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一、知識、知識管理及辦公業(yè)務(wù)

由于知識本身的虛幻性和復(fù)雜性，現(xiàn)在人們對知識的概念存在諸多的認(rèn)識，相關(guān)的討論也較多，因此本文不討論對知識的定義。但總而言之，知識由經(jīng)驗(yàn)、理解、判斷、觀念、思想、程序、承諾、直覺、觀點(diǎn)等組成。知識管理可以被理解為在組織間或組織中對相關(guān)知識進(jìn)行識別、開發(fā)，分享、更新的過程，知識管理在提高組織競爭力方面扮演著重要角色。知識管理手段運(yùn)用到日常的辦公業(yè)務(wù)處理中可以改變傳統(tǒng)的工作模式和議事程序，取而代之以分布和集中相結(jié)合的數(shù)據(jù)傳輸和信息共享模式。運(yùn)用知識管理手段可以對突發(fā)或意外的業(yè)務(wù)進(jìn)行快速處理。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，組織之間的雙向交流和溝通不斷擴(kuò)大，許多突發(fā)事件或機(jī)會常常需要組織做出快速而準(zhǔn)確地決策，要滿足這種要求，組織的辦公系統(tǒng)必須有很強(qiáng)的知識背景。

為了提高辦公人員的素質(zhì)和辦公效率，必然要引入知識管理機(jī)制。它可以滿足現(xiàn)代管理的要求。在現(xiàn)代管理環(huán)境下，為了提高組織對外部響應(yīng)的靈活性和柔性，各類辦公組織已將傳統(tǒng)的金字塔的瘦長型結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變成扁平型結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)盡可能地減少組織層次，減少不必要的決策環(huán)節(jié)，提高響應(yīng)速度。這些都對執(zhí)行過程的那些組織成員提出了較高的要求，尤其在辦公活動中，參與目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的組織成員不僅僅是過程分解中一個(gè)簡單步驟的操作者，而更應(yīng)是具備解決問題能力和決策技巧的智能主體。因此，需要進(jìn)行知識管理。

二、辦公信息流模型

要設(shè)計(jì)好辦公信息流處理系統(tǒng)，首先應(yīng)對辦公信息流系統(tǒng)的模型和處理機(jī)制有一個(gè)深入的研究、分析過程，這樣對辦公信息流系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)才有一個(gè)良好的基礎(chǔ)。通過模型分析提供一個(gè)由分析模型到投入實(shí)際實(shí)施的運(yùn)行模型接口。因此，我們的設(shè)計(jì)首先要對實(shí)際辦公信息業(yè)務(wù)處理流程中各抽象元素進(jìn)行分析、研究。

一般地，一個(gè)流處理過程P從滿足預(yù)條件集Φ的某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)開始，到滿足結(jié)束條件Θ的某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)終止。此過程可以看成一種遞歸的形式，并最終歸結(jié)到元活動action（在某一抽象層次上不可再分的活動）。表示如下：

P=P;P|P∧P|condition?P:P|(condition?P)＊|action|AND(action，action,...)|OR(action,action,...)|XOR(action,action,...)

其中P;P表示順序過程；P∧P表示并行過程；condition?P:P表示條件選擇過程；(condition?）＊表示條件迭代過程；AND(action,action,...)表示活動之間的與關(guān)系；OR(action,action,...)表示活動之間的或關(guān)系；XOR(action,action,...)表示活動之間的異或關(guān)系。

一個(gè)元活動action可簡單形容為某角色（組織中運(yùn)作起作用的對象）做某事。可以簡單記做：action=roleoobject

其中role表示執(zhí)行活動的角色，o為執(zhí)行活動所需要的算子,object為被執(zhí)行對象，一個(gè)算子o由一個(gè)二元組表示(,φ),表示對事務(wù)對象狀態(tài)的原子級轉(zhuǎn)換，表示轉(zhuǎn)換預(yù)條件，代表要轉(zhuǎn)換對象的初始狀態(tài)，φ表示結(jié)束條件，代表要轉(zhuǎn)換后對象的狀態(tài)。

公文流轉(zhuǎn)元模式大致可歸納為直流模式、分流模式、合流模式、回流模式四種模式。

1、直流模式：最基本的流方式，表示組織中角色之間的一對一送達(dá)，如上訪信由機(jī)要室直接轉(zhuǎn)信訪辦處理。

2、分流模式：表示組織中角色之間的一對多的送達(dá)，有兩種可能，第一種可能是不需

要條件約束的送達(dá)，比如一些通知，另一種是滿足某些條件的才可以的送達(dá)，如機(jī)要室所收文件、資料按行政系統(tǒng)和黨的系統(tǒng)分別處理。

3、合流模式：表示組織中角色之間的多對一的送達(dá)，最典型的是機(jī)關(guān)之間的會簽，當(dāng)然，可以根據(jù)具體的業(yè)務(wù)情況適當(dāng)放大和縮小約束條件，

4、回流模式：表示組織中的活動點(diǎn)之間形成的回路，如文稿的駁回等。

三、辦公信息流和知識管理的集成

本文建立了針對辦公信息流中的知識管理設(shè)計(jì)原型（如圖所示），辦公信息流和知識管理的集成采用如圖所示的4層結(jié)構(gòu)，最上層表示實(shí)際的工作節(jié)點(diǎn)，表示辦公信息的流轉(zhuǎn)過程，N表示流經(jīng)的節(jié)點(diǎn)；第二層表示參與實(shí)際辦公工作的角色，既可以是現(xiàn)實(shí)中的人，也可是對外界環(huán)境敏感的智能主體。它和第一層的工作節(jié)點(diǎn)存在著一對多的映射關(guān)系。同時(shí)把特定的知識傳送到角色節(jié)點(diǎn)中。第三層是知識庫和推理機(jī)系統(tǒng)。知識管理的實(shí)現(xiàn)，需要建立完備的知識庫系統(tǒng)，不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、不同級別的辦公結(jié)構(gòu)，其業(yè)務(wù)范圍、特點(diǎn)及相關(guān)要求差別很大，導(dǎo)致辦公信息流是復(fù)雜多變的。為實(shí)現(xiàn)知識庫信息的建立和有效使用，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)實(shí)中的組織機(jī)構(gòu)、各部門及各職務(wù)的職權(quán)、類型以及各業(yè)務(wù)的內(nèi)涵及外延、業(yè)務(wù)的處理模式、各業(yè)務(wù)流程圖等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的剖析，總結(jié)共性，對知識進(jìn)行分類處理和整合，并結(jié)合上面的分析，建立業(yè)務(wù)對象知識、角色知識、業(yè)務(wù)對象流知識、業(yè)務(wù)對象涉及到的相關(guān)業(yè)務(wù)背景知識。

在知識推理中，選擇知識的過程稱為控制策略，一個(gè)控制策略由兩部分組成：一是推理方法、一是搜索方法。其中推理方法包括正向推理、反向推理和混合推理；搜索方法分為非啟發(fā)式搜索方法和啟發(fā)式搜索方法。非啟發(fā)式搜索方法包括廣度優(yōu)先搜索法、深度優(yōu)先搜索法，該類方法的特點(diǎn)是：通用性強(qiáng)，但搜索效率低；啟發(fā)式搜索方法包括局部擇優(yōu)搜索法、全局擇優(yōu)搜索法，該類方法的特點(diǎn)是可以加快搜索速度，但要反復(fù)嘗試選擇最合適的評價(jià)函數(shù)，因此實(shí)時(shí)性較差。根據(jù)辦公信息流處理的具體特點(diǎn)，我們的設(shè)計(jì)擬選擇正向推理、非啟發(fā)式搜索策略。程序中設(shè)計(jì)的謂詞和規(guī)則用于搜索知識庫，并跟蹤記錄知識庫對象和用戶輸入的值，以便達(dá)到推理的目的。對于不精確的知識推理結(jié)果的可靠性附加一個(gè)可靠性的估價(jià)值——可信度因子。

第四層主要是關(guān)于知識的獲取，知識獲取是知識管理的基礎(chǔ)。綜合運(yùn)用索引、抽取、匹配、數(shù)據(jù)挖掘等獲取來整個(gè)系統(tǒng)中的相關(guān)決策支持知識。主要包括推理模型和分析模型。

四、結(jié)論

知識管理系統(tǒng)主要由知識庫、知識庫管理系統(tǒng)、推理機(jī)、決策支持構(gòu)件、可視化系統(tǒng)等組成，用以實(shí)現(xiàn)全程的知識管理。以知識管理為核心的辦公信息流處理系統(tǒng)是面向組織機(jī)構(gòu)的流程優(yōu)化和服務(wù)擴(kuò)展的綜合信息系統(tǒng)。這種方案具有高適用性和低成本性，并適用于對現(xiàn)行系統(tǒng)的平滑升級和改造有著很好的意義。