本站小編為你精心準(zhǔn)備了繼續(xù)教育畢業(yè)生電子檔案的探新參考范文，愿這些范文能點(diǎn)燃您思維的火花，激發(fā)您的寫作靈感。歡迎深入閱讀并收藏。

一、繼續(xù)教育畢業(yè)生電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用

1．建立電子檔案方便直接查閱近年來(lái)，高校繼續(xù)教育擴(kuò)大招生，畢業(yè)后除了直接就業(yè)，考研、出國(guó)留學(xué)的學(xué)生也越來(lái)越多，因而查閱繼續(xù)教育畢業(yè)生個(gè)人檔案的單位也越來(lái)越多。以前都是紙質(zhì)檔案，用人單位費(fèi)盡周折，利用多種渠道了解對(duì)方的真實(shí)情況，這無(wú)疑從人力、物力、財(cái)力上講都是一種浪費(fèi)。建立繼續(xù)教育畢業(yè)生電子檔案后，使畢業(yè)生的各種信息可在網(wǎng)上，利用者可直接在網(wǎng)上查閱、利用，為用人單位提供了最捷徑、最準(zhǔn)確的信息來(lái)源。

2．電子檔案的應(yīng)用普及成效顯著進(jìn)行電子注冊(cè)就是在學(xué)生進(jìn)校后即將其情況打入教育部的電子檔案，一律采用代碼形式，學(xué)生歷年在校情況都將輸入電子檔案，學(xué)生畢業(yè)后自動(dòng)形成電子文憑。從普通高校、成人繼續(xù)教育和高等教育自學(xué)考試的畢業(yè)生文憑，從?？频窖芯可须A段都要進(jìn)行電子注冊(cè)。根據(jù)教育部《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，2001年開始實(shí)行學(xué)歷證書電子注冊(cè)，注冊(cè)登記的學(xué)歷由教育部審核后，進(jìn)入全國(guó)高等教育學(xué)歷證書電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，供社會(huì)用人單位網(wǎng)上查詢。從開始實(shí)施《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》的近兩年數(shù)據(jù)來(lái)看，2001年研究生教育、普通本?？平逃⒊扇吮緦？平逃沧?cè)學(xué)歷證書2164465份，其中研究生61680份，普通本專科1040718份，成人本?？?45796份，軍隊(duì)院校116271份。2002年畢業(yè)生有350萬(wàn)份學(xué)歷證書注冊(cè)，其中研究生12．9萬(wàn)，普通本專科198．3萬(wàn)，成人本?？?50萬(wàn)。如果加上自考學(xué)歷文憑、軍隊(duì)院校畢業(yè)生，注冊(cè)量已超過(guò)400萬(wàn)，比2001年多出接近1倍。同時(shí)，對(duì)實(shí)施學(xué)歷教育的高等教育辦學(xué)單位自1991年至2000年所頒發(fā)的畢(結(jié))業(yè)證書也進(jìn)行重新登記，把高校學(xué)歷檔案庫(kù)建成后，用人單位只需將學(xué)生代碼輸入，就可在網(wǎng)上查實(shí)，對(duì)于以前已混入到一些領(lǐng)域的假高校學(xué)歷文憑也有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

3．電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相存目前，繼續(xù)教育畢業(yè)生電子檔案的建立，并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案，而是把它作為原始材料，作為對(duì)電子檔案的補(bǔ)充和備份。若對(duì)電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案，并作為最后的依據(jù)。繼續(xù)教育畢業(yè)生電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，有效保證了其檔案的真實(shí)性。

二、建立繼續(xù)教育學(xué)生電子檔案應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

繼續(xù)教育學(xué)生電子檔案在招生、考試、畢業(yè)生驗(yàn)證等工作上廣泛的應(yīng)用，使它的重要性日益突出。因此，必須加強(qiáng)電子檔案的建立、保存、維護(hù)和管理。

1．確保電子檔案的正確建立一個(gè)完整的繼續(xù)教育學(xué)生電子檔案，應(yīng)包括學(xué)生照片信息、基礎(chǔ)信息(姓名、性別、考號(hào)、年齡、身份證號(hào)、所在地)和成績(jī)信息。電子檔案在計(jì)算機(jī)中的存儲(chǔ)方式分為兩種，即圖形方式和字符方式。學(xué)生的基礎(chǔ)信息和成績(jī)信息以字符方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，學(xué)生的照片信息則以圖形方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)里。繼續(xù)教育學(xué)歷證書實(shí)行電子注冊(cè)一年之后，又將新增畢業(yè)生照片和身份證號(hào)碼與學(xué)歷證書一同注冊(cè)上網(wǎng)，從而使用工單位更快捷地查閱到真實(shí)可靠的人才信息。

2．確保電子檔案的正確使用在高校檔案管理中建立繼續(xù)教育學(xué)生電子檔案，是非常重要的數(shù)據(jù)文件，計(jì)算機(jī)操作人員起著舉足輕重的作用。因此，計(jì)算機(jī)操作員必須有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和高度責(zé)任心，通過(guò)直接使用、提供復(fù)制品(拷貝)和通信傳輸三種方式方法，加強(qiáng)對(duì)繼續(xù)教育畢業(yè)生電子檔案的使用管理。電子檔案在使用過(guò)程中，要注意以下幾點(diǎn)，首先，是繼續(xù)教育學(xué)生電子檔案使用權(quán)限的限制。繼續(xù)教育畢業(yè)生電子檔案使用涉及到的人員比較多，有數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理人員，檔案載體的保管人員，使用者及維護(hù)操作人員等，由于工作職責(zé)不同，因而要對(duì)不同的使用者的權(quán)限進(jìn)行限制。在使用過(guò)程中，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，對(duì)涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能，如非法刪除，修改等行為，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予報(bào)警提示。其次，要加強(qiáng)對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生電子檔案復(fù)制品的管理。繼續(xù)教育學(xué)生電子檔案建立后，必須要送上級(jí)主管部門備份、匯總，各兄弟院校之間也要相互交流和利用，還要向網(wǎng)上，需向有關(guān)方面提供電子復(fù)制(拷貝)。因此，要考慮使用者的要求，審核使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝，要通過(guò)技術(shù)手段防止所提供拷貝的再?gòu)?fù)制，對(duì)回收來(lái)的拷貝，應(yīng)消除其信息內(nèi)容。再次，使用中要采取必要的安全措施。繼續(xù)教育學(xué)生電子檔案的重要性要求在使用過(guò)程中應(yīng)注意其安全。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)于提供拷貝的復(fù)制工作，要在有效監(jiān)控下進(jìn)行;對(duì)電子檔案直接使用或進(jìn)行傳輸時(shí)，為了防止非法操作，對(duì)重要的數(shù)據(jù)文件要進(jìn)行加密處理，對(duì)所使用的密碼也要進(jìn)行定期或不定期的更改。

3．確保電子檔案的正確保存和維護(hù)電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，決定了其在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性。首先，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以對(duì)載體所處的環(huán)境如溫度濕度要達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。其次，要保證電子的原始性。電子檔案的保存可以采取以下措施:一是在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起;二是保存原始檔案的電子圖像;三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品;四是要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行定期的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體主要是磁性介質(zhì)和光介質(zhì)，很容易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，通過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

4．努力提高電子檔案管理人員的素質(zhì)電子文件歸檔，電子檔案保存及開發(fā)使用，都要靠管理人員操作。電子檔案的特殊性和重要性，要求電子檔案的管理人員必須具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)也要掌握相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還要熟練地掌握英語(yǔ)。無(wú)論是開發(fā)人員還是管理人員，都必須有高度的責(zé)任心和使命感，增強(qiáng)為學(xué)生服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)的意識(shí)。高等院校的檔案專業(yè)，要把電子檔案管理人員的培養(yǎng)當(dāng)作一件大事來(lái)抓，要按電子檔案管理人員必備知識(shí)和技能的要求，擬定教學(xué)大綱，組織教材編寫，進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，要盡快造就成批的電子檔案管理人員。

作者：桑媛媛單位：合肥工業(yè)大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院