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1工業(yè)設(shè)計知識管理的關(guān)鍵問題

筆者通過調(diào)查與實踐發(fā)現(xiàn)，解決上述問題可從知識的流動與轉(zhuǎn)化過程著手。一般地，知識分為顯性知識與隱性知識兩大類，而日本著名知識學教授Nonaka等發(fā)現(xiàn)，隱性知識與顯性知識之間的轉(zhuǎn)化有四類，即社會化、外化、組合與內(nèi)化。個體之間通過觀察、模仿、親身實踐等實現(xiàn)隱性知識到隱性知識的轉(zhuǎn)化，稱為社會化;組織中的個體將隱性知識以文字、圖片、對話等一定的形式表達出來實現(xiàn)隱性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化，稱為外化;組織將已有公開資料、報告、會議錄等顯性知識加工處理，形成組織計劃、流程規(guī)范等更復雜多樣的顯性知識，稱為組合;個人將組織的知識通過學習、實踐等方式再形成新的隱性知識，稱為內(nèi)化。這四類轉(zhuǎn)化一起構(gòu)成一個螺旋模型。實踐中，設(shè)計知識同樣地以該螺旋模型的方式實現(xiàn)著流動與轉(zhuǎn)化。在項目的各個階段，知識貢獻者以社會化和外化兩種形式貢獻知識。例如，設(shè)計師將其隱性知識以草圖、渲染圖、會議發(fā)言或?qū)＜以u審意見等形式外化知識，顯然外化的知識是項目過程中自然產(chǎn)生的重要而寶貴的資源，而讓知識貢獻者跟隨業(yè)務流程提交并保存這些資源就可以有效的降低知識貢獻的時間成本。

另一方面，相較于需要耗費較多時間學習才能應用到設(shè)計項目中去的知識，知識接受者更愿意吸收的是與業(yè)務流程及設(shè)計實務密切相關(guān)的知識。此時，基于業(yè)務流程為知識接受者提供檢索與推送服務便可顯著提高知識接受者的接受效率。綜上所述，解決工業(yè)設(shè)計知識管理的關(guān)鍵問題需要將知識管理和業(yè)務流程相結(jié)合。依據(jù)業(yè)務流程完成隱性知識到顯性知識的外化，可降低貢獻知識的成本，為更新知識的形成提供可能。同時，外化過的知識有利于提升知識接受效率，設(shè)計業(yè)務由于有了知識的牽引也能夠更高效的完成。

2基于業(yè)務流程的工業(yè)設(shè)計知識管理系統(tǒng)模型的構(gòu)建

2.1平臺式設(shè)計中心業(yè)務流程分析根據(jù)筆者的調(diào)查，國內(nèi)大型企業(yè)建立設(shè)計中心主要有兩種模式。其一為分布式，即各事業(yè)部(或業(yè)務單元)各自設(shè)立設(shè)計中心，設(shè)計中心由各事業(yè)部(或業(yè)務單元)獨立管控;其二為集中平臺式，即整個公司設(shè)立一個設(shè)計中心，設(shè)計中心分別為各事業(yè)部(或業(yè)務單元)提供設(shè)計服務，由公司總部管控。筆者所在的單位即采取的是后一種模式。為能更好地從實踐中汲取營養(yǎng)并能將研究成果更好地應用于實踐，本研究中的知識管理系統(tǒng)主要面向大型企業(yè)平臺式設(shè)計中心。經(jīng)過多年的發(fā)展，工業(yè)設(shè)計流程已經(jīng)成為一個基于產(chǎn)品全生命周期循環(huán)的閉環(huán)，但產(chǎn)品開發(fā)實踐中的情形略有不同。以筆者所在的單位為例，為充分發(fā)揮公司內(nèi)部各專業(yè)單位的特長，設(shè)計中心對其業(yè)務流程進行了一定裁剪，其流程聚焦于具體的產(chǎn)品設(shè)計，而閉環(huán)中后續(xù)的工程設(shè)計、量產(chǎn)、上市及上市后跟蹤等流程則分屬于其他專業(yè)單位。由此推而廣之，平臺式設(shè)計中心的基本業(yè)務流程可以劃分為如圖1所示的三個階段。立項與設(shè)計研究處在流程的最前端，該階段的主要任務是確定設(shè)計方向。設(shè)計開發(fā)基于設(shè)計方向完成草圖、二維圖、三維數(shù)模及渲染圖的設(shè)計，然后制作模型和樣品驗證設(shè)計方案，選中的設(shè)計方案在轉(zhuǎn)移輸出階段輸出給后續(xù)開發(fā)單位。圖1同時表明該流程是一個持續(xù)篩選、反饋、完善的漏斗式流程，它不是單一流向的。以立項與設(shè)計研究階段為例，項目只有在計劃獲得部門經(jīng)理審批通過后才能進行下一步工作，否則項目經(jīng)理(PM)需與項目管理人員(PMO)協(xié)商調(diào)整計劃;而下一階段工作開始的前提是設(shè)計方向通過專家評審，否則項目團隊需要重新研討設(shè)計方向。

2.2基于業(yè)務流程的工業(yè)設(shè)計知識流動分析由實踐得知，設(shè)計知識的產(chǎn)生、被利用和反饋貫穿整個業(yè)務流程，其流動過程如圖2所示。以設(shè)計開發(fā)階段的部分流程為例，工業(yè)設(shè)計師首先要在設(shè)計方向的約束下繪制多張草圖，而設(shè)計方案是在項目組內(nèi)評議與篩選出的草圖基礎(chǔ)上的設(shè)計出的多個二維或三維制圖。通過專家評審的設(shè)計方案會以實體模型的形式再次接受專家評審團的評審，如不能通過，則需要重新設(shè)計，流程會被酌情退回到草圖或者方案設(shè)計階段。各階段的評審過程是評審專家與項目成員之間知識碰撞與知識創(chuàng)新的過程，其本身就是一個重要的知識資源，而評審結(jié)論將是指導后續(xù)業(yè)務的重要知識。如此，流程的每一步都會沉淀出多樣的設(shè)計知識與經(jīng)驗，將這些知識與經(jīng)驗存儲于知識庫中，可指導后續(xù)業(yè)務開展甚至為其他設(shè)計項目提供參考。

2.3基于業(yè)務流程的工業(yè)設(shè)計知識管理系統(tǒng)的概念模型依照流程運行過程中的知識需求情況，系統(tǒng)以已有的知識為基礎(chǔ)，從知識庫中“推送”相關(guān)知識到活動執(zhí)行人員或者接受員工的檢索需求從知識庫中匹配相應的知識輸出。同時，各類業(yè)務活動產(chǎn)生的知識以一定的方式組織存儲到知識庫中供后續(xù)查詢與利用。故而，基于業(yè)務流程的工業(yè)設(shè)計知識管理系統(tǒng)的核心功能是在業(yè)務流程管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)有效的知識收集與存儲、知識檢索、知識推送、知識安全管理等四個方面，基于此構(gòu)建的系統(tǒng)概念模型如圖3所示。

(1)知識收集與存儲功能由前述分析可知，每一階段的流程知識是下一階段設(shè)計的基礎(chǔ)，因而收集并存儲流程知識對于工業(yè)設(shè)計知識管理系統(tǒng)尤其重要。分析圖3的概念模型可見，流程知識的收集與存儲是隨著設(shè)計流程的推進而同步進行的。例如，設(shè)計師繪制完草圖后，直接在系統(tǒng)該流程位置上傳草圖，上傳動作一方面標志著本任務的完成，觸發(fā)相關(guān)項目人員開啟下一步工作，另一方面草圖也自動進入知識庫。

(2)知識檢索功能圖3中的知識檢索指用戶主動從知識庫中獲取知識的行為。用戶檢索知識可能是設(shè)計項目的需要;也可能并非為完成項目，比如學習提升的目的。與項目相關(guān)的知識在被檢索利用后可能轉(zhuǎn)化成用戶的個人知識應用于具體的業(yè)務中，也可能被用戶推送共享給其他項目組成員。知識檢索是在知識存儲的基礎(chǔ)上進行的，系統(tǒng)可提供基于多種屬性的檢索，比如知識所屬的項目名稱、等級;知識本身的類型、上傳時間、上傳人等。

(3)知識推送功能知識推送可實現(xiàn)將用戶所需要或者偏好的知識自動送達給用戶。在設(shè)計流程中需主要實現(xiàn)以下幾類推送①知識推送。依據(jù)確定的項目計劃，將設(shè)計流程相關(guān)的如圖2所示的各項具體知識推送給項目成員，包括項目輸入書、計劃書、授權(quán)書、設(shè)計參考資料(與本項目相關(guān)的設(shè)計資料，例如研究前沿、項目成員共享的其他資料等)、階段交付物(如草圖，草圖評審結(jié)果等)以及項目總結(jié)等。當然，流程執(zhí)行過程中的推送內(nèi)容需與項目的進度相關(guān)。項目進度計劃與實際進度的比較時間軸應當作為單獨的內(nèi)容推送給項目成員，成員查看比較時間軸就能及時了解項目運行狀態(tài)并調(diào)整工作狀態(tài)，而最終的比較時間軸亦是項目考核的依據(jù)之一。②任務提醒。依據(jù)項目進度計劃，以一定的方式(比如Email、網(wǎng)頁小窗口)向項目成員發(fā)送近期需要完成的工作或任務的提醒。③會議通知。其一，項目執(zhí)行中需要討論時，PM可在系統(tǒng)中創(chuàng)建討論申請，然后系統(tǒng)自動向被邀人員分發(fā)討論邀請。其二，項目執(zhí)行到評審階段時，PMO可在系統(tǒng)中創(chuàng)建會議通知，然后系統(tǒng)自動向評審專家分發(fā)會議通知。④系統(tǒng)消息。例如，當知識庫中有項目相關(guān)知識更新時，系統(tǒng)自動以彈窗的形式通知相關(guān)項目成員。(4)知識安全管理知識存儲、知識檢索、知識推送三方面都需要知識安全管理。實現(xiàn)知識安全管理，一方面是對系統(tǒng)服務器和數(shù)據(jù)庫的安全管理，另一方面是對用戶權(quán)限的分配管理。比如，除開系統(tǒng)維護人員，不屬于某一項目的設(shè)計師沒有在系統(tǒng)該項目流程中上傳文件的權(quán)限;用戶沒有刪除非自己上傳的文件的權(quán)限;非視頻給定權(quán)限人員沒有查看評審視頻的權(quán)限等。當然，更多更細致的不同類別的用戶的系統(tǒng)權(quán)限需在具體系統(tǒng)設(shè)計時進行更合乎實際的分配。

3總結(jié)

設(shè)計管理是產(chǎn)品開發(fā)企業(yè)始終會面臨的議題，而成熟的信息技術(shù)則可幫助企業(yè)提升設(shè)計管理水平。本文從實踐的角度出發(fā)，開展了工業(yè)設(shè)計知識管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)應用研究，其成果可以作為大型企業(yè)平臺式工業(yè)設(shè)計中心乃至專業(yè)設(shè)計公司實施知識管理的有益借鑒。

作者：李玲鞠郭燾蔡年貴單位：綿陽師范學院商學院四川長虹電器股份有限公司