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《浙江檔案雜志》2016年第三期

2010年6月，國家檔案局出臺《數(shù)字檔案館建設指南》，進一步規(guī)范和引導數(shù)字檔案館建設，推進檔案信息化深入發(fā)展。在此基礎上，國家檔案局于2014年12月出臺《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，組織專家對多地數(shù)字檔案館進行測試，產(chǎn)生了首批“全國示范數(shù)字檔案館”。2015年9月，紹興市數(shù)字檔案館作為全國首批接受測試的數(shù)字檔案館之一，通過了國家檔案局技術(shù)部組織的專家測試。本文圍繞數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作談點認識，以期為有關單位開展數(shù)字檔案館建設提供有益借鑒。

1數(shù)字檔案館測試流程

一是參測單位提出申請。參加測試的單位按照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》第六條要求，由省級檔案行政管理部門認定后填寫紙質(zhì)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試申請表》并附電子版的自測試情況材料，自測試情況材料主要包括各項指標自測試得分、自查情況描述、必要的證明材料等內(nèi)容。二是國家檔案局批復。國家檔案局技術(shù)部負責對測試申請材料進行初步審查，判斷是否符合測試要求，必要時組織相關人員到申請單位進行查看。之后，國家檔案局以文件形式對參測單位提出的測試申請予以批復，確定同意組織測試、測試專家組成、現(xiàn)場測試時間等。三是專家組現(xiàn)場測試。現(xiàn)場測試分兩部分工作，一是技術(shù)測試，二是綜合評估。技術(shù)測試工作內(nèi)容主要包括“基礎設施”部分的所有指標、“系統(tǒng)功能”部分的所有三級指標核對以及“檔案資源建設”部分的所有指標；綜合評估是在技術(shù)測試工作基礎上對技術(shù)測試的結(jié)果進行評估，并對其他測試指標進行現(xiàn)場測試。現(xiàn)場測試提供的材料可使用電子版，專家審閱材料時使用計算機。四是測試結(jié)果審批。現(xiàn)場測試結(jié)果符合《測試辦法》要求的報國家檔案局領導審批后，國家檔案局將發(fā)文進行認定，認定不涉及具體得分。國家檔案局在每年適當時候通報全國數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作情況。

2數(shù)字檔案館測試指標解析

數(shù)字檔案館測試主要按照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試指標表》的要求進行測試，整個評估指標體系依托于《數(shù)字檔案館建設指南》設計，分為基礎設施（12分）、系統(tǒng)功能（12分）、檔案資源（52分）、保障體系（14分）、服務績效（10分）5大塊，共99個指標點104個小項，總分為100分。

2.1數(shù)字檔案館測試指標分類整個數(shù)字檔案館測試指標大體上可以分為四類：定性類、定量類、測查類和評價類。定性類指標主要考查“有沒有”“是不是”和“對不對”，比如“主機房供電系統(tǒng)應采用雙路供電并配備不間斷電源”就是考查“有沒有”，其印證方法就是提供原始材料、實證材料或進行現(xiàn)場查看。定量類指標主要考查“有多少”“達到什么程度”，比如“近3年來在館內(nèi)通過數(shù)字檔案館查檔的利用人次”就是考查“有多少”，其印證方法就是提供數(shù)據(jù)原始材料、計算結(jié)果或指標吻合程度。測查類指標主要考查“是否超標”“現(xiàn)場情況抽查”，比如“通過系統(tǒng)單次檢索查閱檔案目錄信息計算機響應時間不超過5秒，全文信息不超過20秒”就是考查“指標是否超標”，其印證方法是做好相應的基礎工作，由專家根據(jù)現(xiàn)場測查情況而定。評價類指標主要考查“用戶評價度”“專家評價度”等，比如“政務網(wǎng)用戶對數(shù)字檔案館操作和服務滿意度”就是考查“用戶評價度”，其印證方法是通過一定的測評手段取得相應的評價度。

2.2部分不夠量化模糊性數(shù)字檔案館測試指標解析一是基礎設施部分，分列如下。“主機房供電系統(tǒng)應采用雙路供電并配備不間斷電源”：雙路供電指主機房有兩條供電線路，而非特指兩個不同電網(wǎng)。“主機房消防系統(tǒng)可配置高壓細水霧滅火系統(tǒng)、潔凈氣體滅火系統(tǒng)”：滅火系統(tǒng)不能采用水噴淋滅火系統(tǒng)。“主機房溫濕度應控制在開機溫度18℃—28℃，濕度35%—75%；關機溫度5℃—35℃，濕度20%—80%范圍內(nèi)；應配備專用空調(diào)設施”：至少應提供近三個月的溫濕度詳細記錄。“局域網(wǎng)主干線路采用光纖鋪設，核心交換機等關鍵網(wǎng)絡設備冗余”：注意冗余不能采用冷備方式。“接入政務網(wǎng)，并開展數(shù)字檔案接收、共享利用和在線監(jiān)督指導等業(yè)務”：其中在線監(jiān)督指導指采用包括在線解答、郵件咨詢、留置問題解答等多種方式向立檔單位提供檔案業(yè)務支持。“配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等網(wǎng)絡安全設施”：安全設施的配備主要根據(jù)在三網(wǎng)部署系統(tǒng)在等保或分保的不同要求進行，并不單是局域網(wǎng)要求。“配備離線備份設備”：可采用光盤、硬盤、磁帶等。“設置數(shù)字化工作用房”：數(shù)字化工作用房滿足防潮、防火、防盜及電力供應持續(xù)穩(wěn)定等方面要求，同時國家檔案局也強調(diào)數(shù)字化掃描臨時存放區(qū)等同于庫房管理。“使用滿足系統(tǒng)正常運行的正版軟件”：要求提供軟件正版授權(quán)證明，同時在服務器和客戶端應只安裝具有相應授權(quán)的軟件，確保無盜版軟件。

“布設局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)上開展數(shù)字檔案收、管、存、用各項業(yè)務工作”：收集是指通過在線或離線方式接收立檔單位產(chǎn)生的電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化復制件和重要數(shù)字信息資源；管理是對館藏各類數(shù)字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制；保存是對數(shù)字檔案信息采取必要的管理和技術(shù)措施進行有效和安全存儲，主要從兩方面評價：一是長久保存策略是否科學，二是存儲技術(shù)和載體選擇是否合理；利用是指根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡條件，分別通過因特網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。二是系統(tǒng)功能部分，分列如下。“能夠?qū)邮漳夸洈?shù)據(jù)、數(shù)字檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測”：由于現(xiàn)在暫無相應的四性檢測標準，可按各自理解的四性要求采用人工或工具等內(nèi)容進行檢測，但應提供相關工作清單。“能接收文本、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等不同類型數(shù)字檔案”：其中的數(shù)據(jù)庫接收是指來源的數(shù)字檔案為數(shù)據(jù)庫形式，但通過一定技術(shù)手段把數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案館可識別的格式，再進行導入。“具備數(shù)據(jù)組織功能，具備多種分類方式并可定制、可擴展；具備數(shù)字檔案編目功能”：其中多種分類方式是指對數(shù)據(jù)能進行分類存儲，具備一定分類方法，例如具備類別－全宗－案卷－文件或全宗－類別－年度－案卷－文件等；編目功能是指按照一定規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄庫的過程。“具備數(shù)據(jù)編輯、功能”：檔案信息可根據(jù)需要到政務網(wǎng)、因特網(wǎng)上，在之前需要對數(shù)據(jù)進行必要的編輯，例如篩選字段、轉(zhuǎn)換格式、壓縮、加水印等，編輯完成后系統(tǒng)可以將數(shù)據(jù)導出。“具備調(diào)卷、出入庫登記、檔案位置指示、保管狀況描述等輔助實體檔案管理功能”：這里的調(diào)卷是指導系統(tǒng)可以實施調(diào)卷申請與響應，能查閱檔案的調(diào)閱狀況、被誰借閱過、調(diào)閱頻率等，出入庫登記是指系統(tǒng)能提示檔案是否被借出、是否超期等，檔案位置指示是指系統(tǒng)能顯示存放位置、統(tǒng)計排架長度等，保管狀況描述是指系統(tǒng)具備對保存的實體檔案的在庫狀態(tài)、損毀情況、修裱情況、縮微、數(shù)字化、保管期限、載體情況、酸堿度、蟲害等的綜合記錄與描述。

“具備分類存儲功能”：分類存儲是指系統(tǒng)具備按照年度、單位、保管期限、格式、類型等對電子檔案進行組織存儲的功能，可以指定不同的數(shù)據(jù)存儲在不同的區(qū)域，這種位置的指定應該可擴展，以滿足海量數(shù)據(jù)的存儲需要。“具備數(shù)字檔案向標準格式轉(zhuǎn)換功能”：并不一定要求在數(shù)字檔案館軟件系統(tǒng)中實現(xiàn)，可以調(diào)用外部工具軟件，完成相應的轉(zhuǎn)換功能。“具備檔案利用審核、審批功能”：對利用者所需檔案信息在提供利用之前的把關，根據(jù)利用者的申請，接待人員通過系統(tǒng)向相關領導提出請示，領導根據(jù)利用規(guī)定進行審核、審批，并授權(quán)。“具備利用過程記錄監(jiān)控功能”：對利用者查閱檔案信息的全過程進行監(jiān)控記錄，包括利用檔案的調(diào)卷、打印、復印、數(shù)字檔案的下載等。“具備日志記錄、操作審計功能”：日志記錄是指系統(tǒng)對所有操作行為能夠自動記錄，并可備查檢索；操作審計應根據(jù)三員分離原則，由專門的安全審計員角色對其他二員的操作日志進行審計。三是檔案資源部分，分列如下。“接收數(shù)字檔案符合《電子檔案移交接收辦法》、檔案數(shù)字化標準等規(guī)定”：接收的數(shù)字檔案以件為單位整理的，按每10件折為1卷，按卷計算比例，數(shù)字化質(zhì)量認定標準主要是指數(shù)據(jù)掛接錯誤、數(shù)據(jù)質(zhì)量不合規(guī)、目錄數(shù)據(jù)或圖像文件不完整等問題。“建立涵蓋所有數(shù)字檔案、具備長期保存和安全的資源總庫”：資源總庫是涵蓋所有館藏數(shù)字資源的一個庫，相對于管理庫和利用庫，長期保存主要是從數(shù)據(jù)格式（標準化、開放性）、存儲方式（減少技術(shù)依賴性）等角度考慮。“按照收、管、存、用等不同業(yè)務環(huán)境，劃分安全域并實施邊界控制管理”：可以按照數(shù)字檔案館系統(tǒng)收、管、存、用業(yè)務來劃分，根據(jù)業(yè)務設置安全訪問控制和邊界控制策略，配備滿足安全策略的技術(shù)設備，形成四個不同的“安全域”，目的是確保不同業(yè)務中使用檔案資源的安全性。“通過技術(shù)手段防止數(shù)字檔案資源被篡改”：可采用水印、版式固定、數(shù)字摘要、文件監(jiān)控等技術(shù)手段。

四是保障體系部分，分列如下。“制度制定與實施”：建立完整的、具有可操作性的數(shù)字檔案館管理制度，并且在實際的建設和維護過程，應嚴格按照制度要求，留存各類表單。“檔案數(shù)字化工作人員通過安全審查”：檔案數(shù)字化外包時需對相關工作人員進行無犯罪記錄、公司無外資背景審查。“數(shù)字檔案館運行維護經(jīng)費保障”：運維費包括設備購置、耗材、軟件服務費等。“項目建設符合規(guī)定，執(zhí)行國家相關標準規(guī)范”：分階段建設的項目，核心系統(tǒng)符合項目驗收要求即可。五是服務績效部分，分列如下。“實現(xiàn)數(shù)字檔案全流程管理”：數(shù)字檔案的收、管、存、用都在系統(tǒng)上進行。“實現(xiàn)輔助實體檔案管理”：實體檔案的信息管理都在系統(tǒng)上進行。“按計劃向政務網(wǎng)提供數(shù)字檔案已全部上載”和“按計劃向因特網(wǎng)提供數(shù)字檔案已全部上載”：以前一年的工作記錄為測試對象。“能夠提供數(shù)字檔案資源館際共享”：指不同檔案館之間共享檔案目錄或全文，可異地出具查檔證明。

3數(shù)字檔案館測試準備工作

具體來說，準備工作可分為四個階段：一是自查階段。熟悉和掌握數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試指標表的要求，并在此基礎上對照實際情況進行初步自查；二是整改階段。按照實際情況，及時整改和彌補在自查階段發(fā)現(xiàn)的問題；三是自檢階段。按照標準進行自查認定，明確自扣分情況和理由，并準備好依據(jù)性材料和匯報材料；四是迎檢階段。向省檔案局提出測試申請，等待國家檔案局批復同意測試，同時對會務工作進行安排，做好迎接測試組的準備。

作者：倪永春 單位：紹興市檔案局