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一、從水電工程設(shè)計(jì)過(guò)程的特點(diǎn)來(lái)看對(duì)檔案管理的要求

（一）水電工程設(shè)計(jì)的時(shí)間周期長(zhǎng)

一個(gè)水電站從最初的規(guī)化到最后的投產(chǎn)運(yùn)行，多則十幾年，少則幾年，在這么長(zhǎng)的時(shí)間范圍內(nèi)，不同的設(shè)計(jì)階段對(duì)工程設(shè)計(jì)的要求也不同，隨著社會(huì)環(huán)境在變化，科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，人員流動(dòng)也非常大，那么對(duì)于在設(shè)計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的科技文件材料，在各個(gè)設(shè)計(jì)階段中，要想收集齊全多種零散的科技文件，越早介入項(xiàng)目管理之中，對(duì)檔案收集、管理工作越有利。從項(xiàng)目的立項(xiàng)開(kāi)始，就應(yīng)該啟動(dòng)相應(yīng)的檔案管理辦法和歸檔范圍，指導(dǎo)專業(yè)設(shè)計(jì)人員的歸檔工作。

（二）水電工程設(shè)計(jì)是一個(gè)水電工程項(xiàng)目的核心工作

是集中了地質(zhì)勘探、測(cè)量、水文、規(guī)劃、水工、機(jī)電、金屬結(jié)構(gòu)、施工、水保、環(huán)保、移民、概算等多個(gè)專業(yè)的共同工作的集合，這么多的專業(yè)會(huì)產(chǎn)生多種不同專業(yè)的科技文件材料，所以檔案管理人員也要對(duì)所涉及的專業(yè)知識(shí)有一定的了解，所以對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。

（三）水電工程設(shè)計(jì)地域跨度大

水電站的建成地點(diǎn)都相對(duì)比較偏遠(yuǎn)，有的甚至可能是在國(guó)外，地域范圍的廣闊，加大了檔案收集的困難。如何想辦法減少科技文件材料的流失，也是對(duì)檔案管理工作的考驗(yàn)。

二、水電工程設(shè)計(jì)中科技檔案的范圍

水電工程設(shè)計(jì)中的科技文件材料，包括在水電工程設(shè)計(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的記錄和反映水電勘測(cè)設(shè)計(jì)生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式的技術(shù)文件的總匯。概括起來(lái)其主要來(lái)源于以下三個(gè)部分，即技術(shù)文件材料、文書(shū)文件材料和科技資料。在實(shí)際檔案管理中，文書(shū)文件材料形成的文書(shū)檔案都是單獨(dú)管理與存放，這樣更方便檔案的利用與查詢。科技資料其中的一部分會(huì)與圖書(shū)資料一起保管，主要是一些資料匯編等，還有一部分，比如就某一專題所做的特定研究而形成的報(bào)告，也要與科技檔案一同管理，因?yàn)檫@些檔案也是為了解決工程中的實(shí)際問(wèn)題而產(chǎn)生的科技文件材料。所以水電工程設(shè)計(jì)中的科技檔案主要是指技術(shù)文件材料和一部分科技資料。水電工程設(shè)計(jì)科技檔案與技術(shù)文件材料既有聯(lián)系又有區(qū)別，技術(shù)文件材料是科技檔案的基本構(gòu)成要素，科技檔案是由具有保存價(jià)值、“應(yīng)該歸檔保存”的技術(shù)文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，也是技術(shù)文件材料的最后歸宿。

三、水電工程設(shè)計(jì)中科技檔案的特殊性

（一）水電工程設(shè)計(jì)中科技檔案專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)。

水電工程設(shè)計(jì)是一個(gè)專業(yè)性極強(qiáng)的領(lǐng)域，由于這一特點(diǎn)，科技文件材料是按照相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、強(qiáng)制性法律、法規(guī)編制而成，具有很強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)性。檔案管理人員往往對(duì)這些檔案內(nèi)容并不能真正了解，就需要專業(yè)技術(shù)人員將所要?dú)w檔的文件材料首先要初步整理，形成便于檔案接收的素材，這樣更利于檔案的管理。

（二）水電工程設(shè)計(jì)中科技檔案成套性多。

水電工程設(shè)計(jì)由于是分成不同設(shè)計(jì)階段的，每個(gè)階段又有不同的專業(yè)，這其中形成的科技檔案，既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)，但有時(shí)這些文件材料所產(chǎn)生的時(shí)間又不是同步的。從形式到今后的保管、利用，這些文件材料都必須集中在一起，不應(yīng)分散保存。在歸檔收集時(shí)就要盡可能地將這些成套的文件材料收集齊全，讓檔案保持應(yīng)有的成套性。

（三）水電工程設(shè)計(jì)中的科技檔案是基礎(chǔ)性設(shè)計(jì)材料多。

一個(gè)水電工程設(shè)計(jì)，不同設(shè)計(jì)階段，不同專業(yè)都需要做不同的方案比選，這就會(huì)產(chǎn)生大量的如計(jì)算書(shū)、相關(guān)模型試驗(yàn)記錄、各種試驗(yàn)記錄、原始測(cè)量的記錄數(shù)據(jù)、收集和監(jiān)測(cè)到的水文氣象資料等等，這些基礎(chǔ)性的文件材料，多數(shù)只有一份，這就更需要檔案管理工作走在前面，發(fā)揮提前指導(dǎo)的作用，規(guī)范其歸檔工作，便于設(shè)計(jì)及資料管理人員了解各種歸檔要求，充分保證檔案的齊全、完整，更有利于最后的歸檔資料的驗(yàn)收。

四、水電工程設(shè)計(jì)中科技檔案歸檔收集中的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理制度執(zhí)行不徹底

雖然檔案管理制度已經(jīng)納入到企業(yè)管理的規(guī)章制度之中，但具體到落實(shí)還有一點(diǎn)差距。尤其現(xiàn)在各專業(yè)處室都是任務(wù)多，工作量大，再加上項(xiàng)目經(jīng)理往往也都是一人兼顧多個(gè)項(xiàng)目，所以對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目、一定階段性的歸檔完整性、成套性的管理還是不夠準(zhǔn)確。雖然檔案管理已經(jīng)寫(xiě)入到生產(chǎn)和技術(shù)管理的各級(jí)崗位職責(zé)之中，但落實(shí)情況還不到位。專業(yè)設(shè)計(jì)人員任務(wù)一多，歸檔率也就會(huì)下降。檔案管理一定與項(xiàng)目的立項(xiàng)、準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收保持同步，充分發(fā)揮檔案提前指導(dǎo)的作用，從項(xiàng)目立項(xiàng)初期就要規(guī)范其歸檔工作，讓專業(yè)設(shè)計(jì)及資料管理人員詳細(xì)了解各種歸檔要求，對(duì)歸檔資料做到歸檔前有指導(dǎo)，中間過(guò)程有檢查，這樣才能保證最后歸檔的技術(shù)材料的完整、齊全，從而提高歸檔效率。

（二）對(duì)技術(shù)文件材料形成的過(guò)程無(wú)法控制

水電設(shè)計(jì)工程涉及的專業(yè)很多，涉及的單位也很多，比如建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、上級(jí)主管單位、項(xiàng)目合作單位等，在這些各專業(yè)、各單位之間形成的一些應(yīng)由設(shè)計(jì)單位保存的技術(shù)材料，如何能收歸整齊，需要項(xiàng)目部認(rèn)真負(fù)責(zé)的甄別，檔案人員的認(rèn)真配合。為更好地勝任工作，檔案管理人員不僅要認(rèn)真研究檔案管理知識(shí)，更應(yīng)該了解相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，只有對(duì)專業(yè)知識(shí)有所了解，才能確保歸檔的工程技術(shù)材料為歸檔所必須的文件。同時(shí)工程設(shè)計(jì)人員也應(yīng)該對(duì)所歸產(chǎn)品確認(rèn)為本階段產(chǎn)品的最終版本，有相關(guān)責(zé)任人簽字，三級(jí)校審簽字齊全，所附圖表準(zhǔn)確、清晰。現(xiàn)在正在運(yùn)行的MIS信息管理系統(tǒng)，也為檔案管理提供了一定的便利，在沒(méi)有檔案部門的預(yù)歸檔時(shí)，管理系統(tǒng)是不閉合的。這樣也是在不斷提醒專業(yè)技術(shù)人員，最后產(chǎn)品的走向應(yīng)該是歸檔到檔案室，在一定程度上提高了檔案的歸檔率。

（三）檔案管理人員應(yīng)加快知識(shí)更新，不斷拓展知識(shí)面

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案人員要在學(xué)習(xí)新的檔案知識(shí)的基礎(chǔ)上，更多地了解水電工程所涉及的新領(lǐng)域，例如風(fēng)電、光伏發(fā)電、工程項(xiàng)目總承包、工程咨詢等等相關(guān)知識(shí)，完善相關(guān)專業(yè)的檔案管理規(guī)章制度的建立，提高檔案管理水平。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理正在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的實(shí)物檔案向著數(shù)字化、信息化檔案管理邁進(jìn)，檔案管理人員也應(yīng)該讓自己從傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房式管理，向數(shù)字化檔案信息管理轉(zhuǎn)變，為適應(yīng)數(shù)字化檔案館的管理工作要求，應(yīng)將設(shè)計(jì)文件歸檔材料的電子文件管理好，對(duì)應(yīng)整齊，建立起準(zhǔn)確、精細(xì)的電子文件管理系統(tǒng)，使其成為數(shù)字化檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。

五、水電工程設(shè)計(jì)中科技檔案歸檔收集的建議

（一）建全檔案管理的制度，加大宣傳力度。

讓檔案管理進(jìn)入到每一個(gè)專業(yè)技術(shù)人員的日常工作意識(shí)之中，同時(shí)與生產(chǎn)管理部門聯(lián)合，在考核制度中增加對(duì)產(chǎn)品歸檔情況的考核，讓檔案管理真正落實(shí)到位。

（二）在MIS信息管理系統(tǒng)中增加檔案管理的權(quán)限。

讓設(shè)計(jì)產(chǎn)品最后的閉合真正是在檔案歸檔之后，這樣就能大大提高檔案的歸檔率。同時(shí)也能確保歸檔的技術(shù)材料為最終產(chǎn)品，也加大了電子文件的歸檔比例，讓檔案收集更方便、齊全，歸檔產(chǎn)品更為準(zhǔn)確。

（三）明確歸檔范圍，與項(xiàng)目部、生產(chǎn)管理部門協(xié)同一起制定相關(guān)的各專業(yè)、各設(shè)計(jì)階段的應(yīng)歸檔的產(chǎn)品。

越詳細(xì)越便于設(shè)計(jì)人員和資料管理人員掌握，將歸檔產(chǎn)品分類化管理，增強(qiáng)其可操作性，方便歸檔人員的同時(shí)，也提高了檔案歸檔的正確率。

（四）強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員事前指導(dǎo)的過(guò)程。

一方面向?qū)I(yè)設(shè)計(jì)人員宣傳歸檔的范圍，一方面規(guī)范其歸檔工作，便于設(shè)計(jì)及資料管理人員了解各種歸檔的要求。對(duì)歸檔資料做到中間過(guò)程有檢查，充分保證歸檔文件材料的齊全、完整，這樣也有利于最后的歸檔資料的驗(yàn)收。這一過(guò)程中需要檔案管理人員大量細(xì)致、耐心的地工作，加強(qiáng)檔案的服務(wù)意識(shí)，才能讓這一過(guò)程發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（五）加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

在管好現(xiàn)有檔案的基礎(chǔ)上，增加對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)和了解，為建立數(shù)字化檔案館打好基礎(chǔ)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)歸檔率的統(tǒng)計(jì)分析，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從根本上找原因，以此來(lái)帶動(dòng)、提升檔案收集歸檔的比率。科技文件材料歸檔的主體是各專業(yè)的業(yè)務(wù)部門，但為了保證歸檔材料的質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)歸檔工作的指導(dǎo)作用，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)歸檔工作的監(jiān)管力度，協(xié)調(diào)好各專業(yè)部門應(yīng)該歸檔的范疇。加強(qiáng)科技檔案收集工作與生產(chǎn)管理、科研管理、崗位考核等工作的相結(jié)合，加強(qiáng)技術(shù)文件材料與現(xiàn)場(chǎng)收集相結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)收集與對(duì)外收集相結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)集體收集與對(duì)個(gè)人收集相結(jié)合，全方位展開(kāi)歸檔知識(shí)的普及與宣傳，讓水電工程設(shè)計(jì)檔案的收集工作，在國(guó)家、行業(yè)的法律法規(guī)指導(dǎo)下，建全自己的歸檔收集制度，建立起全面、準(zhǔn)確、高效的收集歸檔體系，讓水電工程設(shè)計(jì)的檔案發(fā)揮更多的指導(dǎo)與借鑒作用。

作者：高利華單位：中國(guó)水電顧問(wèn)集團(tuán)北京勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司