學生積極配合學校做好自身檔案的完善，形成學生與校方良性互動的檔案完善機制。

三、總結

第2篇

在信息化背景下，高校財務檔案管理工作中的信息化建設能夠有效提高高校財務檔案管理質量與效率，但是同時，高校財務檔案管理信息化建設工作作為一項具有整體性與全局性特點的工作，要求高校能夠以推動高校整體發展為視角來對高校財務管理工作開展科學的統籌規劃，通過構建高校財務檔案管理信息化制度來為高校財務檔案管理信息化建設工作的規范化發展建立前提與保障。當前眾多高校在財務檔案管理信息化建設工作中都存在操作有待規范以及目標有待明確的問題，針對這些問題，高校需要對財務檔案管理信息化建設單位職責進行明確，并確立高校檔案管理單位與財務單位在高校財務檔案管理信息化建設中的地位與作用，其中高校財務管理部門需要有序的開展財務檔案數據化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財務管理部門密切配合以做好高校財務檔案的網絡化應用。其他相關的高校部門也應當積極參與，通過配合高校財務管理部門與檔案管理部門來做好財務檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構建財務檔案管理信息化建設制度的基礎上通過聯系實際、積極探索來對相關制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內部網絡與外部網絡的隔離制度、財務檔案數據信息的備份制度、財務檔案信息數據庫系統的維護制度與監控制度等。

（二）高校財務檔案管理信息化基礎設施的完善

在信息化背景下，高校財務檔案管理要實現信息化建設，就有必要對與財務檔案管理信息化建設相關的基礎設施做出完善，這些設施包括數據存儲器、服務器、數據庫管理系統、操作系統、安全系統、交換機、路由器等。只有在財務檔案管理信息化建設的過程中具有一些具備較強信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的操作系統、搭建能夠覆蓋高校的信息網絡系統，才能夠讓財務檔案管理信息化建設工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統以及數據庫系統等軟件平臺，其中包括財務檔案數據處理軟件、數據存儲系統、數據庫管理與操作程序、計算機以及數據庫監控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現財務檔案管理信息化建設中軟硬件的匹配，同時要以高校財務檔案管理工作需求為依據來對軟硬件做出不斷調整以適應高校財務檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。

（三）高校財務檔案數據的數字化與網絡化

高校財務檔案信息數據要實現數字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規范。在對高校財務檔案信息數據開展數字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質檔案開展數字化轉換。在此階段，需要通過提高數字化轉換工作質量來實現檔案信息資料的規范化與標準化，在做好財務檔案信息數據編研工作的基礎上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎。在高校財務檔案管理信息化建設過程中，財務檔案信息資料的網絡化是十分關鍵的環節，同時也是實現信息數據共享的主要渠道。在此階段，建設檔案信息數據庫是實現檔案信息資料網絡化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數字化轉換的紙質檔案錄入檔案數據庫中，并確保其中信息數據被檔案數據庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網站做出構建與完善，發揮出檔案管理網站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現高校網站與高校財務檔案管理工作結合的基礎上提高高校財務檔案信息數據的利用效率。也正因為如此，在高校開發財務檔案數據庫以及其他管理系統的過程中，需要以高校中各個單位的財務檔案信息需求為依據，通過協調高校財務管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協調運轉、高效服務且具備合理結構的財務檔案管理模式，同時為財務檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務，并利用現代通訊技術來為財務檔案信息的需求者提供咨詢服務，從而確保高校財務檔案信息在推動高校發展與建設中作用的充分發揮。

（四）高校財務檔案管理工作隊伍整體素質的提高

第3篇

檔案管理工作信息量繁多，查找起來也需要一些時間，如果領導要及時要一些文件，查詢起來很不方便，這樣暴漏出檔案查詢的效率較低，影響整個工作進程。最后，傳統的檔案管理工作，儲存檔案時間較長，會累積大量的文件數據，在檔案進行查找、更新、維護時，帶來很大的工作量，而且還容易出現差錯，傳統的檔案管理大部分都是紙張管理信息，時間久了就會堆積，一些年限就的文件在不斷的整理中就會遺漏、混亂，如果遇到一些臨時急需的文件，查找工作會消耗很長時間。

二、新時期高校檔案管理工作創新的措施

高校的檔案管理工作也要隨著社會經濟的不斷發展而進行適時的改革創新，在檔案管理體制不斷創新改革過程中，就是在傳統檔案管理工作的基礎之上進行的填補和玩啥，因此，在教育體制不斷的改革中，強化高校檔案管理程序和步驟，運用現代化的科學技術、計算機網絡，將高校的檔案管理工作更加的完善，更好的服務于高校整體管理工作中去，檔案管理創新要做好相關的措施，具體如下：

（一）通過對檔案管理工作的正確認識和分析，明確檔案管理創新

發展的思路，找到創新管理的方法和途徑領導對于檔案管理創新工作要給予重視，工作人員在實際管理工作中善于總結分析檔案管理中的利弊，通過總結分析，找到創新的頭破口，才能促進檔案管理工作有序穩定的向前發展。

（二）檔案管理的實際工作中要堅持“以人為本”

創新是一中進步的、向前的、先進的發展思想，而人無疑是產生創新思想的主體，“以人為本”就是在檔案管理工作中，人性化的采取有效的措施進一步加強管理工作，使管理工作更加高效。作為高校一項基礎的管理工作，檔案管理對于高校的發展有著重要的意義，因此，作為高校來說，定期的對檔案管理人員進行定期的培訓和教育，不斷的豐富檔案管理知識，同時也提高了他們的專業技術水平，檔案管理工作人員也要樹立終身學習的意識，二者相互配合，相互的作用，才能提高創新在檔案管理工作中發揮著越來越多的作用。

（三）采用現代的科學技術，使高校的檔案管理能夠開辟出新的天地隨著科學技術的不斷發展和進步，現在社會發展主要還是取決于技術的競爭和發展，而很多科技成果的研發也被運用到各個領域當中，在教育和教學的管理機構當中，科學成果的運用也非常的廣泛，比如在現在的課堂教學當中，多媒體技術的應用已經非常的廣泛和成熟，而在高校的檔案管理工作當中，計算機技術也已經開始被運用的非常廣泛。計算機技術的運用，使得高校檔案管理工作能夠更加方便的運行，也為高校一些基礎性工作的運行提供了更加有效和科學的方式。

（四）檔案管理的專業化水平應該要不斷的提高

高校的檔案管理工作想要長久的發展，就要建立綜合檔案管理方式，在提高檔案管理專業化水平的時候，除了要提高檔案管理工作人員的專業技術水平和綜合素質之外，還應該要建立起管理工作的創新機制、保障機制以及電子化的體系，從多個方面來對檔案管理工作進行綜合提高。

（五）對于電子檔案的安全研究工作應該要進一步的加強

檔案網絡化以及電子檔案已經開始在高校當中普及，但是因為檔案信息是具有一定的機密性，所以檔案管理的工作人員在管理的過程當中也應該要注意電子檔案的安全性。首先對于那些需要在網上進行的信息應該要進行比較嚴格的審查。對于一些不明信息要進行阻止或是經過審查之后使用，避免互聯網黑客的襲擊、導致信息泄露，給高校檔案管理工作帶來不便。其次對于網絡信息安全性，相關管理工作人員應該要加強。

三、結語