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[摘要]本文以北京化工大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)自主開發(fā)和運(yùn)用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)踐為例，探索如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)后勤財(cái)務(wù)管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過準(zhǔn)確、全面地反映后勤財(cái)務(wù)收支狀況，為后勤經(jīng)費(fèi)預(yù)決算及管理決策提供數(shù)據(jù)支撐、為后勤各下屬單位的運(yùn)行和考核提供財(cái)務(wù)依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]高校后勤；財(cái)務(wù)管理；信息化

一、提高財(cái)務(wù)管理信息化水平是高校后勤事業(yè)發(fā)展的迫切需要

后勤信息化在我國高校后勤管理和服務(wù)中愈發(fā)重要，研究其管理建設(shè)策略具有現(xiàn)實(shí)意義。在繼承現(xiàn)有模式基礎(chǔ)上進(jìn)行財(cái)務(wù)管理模式創(chuàng)新，是后勤財(cái)務(wù)工作適應(yīng)信息化發(fā)展的必然選擇[1]。

（一）適應(yīng)依法治國和依法治校的要求

國家和學(xué)校出臺(tái)多項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度，在依法治國的基礎(chǔ)上，后勤為了適應(yīng)制度并跟上發(fā)展步伐，更好地為學(xué)校提供后勤保障，使學(xué)校沿著健康有序的方向發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化管理是必經(jīng)之路。在會(huì)計(jì)手工記賬時(shí)代、計(jì)算機(jī)輔助核算時(shí)代以及財(cái)務(wù)信息化時(shí)代，高校在構(gòu)建財(cái)務(wù)信息化服務(wù)體系時(shí)結(jié)合本單位的組織架構(gòu)，根據(jù)實(shí)際情況通過財(cái)務(wù)流程創(chuàng)新,把財(cái)務(wù)管理變得更加直接、簡單和透明,更好地控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）適應(yīng)我校后勤管理科學(xué)化的要求

我校后勤集團(tuán)實(shí)行二級核算、實(shí)體運(yùn)行的經(jīng)費(fèi)管理機(jī)制，明確集團(tuán)和中心二級經(jīng)濟(jì)責(zé)任，加強(qiáng)成本核算，努力實(shí)現(xiàn)各中心平穩(wěn)運(yùn)行。后勤集團(tuán)運(yùn)行機(jī)制是以提高服務(wù)保障質(zhì)量、提高安全水平和提高經(jīng)費(fèi)收支平衡能力為目的，以運(yùn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)決算制為核心，以集團(tuán)與各中心簽訂的《服務(wù)保障經(jīng)營管理責(zé)任書》（簡稱《責(zé)任書》）為激勵(lì)和約束依據(jù)，以《績效考核指標(biāo)體系》為考核標(biāo)準(zhǔn)。《責(zé)任書》對各單位的服務(wù)質(zhì)量、生產(chǎn)安全、經(jīng)費(fèi)使用、經(jīng)營創(chuàng)收等指標(biāo)提出更加明確的要求。具體來說，每年年初，集團(tuán)對各中心上一年經(jīng)費(fèi)運(yùn)行情況進(jìn)行決算與考核，既考核工作效果，也考核資金使用績效，根據(jù)《管理服務(wù)責(zé)任書》激勵(lì)和約束條款，獎(jiǎng)懲與考核結(jié)果掛鉤，對各中心負(fù)責(zé)人及員工給予獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)員工工作積極性。

（三）是我校后勤財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)實(shí)需要

北京化工大學(xué)財(cái)務(wù)系統(tǒng)在開發(fā)過程中實(shí)行統(tǒng)一科目管理，學(xué)校財(cái)務(wù)處是一級財(cái)務(wù)，后勤集團(tuán)的財(cái)務(wù)工作是在學(xué)校財(cái)務(wù)處的統(tǒng)一管理下的二級財(cái)務(wù)，學(xué)校財(cái)務(wù)處對后勤集團(tuán)賦權(quán)系統(tǒng)管理賬號(hào)進(jìn)行賬務(wù)查詢與管理，由于后勤與學(xué)校其他機(jī)關(guān)單位運(yùn)行機(jī)制不同，這種統(tǒng)一的歸口管理對后勤財(cái)務(wù)工作造成以下幾點(diǎn)不便。1.后勤財(cái)務(wù)從粗放型管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)型出現(xiàn)困難。例如，學(xué)校財(cái)務(wù)處人員支出下設(shè)的合同制人員科目，對應(yīng)后勤實(shí)際為、務(wù)工、勞務(wù)派遣等多種類別，若按學(xué)校財(cái)務(wù)處口徑統(tǒng)計(jì)為合同制人員支出，不利于后勤對多類用工人員支出的把控；學(xué)校財(cái)務(wù)處公用支出下設(shè)的專用材料科目，對應(yīng)后勤實(shí)際為勞保用品、園林機(jī)械燃料、綠化用品、會(huì)議服務(wù)專用材料和教學(xué)服務(wù)專用材料等11類，若按學(xué)校財(cái)務(wù)處口徑統(tǒng)計(jì)為專用材料，不利于后勤對多類成本的把控。由于學(xué)校財(cái)務(wù)處科目設(shè)置與后勤實(shí)際不能一一對應(yīng)，后勤很難實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。2.后勤財(cái)務(wù)賬目繁多，手工統(tǒng)計(jì)，效率低下。由于學(xué)校財(cái)務(wù)處科目設(shè)置與后勤實(shí)際不能一一對應(yīng)，后勤需對各中心在財(cái)務(wù)處財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行手工分類，包括9個(gè)中心、15個(gè)賬號(hào)全年超過3000條財(cái)務(wù)賬目，涉及5類人員工資、保險(xiǎn)及公用支出等，均需手工分類處理。以往利用計(jì)算機(jī)輔助核算，通過Excel工具進(jìn)行處理，大大增加了財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，結(jié)果也未必準(zhǔn)確，存在一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，工作效率低下。3.不能實(shí)時(shí)共享全部財(cái)務(wù)信息。在財(cái)務(wù)處系統(tǒng)中有些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)因?yàn)闄?quán)限管理原因，后勤不能查詢到相關(guān)財(cái)務(wù)信息，各中心很難對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)分析與把控；集團(tuán)無法實(shí)時(shí)了解各中心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，會(huì)影響集團(tuán)對整體財(cái)務(wù)的監(jiān)控工作，從而影響財(cái)務(wù)管理的效率。目前在學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)上僅可以查詢經(jīng)費(fèi)卡和經(jīng)營卡的收入與支出，沒有權(quán)限查詢內(nèi)部轉(zhuǎn)賬的收入與支出、通知單收入與支出、部門基金收入等，因此從財(cái)務(wù)處系統(tǒng)中查詢到的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能完全反映集團(tuán)完整的收支情況，目前后勤各中心與學(xué)校財(cái)務(wù)處商議定期（每月/季度）提供完整的收支數(shù)據(jù)。

二、我校后勤財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)策略

通過資源基礎(chǔ)觀和信息化管理系統(tǒng)理論，對我校后勤信息化管理建設(shè)規(guī)劃路徑進(jìn)行探討，始終抓住“技術(shù)服務(wù)于管理”這條主線，對財(cái)務(wù)收支信息化管理建設(shè)進(jìn)行路徑分析和完善。有效利用現(xiàn)代的科技思想、管理方法、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備，用信息化手段和新一代的管理思想，建設(shè)后勤集團(tuán)收支管理系統(tǒng)，以完全低成本、增強(qiáng)開發(fā)及服務(wù)能力、加大信息化與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度等為原則選擇策略，達(dá)到充分利用信息工具提高工作效率和執(zhí)行能力，提升后勤財(cái)務(wù)管理水平，為經(jīng)營決策提供科學(xué)依據(jù)的目的[2-5]。

（一）實(shí)現(xiàn)信息共享，提高辦公效率

從現(xiàn)狀出發(fā)，利用信息化技術(shù)將財(cái)務(wù)管理工作變得更加透明、科學(xué)、安全，全面、及時(shí)、有效地管理集團(tuán)的收入和支出數(shù)據(jù)；建立在電子商務(wù)平臺(tái)下的財(cái)務(wù)管理工作能夠讓集團(tuán)的服務(wù)模式和管理模式得以更新，從而獲得更高的效益。系統(tǒng)建設(shè)完成后，能夠規(guī)范集團(tuán)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)處理流程，減少各中心財(cái)務(wù)處理成本，提高工作效率；可以全面、準(zhǔn)確、快速地獲得集團(tuán)人、財(cái)、物等各個(gè)環(huán)節(jié)的信息資源。財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)將集團(tuán)的相關(guān)信息共享給具有相應(yīng)需求的員工，減少了大量的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約了信息傳遞時(shí)間，工作質(zhì)量和效率迅速提高；從長遠(yuǎn)來看，信息化規(guī)劃路徑和建設(shè)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，互相監(jiān)督，有效避免“信息孤島”現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）細(xì)化項(xiàng)目分類，輔助管理決策

通過對財(cái)務(wù)信息的再加工（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、篩選等），為集團(tuán)的管理層提供制定財(cái)務(wù)預(yù)決算、考核與獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化后勤管理的數(shù)據(jù)依據(jù)；由于信息化系統(tǒng)能夠快速地處理各種信息，并進(jìn)行實(shí)時(shí)的分析，因此集團(tuán)管理層可以實(shí)時(shí)查看財(cái)務(wù)情況，并進(jìn)行相應(yīng)決策，進(jìn)一步提升集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的水平。財(cái)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)施使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，能夠?yàn)榧瘓F(tuán)的財(cái)務(wù)管控提供良好的基礎(chǔ)條件，使集團(tuán)能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)督各中心財(cái)務(wù)執(zhí)行情況。各中心財(cái)務(wù)管理人員能夠通過該系統(tǒng)基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)記賬、核算管理等進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控本中心運(yùn)行情況。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化，大大提高工作效率，同時(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理制度與流程的建設(shè)，提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，并在此基礎(chǔ)上推動(dòng)財(cái)務(wù)由業(yè)務(wù)核算型向決策支持型轉(zhuǎn)變，為集團(tuán)的決策提供更多的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析和支持，不斷促進(jìn)后勤財(cái)務(wù)管理信息化的發(fā)展。

（三）利用現(xiàn)有資源，自主研發(fā)系統(tǒng)

市場上現(xiàn)有很多成熟的財(cái)務(wù)軟件，如用友、金蝶等，這類軟件是由會(huì)計(jì)人員錄入會(huì)計(jì)憑證，通過負(fù)責(zé)人審核審批等程序后，能夠生成財(cái)務(wù)報(bào)表。但后勤集團(tuán)相對于企業(yè)來說，在會(huì)計(jì)科目上不需要種類繁多的科目設(shè)置；在賬務(wù)往來上，企業(yè)收支來源廣泛，后勤多數(shù)賬目為費(fèi)用的支出，收入來源也只是學(xué)校經(jīng)費(fèi)和經(jīng)營收入。更重要的是后勤不可以脫離學(xué)校，不能作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主體獨(dú)立出來，因此市場上現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件并不適合后勤集團(tuán)的實(shí)際情況。因此，基于以上分析，后勤更適合在學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，根據(jù)后勤實(shí)際收支需求自主研發(fā)一套輔助學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)且符合后勤行業(yè)特點(diǎn)的后勤收支管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與學(xué)校系統(tǒng)總體上口徑一致，科目設(shè)置上符合后勤需要，從而掌握整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)收入和支出情況，不僅能夠提高各中心工作效率，更能夠使運(yùn)行管理更好地達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，并且對于當(dāng)前后勤財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型升級具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。結(jié)合后勤集團(tuán)的實(shí)際，堅(jiān)持必要性與可行性相結(jié)合的原則，把財(cái)務(wù)信息化作為整個(gè)集團(tuán)信息化建設(shè)的切入點(diǎn)。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過對集團(tuán)的工資分析、經(jīng)營分析、預(yù)決算、中心考核和領(lǐng)導(dǎo)決策等環(huán)節(jié)實(shí)施計(jì)算機(jī)信息化管理；實(shí)現(xiàn)對集團(tuán)的“資金流”和“信息流”管理的高度規(guī)范化、科學(xué)化和信息化。

三、我校后勤財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)路徑

后勤集團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)具體就是實(shí)現(xiàn)對于集團(tuán)財(cái)務(wù)的收入和支出進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬登記、統(tǒng)計(jì)和賬目查詢、分析等功能。具體功能包括：實(shí)現(xiàn)各中心財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)處報(bào)銷前，每筆賬目都要在本系統(tǒng)上報(bào)賬登記，賬務(wù)數(shù)據(jù)支持下載導(dǎo)出等功能；各中心財(cái)務(wù)報(bào)賬人員及各中心負(fù)責(zé)人可查詢到本中心收入和支出等情況，各中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核；集團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人可以在該系統(tǒng)上查詢到整個(gè)集團(tuán)的收入和支出等情況并進(jìn)行審批；可隨時(shí)對財(cái)務(wù)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為年終預(yù)算決算做系統(tǒng)性分析。

四、我校后勤財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

（一）財(cái)務(wù)管理科學(xué)化、規(guī)范化水平上新臺(tái)階

嚴(yán)格按照學(xué)校財(cái)務(wù)制度執(zhí)行學(xué)校統(tǒng)一的科目設(shè)置，后勤信息化系統(tǒng)根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)及后勤行業(yè)特點(diǎn)設(shè)置二級科目，分類更加細(xì)化，貼近后勤實(shí)際，財(cái)務(wù)管理更加規(guī)范化。

（二）人力成本大幅下降，工作效率成倍提升

財(cái)務(wù)收支管理系統(tǒng)的建立在很大程度上減輕往日人工做賬與核對工作的負(fù)擔(dān)，而且在錄入數(shù)據(jù)時(shí)可以保證準(zhǔn)確性與快捷性，與此同時(shí)，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)還能夠發(fā)揮財(cái)務(wù)核算的功能，自動(dòng)生成后勤財(cái)務(wù)報(bào)表。這樣生成的報(bào)表不但具備極高的準(zhǔn)確率，而且會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)更加安全，節(jié)省人力和時(shí)間成本，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，使財(cái)務(wù)人員從基礎(chǔ)繁瑣的財(cái)務(wù)工作中解脫。

五、我校后勤財(cái)務(wù)管理信息化的效果

（一）財(cái)務(wù)管理在后勤運(yùn)行中的基礎(chǔ)地位得到強(qiáng)化

該系統(tǒng)實(shí)施前，進(jìn)行年終決算時(shí)，因數(shù)據(jù)過大，需要耗費(fèi)大量時(shí)間對上一年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行手工分類和分析；該系統(tǒng)實(shí)施后，借助平臺(tái)數(shù)據(jù)快速完成數(shù)據(jù)分類工作，節(jié)省大量時(shí)間，為管理決策提供與年終考核工作提供便利，并為集團(tuán)下達(dá)年度經(jīng)營任務(wù)、簽訂《責(zé)任書》奠定基礎(chǔ)，信息化平臺(tái)輔助各中心經(jīng)營業(yè)績的考核、財(cái)務(wù)績效的評價(jià)。相比2017年之前財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，節(jié)省大量的人力和時(shí)間成本，使考核機(jī)制更加健全。

（二）為后勤激勵(lì)和約束機(jī)制的實(shí)施提供財(cái)務(wù)支撐

集團(tuán)細(xì)化完善《責(zé)任書》中的“績效考核指標(biāo)體系”，在“財(cái)務(wù)考核指標(biāo)”中設(shè)定經(jīng)費(fèi)超支和節(jié)余限度，杜絕超限度運(yùn)行。不同服務(wù)性質(zhì)的中心，其財(cái)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)存在差異，保障類中心的考核重點(diǎn)是收支決算與預(yù)算的匹配程度，經(jīng)營類中心的考核重點(diǎn)是創(chuàng)收能力。通過系統(tǒng)輔助使得科目簡化，層次清晰，就數(shù)據(jù)采集和分析而言，通過該系統(tǒng)能夠滿足分析的需要，建立財(cái)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而且在適用性、擴(kuò)展性方面更加滿足后勤需要，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算的標(biāo)準(zhǔn)化管理。該系統(tǒng)輔助集團(tuán)對經(jīng)營情況、財(cái)務(wù)狀況作全面的分析，鼓勵(lì)各單位科學(xué)管理、增收節(jié)支。以“鼓勵(lì)增收、限制超支、控制節(jié)余”為基本原則進(jìn)行財(cái)務(wù)考核，建立用工數(shù)量經(jīng)費(fèi)限制制度，各中心用工數(shù)在編制數(shù)90%以上人員經(jīng)費(fèi)按編制數(shù)撥付，低于編制數(shù)90%人員經(jīng)費(fèi)按實(shí)際數(shù)量撥付，促進(jìn)各中心科學(xué)合理用工，并保證質(zhì)量和安全。該系統(tǒng)的實(shí)施協(xié)助完善后勤《績效考核指標(biāo)體系》，考核結(jié)果與各中心負(fù)責(zé)人年終績效掛鉤，強(qiáng)化中心領(lǐng)導(dǎo)的管理責(zé)任。集團(tuán)能夠根據(jù)該系統(tǒng)及時(shí)、動(dòng)態(tài)地掌握營運(yùn)和財(cái)務(wù)情況，實(shí)時(shí)將集團(tuán)財(cái)務(wù)狀況在合理范圍內(nèi)把控與調(diào)整。若發(fā)現(xiàn)工作中的問題，可以及時(shí)提出財(cái)務(wù)建議，大大提高服務(wù)質(zhì)量。

（三）消除學(xué)校與后勤之間財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑障礙

該系統(tǒng)實(shí)施后，各中心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)各項(xiàng)指標(biāo)口徑與學(xué)校財(cái)務(wù)銜接一致，而且真實(shí)、準(zhǔn)確和完整；有力確保賬賬相符、賬實(shí)相符、賬表相符，確保賬務(wù)處理正確合理。信息化手段支撐的集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)人員、信息和流程集中，能夠有效緩解預(yù)算管理的困難、集團(tuán)監(jiān)控的力度和有效性不足、財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)等問題，有效掌握集團(tuán)資金的流量、流向和存量，提高整體資金運(yùn)營效率和績效。財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)是財(cái)務(wù)控制，而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制的關(guān)鍵是獲取真實(shí)、有效的財(cái)務(wù)信息，信息化管理能夠有效降低財(cái)務(wù)處理的人工成本和時(shí)間成本，提高財(cái)務(wù)工作的效率，集團(tuán)能夠?qū)崟r(shí)、準(zhǔn)確地掌握各中心的收支情況。該系統(tǒng)是后勤集團(tuán)財(cái)務(wù)管理定制化的產(chǎn)物，能夠?yàn)轭A(yù)算、決算、考核等管理工作提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)時(shí)監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，增強(qiáng)財(cái)務(wù)計(jì)劃的管控，為管理層的決策提供可靠的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。基于對財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的建立和使用，有利于提升后勤財(cái)務(wù)管理的信息化水平，也為高校后勤全面實(shí)行信息化管理提供了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

作者：宋霞；張麗娟；趙恩平；孫蕊；靳其兵