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1采購(gòu)程序管理的基本要點(diǎn)

為了對(duì)總承包項(xiàng)目中的采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行有效控制，確保采購(gòu)工作能夠在健康的環(huán)境下開(kāi)展，保證采購(gòu)的工程設(shè)備、材料等滿足相關(guān)規(guī)程規(guī)范和合同的要求。總承包單位應(yīng)制定有關(guān)采購(gòu)的規(guī)定，明確采購(gòu)職責(zé)、采購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)程序等關(guān)鍵內(nèi)容。工程物資采購(gòu)的基本程序包括編制采購(gòu)計(jì)劃、采買(mǎi)、催交與檢驗(yàn)、運(yùn)輸與交付等環(huán)節(jié)，采購(gòu)方應(yīng)根據(jù)采購(gòu)側(cè)重點(diǎn)的不同，抓住采購(gòu)過(guò)程中的主要矛盾，把握各環(huán)節(jié)的控制要點(diǎn)，以此實(shí)現(xiàn)高效的采購(gòu)管理。采購(gòu)過(guò)程中的管理應(yīng)主要從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)入手：

1.1成立采購(gòu)小組、確定采購(gòu)職責(zé)總承包項(xiàng)目采購(gòu)管理由采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)，必要時(shí)可成立項(xiàng)目采購(gòu)小組。采購(gòu)小組成員一般由設(shè)計(jì)人員和項(xiàng)目管理人員組成。采購(gòu)小組負(fù)責(zé)策劃招標(biāo)、評(píng)標(biāo)活動(dòng)，負(fù)責(zé)選定供貨方名單、發(fā)送招標(biāo)文件、主持評(píng)標(biāo)會(huì)議、組織召開(kāi)設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)議；主持設(shè)備出廠驗(yàn)收、辦理支付手續(xù)；設(shè)計(jì)院財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與采購(gòu)過(guò)程有關(guān)的保函、合同款等財(cái)務(wù)方面的業(yè)務(wù)。

1.2編制采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃采購(gòu)計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)工作起著指導(dǎo)作用，為采購(gòu)工作提供質(zhì)量、進(jìn)度及費(fèi)用控制目標(biāo)等。建設(shè)前期根據(jù)項(xiàng)目審批、進(jìn)度計(jì)劃等具體情況，采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)組織編寫(xiě)設(shè)備、材料采購(gòu)計(jì)劃，確定采購(gòu)方式、采購(gòu)范圍、費(fèi)用和時(shí)間計(jì)劃等，并報(bào)設(shè)計(jì)院審查和有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)確定后的采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)工作的具體的指導(dǎo)性文件。采購(gòu)計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程中可以根據(jù)工程的進(jìn)展和實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃是在采購(gòu)總體計(jì)劃的框架下，確定主要設(shè)備和材料采購(gòu)的進(jìn)度控制目標(biāo)。采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃也是工程總進(jìn)度計(jì)劃中，連接設(shè)計(jì)和施工進(jìn)度計(jì)劃的橋梁。因此，該計(jì)劃的制定，還應(yīng)結(jié)合設(shè)計(jì)和施工總進(jìn)度計(jì)劃綜合考慮。

1.3采買(mǎi)對(duì)于工程的主要設(shè)備，一般應(yīng)做到“貨比三家”確定供應(yīng)商的過(guò)程可邀請(qǐng)業(yè)主和監(jiān)理方參與。其他次要設(shè)備和材料，總承包方一般可根據(jù)epc總承包方內(nèi)部的采購(gòu)程序，自行選擇從市場(chǎng)采購(gòu)。物資采買(mǎi)過(guò)程中需注意以下幾點(diǎn)。（1）采買(mǎi)方式的選擇。對(duì)主要設(shè)備和大宗材料的采購(gòu)，大多采用邀請(qǐng)招標(biāo)或直接議標(biāo)的形式；對(duì)次要設(shè)備或小型材料，可采用詢價(jià)議標(biāo)的方式。（2）重視招標(biāo)文件和采購(gòu)合同的編制。招標(biāo)文件的編制是物資采購(gòu)過(guò)程中的重要內(nèi)容，尤其是在設(shè)備采購(gòu)階段，必須經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)單位質(zhì)量體系文件規(guī)定的三級(jí)校審。招標(biāo)文件分為技術(shù)和商務(wù)兩部分。技術(shù)部分由設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)編制，編制內(nèi)容包括設(shè)計(jì)圖紙、采購(gòu)說(shuō)明書(shū)、請(qǐng)購(gòu)單、設(shè)備材料規(guī)格書(shū)和數(shù)據(jù)表等。商務(wù)部分一般由采購(gòu)組中的項(xiàng)目管理人員負(fù)責(zé)編制，主要內(nèi)容包括報(bào)價(jià)表和供貨基本合同條款等。商務(wù)文件在編制時(shí)，特別要明確供貨商應(yīng)具有的企業(yè)資質(zhì)。在編寫(xiě)采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)注意明確各項(xiàng)關(guān)鍵條款，如設(shè)計(jì)技術(shù)要求、供貨時(shí)間和方式，以及價(jià)款結(jié)算方式等，盡量避免因?yàn)楹贤牟幻鞔_使供求雙方發(fā)生不必要的爭(zhēng)議。（3）價(jià)格及支付方式的確定。采購(gòu)過(guò)程中，總承包方應(yīng)依據(jù)總承包合同中約定的價(jià)格條款來(lái)確定設(shè)備材料的采購(gòu)價(jià)格，并在合同中約定清楚。切忌盲目為追求利益最大化，而脫離總承包合同條件去確定采購(gòu)價(jià)格。要知道利潤(rùn)越高風(fēng)險(xiǎn)越大，應(yīng)堅(jiān)持穩(wěn)扎穩(wěn)打。另外，在和采購(gòu)供應(yīng)商簽定采購(gòu)合同時(shí)，對(duì)于支付條件的約定，應(yīng)考慮EPC總承包合同對(duì)設(shè)備和材料的支付方法，將支付條件設(shè)定為“一切以業(yè)主的支付為前提”，以降低總承包商在采購(gòu)過(guò)程中所承擔(dān)的相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.4催交與檢驗(yàn)催交工作是指從簽訂采購(gòu)合同開(kāi)始到所采購(gòu)的設(shè)備和材料抵達(dá)工程現(xiàn)場(chǎng)的過(guò)程。采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)劃分催交等級(jí)，制定詳細(xì)的催交計(jì)劃。催交工作管理人員應(yīng)根據(jù)催交計(jì)劃，圍繞供貨商是否能夠按時(shí)交貨、所提供的設(shè)備和質(zhì)量規(guī)格是否與合同要求相符等開(kāi)展工作。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取有效的控制措施予以糾正，以防止因?yàn)榻回浹悠诙绊懻麄€(gè)工程進(jìn)度。檢驗(yàn)工作是采購(gòu)過(guò)程中重要的質(zhì)量保證環(huán)節(jié)，應(yīng)由專業(yè)的檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)。對(duì)于重要、關(guān)鍵的設(shè)備制造更應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，必要時(shí)可安排人員駐廠監(jiān)造。當(dāng)總承包合同中有約定時(shí)，應(yīng)安排業(yè)主和監(jiān)理人員參加相關(guān)的檢驗(yàn)、檢測(cè)。

1.5運(yùn)輸與交付在采購(gòu)合同中應(yīng)盡量約定為設(shè)備和材料的運(yùn)輸由供貨商負(fù)責(zé)。這樣可以減少采購(gòu)方的工作量，也可減少其承擔(dān)的運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)方只負(fù)責(zé)落實(shí)接收貨物的條件，如提供卸貨場(chǎng)地等，做好現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備和材料的交接工作。設(shè)備和材料進(jìn)場(chǎng)后，應(yīng)及時(shí)組織業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理及施工方進(jìn)行設(shè)備進(jìn)場(chǎng)聯(lián)合驗(yàn)收，對(duì)不合格的產(chǎn)品進(jìn)行返工或退貨處理。驗(yàn)收通過(guò)后，應(yīng)形成驗(yàn)收檔案并及時(shí)歸檔。

2采購(gòu)檔案資料的管理

一個(gè)EPC總承包項(xiàng)目，總承包商可能涉及到需采購(gòu)的設(shè)備材料數(shù)量及種類繁多，在采購(gòu)管理工作中，采購(gòu)程序的管理固然重要，但采購(gòu)合同、采購(gòu)有關(guān)文檔的有序管理也是采購(gòu)管理的重點(diǎn)，要保證每一項(xiàng)設(shè)備材料的采購(gòu)過(guò)程資料（包括招標(biāo)/詢價(jià)文件、投標(biāo)文件、采購(gòu)評(píng)審表、合同評(píng)審表等）和采購(gòu)合同的完整性、有效性和追溯性。為工程其他環(huán)節(jié)的有序開(kāi)展提供依據(jù)。（本文來(lái)自于《科技創(chuàng)新與應(yīng)用》雜志。《科技創(chuàng)新與應(yīng)用》雜志簡(jiǎn)介詳見(jiàn).）

作者：張楊單位：廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院