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摘要：在建立職業健康監護卡片檔案時，如果采用紙質卡片模式，不但要耗費大量的人力、物力，且查找極為不便，紙質檔案在每年更新的過程中也會不斷的磨損。實現職業健康監護檔案信息化管理，不但可以節省大量有人力和物力，也是推動職業健康安全管理高效運行的有效手段。

關鍵詞：職業健康；檔案；信息化管理

1研究的目的和意義

1．1研究目的職業健康監護管理

在企業管理中占有重要地位，是企業全面了解、評價接觸職業病危害因素作業人員健康狀況的重要參考依據，對保持企業健康穩定發展意義重大。根據國家《職業病防治法》，各企業必須為從業人員建立“一人一檔一卡”的職業健康監護檔案。按傳統的管理模式，職業健康監護檔案卡片采用紙質檔案，不但要耗費大量的人力、物力，且查找極為不便、紙質檔案在每年更新的過程中也會不斷的磨損。隨著企業的發展和檔案信息化時代的到來，對企業職業健康監護檔案工作提出了更高的要求。職業健康監護檔案的信息化是信息時代檔案事業發展的大勢所趨。為探索便捷的途徑，本文從職業健康監護檔案建立的現狀著手，提出推行職業健康監護檔案的方法，分析存在的問題和解決措施。

1．2研究意義

檔案管理軟件是檔案管理歷史上最具劃時代意義的管理工具之一。檔案管理需要良好的管理工具支持，檔案部門和用戶對電子檔案的高效管理存在著巨大需求。隨著檔案數字化、檔案信息化的進一步展開以及信息技術的逐步發展，檔案管理軟件得到更廣泛地發揮作用，功能齊全、性能良好的檔案管理軟件成為檔案管理工作不可或缺的一部分。目前，由于電腦和手機的全面普及和應用，檔案數字信息化管理是大勢所趨，實現職業健康監護檔案信息化管理，不但可以節省大量有人力和物力，也是推動職業健康安全管理高效運行的有效手段。

2現狀分析

現職業健康卡片絕大部分采用紙質檔案，在初步建立時需要逐項手工填寫內容，需要投入大量的人力和物力。在建立后，需定期或不定期對原有信息進行變更，如企業人員數量少，工作量并不大。但如企業人數多，信息更新極為麻煩，人工逐項填寫耗時耗力，極易出錯，且錯誤不易發現，查尋也極為不便。

3永祥新能源職業健康監護檔案改進方案設想

經對相關法律法規和標準進行研究，并組織職業健康管理人員和網絡管理人員反復討論，永祥新能源提出了制作了一個“職業健康監護檔案管理軟件”的設想，方案如下：（1）在公司ERP或HR系統中增加職業健康監護檔案管理模板，設置入口，授權相關人員進行登錄進行操作或查閱。（2）信息查閱頁面設計。登錄后，即為操作人員提供一個信息頁面，操作人員可通過輸入姓名，或員工號，或職業健康監護檔案號進行查閱員工基礎信息和職業健康體檢、其工作場所職業病危害因素檢測數據等信息。（3）信息錄入管理。①基本信息錄入。接觸有毒、有害作業人員的基本情信息，如性別、年齡、籍貫、婚姻、文化程度、照片等，通過ERP或HR端口，直接從公司人事檔案中獲取，此部分信息隨公司人事檔案信息的變化而自動更新。②職業健康監護檔案信息錄入。從歷年的職業健康檔案分析可以看出，大部分職工的健康信息是完全相同的，如體檢時間、工種、體檢報告書編號、體檢項目、體檢結果等。為盡量降低錄入工作量，可先將相關信息錄入辦公軟件“MicrosoftEx－cel工作表”，使用Excel工作表的填充功能，將大大降低工作人員的工作量。在管理軟件中設立與辦公軟件“MicrosoftExcel工作表”的鏈接入口，軟件自動識別工作表中的信息并顯示到軟件查閱頁面。③其它信息錄入。后臺錄入的信息內容應增加職工體檢的關鍵指標信息（如接觸噪聲作業人員的“純音聽力測試閥值”、接觸油漆作業人員的“血常規”、接觸高溫作業人員的“血糖”等體檢指標），必要時將相關檢驗或化驗單據掃描錄入軟件中，不斷完善此軟件的相關功能。④告知功能。國家《職業病防治法》規定，企業需將接觸有毒、有害職工的職業健康體檢結論書面告知職工。軟件投入運行后，可“云之家”增加一個手機鏈接端口，員工可通過端口隨時查看自己的健康檔案，軟件自動記錄員工查看的情況，對員工基本信息發生變化（如婚姻狀況、聯系電話等基本信息），員工可自行修訂。簡化了工作程序的同時，管理人員和員工也能更加詳細掌握職業健康信息。⑤其它功能。軟件逐漸實現“匯總”和“總體瀏覽”、“選擇相關內容進行打印”等功能，可多人同時查閱或操作，使各項工作更加方便和快捷。

4職業健康監護檔案信息化管理的優勢分析

（1）降低了工作人員的工作量，工作效率明顯提高。以往比較傳統的手工編制檔案管理方式來看，需要工作人員親自對檔案進行收集、填寫、歸類和管理等，相對來說工作量比較大，而且人工操作效率也比較低，費時費力。如果采用了檔案管理信息化的手段，就能夠更加快速的實現對數據的編制和管理，擁有著自動化、網絡化以及實時化的優勢。而且錄入的數據也能夠進行重復利用，能夠實現資源共享，大大減輕工作人員的工作強度，有效的提高工作人員的工作效率。（2）為企業的決策和運營提供了高效的信息支撐。（3）數據的流通流轉更加便捷，員工間信息的協作更加方便。紙質檔案限制了查閱的時間和空間，信息交流極不通暢。而職業健康監護檔案的信息化管理，操作人員只要登錄操作頁面，即可隨時隨地查閱員工的健康狀況，信息發生變化時可及時交流和修訂，信息協作更加方便快捷。（4）降低紙質文檔的依賴，節省文控管理的成本。（5）系統操作日志能夠記錄數據在使用中的每一個動作，包括用戶對文檔的操作行為、操作者、操作日期及時間。當數據發生問題時，可通過日志分析以查明真正發生原因。

5推行職業健康監護檔案信息化中主要存在的問題及應對措施

5．1對信息化建設管理工作重視程度有待提升

受傳統管理理念、習慣等多種因素的影響，認為職業健康監護檔案管理僅僅作為企業日常管理的一項輔助性工作，從上到下對其重視程度不夠，致使職業健康監護檔案信息化建設滯后，資源得不到充分利用，無法真正發揮對企業發展的促進作用。要推動職業健康監護檔案信息化建設，企業需轉變管理理念，從傳統的管理思維和管理模式中解放出來，適應信息化時展的新要求，深刻認識信息化建設對職業健康監護檔案管理的重要性。

5．2對信息化建設的資源投入不足

很多企業對檔案信息化建設管理的重要性缺乏深刻的認識，對計算機操作技術、網絡技術知識等缺乏了解，在操作實踐、管理理念等方面無法跟上信息化時展的步伐，導致在職業健康監護檔案信息化建設上投入不足。企業加大對相關硬件及人力資源建設的投入力度，按照有關標準要求配齊配全基礎設施設備和專業的信息化管理人員，是推動職業健康監護檔案信息化的基礎。

6結束語

要對接觸職業病危害因素作業人員職業健康情況進行高效、量化的數據管控和分析，就必須實現職業健康監護檔案的信息化管理。企業單位要認清當前職業健康檔案管理所存在的問題，不斷創新管理理念，充分使用新型計算機網絡技術，推進和完善企業的職業健康監護檔案信息管理方式。如職業健康監護檔案管理信息化能成功運用，不僅規范和完善了接觸有毒、有害作業人員的職業健康監護檔案，而且實現了職工健康狀況的動態觀察，為“早發現、早治療”職業病和預防職業病的發生提供了基礎保障，同時也大大提高了工作效率，使工作人員從編制、更新、查詢紙質職業健康卡片等繁瑣的工作中解放出來。由于信息數字化的不斷發展，在使用中不斷改進和完善，將使該軟件在實際工作中更加方便、快捷，將使公司的職業健康檔案管理更加規范，也為其他企業提供了較好的參照模板。在以后的工作中，永祥新能源將根據此軟件的運用情況，逐漸推進員工安全教育、風險隱患識別、勞保用品管理等向信息化邁進。

參考文獻

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作者：王貴強1；楊武明2 單位：1．宜賓市華焰乙炔化工有限責任公司，；2．四川永祥新能源有限公司