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第1篇

1.1時(shí)展的需要

為適應(yīng)時(shí)展形勢(shì)，醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)的速度應(yīng)不斷加快，諸如及時(shí)地開發(fā)檔案管理軟件、使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備并開發(fā)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做到檔案信息資源共享，力求檔案管理現(xiàn)代化，提高現(xiàn)有檔案管理資源的應(yīng)用水平及檔案管理的工作效率。

1.2醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需要

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要做到人盡其才。檔案材料是發(fā)現(xiàn)人才和建設(shè)人才的關(guān)鍵，以做到人才的合理使用。醫(yī)院檔案管理信息化，不僅可以提高醫(yī)院信息技術(shù)的使用效率，而且有利于醫(yī)院人才的開發(fā)利用，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。信息化技術(shù)可以是醫(yī)院檔案資源得以有效利用，更能夠延長(zhǎng)檔案使用壽命。

2醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題

2.1信息化管理沒有全面展開

醫(yī)院檔案實(shí)施信息化管理是時(shí)展的需要，更是推動(dòng)醫(yī)院快速發(fā)展的需要。在醫(yī)院檔案管理中融入信息技術(shù)，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要途徑。由于信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院的行政管理部門、醫(yī)療技術(shù)管理及運(yùn)營(yíng)管理方面，檔案管理中雖然采用了信息技術(shù)，通常是局限于檔案的電子化管理，并沒有進(jìn)行全面的信息化建設(shè)。如醫(yī)院的人事檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、文書檔案等，還處于人工操作的階段，只有在信息錄入的時(shí)候，才會(huì)使用計(jì)算機(jī)操作，這種相對(duì)滯后的醫(yī)院信息化建設(shè)嚴(yán)重地影響了醫(yī)院的未來發(fā)展。

2.2沒有建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理體系

醫(yī)院的檔案管理工作要全面展開，就要將規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理體系制定出來。從目前醫(yī)院檔案管理來看，雖然出臺(tái)了一系列規(guī)范，但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫(yī)院實(shí)施檔案信息化管理，但是計(jì)算機(jī)軟件的通用性存在不足，缺乏醫(yī)院等特殊領(lǐng)域的實(shí)用性，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理步伐。此外，醫(yī)院針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重妨礙了醫(yī)院檔案信息化管理進(jìn)程。

3做好檔案管理信息化工作的有效途徑

3.1實(shí)施醫(yī)院檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體的檔案管理向信息化轉(zhuǎn)向的過程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統(tǒng)一制定檔案信息化管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以對(duì)醫(yī)院各方信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，實(shí)施醫(yī)院檔案管理，并不局限于檔案管理部門本身，而是涉及到醫(yī)院的各項(xiàng)工作，信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，可以將醫(yī)院各職能部門及醫(yī)護(hù)之間的管理建立起來，促進(jìn)相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時(shí)準(zhǔn)確地收集醫(yī)療信息、對(duì)醫(yī)療信息進(jìn)行整理，以為醫(yī)院管理決策的制定提供可參考依據(jù)。

3.2提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)有賴于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高。作為醫(yī)院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時(shí)代的腳步，就要在自身的工作領(lǐng)域中不斷地學(xué)習(xí)、不斷地探索、不斷地創(chuàng)新，以運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理手段更新工作方法，提高專業(yè)技術(shù)水平。檔案管理人員在更新觀念的同時(shí)，還要善于將計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中，做到兩種知識(shí)的有效融合，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統(tǒng)一管理，從而使檔案管理的服務(wù)效率有所提高。

3.3強(qiáng)化檔案管理保密工作

檔案管理是具有服務(wù)性質(zhì)的工作。醫(yī)院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開發(fā)利用效率達(dá)到最大化，實(shí)現(xiàn)了信息共享，同時(shí)檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數(shù)據(jù)庫受到病毒或黑客攻擊，檔案管理人員要樹立安全防護(hù)意識(shí)，做好檔案管理軟件的安全維護(hù)工作。另外，檔案管理具有政治性，在檔案人員對(duì)于醫(yī)院的人事檔案、病歷檔案進(jìn)行分類管理的同時(shí)，還要做出細(xì)心鑒定，尤其對(duì)于收集到的特殊數(shù)據(jù)，要認(rèn)真鑒定、嚴(yán)格審查，以根據(jù)檔案密集程度規(guī)范檔案資源的開放范圍。除檔案管理工作之外，檔案管理人員還要對(duì)計(jì)算機(jī)的安全性負(fù)責(zé)，以避免電子文件損壞。

4結(jié)語

第2篇

1.1信息時(shí)代檔案管理的定義

。信息時(shí)代的檔案管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其主要以現(xiàn)代的信息技術(shù)為依托，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理。常見的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對(duì)象從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的管理軟件進(jìn)行管理，形成明晰的檔案分類。同時(shí)，快速的查閱方式也讓檔案信息發(fā)揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費(fèi)。

1.2信息時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)。

信息化檔案管理是檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，其迎合了單位內(nèi)部工作的實(shí)際需要，與傳統(tǒng)檔案管理相比較，其具有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：首先，各單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所依照的規(guī)章制度，法律法規(guī)趨于統(tǒng)一，制定這些規(guī)章制度、法律法規(guī)的是具有專項(xiàng)權(quán)力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標(biāo)志，通過信息化的管理，檔案的形式由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為了電子檔案并可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時(shí)效性和便利性，為整個(gè)單位的信息化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。最后，檔案管理信息化應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科技，在信息技術(shù)的支持下促進(jìn)了檔案管理的自動(dòng)化，顛覆了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式。

2.信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題

2.1管理理念陳舊，缺乏服務(wù)意識(shí)。

目前我國(guó)檔案管理信息化雖然取得了一定的成績(jī)，并已經(jīng)開始在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行普及，但是在實(shí)際應(yīng)用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點(diǎn)與弊端，嚴(yán)重影響著我國(guó)檔案管理信息化的進(jìn)程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現(xiàn)代信息科技對(duì)檔案作用充分的發(fā)揮。同時(shí)，缺乏服務(wù)意識(shí)也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因?yàn)榉?wù)方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個(gè)新的階段。

我國(guó)在檔案管理信息化方面還有待進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實(shí)體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間在檔案的編輯方面，并且隨著實(shí)體檔案數(shù)量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實(shí)體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實(shí)體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發(fā)掘與應(yīng)用。

2.3缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息管理遲緩。

檔案管理工作普遍存在于政府企業(yè)之中，由于不同單位在工作內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會(huì)呈現(xiàn)出一些個(gè)性化的發(fā)展，因此影響了檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃，不利于檔案管理工作的規(guī)范化。同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現(xiàn)遲緩，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

3.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1改變管理思想，豐富服務(wù)內(nèi)容。

檔案管理的信息化發(fā)展，需要在思想層面進(jìn)行徹底的改變，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理的不足，并積極的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，注重對(duì)檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內(nèi)部的閑置資源。同時(shí)，從事檔案管理的工作人員也應(yīng)樹立新的工作意識(shí)，積極的豐富服務(wù)內(nèi)容，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，強(qiáng)化信息管理。

檔案管理信息化最突出的特點(diǎn)是對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，因此信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，有關(guān)工作人員應(yīng)充分的依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立起電子檔案管理系統(tǒng)。并改變傳統(tǒng)檔案的編輯方式，通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入，提高檔案編輯的效率。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的支持下，電子檔案信息還可以實(shí)現(xiàn)在單位內(nèi)部的共享，單位內(nèi)部工作人員僅需登錄部門網(wǎng)頁進(jìn)行身份驗(yàn)證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動(dòng)化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的新方向，通過系統(tǒng)自動(dòng)處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省了人力方面的投入。

3.3搞好信息錄入，做好數(shù)據(jù)管理。

信息的錄入以及數(shù)據(jù)的管理等都與信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)密不可分，因此要想做好上述工作就需要進(jìn)行檔案管理工作的過程中加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，按部就班的對(duì)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善。為了使得信息數(shù)據(jù)庫的作用更好的得到發(fā)揮，管理人員還應(yīng)加大科技方面的投入，并適當(dāng)?shù)呢S富信息數(shù)據(jù)庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理中的不足。例如，數(shù)據(jù)庫與目錄庫相結(jié)合等。

4.結(jié)束語

第3篇

一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個(gè)世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國(guó)電子政務(wù)經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級(jí)政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達(dá)到了人均1臺(tái)計(jì)算機(jī)，有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中無紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng)，在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過程時(shí)，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級(jí)政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，通過信息交換平臺(tái)和政務(wù)門戶網(wǎng)站，各級(jí)各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計(jì)劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營(yíng)資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國(guó)家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標(biāo)志著我國(guó)的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國(guó)信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國(guó)家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動(dòng)和諧社會(huì)發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會(huì)信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時(shí)推動(dòng)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會(huì)信息資源開發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會(huì)保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時(shí)，國(guó)家將研究制定鼓勵(lì)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場(chǎng)監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會(huì)化增值開發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極開展社會(huì)化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識(shí)的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理活動(dòng)而言，各類組織運(yùn)行平臺(tái)的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎迹剿鞣闲畔⒒攸c(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長(zhǎng)久保存和長(zhǎng)期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個(gè)：一是電子文件的長(zhǎng)久保存問題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國(guó)內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國(guó)都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國(guó)家“數(shù)字化保管動(dòng)議”，通過建立文件管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長(zhǎng)久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時(shí)6年時(shí)間對(duì)永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長(zhǎng)久保存問題，如荷蘭2000年啟動(dòng)了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目，針對(duì)政府常用的電子文件類型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評(píng)價(jià)各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國(guó)，通常采用的方式是，檔案部門站在長(zhǎng)久保存的立場(chǎng)，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長(zhǎng)的同時(shí)，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長(zhǎng)久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí)，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考。或者對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定，判別文件對(duì)形成者的意義大小以及對(duì)社會(huì)的意義大小，在規(guī)定的時(shí)間階段，把分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長(zhǎng)久留存社會(huì)記憶，保障社會(huì)發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí)，將會(huì)導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們?cè)谶M(jìn)行工作交往時(shí)的基本工具，很多國(guó)家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個(gè)事項(xiàng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動(dòng)之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對(duì)文本型電子文件的歸檔和收集，對(duì)非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個(gè)概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲(chǔ)狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲(chǔ)機(jī)制來建設(shè)的，從性質(zhì)上來講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項(xiàng)分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價(jià)值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡(jiǎn)單拷貝、累加存儲(chǔ)的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國(guó)的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國(guó)政府域名（）注冊(cè)量達(dá)到23752個(gè)，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個(gè)，縣級(jí)以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級(jí)、地級(jí)和縣級(jí)政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對(duì)電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國(guó)家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對(duì)于具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對(duì)電子文件是否能夠長(zhǎng)久保存及長(zhǎng)期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國(guó)在內(nèi)的很多國(guó)家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長(zhǎng)久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來解決。

雙套制的另一種情形，是國(guó)內(nèi)的各級(jí)各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動(dòng)信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動(dòng)，可見它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個(gè)制度化的解決方案，依賴于我國(guó)信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個(gè)層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對(duì)格式的非依賴性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對(duì)機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭(zhēng)論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會(huì)活動(dòng)的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會(huì)運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動(dòng)新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場(chǎng)爭(zhēng)論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動(dòng)的統(tǒng)一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強(qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動(dòng)階段有著不同的運(yùn)動(dòng)特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動(dòng)是一個(gè)整體，文件運(yùn)動(dòng)有著不同的功能軸，文件運(yùn)動(dòng)每一個(gè)時(shí)點(diǎn)，都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對(duì)文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看：第一，文件價(jià)值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國(guó)普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動(dòng)目標(biāo)與過程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識(shí)的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會(huì)發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個(gè)整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價(jià)值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價(jià)值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，其結(jié)果不僅會(huì)削弱文件的真實(shí)性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時(shí)間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價(jià)值鑒定，簡(jiǎn)單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡(jiǎn)單的遷移過程。

作為我國(guó)的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國(guó)外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國(guó)的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長(zhǎng)久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國(guó)的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價(jià)值取向，對(duì)電子文件的管理要素的控制，不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國(guó)很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動(dòng)整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國(guó)信息化發(fā)展報(bào)告》。

④。

⑤archives.gov/。