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摘要：內(nèi)控管理為高校裝飾修繕工程管理之根本。它包括靜態(tài)內(nèi)控和動(dòng)態(tài)內(nèi)控,靜態(tài)內(nèi)控是指管理制度的設(shè)計(jì)和管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置,而動(dòng)態(tài)內(nèi)控是靜態(tài)內(nèi)控的具體實(shí)現(xiàn)過程,它包括項(xiàng)目的整體規(guī)劃、可行性研究、招投標(biāo)、審計(jì)、付款等過程。可以說,靜態(tài)內(nèi)控是動(dòng)態(tài)內(nèi)控的前提和基礎(chǔ),動(dòng)態(tài)內(nèi)控是靜態(tài)內(nèi)控的實(shí)現(xiàn),兩者相輔相成,缺一不可。

近幾年各大院校都飛速發(fā)展,為了滿足師生員工的工作、學(xué)習(xí)和生活的需要,各學(xué)校每年都投入相當(dāng)一部分資金用于裝飾、修繕工程。然而就其投入與產(chǎn)出的結(jié)果來看,往往是不理想的,主要表現(xiàn)在:1.應(yīng)當(dāng)招標(biāo)的項(xiàng)目不進(jìn)行招標(biāo),或者在招投標(biāo)過程中有違規(guī)操作現(xiàn)象;2.管理人員專業(yè)素質(zhì)不高,缺乏相互協(xié)調(diào)、相互監(jiān)督;3.工程項(xiàng)目不經(jīng)討論就實(shí)施,導(dǎo)致重復(fù)施工或改造后項(xiàng)目無利用價(jià)值;4.工程質(zhì)量不符合要求;5.審計(jì)力量相對(duì)不足等等,這些都表明高校在裝飾修繕工程的管理中存在不少問題,而這些問題的存在暴露了高校內(nèi)控管理的不足和滯后。

內(nèi)控管理包括靜態(tài)性內(nèi)控和動(dòng)態(tài)性內(nèi)控,靜態(tài)內(nèi)控是指管理制度和機(jī)構(gòu)設(shè)置,而動(dòng)態(tài)內(nèi)控是實(shí)現(xiàn)靜態(tài)內(nèi)控的具體活動(dòng),它包括項(xiàng)目的整體規(guī)劃、可行性研究、招投標(biāo)、審計(jì)、付款等過程。可以說靜態(tài)內(nèi)控是動(dòng)態(tài)內(nèi)控的前提和基礎(chǔ);動(dòng)態(tài)內(nèi)控是靜態(tài)內(nèi)控的實(shí)現(xiàn),兩者相輔相成,缺一不可。筆者認(rèn)為,在眾多管理中,內(nèi)控管理是工程管理之根本。只要抓住了內(nèi)控管理,其它工作就水到渠成,相反,一旦忽視了內(nèi)控管理,而只顧施工質(zhì)量管理等方面的話,效果往往事倍功半。

一、建立健全科學(xué)規(guī)范的管理制度,實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目靜態(tài)性內(nèi)控制度是大學(xué)的組織架構(gòu)及其運(yùn)行規(guī)則,任何理想主義的精神文化,如果沒有嚴(yán)格的制度作為保證,社會(huì)就變得蒼白無力[1]。這一點(diǎn)在工程項(xiàng)目?jī)?nèi)控管理中顯得尤為重要,因此我們必須建立一系列科學(xué)規(guī)范的管理制度來約束我們的行為,保證工程項(xiàng)目靜態(tài)性內(nèi)控實(shí)現(xiàn)。管理制度的科學(xué)規(guī)范性體現(xiàn)在它的穩(wěn)定性、可操作性以及可預(yù)見性等。就穩(wěn)定性而言,每一條內(nèi)控制度都應(yīng)是人們根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)及現(xiàn)象不斷總結(jié)提煉而成,它具有合情、合理的特征,我們可以不斷地健全充實(shí)它,但是在一段時(shí)間內(nèi)它應(yīng)是穩(wěn)定的;另外我們所制定的制度是便于執(zhí)行的,而不是難以遵守、操作,僅僅存在于表面形式上,它要求能具體貫徹到實(shí)際工作中去;可預(yù)見性要求我們運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀建立能防患于未然的管理制度。首先,建立招投標(biāo)制度。招標(biāo)投標(biāo)的法律意義是為了規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng),保護(hù)國(guó)家利益,保障業(yè)主權(quán)益,保證項(xiàng)目質(zhì)量[2]。在這個(gè)意義上,可以說成功的招投標(biāo)有利于建設(shè)成本的降低和工程質(zhì)量的提高。為了規(guī)范這項(xiàng)活動(dòng)我們應(yīng)在制度中明確多少萬元以上的項(xiàng)目必須本著“公開、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用”的原則進(jìn)行招標(biāo)、議標(biāo)。對(duì)一些零散的或者有特殊情況急需開工的,也可以不進(jìn)行招標(biāo),但應(yīng)由工程管理部門直接指派信譽(yù)較好的施工單位簽訂合同后再施工,合同中明確結(jié)算依據(jù)、浮動(dòng)比率等。

其次,建立施工現(xiàn)場(chǎng)簽證權(quán)限和工程變更會(huì)簽制度。對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)簽證不加強(qiáng)制度管理就容易產(chǎn)生舞弊行為。我們應(yīng)在制度中明確現(xiàn)場(chǎng)管理人員的簽證權(quán)限,如工程量確實(shí)較大應(yīng)及時(shí)通知審計(jì)、監(jiān)察、財(cái)務(wù)等部門到現(xiàn)場(chǎng)共同確定,最終將決算送審計(jì)部門審計(jì)。同時(shí)應(yīng)建立完善工程變更的程序和手續(xù),保證變更內(nèi)容的合理性和可行性。

另外,建立竣工驗(yàn)收制度、結(jié)算審計(jì)制度、財(cái)務(wù)制度、資料匯編制度等等。通過這些制度的建立、健全,達(dá)到從宏觀上促使我們管理人員加強(qiáng)責(zé)任心,工作上不敢有絲毫懈怠;同時(shí)對(duì)施工方來說也起到很好的督促作用,不敢有蒙混過關(guān)的僥幸心理,勢(shì)必會(huì)加強(qiáng)工程管理,確保工程能順利驗(yàn)收、結(jié)算過關(guān)。相反,不建立這些內(nèi)控約束制度,無論甲方還是乙方行為將不受任何條約制約,造成的后果是工程管理一片混亂,工程質(zhì)量不合格的現(xiàn)象。

二、建立健全管理機(jī)構(gòu),提高相關(guān)人員素質(zhì),實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目靜態(tài)性內(nèi)控小型基建項(xiàng)目的工作內(nèi)容具體、繁瑣、環(huán)節(jié)多。而許多院校因?yàn)槭切⌒晚?xiàng)目就忽視了對(duì)它的管理,往往沒有專門的管理機(jī)構(gòu),而是由某個(gè)部門或科室兼管這項(xiàng)工作,造成管理人員職責(zé)不明,相互間缺乏協(xié)調(diào)性、牽制性、監(jiān)督性;程序上缺乏制度性;操作上缺乏規(guī)范性。所有這些帶來的負(fù)面影響是:工作效率不高,要么不認(rèn)真把關(guān),要么人為地增加工作難度,最終不利于工程質(zhì)量的管理。我們?cè)O(shè)置小型基建項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的原則是合理分工、各司其職,主要表現(xiàn)在分工的合理化、科學(xué)化。通過在管理機(jī)構(gòu)內(nèi)建立健全前期預(yù)算管理、技術(shù)管理、招投標(biāo)管理、施工現(xiàn)場(chǎng)管理、財(cái)務(wù)管理、資料管理,這樣幾套班子既達(dá)到相互協(xié)調(diào)、相互牽制和責(zé)任明確到人的局面,又有利于分工專業(yè)化,提高工作效率和效益。

另外,要加強(qiáng)工程管理人員的政治思想教育,提高職業(yè)道德素質(zhì)。不能因?yàn)楣こ坦芾聿块T不屬教育一線,就放松了對(duì)工程管理人員的思想政治教育,導(dǎo)致個(gè)別人在思想素質(zhì)、政治覺悟、理論水平等方面也降低了對(duì)自身的要求,這些將直接影響到他們的工作實(shí)踐。只有相關(guān)人員的政治思想素質(zhì)提高了,才能做到自我教育、自我約束、自我提高。最后,要提高工程管理人員的專業(yè)素質(zhì)。專業(yè)素質(zhì)不高容易在工作中造成被動(dòng)。個(gè)別施工單位故意把工程預(yù)算做得很復(fù)雜,以套取高的定額子目,提高計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),擴(kuò)大取費(fèi)范圍,甚至明目張膽地加大工程量來提高工程造價(jià),這就需要我們工程管理人員業(yè)務(wù)精湛,只有不斷學(xué)習(xí),努力提高自己的專業(yè)知識(shí),才能變被動(dòng)為主動(dòng),真正起到維護(hù)學(xué)校利益的作用。

三、整體規(guī)劃裝飾、修繕項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目動(dòng)態(tài)性內(nèi)控裝飾、修繕工程指的是大型基本建設(shè)工程的輔助性基礎(chǔ)設(shè)施及零星維修工程。它不同于大型基建項(xiàng)目,造價(jià)一般在幾十萬元之內(nèi),正因?yàn)槿绱?目前不少高校在裝飾、修繕工程管理中缺乏整體規(guī)劃和嚴(yán)格論證,往往帶有盲目性和隨意性。經(jīng)常見到的現(xiàn)象是拆了改、改了拆的重復(fù)施工,使得項(xiàng)目經(jīng)改造后的利用價(jià)值達(dá)不到預(yù)期效果。也許有人認(rèn)為零星工程是小事一樁,就是浪費(fèi)一點(diǎn)也沒有多少關(guān)系,不值得一議。豈不知積水成溪,積洼成流,如果不加強(qiáng)控制和整體規(guī)劃,容易造成國(guó)有資金流失。

整體規(guī)劃的目標(biāo)是以學(xué)校整體利益為出發(fā)點(diǎn),通過提出問題、分析問題來進(jìn)行項(xiàng)目的可行性和價(jià)值工程研究,達(dá)到從宏觀上調(diào)控裝飾修繕項(xiàng)目,最終解決問題。簡(jiǎn)單來說,先由學(xué)校各系科、部門在每年年底及時(shí)向工程管理部門提交本系科、部門來年需裝飾、改造項(xiàng)目的申請(qǐng)報(bào)告,申請(qǐng)報(bào)告內(nèi)應(yīng)寫明改造的原因及意義。根據(jù)各系科、部門提出的改造要求,管理部門編制出工程預(yù)算書來核定造價(jià),同時(shí)從技術(shù)可行性、資金需求和滿足或改善教學(xué)與科研需要的程度等方面來分析。通過對(duì)這些問題的可行性和價(jià)值工程研究,我們也就有了初步的思路,再向校長(zhǎng)辦公會(huì)就每個(gè)項(xiàng)目的投資意義、建設(shè)規(guī)模、投資額度和可行性等提請(qǐng)審議,通過民主討論確定實(shí)施項(xiàng)目,并按輕重緩急排定實(shí)施計(jì)劃;會(huì)議同時(shí)明確實(shí)施項(xiàng)目的招標(biāo)程序、建設(shè)規(guī)模和資金限度等并落實(shí)好專項(xiàng)資金。最后由主管校長(zhǎng)審批,形成決議。

通過整體規(guī)劃,我們就可以有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行每個(gè)項(xiàng)目的施工,這樣一來可有效杜絕盲目施工和隨意施工。有限的專項(xiàng)資金也就發(fā)揮出最佳經(jīng)濟(jì)效益。另外,通過落實(shí)專項(xiàng)資金,工程的進(jìn)展和質(zhì)量得到了強(qiáng)有力的保證。

四、把握招標(biāo)書的嚴(yán)密性和投標(biāo)書的投機(jī)性,實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目動(dòng)態(tài)性內(nèi)控

嚴(yán)密性和投機(jī)性之間存在著很強(qiáng)的因果關(guān)系,招標(biāo)書不嚴(yán)密容易被投標(biāo)單位鉆空子,導(dǎo)致投標(biāo)書的投機(jī)性;投標(biāo)書的投機(jī)性表現(xiàn)在投標(biāo)策略上,某些投標(biāo)單位故意在投標(biāo)范圍、報(bào)價(jià)等方面含糊不清,等中標(biāo)以后他們將會(huì)憑招標(biāo)書的漏洞和投標(biāo)書中策略技巧跟院校討價(jià)還價(jià)。實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)性內(nèi)控,一方面要求招標(biāo)工作組在編制標(biāo)書時(shí)認(rèn)真、細(xì)致,切實(shí)把握住招標(biāo)書嚴(yán)密性;另一面開標(biāo)時(shí)要仔細(xì)研究投標(biāo)文件,明確其資質(zhì)是否符合要求、報(bào)價(jià)范圍是否全面、施工組織設(shè)計(jì)及方案是否合理等等。通過把工作做細(xì)做扎實(shí),盡可能減少或避免日后施工過程中學(xué)校和施工企業(yè)間的矛盾,有效維護(hù)學(xué)校和施工企業(yè)的合法權(quán)益,增進(jìn)雙方的合作[3]。而很多時(shí)候評(píng)標(biāo)工作組在開標(biāo)時(shí)卻只看報(bào)價(jià)忽視了投標(biāo)書投機(jī)性,認(rèn)為報(bào)價(jià)越低越好,盲目采用低價(jià)中標(biāo)的原則。其實(shí)這不科學(xué),并不是每一次的低價(jià)都是合理的。某些投標(biāo)單位急于要承接工程,就采用虧本投標(biāo)的辦法來取得中標(biāo),在實(shí)際施工過程中卻又要權(quán)衡盈虧得失,這樣就會(huì)產(chǎn)生偷工減料和其它不良現(xiàn)象。偷工減料導(dǎo)致的安全隱患將嚴(yán)重危害學(xué)校的利益。因此把握招標(biāo)書的嚴(yán)密性和投標(biāo)書的投機(jī)性,合理選取中標(biāo)者就顯得尤為重要,可以從源頭上杜絕豆腐渣工程和腐敗現(xiàn)象。

五、發(fā)揮審計(jì)部門的審計(jì)監(jiān)督職能,實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目動(dòng)態(tài)性內(nèi)控

工程項(xiàng)目審計(jì)的主要目標(biāo)是“合理確定造價(jià),有效控制質(zhì)量”,“客觀、公正、及時(shí)、準(zhǔn)確”地評(píng)價(jià)建設(shè)項(xiàng)目績(jī)效,為提高投資整體效果服務(wù),為建立和規(guī)范“管理科學(xué)、職責(zé)清晰、高效運(yùn)作、嚴(yán)格有序”的工程建設(shè)管理體制服務(wù)[4]。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),達(dá)到動(dòng)態(tài)性內(nèi)控,審計(jì)部門應(yīng)充分發(fā)揮審計(jì)監(jiān)督職能,加強(qiáng)事前、事中、事后審計(jì)。一方面,每一個(gè)工程項(xiàng)目從開始立項(xiàng)、招標(biāo)、施工到工程決算,工程管理部門都要及時(shí)與審計(jì)部門溝通,以便審計(jì)部門及時(shí)了解情況。對(duì)一些大的特別是需要招標(biāo)的項(xiàng)目,審計(jì)部門應(yīng)該全程參與、全程監(jiān)督;另一方面,針對(duì)目前各高校裝飾修繕工程項(xiàng)目較多,審計(jì)力量相對(duì)不足的情況下,我們不妨在事前、事中、事后的審計(jì)中抓大放小,突出重點(diǎn)來確保項(xiàng)目審計(jì)的質(zhì)量。如何抓大放小,筆者認(rèn)為在工程管理中審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)如下幾方面的工作:

(1)事前加強(qiáng)合同審計(jì),工程建設(shè)合同條款內(nèi)容包括合同標(biāo)的范圍、工期要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任、清算依據(jù)、合同價(jià)款、付款方式等,是工程建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)事人實(shí)施工程管理的法定依據(jù)。合同審計(jì)主要審查合同是否符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定;是否符合招投標(biāo)文件的約定以及技術(shù)、商務(wù)方面要求;合同是否體現(xiàn)了公平原則,條款是否具體,責(zé)任劃分和賠償是否明確,有無可操作性等[5]。

(2)事中加強(qiáng)施工過程的審計(jì),在施工過程中,不要求審計(jì)部門全過程跟蹤審計(jì),但希望審計(jì)人員盡量深入施工現(xiàn)場(chǎng),把好材料價(jià)格關(guān),檢查隱蔽工程質(zhì)量管理情況,了解施工變更情況,測(cè)量一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等作為決算審計(jì)的依據(jù)。

(3)事后加強(qiáng)決算審計(jì),審計(jì)部門對(duì)每一份決算書應(yīng)嚴(yán)格細(xì)致地把關(guān),認(rèn)真杳看工程量是否屬實(shí)、套的定額子目是否恰當(dāng)、取費(fèi)是否合理等,以及是否按合同及預(yù)算執(zhí)行,努力將工程價(jià)款控制在合理范圍內(nèi)。

六、發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的資金管理監(jiān)督職能,實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目動(dòng)態(tài)性內(nèi)控

財(cái)務(wù)部門的資金管理是小型基建工程管理工作的核心,如何監(jiān)管資金運(yùn)作使其發(fā)揮出最佳經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,已成為高校基建財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容[6]。這就要求財(cái)務(wù)人員更新觀念,提高認(rèn)識(shí),與時(shí)俱進(jìn),主動(dòng)參與工程項(xiàng)目的內(nèi)控管理。不但要學(xué)習(xí)和掌握國(guó)家有關(guān)政策法規(guī),而且要了解市場(chǎng)行情;對(duì)工程進(jìn)度款的撥付要按工程量和進(jìn)度計(jì)劃實(shí)事求是地進(jìn)行審核,對(duì)決算價(jià)款嚴(yán)格執(zhí)行先審計(jì)后付款的制度,對(duì)未經(jīng)審計(jì)的項(xiàng)目有權(quán)拒絕付款。同時(shí)有權(quán)監(jiān)督各種付款的使用情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門匯報(bào),做到既合理撥付工程款,也不拖欠工程款,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督職能。

靜態(tài)內(nèi)控與動(dòng)態(tài)內(nèi)控可謂你中有我、我中有你,加強(qiáng)兩者聯(lián)系和管理可使工程管理實(shí)現(xiàn)程序化、制度化和科學(xué)化。通過制度建立、機(jī)構(gòu)設(shè)置到具體活動(dòng)我們從形式到實(shí)質(zhì)明確了個(gè)人的道德規(guī)范、職責(zé)范圍,這將對(duì)提高工作效率,杜絕貪污受賄等腐敗現(xiàn)象有很好的作用。只有這樣才能真正起到維護(hù)廣大師生的利益、學(xué)校的利益。