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論文關鍵詞:網絡交際商務電子郵件文體特征

論文摘要:近年來互聯網的迅速發展使得電子郵件成為商務和個人溝通的最主要的網絡交際手段。相比之下,對電子郵件方面的學術研究卻鮮有發現,無論是商務的還是私人和社交性質的,沒有統一的電子郵件寫作規范和明確的語體標準。本文試圖根據所收集的電子郵件探討商務電子郵件的網絡交際文體特征。

國際互聯網的普及和電子商務的發展使得電子郵件成為當今網絡數字技術運用中最普遍的網絡交際手段之一。據美國IDC公司統計,早在2000年全球電子郵件信箱數量已達9億個左右,平均每天發送的郵件多達100億封,預計到2005年平均每天發送電子郵件的數量將達到350億封。其中,至少50%以上是用于某種形式的商務活動。據中國互聯網權威機構CNNIC調查報告,在用戶最常用的網絡功能中,電子郵件以74.9%的絕對優勢高居首位。據統計,互聯網上85%的網頁是英語網頁,英語電子郵件占80%。在國際商務中,電子郵件的滲透力更為顯著,已經成為商務溝通基本的聯絡方式,并正在逐步取代傳統的書信、電話、傳真等通訊媒體,成為主要的信息交流方式。可見英語是電子郵件通信中使用最廣的通用語言。電子郵件英語的使用已經引起語言研究者的關注,但因為電子郵件尚屬發展中的溝通渠道,目前對這種新型交際手段的研究仍十分有限,而且就這種新的電子傳播媒介至今還沒有統一的寫作規范、固定的格式和明確的文體標準[1][2]。

一、網絡交際的電子郵件

基于網絡進行交際的手段和方法很多,但大體可分為兩大類:實時交際(Synchronouscommunication)和非實時交際(Asynchronouscommunication)。電子郵件則屬后一種網絡交際的主要方式,它在使用上有著當今任何通信工具無可比擬的優勢,其特點和優點是顯而易見的:速度之快,而且這是一種新奇的非同步交流方式;功能越來越強大的軟件讓你的郵件非常便于管理,同時也比傳統書信更能保護自己的隱私;非常靈活,隨時隨地都可以發送、接收。對于從事國際商務的商人其便利和好處更是可想而知。有別于其它傳統的通信工具,發送電子郵件是通過將文字打在鍵盤上讀在電腦屏幕上,故具有說與寫的雙重特點[3]。電子郵件所具有的“快捷性”、“即時性”、“保密性”、“高效性”和“隨意性”使得它成為對話裝置:在電子對話(electronicdiscourse)中,人們用語言不僅僅是用來傳遞信息,而且用來交流思想。因此,這種基于網絡的交際必然具有自身的語言文體特征。

二、商務電子郵件的文體結構

電子郵件作為互聯網不可分割的一部分有其自身的語境,即通過電子信箱進行語言交流。作為電子商務的一部分,商務電子郵件既不同于傳統的通訊方式,同時也有別于日常生活中一般親朋好友之間的電子郵件交換。商務電子郵件的結構簡潔明快,重點突出。傳統書信中的信頭、日期、收信人地址及其相關格式已被摒棄,取而代之的是發信人和收信人的電子信箱地址。電子郵件格式因軟件的不同而有所差異。但無論使用何種軟件,主要由收信人地址(To),發信人地址(From),日期(Date),和主題(Subject)組成。計算機會自動產生前三條信息,無須人工填加。電子郵件的主題行則是必不可少的,其位置在收信人的電子信箱或是抄件人的電子信箱下面,突出醒目。原則上,商務電子郵件與商務書信和其它一般書信不同,必須有主題,并且要簡潔明了,使人一望即知郵件的要旨。由于網絡上的收件箱充斥著垃圾郵件,主題一定要與郵件內容有關,有助收信人理解,否則無主題或意義不明確的主題通常導致郵件未被打開就被刪除或可能延誤處理。試比較:

主題不明確:“Expenses”

主題明確:“ExpensesforCATrip-informationneeded”

主題不明確:“Myinfo”

主題明確:“The15thSalesConference:Informationforyourregistration”

筆者最近收集了90封商務電子郵件,并將其分為兩類。一類是英語本族語者(多為英國,美國和澳大利亞人)的電子郵件,共50封,另一類是為非英語本族語者,發信人大多是歐洲人,亞洲人和部分中東國家人,共40封,以下是調查結果比較:

根據對收集的電子郵件的統計,公司間商務往來的電子郵件90%以上都有主題,而本人以前收集的私人電子郵件僅有35%有主題,有些回信人回信時仍使用前一郵件主題,盡管郵件內容大相徑庭。如同傳統的商務郵件,電子郵件的正文部分通常由開首敬辭、主文、結尾敬辭及署名四部分構成。

在正文部分,大部分商務電子郵件采用當今比較流行的平頭式(BlockedStyle),正文可通篇使用大寫或小寫字母,這樣打字時就可不必再反復按變換鍵,這也體現了網絡時代人們追求方便、快捷的特點。一般而言,開首敬辭并非絕對必要,在電子郵件中經常被省略,而且并不失禮,但結尾敬辭還是必要的,省略之后的文章結尾會使人感到有些唐突。但從收集的英語本族語者的商務電子郵件中也有不使用結尾敬辭的。可見,正文內容完整、姓名簽署完畢郵件即算大功告成,這種做法正逐漸被人接受。

收集的電子郵件結果表明:英語本族語者和非英語本族語者在正式程度上有較大差異。Gains[2]研究中的92%的英語本族語者的電子郵件不用開首敬辭,筆者收集的樣件中英語本族語者不寫開首敬辭也占了較高的比例,而非英語本族語者不寫開首敬辭的比例相對就少。英語本族語者在開首敬辭中使用“D

ear”稱呼的比較少,而非英語本族語者使用該稱呼的占了最高比例。同樣,非英語本族語者使用結尾敬辭也比英語本族語者較正式。值得注意的是,筆者把一些出自同一發件人的商務電子郵件和傳真加以比較,發現二者并無大的差異,所使用的稱呼和結尾敬辭也幾乎相似。這表明習慣了書寫傳真的商務人員在電子郵件中仍采用傳真的格式和語言風格。實際上,這二者并無大的區別,格式相似,語體也大多為非正式。

在商務電子郵件中,稱呼日漸趨向非正式。郵件開首敬辭中省略Mr或Mrs(或Ms,Miss)等敬辭,直呼其名非常普遍,或不知道對方的名字但知其職務時,用其職務為開首敬辭。這在不清楚對方性別時,不失為方便可行的權宜之計,同時也是順應了無性別歧視敬辭(non-sexistsalutation)趨勢。在不知道對方姓名時,有時可看到電子郵件開首敬辭寫成DearABC1234@(或DearABC1234),這種沿用對方電子郵件的地址(或名號)的寫法,正是電子郵件的特殊風格,雖然在商務電子郵件中很少見,但私人信件中卻很常見[4]。

以上表明,電子郵件的文體結構,正如Guffey[1]指出的,還是不固定的,使用者和權威人士對什么是適當的開首敬辭、結尾敬辭也沒有一致的意見。

三、商務電子郵件文體特征

電子郵件是基于網絡的“交談”。“交談者”通過計算機屏幕收看文字,使以文字為信息載體的筆語跨時空交流。這種“交談”既不同于面對面的交談,也有別于傳統的書信交流。這種以計算機為媒體的交流活動具有如Kiesleretal.[5]指出的兩個有趣的特點:缺少社會語境信息;缺少被廣泛接受的使用規則。其中第一個特點使“交談者”不能依賴手勢、體勢語、面部表情等非語言信息解釋文字,輔助交流。缺乏規則則使網絡“交談者”打破了傳統交際中必須遵守的許多禮儀,并逐漸形成了一些網際交流中被認可的規范。

(一)口語體特征

電子郵件雖然采用書信的形式,但其用語卻大都是口語,形成了一種文體風格上獨樹一幟的書面形式的口語[6]。Gains[2]在對電子郵件文體特征的研究中發現,電子郵件的文字和語氣都趨于口語化,寫的時候猶如在和對方進行交談(Writeasyoutalk)。他注意到四點:單方的會話;產生自對會話(self-pairconversation)的反響問題(echoquestion);無計劃的談話,頻繁使用“and”;語篇中使用口語體的詞和短語。VirginiaShea(/netiquette)在電子郵件介紹一章中提到:“電子郵件以非正式語體而著稱,其部分原因是電子郵件出之黑客文化(hackerculture),另外是電子郵件便于發送。在某些方面,電子郵件比傳統上語氣較正式的備忘錄更相似于電話交談,但由于電子郵件交際是書面的,因此比電話交談更詳細。”寫書信時,內容必須清楚明白,不能含混,因為讀者可能沒有機會和時間澄清問題。但是電子郵件則不同,收件者可立即發郵件詢問。這一特點使電子郵件交換如同“交談”,有時往往比較草率、含糊。說到電子郵件的語體,CielensandAquino[7]認為,非正式的口語體在大部分電子郵件中都是完全合適的。以下不妨看一封公司經理回復兩位要求參加會議的下屬的郵件:

Soundsgreat,guys,andIreallythinkyoubothshouldgoandofcourseIsupportyourapplication.sogoaheadandgetorganised.ontheotherhandmaybeIshouldrunitpastBrucefirstincasethere’saproblem.Iknowwe’vehadsomeflaklatelyabouttheamountoftravel.soI’dbetterraiseitwithhim.don’tmakeanybookingsuntilyougetthefinalok.onsecondthoughtsmaybeweneedtoconsiderifjustoneofyoushouldgo.

這封電子郵件反映出以上提到的電子郵件文體特征,可以看得出,發件人在發郵件時并未對郵件內容加以思考和組織,而是如同談話,口氣隨意,語句松散自由,甚至大小寫不分,文字、語氣和結構都體現了口語體特征。同時,這些特點也驗證了Hale[8]話,即網絡交際有其明顯的語言特點:不守規則,不一致,不注重語法和詞法以及隨意性強。

(二)句法結構特征

電子郵件是基于網上交際的,因此,在電子語篇(electronicdiscourse)中,為了節省各自占用的時間和減少各自眼睛在電腦屏幕的負擔,其句法結構力求簡短、直截了當,較多地使用簡單句,而非是復合句和長句,頻繁使用口語中常見的縮寫和省略形式。提倡的是用簡單、易懂的英語(PlainEnglish)書寫[9]。

以下樣件中的幾個例句便體現了商務電子郵件這一寫作原則和特點:

PlsletusknowwhethertherelevantL/Chas

beenopened.We’llshipyourorderattheendofthismonth.PlsquoteCIFNewYorkforyourprintedshirting.Alsootherproductswementionedatthefair.Sorryforthedelayandhopethiswon’tcauseyoutoomuchinconvenience.

又如:

Reyouremailof10August,plsinformusofthequantityyoucansupplyandthetimeofshipmentasap,asweneedtofinalizetheS/CbytheendofSept.THX這封電子郵件以RE設定主題(關于…),以PLS明示要求事項(請…),以AS陳述理由(由于…),排除不必要的信息,寫得簡潔明了,一目了然。

(三)詞匯特征

使用縮略詞是商務電子郵件的另一明顯的網絡交際特點。這些縮寫原本是為了縮短“在線交談”的打字時間而創造的,而且商務電子郵件中經常使用縮略語與商務本身性質有關,同時也反映出網絡時代人際間輕松快捷溝通的特點。其中ASAP(assoonaspossible)、FYI(foryourinformation)、PLS(please)、THX/TNK(thanks)等,在電子郵件普及前,常被用在辦公室便條和非正式商務書信中。當然,在當今網絡交際中,這些縮略詞頻繁使用,并且不斷誕生大量新詞。雖然電子郵件中使用的縮略詞名目繁多,形式多樣,但大部分還是采用商務英語縮略詞的構成法,如,取每個單詞詞首(asap,BTW);略去元音(Rgds,PLS);以音代詞(F2F,B4),也有一些是自行編造,沒有固定規則(BCNU)。這些縮略語已經構成常規的網絡縮略語,因其創新性、簡約性、易讀性、傳遞快等特點而受到青睞。從收集的電子郵件看,英語本族語者使用縮略詞較多。筆者在與國外大學交往的電子郵件中,卻很少見到類似以上的縮略語,而大部分縮略語出現在商務電子郵件和年青人寫的電子郵件中,這自然和他們的職業和背景有關,而且商務電子郵件中使用的許多縮略詞是商務通用的專業縮略詞,如A/S(atsight)、B/L(billoflading)、FCL(fullcontainerload)等。

四、電子郵件的非言語交際特點

與傳統書信相比,電子郵件的另一個令人嘆為觀止的特征是它的非言語交際功能。網上交際是通過書面文字進行的,缺乏F2F的真實性。僅靠文字傳達意思[本文由網站公文大全收集整理]的電子郵件常常無法表達自己的“心意”。早在1979年,一位名叫KevinMacKenzie的美國人向MsgGroup發件,建議在電子郵件里枯燥單調的文字中加入一些表情符號,比如:)表示微笑。他的建議多次引起爭論,最后被廣泛應用——你可以在電子郵件中像打電話時那樣微笑或者痛哭了,多么有人情味。電子郵件的魅力就這樣一步一步地深入人心。

因此,人們創造了計算機網上“速記法”(shorthand),這些速記表達語稱之為emoticons或smileys,是網上表示情感的表情語。它是特殊的符號或稱為“臉譜”的符號。電子郵件中經常采用這些表示語調、情感、體態的副語言符號或使用貼圖,當言語不足以表達電子郵件書寫者的情感時,便使用這一直觀的表達方式,往往能夠達到一種遠遠超過語言交際功能的非言語交際功能。例如::-)(表示笑);:-<(表示生氣);:-D(表示非常高興地張大嘴笑);{}或[](表示擁抱)等。

但是,這些符號語屬于很強的幽默體語言,主要出現在“電腦族”和年青人的郵件以及私人郵件中。在商務電子郵件和較為正式的電子郵件中不多見,除非如此確實能夠帶來積極的效果。在本人收集的一封書信中,有一國外客戶為感謝中國某公司提前給他發運一批季節貨物,在郵件最后寫道:Thankyouverymuchforyourhelp!:-D。可見,在輕松隨意的氛圍中適當地使用一些表情符號能夠帶來積極效果,促進雙方的溝通和增進雙方的感情。

語言文體是在一定情境下由一定的人出自一定的目的而形成的語言表達方式,任何一種語言表達形式都不能脫離語言文體特征而存在。電子郵件自然也一樣,其語言文體的形成很大程度上是受到網絡媒介等語境因素的作用,同時也是由交際的需要和使用所決定的。電子郵件的語言文體風格靈活多變,沒有固定的規則,而是隨著不同的交際對象、交際場合、交際目的等具體交際語境的變化而變化。

當然,商務電子郵件也同樣存在著文體上的差異,有正式和非正式之分。諸多的因素,如郵件書寫者本人的語言熟練程度、文化程度、交際對象、雙方關系、個性、年齡也都可能影響到文體和正式程度。

特別是年青本族語者更具創新性,他們把電子郵件看作口頭交流的媒介,而不是書面工具,而非本族語者相比之下則可能堅持較正式的書面語規則。總之,商務電子郵件比傳統的通訊方式具有更口語化、個性化、效益化、隨意性、靈活性等語言特征。

參考文獻:

[1]GuffeyME.商務溝通精要(第5版)[M].北京:中信

出版社,2004.

[2]GainsJ.Electronicmail——anewstyleofcommunicationorjustanewmedium:Aninvestigationintothetextfeaturesofemail[J].EnglishforSpecificPurposes.1999,(18):81-101.

[3]DavisBH,JPBrewer.ElectronicDiscourse:Linguisticindividualsinvirtualspace[M].Albany,NY:StateUniversityofNewYorkPress,1997.

[4]染谷泰正.E-mail英文高手[M].北京:中國大百科全書出版社,2000.

[5]KieslerS,JSiegelW.Timothy.Socialpsychologicalaspectsofcomputermediatedcommunication[J].AmericanPsychologist1984,(39):1126-1134.

[6]張榮建.新媒體、新變化:電腦媒體與語言交際要素變化[J].外國語.1997,(2):5-8.

[7]CielensM,MAquino.TheBusinessofCommunicating[M].Sydney:McGraw-HillCompanies,Inc.,1999.

[8]HaleC.(ed.)WiredStyle:PrinciplesofEnglishUsageintheDigitalAge.[M].SanFrancisco,CA:Hardwired,1996.

[9]BlamiresH.ThePenguinGuidetoPlainEnglish[M].London:PenguinBooksLtd,2000.