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《云南檔案雜志》2015年第四期

一、業務流程及系統架構

（一）檔案信息系統的架構在數字檔案館建設的過程中，紙質檔案要經過整理、加工、著錄、掛接等操作形成數字檔案數據，這個過程伴隨著相關信息將被加入到系統數據庫，且掛接的數字檔案原文信息將存儲到指定的位置。數據庫中的信息和掛接的數字檔案原文信息都屬于在線數據。只有了解了系統的架構，在開展在線數據管理工作時，才能做到有的放矢。云南省檔案局的檔案信息系統為CS+BS模式，系統管理在CS端進行，而數據查閱利用在BS端進行。后臺數據庫、系統的BS端、數字檔案原文分別安裝、部署、存儲在到不同的服務器及存儲陣列中，這樣可以提高系統的性能及安全。

（二）數字檔案數據分類根據云南省檔案館制定的數據管理辦法規定，在線數據和離線數據要同時移交。為了便于解釋和管理，將數字檔案數據分為在線數據和離線數據。在線數據不是指連接到互聯網中的數據，針對檔案系統的特殊性，是指在系統正常的情況下，擁有權限的用戶可以通過內部局域網對數據進行訪問和操作的數據。離線數據是指將數據存儲到某種介質中后，脫離計算機或帶電環境保管的數據。以云南省檔案館為例，在線數據包括系統數據庫中的數據、掛接后保存在存儲陣列中的pdf格式原文數據和在線備份的數據；而離線數據指在數字檔案館建設過程中，由數據形成部門移交的數據，從表1可以看出，主要包括掃描文件、數碼照片、視頻文件、音頻文件和其他類型文件。

二、做好數字檔案數據管理工作的措施

（一）數據備份數據備份是容災的基礎，是指為防止系統出現操作失誤或系統故障導致數據丟失，而將全部或部分數據集合從應用主機的硬盤或陣列復制到其他的存儲介質的過程。傳統的數據備份主要是采用內置或外置的磁帶機進行冷備份。但這種方式只能防止操作失誤等人為故障，而且恢復時間也很長。隨著技術的不斷發展，數量的海量增加，不少企業開始采用網絡備份。網絡備份一般通過專業的數據存儲管理軟件結合相應的硬件存儲設備來實現。做好數據備份工作是保障數據安全的有力保障。當發生操作失誤、系統故障等事件導致數據丟失時，如果沒有對數據做備份，那么數字檔案館建設的部分成果甚至全部成果將不復存在。因此，要做好數字檔案數據管理工作，備份工作是必不可少的。

（二）在線數據管理1.數據庫備份對數據庫采用了兩種方式進行備份：一是通過ORACLE數據庫的導出功能將數據庫備份到服務器硬盤上，并定期將備份的數據拷貝到移動硬盤上；二是通過賽門鐵克軟件將數據庫分別備份到磁帶和硬盤上。也就是說，數據庫中的數據共備份了四套。目前，數據庫中的數據量達到8GB，為了數據備份的過程不影響系統訪問的速度，以上1.2.4這三種備份策略將在晚上自動運行。以上四套數據庫備份的保留期限均為2個月，以保證今后的持續備份有足夠的存儲空間。2.數字檔案原文備份除了保障數據庫的安全外，系統中掛接的數字檔案原文的安全也是至關重要的。因此，應采取合理的方式對掛接到系統中的原文進行備份。由于掛接原文存儲采用的是FTP的方式，每一個存儲原文的FTP的存儲空間不一致，受存儲空間的限制，原文的備份就不能簡單的采用盤對盤的拷貝，鑒于此，對于掛接到系統中的數字檔案原文采用賽門鐵克NBU軟件將其備份到磁帶上。由于掛接到系統中的數字檔案原文的安全可用是系統正常使用及提供利用的關鍵，因此，在對原文進行備份后，還應定期對備份的原文數據做還原測試，以保證在誤操作或系統故障時能夠迅速的找回數據。3.操作系統及應用備份對數據庫的備份和掛接的數字檔案原文的備份在備份正常，還原測試正常的情況下，可以保證業務系統在出現問題的時候盡快對軟件及系統恢復。軟件的運行的基本要求是部署系統的服務器是正常的，為了避免服務器出現故障時，重新安裝操作系統及相關軟件可能出現的問題，有必要對服務器操作系統及其主要應用進行備份。采用賽門鐵克SSR軟件對數據庫軟件安裝服務器、系統BS端部署服務器、賽門鐵克專用服務器、域服務器的操作系統及主要應用進行了備份。每一個月或者服務器安裝新軟件時對操作系統和指定的應用軟件進行備份，并且將備份保留兩個月。這樣，當服務器發生故障時，只需要使用賽門鐵克的引導盤及對應的操作系統和應用軟件備份，就可以在較短的時間內恢復系統，節省了重新安裝操作系統、應用軟件及相應配置的所需的大量時間，簡化了操作，提高了效率。通過對用戶權限和數據使用權限的管理以及對數據庫、原文、操作系統和應用的備份，可以很好的對在線數據進行管理，以保障數據安全。

（三）離線數據管理根據云南省檔案館制定的數據管理辦法規定，在線數據和離線數據要同時移交。在上文中對數據的分類以及離線數據的類型進行了說明，主要包括掃描文件、數碼照片、視頻文件、音頻文件和其他類型文件。這些離線數據主要由硬盤、光盤等存儲。而這些離線數據是由數據形成部門移交的。為了確保移交的離線數據的質量，應對移交的存儲離線數據的脫機介質的外觀、介質可讀性、型號、品牌、內容等進行檢查，并填寫《數據移交表》。1.移交數據質量檢測脫機介質的外觀、介質可讀性、型號、品牌比較容易檢查，但由于文件數據較多，故其中存儲的數據是否存在文件格式、分辨率、是否損壞、完整性、與目錄對應關系等問題無法輕易找出，對于以后的保管及提供利用有害無益。為了更好的解決這些問題，云南省檔案局請專業公司定制開發了檔案目錄數據及數字化掃描圖像質量檢測軟件，該軟件可以很好的解決這些問題。從檢測報告中可以很好的發現移交的脫機介質是否存在文件質量問題。若確實存在問題，可以返還數據形成部門根據報告有針對性的進行修改，若沒有發現問題，達到規定的移交條件，即可接收并保管。特別需要說明的是，在線數據的備份如果脫離計算機或帶電環境，也會成為離線數據。這些數據基本上存儲在硬盤或磁帶中。為了便于對存儲離線數據的脫機介質進行管理、查閱、利用，可以建立一套編碼規則，對這種類型的脫機介質進行編號，并建立脫機介質管理數據庫。2.脫機介質編碼規則脫機介質的編碼規則由“業務類型-脫機介質類型-移交年度-載體順序號”組成，其中“業務類型”占1位，“脫機介質類型”占2位，“移交年度”占4位“，載體順序號”占4位，共11位。業務類型代碼用1位來表示，‘G’標識保管業務；‘Y’標識利用業務‘；B’標識備份業務，‘Z’標識異地備份。介質類型代碼用2位來表示，‘GC’標識CD光盤，‘GD’標識DVD光盤，‘GB’標識藍光DVD光盤；‘YJ’標識機械硬盤、‘YG’標識固態硬盤；‘CL’標識LTO磁帶。移交年度用4位來表示，用于標識該套數據存入脫機介質后移交到備份管理處的年度。順序號用4位來表示，用于標識某種類型介質的順序號，不足4位時前面補0。這樣的編碼便于統計這種類型介質的脫機載體的數目，只需要看順序號目前使用的最大值就可以統計出這種類型介質的脫機載體的數目。3.脫機介質管理數據庫在移交的離線數據達到移交的標準后，將接收的脫機介質根據編碼規則進行編碼，登記到脫機介質管理數據庫，并定期對這些脫機介質進行檢測，發現問題及時解決，以保證離線數據安全、可用。4.數字化檔案數據轉膠片為了延長移交離線檔案的保存期限，云南省檔案局開展了數字檔案轉存膠片的工作。數轉膠工作流程如下圖3：經過沖洗后的膠片在正常的環境下可以保存近50年，可以極大的延長數字檔案數據的保存年限，確保數字檔案館建設成果安全。

作者：熊愛桃 何畏 葉惠杰 單位：云南省檔案局